เอกสารธุรกิจ

วิธีการ ออกใบเสร็จรับเงิน สามารถทำได้หลายรูปแบบ ซึ่งแต่ละวิธีก็เหมาะสมกับธุรกิจที่แตกต่างกันออกไป ในบทความนี้เรารวบรวมวิธีการทำใบเสร็จรับเงินที่หลายธุรกิจนิยมใช้ พร้อมแนะนำรูปแบบที่เหมาะสมกับธุรกิจในยุคปัจจุบัน ใบเสร็จรับเงิน คืออะไร? ใบเสร็จรับเงิน คือ เอกสารที่ผู้ประกอบการต้องออกให้แก่ลูกค้าเมื่อทำการขายสินค้า โดยใบเสร็จรับเงินเป็นหลักฐานยืนยันว่าผู้ขายได้รับเงินจากผู้ซื้อเรียบร้อยแล้ว ตัวอย่างใบเสร็จรับเงินในแต่ละรูปแบบ ใบเสร็จรับเงินมีรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป ถึงแม้ว่าจะมีวัตถุประสงค์เพื่อการใช้เป็นหลักฐาน แต่ในหลายครั้งใบเสร็จรับเงินก็มักใช้ร่วมกับเอกสารอื่น เช่น ใบกำกับภาษี โดยเห็นตัวอย่างได้จากใบเสร็จที่มีการเขียนกำกับในหัวเอกสารว่า “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี” ซึ่งปกติแล้วจะมีเอกสารทั้งหมด 3 รูปแบบ  ซึ่งในรูปแบบที่ 2 และ 3 ที่เป็นใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษี ผู้ประกอบการที่สามารถออกเอกสารได้ต้องเป็นผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว ในส่วนของรูปแบบที่ 1 มักใช้ธุรกิจที่ยังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือร้านค้าขนาดเล็ก ไม่ได้มีการใช้ระบบ POS หรือใช้โปรแกรมบัญชีในการออกเอกสาร ส่วนมากจะเขียนเอกสารด้วยมือ ซึ่งจะมีข้อควรระวังในด้านความถูกต้องของเอกสาร เพราะหากออกผิด ไม่ครบถ้วนตามกำหนด ใบเสร็จรับเงินดังกล่าวจะไม่สามารถใช้เป็นหลักฐานการรับเงินได้ ดังนั้นแล้วสำหรับผู้ประกอบการ การออกใบเสร็จรับเงินจึงเป็นขั้นตอนที่ควรให้ความสำคัญไม่แพ้กับการออกเอกสารอื่น เช่น ใบแจ้งหนี้ หรือใบวางบิล ออกใบเสร็จรับเงิน รูปแบบไหนได้บ้าง? เพื่อลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดในการออกเอกสารของผู้ประกอบการ ในส่วนถัดมาเราจะแนะนำวิธีการสร้างใบเสร็จรับเงินทุกรูปแบบ เพื่อให้ผู้ประกอบการเลือกใช้รูปแบบที่ตอบโจทย์ และเหมาะสมกับธุรกิจ ซึ่งวิธีที่สะดวกที่สุดสามารถทำได้ 3 รูปแบบด้วยกันดังนี้ 1. เขียนด้วยมือ อันดับแรกการเขียนด้วยมือผ่านการใช้กระดาษคาร์บอน ที่มักใช้ในการทำบิลเงินสด วิธีการทำใบเสร็จรับเงินรูปแบบนี้จะมีขั้นตอนที่ง่าย เมื่อรับเงินเสร็จสามารถเขียนให้ลูกค้าได้ทันที แต่ก็มาพร้อมปัญหาที่อาจเกิดจากความผิดพลาดในการเขียนเอกสารจนทำให้ไม่สามารถใช้เอกสารเป็นหลักฐานได้  นอกจากนี้ยังมีขั้นตอนการเก็บรักษาที่ยุ่งยากเพราะเป็นกระดาษจริง ถ้าเก็บเอกสารไม่เป็นระเบียบอาจมีเอกสารสูญหาย หรือต้องใช้เวลานานในการค้นหา โดยเฉพาะในธุรกิจที่ต้องออกใบเสร็จรับเงินเป็นประจำ รวมไปถึงเรื่องของความน่าเชื่อถือของเอกสารที่อาจน้อยกว่ารูปแบบใบเสร็จรับเงินที่พิมพ์ขึ้นมา จึงไม่เหมาะกับธุรกิจที่มีการซื้อขายบ่อย ๆ เนื่องจากอาจทำได้ช้าและจำนวนของใบเสร็จจะมีเยอะมาก หรือแม้กระทั่งธุรกิจที่ต้องติดต่อซื้อขายกับธุรกิจด้วยกันเองบ่อย ความน่าเชื่อถือเป็นเรื่องสำคัญ การใช้เอกสารบิลเงินสดแบบเขียนมือก็อาจลดความน่าเชื่อถือ เสียโอกาสทางธุรกิจไปได้ 2. ใช้โปรแกรมสำนักงานทั่วไป หนึ่งในรูปแบบที่หลายคนมักใช้คือการออกเอกสารผ่านโปรแกรมสำนักงานทั่วไป เช่น Excel หรือ Word ที่สามารถออกเอกสารได้เช่นเดียวกัน ซึ่งจะมีความน่าเชื่อถือมากกว่าการเขียนบิลเงินสดด้วยมือ แต่ก็มักมาพร้อมความยุ่งยากเนื่องจากโปรแกรมเหล่านี้ไม่ได้ถูกคิดค้นมาเพื่อการออกเอกสารประเภทนี้โดยเฉพาะ และถึงแม้ว่าจะเป็นการทำเอกสารผ่านรูปแบบไฟล์ แต่ก็ยังยากในการบันทึกข้อมูล หรือเชื่อมข้อมูลของระบบบัญชี ทำให้อาจยังไม่เหมาะสำหรับการใช้ในธุรกิจมากเท่าที่ควร 3. ใช้โปรแกรมบัญชี โปรแกรมบัญชีเป็นวิธีการสร้างใบเสร็จรับเงินที่เหมาะสมสำหรับการทำธุรกิจมากที่สุด เพราะเป็นโปรแกรมที่เกี่ยวข้องกับด้านการเงินโดยเฉพาะอยู่แล้ว สามารถเชื่อมต่อข้อมูลกับระบบบัญชี นอกจากนี้คือหน้าตาของเอกสารที่สามารถใส่โลโก้ของธุรกิจของเราเพื่อสร้างความน่าเชื่อถือให้กับเอกสารได้ นอกจากนี้ในโปรแกรมบัญชีมักสามารถใช้ในการออกเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในขั้นตอนการทำธุรกรรมได้อย่างครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็น ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล นอกจากนี้หากต้องการออกเอกสารใบเสร็จรับเงินที่เป็นใบกำกับภาษีด้วยก็สามารถทำได้เช่นกัน ผู้ประกอบการ SME เลือกใช้วิธีไหนในการสร้างใบเสร็จรับเงินได้ดีที่สุด? น่าจะสามารถเดาได้ไม่ยากว่ารูปแบบที่เหมาะสมมากที่สุดคือการใช้ โปรแกรมบัญชี ไม่ว่าจะเป็นผู้ประกอบการ SME ที่ทำธุรกิจแบบ B2B (Business to Business) หรือ B2C (Business to Customer) การมีโปรแกรมบัญชีที่ไม่เพียงแค่การสร้างใบเสร็จรับเงิน แต่ยังสามารถนำไปใช้การจัดการระบบบัญชีหลังบ้านที่เป็นปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อการเติบโตของธุรกิจโดยเฉพาะก็เป็นเรื่องที่ ยิ่งธุรกิจที่อยู่ในช่วงเริ่มต้น หากมีระบบหลังบ้านที่แข็งแรง เตรียมความพร้อมสู่การเติบโตได้มั่นคงและยั่งยืนวิธีการปรับใช้โปรแกรมบัญชีในการสร้างใบเสร็จรับเงินสำหรับผู้ประกอบการ การปรับใช้โปรแกรมบัญชีในการสร้างใบเสร็จสำหรับธุรกิจเป็นขั้นตอนที่ไม่ซับซ้อน เพราะโปรแกรมที่ดีมักออกแบบโดยผู้ที่เข้าใจการทำงานด้านบัญชีจริง ๆ และผ่านการออกแบบให้ผู้ประกอบการที่อาจไม่คุ้นเคยกับระบบของบัญชีสามารถเข้าใจได้ง่าย และนอกจากนี้โปรแกรมที่ดีควรมาพร้อมคู่มือการใช้งานที่ครบถ้วนเพื่อให้ผู้ประกอบการสามารถปรับใช้ได้อย่างรวดเร็วมากที่สุด ในส่วนของขั้นตอนการสร้างใบเสร็จรับเงินผ่านโปรแกรมนั้นสามารถทำตามขั้นตอนได้ง่าย ๆ โดยเราขอยกตัวอย่างจากโปรแกรม PEAK ที่สามารถทำตามได้ดังนี้ วิธีการปรับใช้โปรแกรมบัญชีในการสร้างใบเสร็จรับเงินสำหรับผู้ประกอบการ การปรับใช้โปรแกรมบัญชีในการสร้างใบเสร็จสำหรับธุรกิจเป็นขั้นตอนที่ไม่ซับซ้อน เพราะโปรแกรมที่ดีมักออกแบบโดยผู้ที่เข้าใจการทำงานด้านบัญชีจริง ๆ และผ่านการออกแบบให้ผู้ประกอบการที่อาจไม่คุ้นเคยกับระบบของบัญชีสามารถเข้าใจได้ง่าย และนอกจากนี้โปรแกรมที่ดีควรมาพร้อมคู่มือการใช้งานที่ครบถ้วนเพื่อให้ผู้ประกอบการสามารถปรับใช้ได้อย่างรวดเร็วมากที่สุด ในส่วนของขั้นตอนการสร้างใบเสร็จรับเงินผ่านโปรแกรมนั้นสามารถทำตามขั้นตอนได้ง่าย ๆ โดยเราขอยกตัวอย่างจากโปรแกรม PEAK ที่สามารถทำตามได้ดังนี้ 1. สร้างใบเสร็จรับเงิน ขั้นตอนแรกสามารถคลิกสร้างใบเสร็จรับเงิน โดยการไปที่เมนู รายรับ > ใบเสร็จรับเงิน > +สร้าง 2. ระบุข้อมูลการซื้อขาย ถัดมาเป็นขั้นตอนการกรอกข้อมูลการซื้อขาย รวมไปถึงเลือกว่าต้องการให้ใบเสร็จรับเงินฉบับนั้นเป็น ใบกำกับภาษีด้วยหรือไม่ นอกจากนี้ ผู้ประกอบการควรตรวจสอบข้อมูลการซื้อขายทั้ง ข้อมูลลูกค้า การออกใบกำกับภาษี รายการสินค้า/บริการ จำนวน และราคา ให้ถูกต้องเพื่อลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาด 3. อนุมัติใบเสร็จรับเงิน เมื่อระบุข้อมูลและตรวจสอบข้อมูลอย่างละเอียดถี่ถ้วนแล้ว หลังจากนั้นเลือกช่องทางการรับเงิน และกดอนุมัติใบเสร็จรับเงิน เพื่อทำการออกเอกสารได้เลย โดยข้อมูลของการออกใบเสร็จรับเงินจะบันทึกสู่ระบบ สามารถเรียกดูย้อนหลังได้ วิธีตรวจสอบความถูกต้องของใบเสร็จรับเงิน ความถูกต้องของใบเสร็จรับเงินเป็นสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญ ในส่วนนี้เราพาผู้ประกอบการทุกท่านมาดูกันว่า ก่อนออกใบเสร็จรับเงิน ผู้ประกอบการควรตรวจสอบข้อมูลอะไรบ้าง 1. ข้อมูลผู้ซื้อ และผู้ขาย ไม่ว่าจะเป็นชื่อบริษัท ที่อยู่ หรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษี เพราะเป็นข้อมูลที่ใช้ในการระบุถึงตัวตนระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย ควรสอบถามข้อมูลที่อยู่ของผู้ซื้อให้ชัดเจน อย่างไรก็ตาม หากเป็นการออกใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ข้อมูลของผู้ซื้ออาจไม่จำเป็นต้องระบุในเอกสารส่วนนี้ 2. วัน เดือน ปี และลำดับที่ของเอกสาร วัน เดือน ปี และลำดับของเอกสาร เป็นข้อมูลที่หลายคนอาจมองข้าม แต่หากก็เป็นข้อมูลที่สามารถใช้อ้างอิงได้ในกรณีที่ต้องมีการตรวจสอบเอกสารเกิดขึ้น 3. รายละเอียดของสินค้า ในส่วนสำคัญของเอกสารใบเสร็จรับเงิน คือ รายละเอียดของสินค้าหรือบริการ ที่จะระบุถึงข้อมูลการซื้อขาย รวมไปถึงราคาของสินค้า และหากใบเสร็จรับเงินที่ออกเป็นใบกำกับภาษีด้วย ตรวจส่วนนี้ก็ต้องระบุจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มด้วยเช่นเดียวกัน โดยหลักแล้วข้อมูลที่จำเป็นในใบเสร็จรับเงินจะมีทั้งหมด 3 ส่วนด้วยกัน และผู้ประกอบการควรที่จะตรวจสอบทั้ง 3 ส่วนนี้ให้ละเอียด และถูกต้อง เพื่อให้เอกสารถูกต้องและสามารถนำไปใช้งานเป็นหลักฐานการรับเงินได้จริง ทั้งนี้หากเอกสารใบเสร็จรับเงินนั้นเป็นใบกำกับภาษีด้วย ก็จะมีรายละเอียดอื่น ๆ เช่น จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม รวมไปถึงการระบุอย่างชัดเจนว่าเอกสารดังกล่าวเป็น ใบกำกับภาษี เริ่มต้นใช้โปรแกรมบัญชีในธุรกิจ เพื่อการออกใบเสร็จรับเงินและการจัดการระบบบัญชีที่ง่ายยิ่งขึ้น ตอนนี้ทุกท่านน่าจะมองเห็นถึงความน่าสนใจ และประโยชน์ของการใช้โปรแกรมบัญชีในการออกใบเสร็จรับเงินกันแล้ว ซึ่งความน่าสนใจคือ การปรับใช้โปรแกรมบัญชีในธุรกิจไม่เพียงแค่การออกใบเสร็จรับเงินเพียงอย่างเดียว แต่ยังช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถจัดการบัญชีอย่างเป็นระบบ ลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดในการบันทึกบัญชี ไปจนถึงการจัดการเอกสารต่าง ๆ ซึ่งโปรแกรมบัญชี PEAK ก็เป็นหนึ่งในโปรแกรมแบบครบวงจรที่สามารถออกใบเสร็จรับเงิน จัดการระบบบัญชี สามารถปรับใช้ในองค์กรได้อย่างรวดเร็ว มาพร้อมคู่มือการใช้งานทุกขั้นตอน เริ่มต้นเตรียมความพร้อมให้ธุรกิจ ด้วยการจัดการบัญชีอย่างเป็นระบบเพื่อรองรับการเติบโตอย่างยั่งยืน ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาทคลิก (ไม่มีค่าใช้จ่าย)PEAK Call Center : 1485LINE : @peakaccountสอบถามเพิ่มเติม คลิก

เวลาซื้อของหรือทานข้าวตามร้านในห้าง หรือร้านสะดวกซื้อ มักจะได้รับ ใบเสร็จรับเงิน อยู่เสมอไม่ว่าเราจะได้ขอจากพนักงานหรือไม่ ซึ่งใบเสร็จก็เป็นเอกสารสำคัญที่ต้องมีการออกให้ลูกค้าเสมอ และในฐานะผู้ประกอบการก็จำเป็นที่จะต้องรู้จัก และสามารถออกเอกสารนี้ได้อย่างถูกต้องให้แก่ลูกค้า ไม่ว่าจะทำธุรกิจขายสินค้าหรือบริการก็จำเป็น ในบทความนี้เราจึงจะมาแนะนำให้ทุกท่านรู้จักกับใบเสร็จมากขึ้น พร้อมแล้วมาติดตามกันเลย ใบเสร็จ (Receipt) คืออะไร? ใบเสร็จ หรือ Receipt คือ เอกสารที่ออกเพื่อเป็นหลักฐาน และเป็นการยืนยันว่าผู้ขายได้รับเงินจากผู้ซื้อเรียบร้อยแล้ว โดยจะเป็นเอกสารที่ผู้ขายต้องออกให้ผู้ซื้อทุกครั้งเมื่อมีการรับเงินที่มีมูลค่ามากกว่า 100 บาทขึ้นไป ไม่ว่าลูกค้าจะขอใบเสร็จหรือไม่ ใบเสร็จมีกี่รูปแบบ อะไรบ้าง? ถึงแม้ว่าการซื้อขายจะยังไม่เสร็จสมบูรณ์ แต่มีการจ่ายเงินล่วงหน้าไปเรียบร้อยแล้วก็จะเป็นต้องออกใบเสร็จให้แก่ผู้จ่ายเงินด้วยเช่นกัน  ทั้งนี้ธุรกิจที่มีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว และธุรกิจที่ยังไม่ได้จดจะออกใบเสร็จที่แตกต่างกันเล็กน้อย โดยสามารถแบ่งออกเป็น 3 ประเภทหลัก ๆ ดังนี้ 1. ใบเสร็จรับเงินทั่วไป สำหรับธุรกิจที่ยังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม สามารถออกเป็นรูปแบบใบเสร็จรับเงินธรรมดาที่มีข้อมูลของสินค้าหรือบริการ และรายละเอียดทั่วไปได้ 2. ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ถัดมาเป็นใบเสร็จที่มักพบในชีวิตประจำวันจะเป็น ใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ซึ่งก็คือใบเสร็จกระดาษใบเล็กที่จะได้รับหลังชำระเงินให้ร้านสะดวกซื้อ หรือร้านอาหารนั่นเอง โดยข้อมูลในใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ จะระบุข้อมูลที่อยู่ของผู้ขาย ข้อมูลสินค้าหรือบริการ และราคาไว้ แต่จะไม่ได้ลงรายละเอียดเกี่ยวกับผู้ซื้อ ซึ่งผู้ประกอบการที่สามารถออกใบเสร็จประเภทนี้ได้ต้องเป็นผู้ที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว และเป็นธุรกิจประเภทค้าปลีกและค้าขายกับลูกค้ารายย่อย ที่อาจมีจำนวนการซื้อขายต่อวันหลายครั้ง และลูกค้าไม่ได้มีความจำเป็นที่จะต้องใช้ใบเสร็จรับเงินในการดำเนินการด้านเอกสาร 3. ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป ทั้งนี้สำหรับผู้ประกอบการที่ทำธุรกิจแบบ B2B (Business to Business) รูปแบบของใบเสร็จที่ออกอาจมีความแตกต่างออกไปเป็นรูปแบบ ใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป โดยจะเป็นรูปแบบที่มีข้อมูลละเอียดมากกว่าใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ มีการระบุข้อมูลของผู้ซื้อ ซึ่งธุรกิจที่ออกใบเสร็จประเภทนี้ก็จะเป็นต้องมีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเรียบร้อยแล้วเช่นกัน และโดยส่วนใหญ่จะออกให้กับลูกค้าที่เป็นกิจการ เพราะมักจะต้องใช้เอกสารนี้ในการดำเนินการด้านบัญชีต่อไป นอกจากประเภทของใบเสร็จทั้ง 3 รูปแบบที่เราได้ยกตัวอย่างมา ยังมีรูปแบบบิลเงินสดที่มีรายละเอียดน้อยมากที่สุด มักใช้กันในร้านขายของชำ ร้านขายของทั่วไป เขียนรายละเอียดด้วยมือ ซึ่งเป็นรูปแบบใบเสร็จที่มีความน่าเชื่อถือน้อยที่สุดเมื่อเทียบกับรูปแบบอื่น โดยสรุปแล้วสำหรับผู้ประกอบการ ขึ้นอยู่กับว่าดำเนินธุรกิจประเภทไหนอยู่ หากทำธุรกิจที่เน้นการซื้อขายกับผู้ประกอบการด้วยกันเป็นหลักก็อาจมีโอกาสได้ใช้ใบเสร็จแบบใบกำกับภาษีเต็มรูปมากกว่า แต่ถ้าทำธุรกิจค้าปลีก ขายให้ลูกค้ารายย่อยเป็นหลักก็จะใช้ใบเสร็จแบบใบกำกับภาษีอย่างย่อบ่อยกว่านั่นเอง ทั้งนี้ควรมีระบบโปรแกรมบัญชีที่สามารถออกเอกสารได้ครบทุกรูปแบบจะดีมากที่สุด ข้อมูลที่ต้องมีบนใบเสร็จ สำหรับใบเสร็จทั้ง 3 รูปแบบนั้นมีข้อมูลที่ต้องระบุค่อนข้างใกล้เคียงกันต่างกันเพียงเล็กน้อยตามความละเอียดของแต่ละประเภท ซึ่งทั้ง 3 แบบมีข้อมูลสำคัญที่ต้องระบุดังนี้ 1. ข้อมูลในใบเสร็จรับเงินทั่วไป 2. ข้อมูลในใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป 3. ข้อมูลในใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ใบเสร็จออกในกรณีไหนได้บ้าง โดยปกติใบเสร็จจะต้องออกทุกครั้งเมื่อ ได้รับเงินครบ ก็สามารถออกเอกสารฉบับนี้ออกมาเพื่อยืนยันเป็นหลักฐานการรับเงินได้เลย เพราะหากทำการซื้อขายเสร็จแล้ว แต่ทางผู้ขายไม่ออกเอกสารใบเสร็จรับเงินให้เรียบร้อยหลังจากที่ได้รับเงินแล้ว อาจมีบทลงโทษปรับเงินไม่เกิน 500 บาท จำคุกไม่เกินหนึ่งเดือน หรือทั้งจำทั้งปรับ ออกใบเสร็จอย่างไรให้ง่าย สะดวก รวดเร็ว ซึ่งการออกใบเสร็จเป็นขั้นตอนที่ธุรกิจที่มีการซื้อขายหลายครั้งในแต่ละเดือนจำเป็นต้องทำเป็นประจำ ซึ่งมาพร้อมกองเอกสารมากมายที่ต้องเก็บไว้เพื่อเป็นหลักฐาน จากในอดีตที่ออกใบเสร็จกันด้วยวิธีการเขียนมือทุกรายการ ทำให้มีความยุ่งยากและเสียเวลา ทั้งยังมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดสูง ไปจนถึงการต้องเตรียมพื้นที่สำหรับการจัดเก็บเอกสาร ในปัจจุบันจึงหันมานิยมใช้รูปแบบการพิมพ์ใบเสร็จผ่านโปรแกรมหน้าร้าน เช่น ระบบ POS ที่สามารถพิมพ์ใบเสร็จให้ลูกค้าเมื่อมีการจ่ายเงินได้ทันที ไม่จำเป็นต้องนั่งเขียนทีละรายการ นอกจากนี้ในกรณีที่พิมพ์ใบเสร็จแบบใบกำกับภาษีก็มีโปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่เข้ามารองรับการใช้งานในส่วนนี้ ทำให้คุณสามารถพิมพ์เอกสารได้ง่ายขึ้น แถมบันทึกให้อัตโนมัติในระบบ สามารถเรียกดูได้ไม่ต้องพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษ ที่สำคัญคือส่งให้ลูกค้าได้ง่ายผ่านรูปแบบไฟล์ได้เลย พื้นฐานของธุรกิจที่ประสบความสำเร็จมักมาพร้อมกับระบบภายในที่จัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระเบียบ การปรับใช้เทคโนโลยีหรือโปรแกรมเหล่านี้ก็สามารถช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถดำเนินธุรกิจได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ตัวช่วยสร้างระบบที่ดีในองค์กร โปรแกรมบัญชี PEAK มาพร้อมระบบการจัดการด้านบัญชีอย่างครบวงจรเพื่อธุรกิจทุกขนาด ให้การทำงานเป็นระบบ ลดขั้นตอนอันยุ่งยาก และเพิ่ม Productivity ของพนักงาน เพื่อความสำเร็จขององค์กรในระยะยาว โดยโปรแกรม PEAK สามารถจัดทำใบเสร็จได้ทุกรูปแบบ รวมไปถึงการพิมพ์ใบเสนอราคา หรือใบแจ้งหนี้ที่มักใช้ในขั้นตอนการซื้อขายเช่นกัน ทั้งยังสามารถเชื่อมต่อกับระบบ POS ที่ใช้ในการบริหารจัดการหน้าร้านได้อีกด้วย เริ่มต้นใช้วันนี้เพื่อการเติบโตขององค์กรในอนาคต ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาทคลิก (ไม่มีค่าใช้จ่าย)PEAK Call Center : 1485LINE : @peakaccountสอบถามเพิ่มเติม คลิก

ใบแจ้งหนี้ Invoice คือ? ใบแจ้งหนี้ หรือ Invoice คือ เอกสารทางบัญชีที่ผู้ขายสินค้าหรือบริการออกให้กับผู้ซื้อหลังจากที่มีการซื้อขายสินค้า/บริการเสร็จสิ้นแล้ว เป็นเอกสารที่ออกเพื่อแจ้งหนี้หรือยอดชำระให้ผู้ซื้อทราบอีกครั้ง โดยใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่จะมีช่วงเวลาการจ่ายเงินกำหนดไว้อย่างชัดเจน ไม่จำเป็นต้องจ่ายในทันทีที่ออกเอกสาร เอกสารประเภทนี้จึงมักใช้ร่วมกับการซื้อขายในรูปแบบ Business to Business (B2B) ที่แต่ละบริษัทมักจะมีกำหนดรอบวันจ่ายเงินที่ชัดเจนอยู่แล้วนั่นเอง ใครเป็นคนออกใบแจ้งหนี้ Invoice? ผู้ขายสินค้า/บริการ มีหน้าที่ต้องออกใบแจ้งหนี้ให้แก่ผู้ซื้อ โดยส่วนใหญ่จะเป็นหน้าที่ของพนักงานฝ่ายบัญชีในการออกเอกสารและประสานงานกับบริษัทที่ทำการซื้อขายด้วยกัน แต่ถ้าในธุรกิจยังมีพนักงานจำนวนไม่เยอะ ผู้ประกอบการก็สามารถออกเอกสารได้ด้วยการใช้โปรแกรมบัญชีที่จะมีเทมเพลตเอกสารใบแจ้งหนี้ให้อย่างเรียบร้อยครบถ้วน เพราะใบแจ้งหนี้ Invoice คือหนึ่งในเอกสารพื้นฐานที่สำคัญในการดำเนินธุรกิจประเภท B2B เลยก็ว่าได้ ใบแจ้งหนี้ Invoice ต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง? ใบแจ้งหนี้ Invoices คือเอกสารที่อยู่ในขั้นตอนการซื้อขายสินค้าหรือบริการ เช่นเดียวกับ ใบเสนอราคา Quotation แต่จะเป็นเอกสารที่ออกให้หลังจากซื้อขายเสร็จสิ้นแล้ว อย่างไรก็ตามข้อมูลในใบแจ้งหนี้กับใบเสนอราคาจะค่อนข้างใกล้เคียงกัน โดยระบุข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับการซื้อขายในครั้งดังกล่าวไม่ว่าจะเป็นข้อมูลผู้ซื้อ ผู้ขาย รายละเอียดสินค้า/บริการ ยอดชำระรวม และส่วนท้ายสำหรับลงลายมือชื่อทั้งสองฝั่ง ซึ่งข้อมูลจำเป็นสามารถแบ่งได้เป็น 3 ส่วนดังนี้ 1. ส่วนหัวกระดาษ ส่วนแรกด้านบนสุดของใบแจ้งหนี้ จะเป็นการระบุข้อมูลทั่วไปของผู้ซื้อและผู้ขาย พร้อมระบุ ‘ใบแจ้งนี้ Invoice’ ให้ชัดเจนเพื่อให้ทราบว่าเอกสารฉบับนี้เป็นเอกสารอะไร 2. รายละเอียดการซื้อขาย ถัดมาต่อจากส่วนหัวกระดาษที่เราได้ลงรายละเอียดของผู้ซื้อและผู้ขายไว้สำหรับเป็นข้อมูลแล้ว ต่อมาจะเป็นส่วนของรายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่ได้ทำการซื้อขายของใบแจ้งหนี้นี้ โดยในส่วนของข้อมูลจะต้องระบุให้ละเอียดครบถ้วน พร้อมชี้แจงราคาของแต่ละส่วนอย่างชัดเจน  ทั้งนี้ในการทำธุรกิจที่เป็นการให้บริการอาจมีการจำแนกที่ค่อนข้างต่างจากการขายสินค้าแบบทั่วไป ยกตัวอย่างเช่น กรณีที่ผู้ขายให้บริการด้านการทำการตลาดวางแผนกลยุทธิ์ และทำโฆษณาออนไลน์ ที่ซึ่งมักจะมีรายละเอียดค่อนข้างยิบย่อยกว่าการซื้อขายทั่วไป ในส่วนของรายละเอียดอาจจำแนกแต่ละค่าใช้จ่ายให้ชัดเจนดังนี้ ซึ่งรายละเอียดส่วนนี้จะต้องพูดคุยกันให้เรียบร้อยตั้งแต่ก่อนเริ่มบริการ เพื่อให้เข้าใจตรงกันและลดปัญหาที่อาจเกิดขึ้น 3. ส่วนท้ายของเอกสาร มาถึงส่วนสุดท้ายในใบเสนอราคา Invoices คือส่วนที่สำคัญไม่แพ้กัน เพราะเป็นส่วนสำหรับการเซ็นต์เอกสารของทั้งสองฝ่ายที่จะทำให้เอกสารฉบับดังกล่าวสามารถนำไปใช้ได้จริงตามกฎหมายนั่นเอง โดยส่วนนี้จะประกอบไปด้วย ต้องออกใบแจ้งหนี้ Invoice เมื่อไหร่? สามารถออกเอกสารใบแจ้งหนี้ Invoice ได้ทันทีหลังจากที่ซื้อขาย หรือให้บริการเสร็จสิ้น อย่างไรก็ตามหากมีการตกลงรอบการจ่ายเงินไว้ก่อนหน้านี้ก็สามารถออกเอกสารให้ลูกค้าตามรอบที่กำหนดได้  วิธีการออกใบแจ้งหนี้ Invoice ใบแจ้งหนี้ คือ เอกสารใช้กันมานาน ในอดีตจะเป็นในรูปแบบของกระดาษคาร์บอนที่จะมีช่องสำหรับกรอกรายละเอียดอย่างครบถ้วน แต่ในปัจจุบันก็ได้รับความนิยมน้อยลงเพราะสามารถออกเอกสารแบบออนไลน์ผ่านโปรแกรมบัญชีได้ ซึ่งโปรแกรมเหล่านี้มาพร้อมเทมเพลตใบแจ้งหนี้ สามารถออกเอกสารได้ง่าย และสามารถเก็บเอกสารได้ง่ายกว่าฉบับจริงเช่นเดียวกัน และส่วนใหญ่ทุกวันนี้ก็มักส่งเอกสารกันผ่านช่องทางออนไลน์ทำให้รูปแบบนี้สะดวก รวดเร็ว ลดขั้นตอนยุ่งยากลงไปได้ ใบแจ้งหนี้ Invoice, ใบวางบิล Billing Note, และใบเสร็จรับเงิน Receipt แตกต่างกันอย่างไรในธุรกิจ? หากไม่นับใบเสนอราคา ยังมีเอกสารอื่น ๆ ที่ใกล้เคียงกับใบแจ้งหนี้และผู้ประกอบการหลายท่านมักสับสนว่าต้องออกเอกสารฉบับไหนให้ลูกค้าถึงจะถูกต้อง ในส่วนนี้เรามาแนะนำเอกสารอื่น ๆ อย่าง ใบวางบิล และใบเสร็จรับเงินให้รู้จักกันคร่าว ๆ เพื่อให้เห็นถึงความแตกต่างกัน ใบวางบิล Billing Note ใบวางบิล หรือ Billing เป็นเอกสารด้านบัญชีหนึ่งรูปแบบที่สามารถนำไปใช้งานได้หลากหลายขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของผู้ใช้ เช่น สามารถใช้ใบวางบิลแทนใบแจ้งหนี้ หรือหากกิจการของเรามีการขายสินค้าให้ลูกค้าหลายครั้งในแต่ละเดือน สามารถออกใบวางบิลเพื่อรวมยอดจากใบแจ้งหนี้เพื่อเก็บเงินครั้งเดียวได้ นับเป็บการรวมยอดส่งเอกสารเรียกเก็บเงินจากลูกค้าทีเดียวนั้นเอง ใบเสร็จรับเงิน Receipt ในส่วนของ ใบเสร็จรับเงิน หรือ Receipt เป็นเอกสารที่ออกโดยผู้รับเงิน ซึ่งก็คือผู้ขายสินค้า/บริการนั่นเอง โดยจะเป็นการออกให้กับผู้ชำระเงินหลังจากที่ขั้นตอนการชำระเงินเสร็จสิ้น ได้รับเงินครบถ้วนเรียบร้อยตามใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิล ซึ่งข้อมูลภายในเอกสารก็จะมีความใกล้เคียงกัน จากรายละเอียดข้างต้น จะเห็นได้ว่าเอกสารแต่ละรูปแบบนั้นมีโครงสร้างข้อมูลที่ใกล้เคียงกัน ต่างกันที่จุดประสงค์ในการออกเอกสาร หรือเงื่อนไขต่าง ๆ ที่แต่ละเอกสารนั้นต่างกันออกไปนั่นเอง เพื่อความถูกต้องแนะนำให้ผู้ประกอบการศึกษาและทำความเข้าใจเกี่ยวกับเอกสารเหล่านี้ให้ครบถ้วน ออกใบแจ้งนี้ง่าย ๆ ด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์ ใบแจ้งหนี้ คือ เอกสารที่สามารถออกได้ด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่ เพราะนับว่าเป็นหนึ่งในเอกสารทางธุรกิจจำเป็นต้องออกบ่อย โปรแกรมที่ดีจึงมักมาพร้อมเทมเพลตและรูปแบบการใช้งานที่สามารถทำได้ง่าย ช่วยให้การออกเอกสารกลายเป็นเรื่องง่าย ซึ่ง PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ก็มาพร้อมฟีเจอร์ที่ครบถ้วน ไม่จำเป็นต้องเป็นนักบัญชีก็สามารถออกเอกสารได้ง่าย ๆ ผู้ประกอบการสามารถทำได้ด้วยตัวเอง นอกจากนี้ยังสามารถออกเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบเสนอราคา ใบวางบิล ใบเสร็จ รวมไปถึงใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษีได้อีกด้วย ทั้งยังมาพร้อมกับฟีเจอร์อื่น ๆ มากมายที่จำเป็นเกี่ยวกับการจัดการบัญชีอย่างเป็นระบบ อันเป็นพื้นฐานสำคัญของธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ!  ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาทคลิก (ไม่มีค่าใช้จ่าย)PEAK Call Center : 1485LINE : @peakaccountสอบถามเพิ่มเติม คลิก

หมดปัญหากับการหาตัวอย่างใบเสนอราคา พร้อมข้อมูลที่ควรรู้และองค์ประกอบของใบเสนอราคาที่ไม่ควรมองข้าม และวิธีออกใบเสนอราคาด้วย PEAK

ใบสั่งซื้อ PO (Purchase Order): หัวใจสำคัญของการควบคุมต้นทุนและสร้างระบบให้ธุรกิจคุณ ในการดำเนินธุรกิจยุคใหม่ที่การแข่งขันสูง การบริหารจัดการต้นทุนและการควบคุมการจัดซื้อจัดจ้างอย่างมีระบบเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับเอกสารสำคัญอย่าง ใบสั่งซื้อ (Purchase Order หรือ PO) ที่เป็นมากกว่าแค่กระดาษ แต่คือกลไกสำคัญในการบริหารจัดการการเงินและสร้างความโปร่งใสให้ธุรกิจของคุณ มาดูกันว่าทำไมใบ PO ถึงเป็นหัวใจสำคัญที่ทุกกิจการไม่ควรมองข้าม ใบสั่งซื้อ PO สำคัญอย่างไรกับธุรกิจของคุณ? การใช้ใบสั่งซื้อ PO อย่างถูกวิธี ไม่เพียงช่วยให้คุณจัดการเรื่องการจัดซื้อได้ง่ายขึ้น แต่ยังเสริมสร้างรากฐานที่แข็งแกร่งให้กับการดำเนินงานโดยรวม ใบสั่งซื้อ PO คืออะไร แตกต่างจากใบขอซื้อ PR อย่างไร? ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง มีเอกสารสำคัญสองประเภทที่มักสร้างความสับสนให้กับผู้ประกอบการ นั่นคือ ใบสั่งซื้อ (PO) และ ใบขอซื้อ (PR) แม้จะมีความเกี่ยวข้องกัน แต่มีวัตถุประสงค์และการใช้งานที่แตกต่างกัน มาทำความเข้าใจความต่างนี้กัน ใบสั่งซื้อ (Purchase Order – PO) คือ ใบสั่งซื้อ (PO) เป็นเอกสารทางธุรกิจที่ออกโดย ฝ่ายจัดซื้อขององค์กร (ผู้ซื้อ) เพื่อ สั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้ขาย (Supplier) อย่างเป็นทางการ เปรียบเสมือนสัญญาซื้อขายที่มีผลผูกพันทางกฎหมายเมื่อผู้ขายตอบรับ ใบสั่งซื้อ PO จะถูกจัดทำขึ้น หลังจากที่ใบขอซื้อ (PR) ได้รับการอนุมัติแล้ว โดยจะมีรายละเอียดครบถ้วน เช่น: ใบขอซื้อ (Purchase Requisition – PR) คือ ใบขอซื้อ (PR) เป็นเอกสาร ภายในองค์กร ที่แผนกต่าง ๆ (เช่น แผนกผลิต, แผนกการตลาด) ใช้แจ้งความต้องการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการไปยัง ฝ่ายจัดซื้อ โดยระบุรายละเอียดสินค้าที่ต้องการ เหตุผลที่ต้องใช้ และงบประมาณที่เกี่ยวข้อง เอกสาร PR ต้องได้รับการตรวจสอบและอนุมัติจากหัวหน้าแผนกหรือผู้มีอำนาจก่อนที่จะส่งต่อไปยังฝ่ายจัดซื้อ เพื่อยืนยันความจำเป็นและความเหมาะสมของการจัดซื้อ ระบบ PR ช่วยควบคุมการใช้จ่าย ป้องกันการสั่งซื้อที่ไม่จำเป็น รวมถึงป้องกันการทุจริตของพนักงานและผู้ขาย สรุปความแตกต่างง่ายๆ: ข้อมูลสำคัญที่ต้องมีใน ใบสั่งซื้อ PO ใบสั่งซื้อ PO ที่สมบูรณ์และถูกต้อง ควรประกอบด้วยข้อมูลสำคัญเหล่านี้ เพื่อลดข้อผิดพลาดและข้อพิพาทที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต: ข้อมูลสำคัญที่ต้องมีในใบขอซื้อ PR ใบขอซื้อ (PR) แม้จะเป็นเอกสารภายใน แต่ก็มีความสำคัญไม่แพ้ใบสั่งซื้อ โดยข้อมูลที่ครบถ้วนในใบ PR จะช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อดำเนินการได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว: ตัวอย่างใบสั่งซื้อ PO และ ใบขอซื้อ PR เพื่อให้เข้าใจรูปแบบและองค์ประกอบของเอกสารทั้งสองประเภทได้ชัดเจนยิ่งขึ้น ลองจินตนาการถึงโครงสร้างพื้นฐานดังนี้: ตัวอย่างโครงสร้างใบขอซื้อ PR ตัวอย่างใบขอซื้อ PO สรุปท้ายบทความ การมีระบบเอกสารการสั่งซื้อที่แข็งแกร่ง ไม่เพียงช่วยควบคุมค่าใช้จ่าย ป้องกันการทุจริต และสร้างความโปร่งใสในกระบวนการจัดซื้อขององค์กรได้ดีขึ้นเท่านั้น แต่ยังเป็นรากฐานสำคัญสำหรับการบริหารจัดการธุรกิจในภาพรวม เจ้าของธุรกิจจึงควรเข้าใจและใช้ประโยชน์จากใบสั่งซื้อ PO อย่างเต็มที่ สำหรับธุรกิจยุคใหม่ การพึ่งพาระบบมือหรือเอกสารกระดาษอาจไม่เพียงพออีกต่อไป PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ เข้ามาตอบโจทย์ตรงนี้ได้อย่างสมบูรณ์แบบ ด้วยฟังก์ชันที่รองรับการสร้างใบสั่งซื้อ (PO) ได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถจัดการคำสั่งซื้อจากผู้จัดจำหน่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ PEAK ช่วยให้คุณบันทึกและติดตามข้อมูลการสั่งซื้อ สินค้า บันทึกซื้อสินค้า และเงื่อนไขการชำระเงินได้อย่างเป็นระบบ พร้อมทั้งสามารถ เชื่อมโยงข้อมูลกับใบส่งสินค้าและใบแจ้งหนี้ได้ทันที ทำให้การจัดการบัญชีตั้งแต่การสั่งซื้อ การรับสินค้า ไปจนถึงการชำระเงินเป็นไปอย่างราบรื่น มีระบบ และแม่นยำมากยิ่งขึ้น ลดข้อผิดพลาด ประหยัดเวลา และช่วยให้คุณมีข้อมูลเชิงลึกสำหรับการตัดสินใจทางธุรกิจที่ดีขึ้นเสมอ ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท คลิก (ไม่มีค่าใช้จ่าย) PEAK Call Center : 1485 LINE : @peakaccount สอบถามเพิ่มเติม คลิก

1. ปัญหาที่เจ้าของธุรกิจ SMEs มักเจอ ถ้าคุณเคยเจอข้อใดข้อหนึ่ง ฟีเจอร์ใหม่จาก PEAK Premium อาจเป็นคำตอบที่ช่วยให้ขั้นตอนการจัดซื้อและจ่ายเงินของคุณเป็นระบบมากขึ้นด้วย 2 ระบบสำคัญคือ GR (Goods Receipt) และ IR (Invoice Receipt) 2. GR และ IR คืออะไร ? 3. GR (การรับสินค้า) : เช็กของให้ชัวร์ก่อนเก็บเข้าคลัง GR คืออะไร เวลาซัพพลายเออร์ส่งของมา เราอาจเคยชินกับการเซ็นรับแล้วเก็บของเข้าคลังทันทีแต่ GR คือการที่เรามีขั้นตอนชัดเจนในการตรวจสอบของ ณ จุดรับของ เช่น : เมื่อเช็กครบแล้ว ก็ทำเอกสาร GR Note เก็บไว้เป็นหลักฐาน แบบเดิม vs แบบใหม่ ประโยชน์ของ GR 4. IR (การรับแจ้งหนี้) : เช็กบิลให้ตรงก่อนจ่ายจริง IR คืออะไร หลังจากรับของแล้ว ซัพพลายเออร์จะส่งใบแจ้งหนี้มาเรียกเก็บเงิน ระบบ IR ก็คือขั้นตอนการตรวจสอบบิลอย่างละเอียดก่อนจ่ายเงิน โดยต้องตรวจสอบข้อมูลให้ทุกอย่างตรงกัน จึงอนุมัติจ่ายเงิน แบบเดิม vs แบบใหม่ ประโยชน์ของ IR 5. สรุปสั้นๆ : เข้าใจ GR & IR ง่ายๆ 6. ทำไมระบบนี้ถึงสำคัญต่อธุรกิจของคุณ แม้จะดูเหมือนเป็นการเพิ่มขั้นตอนแต่ GR และ IR คือการสร้างระบบตรวจสอบที่มีประสิทธิภาพ ช่วยลดความผิดพลาด ป้องกันเงินรั่วไหล และทำให้เจ้าของธุรกิจมีภาพรวมของสต็อกและค่าใช้จ่ายที่แม่นยำยิ่งขึ้น ซึ่งสำคัญมากต่อการเติบโตของธุรกิจในระยะยาว สนใจใช้งานแพ็กเกจ PEAK PREMIUM ต้องการให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายขายติดต่อกลับ คลิกลงทะเบียน

ลองนึกภาพตามนะครับ คุณจ่ายเงินให้ซัพพลายเออร์ไปแล้ว แต่เพิ่งมารู้ทีหลังว่าได้ของไม่ครบ หรือเผลอจ่ายบิลซ้ำ เพราะบิลหน้าตาเหมือนกันเป๊ะ หรือที่แย่กว่านั้นเงินหายไปจากระบบ โดยไม่มีใครรู้ว่าเกิดขึ้นตอนไหน ซึ่งปัญหาเหล่านี้ หลายครั้งมักเกิดจากการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ที่ไม่รอบคอบก่อนจ่ายเงิน เรามารู้จักระบบ IR ตัวช่วยป้องกันธุรกิจจากการจ่ายเงินผิด แบบไม่รู้ตัวกันครับ ระบบ IR คืออะไร ? IR (Invoice Receipt) คือขั้นตอนการ “เช็กบิลก่อนจ่าย” อย่างเป็นระบบ เมื่อคุณได้รับใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ ระบบ IR จะช่วยตรวจสอบว่า ถ้าไม่มี IR จะเกิดอะไรขึ้น ? IR ช่วยคุณอย่างไร ? สรุป ระบบ IR ไม่ใช่แค่การรับบิล แต่คือการป้องกันเงินรั่วไหล อาจดูเหมือนเพิ่มขั้นตอน แต่จริง ๆ แล้วคือ เกราะป้องกันสำคัญ ที่ช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่า ทุกบิลที่จ่ายเป็นเงินที่ควรจ่ายจริง ๆ อยากให้ธุรกิจคุณจ่ายเงินอย่างมั่นใจ ลองใช้ระบบ IR กับ PEAK Premium แล้วคุณจะเห็นความแตกต่างตั้งแต่บิลแรกที่ตรวจ! สนใจเข้าร่วม DEMO สาธิตฟีเจอร์ใหม่ PEAK Premium ที่นี่!เจาะลึกทุกฟีเจอร์พร้อม Q&A ถาม-ตอบทุกข้อสงสัย – ฟรีออนไลน์ผ่าน Zoom คลิกลงทะเบียน สนใจใช้งานแพ็กเกจ PEAK PREMIUM ต้องการให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายขายติดต่อกลับ คลิกลงทะเบียน

การใช้ e-Tax Invoice จะช่วยให้ธุรกิจ SMEs ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดภาระเอกสาร และทำให้การจัดการภาษีเป็นเรื่องง่ายขึ้น หากคุณต้องการให้ธุรกิจของคุณเติบโตได้อย่างมีประสิทธิภาพ การเปลี่ยนมาใช้ระบบ e-Tax Invoice จึงเป็นตัวเลือกที่คุ้มค่าในระยะยาว โดย PEAK ออก e-Tax Invoice ได้ พร้อมทั้งสามารถใช้งานร่วมกับโครงการ Easy E-Receipt 2.0 ซึ่งทำให้การจัดการเอกสารภาษีสะดวกและทันสมัยมากยิ่งขึ้น หากคุณสนใจระบบ e-Tax Invoice สามารถใช้งานได้ผ่าน PEAK ที่รองรับระบบการออกใบกำกับภาษีได้หลายรูปแบบ มาดูกันว่า PEAK รองรับระบบ e-Tax Invoice ได้กี่รูปแบบ e-Tax Invoice คืออะไร? e-Tax Invoice หรือใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ เป็นเอกสารที่ออกและเก็บในรูปแบบดิจิทัล แทนการใช้กระดาษ โดยต้องเป็นไปตามมาตรฐานของกรมสรรพากร ซึ่งช่วยให้การทำธุรกรรมทางภาษีสะดวก รวดเร็ว และปลอดภัยมากขึ้น ประโยชน์ของ e-Tax Invoice สำหรับธุรกิจ SMEs e-Tax Invoice หรือใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ มีประโยชน์อย่างมากสำหรับธุรกิจ SMEs โดยช่วยให้การจัดการเอกสารทางบัญชีและภาษีมีประสิทธิภาพมากขึ้น มาดูรายละเอียดเพิ่มเติมของประโยชน์เหล่านี้กัน 1. ลดต้นทุนการจัดเก็บเอกสาร 2. ลดภาระงานเอกสาร 3. เพิ่มความแม่นยำ ลดข้อผิดพลาด 4. อำนวยความสะดวกในการตรวจสอบ ทำไมต้องใช้ PEAK ในการออก e-Tax Invoice? PEAK เป็นระบบบัญชีออนไลน์ที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถออก e-Tax Invoice ได้อย่างถูกต้องตามมาตรฐานกรมสรรพากร และรองรับโครงการ Easy E-Receipt อย่างสมบูรณ์ PEAK รองรับ Easy E-Receipt ทั้ง e-Tax Invoice by Time Stamp และ e-Tax Invoice & e-Receipt จุดเด่นของการที่ PEAK ออก e-Tax Invoice ได้ ร้านค้าจะเริ่มต้นใช้งานให้ PEAK ออก e-Tax Invoice ได้ อย่างไร? 1. ลงทะเบียนเข้าร่วมโครงการ Easy E-Receipt 2. สมัครใช้งานระบบ PEAK ผ่านเว็บไซต์ PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ 3. ตั้งค่าระบบ e-Tax Invoice ให้เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ 4. ออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้ทันที PEAK รองรับการออก e-Tax Invoice ครบทุกประเภท ทั้ง e-Tax Invoice & e-Receipt และ e-Tax Invoice by Timestamp ช่วยให้ธุรกิจ SMEs ลดภาระงานเอกสาร ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเชื่อมต่อกับกรมสรรพากรอย่างถูกต้อง หากต้องการระบบที่ช่วยให้การออกเอกสารภาษีง่ายขึ้น PEAK คือตัวเลือกที่ดีที่สุด ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาทคลิก (ไม่มีค่าใช้จ่าย)PEAK Call Center : 1485LINE : @peakaccountสอบถามเพิ่มเติม คลิก

การทำงานแบบ Paperless กลายเป็นทางเลือกที่น่าสนใจสำหรับองค์กรยุคใหม่ที่ต้องการเพิ่มคุณภาพการทำงาน โดยการปรับเปลี่ยนสู่ระบบไร้กระดาษ ไม่เพียงช่วยลดต้นทุนในการประหยัดทรัพยากรกระดาษเท่านั้น แต่ยังช่วยให้การจัดการเอกสารให้มีระบบมากขึ้น ลดพื้นที่จัดเก็บ และเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล เรามาทำความเข้าใจกับแนวคิด Paperless และประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับกัน การทำงานแบบ Paperless คืออะไร วิธีการทำงานแบบ Paperless คือ การลดการใช้กระดาษในกระบวนการทำงานโดยเปลี่ยนไปใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์แทน ระบบ Paperless ไม่ได้หมายถึงการไม่ใช้กระดาษเลย แต่เป็นการลดการใช้กระดาษให้น้อยที่สุดโดยนำเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามาช่วย เช่น การสแกนเอกสาร การจัดเก็บไฟล์ดิจิทัล และการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ การทำงานในรูปแบบนี้ช่วยให้องค์กรประหยัดทั้งพื้นที่จัดเก็บ เวลาในการค้นหา และค่าใช้จ่ายในการจัดการเอกสาร ระบบการทำงานแบบ Paperless มีข้อดีอย่างไร การนำระบบ Paperless มาใช้ในองค์กรมีข้อดีมากมาย ทั้งด้านการจัดการ ความปลอดภัย และการเข้าถึงข้อมูล ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพการทำงานและต้นทุนขององค์กร มาดูข้อดีที่สำคัญของการใช้ระบบ Paperless กัน เข้าถึงเอกสารได้จากทุกที่ทุกเวลา ระบบ Paperless ช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านอินเทอร์เน็ต ไม่ว่าจะทำงานที่ออฟฟิศ ที่บ้าน หรือระหว่างเดินทาง เอกสารทั้งหมดถูกจัดเก็บในระบบคลาวด์ที่มีความปลอดภัยสูง ทำให้การค้นหาและเรียกดูเอกสารทำได้ง่ายและรวดเร็ว นอกจากนี้ ยังสามารถแชร์เอกสารให้กับทีมงานได้ทันที ลดเวลาในการรอคอยและเพิ่มความคล่องตัวในการทำงาน เพิ่มความปลอดภัยในการจัดเก็บเอกสารได้ การจัดเก็บเอกสารในระบบ Paperless มีความปลอดภัยสูงกว่าการเก็บเอกสารกระดาษ ด้วยระบบการเข้ารหัสข้อมูล การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง และการติดตามประวัติการใช้งาน ทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารสำคัญจะไม่สูญหายหรือตกไปอยู่ในมือผู้ไม่หวังดี ระบบยังมีการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ ป้องกันความเสียหายจากภัยพิบัติหรืออุบัติเหตุต่าง ๆ  นำข้อมูลไปใช้ต่อได้อย่างง่ายดาย เอกสารในระบบ Paperless สามารถนำไปใช้ต่อได้ง่าย ไม่ว่าจะเป็นการคัดลอกข้อมูล การแก้ไข หรือการวิเคราะห์ ข้อมูลทั้งหมดอยู่ในรูปแบบดิจิทัลที่พร้อมนำไปประมวลผลหรือใช้งานร่วมกับซอฟต์แวร์อื่น ๆ เช่น โปรแกรมบัญชี หรือระบบวิเคราะห์ข้อมูล ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดการสร้างผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม การทำงานแบบ Paperless ช่วยลดการใช้กระดาษ ซึ่งส่งผลดีต่อสิ่งแวดล้อมโดยตรง นอกจากจะช่วยลดการตัดต้นไม้แล้ว ยังช่วยลดการใช้พลังงานในกระบวนการผลิตกระดาษ การขนส่ง และการกำจัดของเสีย องค์กรที่ใช้ระบบนี้ จึงมีส่วนช่วยในการอนุรักษ์สิ่งแวดล้อมและสร้างภาพลักษณ์ที่ดีในด้านความรับผิดชอบต่อสังคม เทคโนโลยีและเครื่องมือที่ใช้ในระบบการทำงานแบบ Paperless มีอะไรบ้าง การดำเนินงานในรูปแบบ Paperless เป็นแนวทางที่องค์กรหลายแห่งนำมาใช้เพื่อลดการใช้กระดาษ ลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพ และเสริมสร้างความคล่องตัวในการดำเนินงาน เทคโนโลยีและเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับระบบ Paperless ครอบคลุมตั้งแต่การสร้างเอกสาร การจัดเก็บ ไปจนถึงการแชร์และสำรองข้อมูล เพื่อให้การจัดการเอกสารเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด 1. โปรแกรมสำหรับสร้างและจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โปรแกรมที่ช่วยสร้างและจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ถือเป็นหัวใจสำคัญของการทำงานแบบ Paperless โดยเฉพาะในด้านบัญชีและการเงิน โปรแกรมเหล่านี้ช่วยให้สามารถสร้างและจัดการเอกสารสำคัญ เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี และรายงานทางการเงิน ได้ในรูปแบบดิจิทัล ช่วยลดการพิมพ์เอกสาร ลดการใช้ทรัพยากร และเพิ่มความสะดวกในการค้นหาและเรียกใช้งาน นอกจากนี้ โปรแกรมบัญชีที่มีฟังก์ชันในการสร้างเอกสารดิจิทัลยังช่วยลดข้อผิดพลาดในการคีย์ข้อมูล ลดความซ้ำซ้อน และช่วยให้การดำเนินงานมีความถูกต้องมากขึ้น โปรแกรมที่ดีควรมีระบบอัตโนมัติที่สามารถช่วยสร้างเอกสารจากข้อมูลที่มีอยู่เดิม เช่น การสร้างใบเสร็จจากใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ รวมถึงรองรับการเชื่อมต่อกับระบบภายนอก เช่น ระบบภาษีของกรมสรรพากร เพื่อให้สามารถยื่นแบบภาษีออนไลน์ได้โดยตรง 2. สแกนเนอร์และเทคโนโลยี OCR สำหรับแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล การเปลี่ยนจากการใช้เอกสารกระดาษเป็นระบบดิจิทัลจำเป็นต้องมีอุปกรณ์ที่สามารถแปลงเอกสารทางกายภาพให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ซึ่งก็คือเครื่องสแกนเอกสาร โดยเฉพาะเครื่องสแกนที่รองรับเทคโนโลยี OCR (Optical Character Recognition) ซึ่งสามารถแปลงตัวอักษรที่อยู่บนเอกสารให้เป็นข้อความที่สามารถแก้ไขและนำไปใช้ต่อในซอฟต์แวร์อื่น ๆ ได้ สแกนเนอร์ที่มี OCR ช่วยให้สามารถค้นหาและเรียกดูเอกสารได้ง่ายขึ้น ลดเวลาที่ใช้ในการจัดเก็บและค้นหาเอกสาร อีกทั้งยังสามารถดึงข้อมูลจากใบเสร็จ หรือใบกำกับภาษีเข้าสู่ระบบบัญชีอัตโนมัติได้ ทำให้กระบวนการทำบัญชีมีความแม่นยำมากขึ้น 3. ระบบการเซ็นเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signature) ในระบบ Paperless การลงนามในเอกสารถือเป็นขั้นตอนสำคัญที่ต้องเปลี่ยนแปลงไปจากการใช้ลายเซ็นบนกระดาษ ระบบ E-Signature หรือ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ช่วยให้สามารถลงนามในเอกสารแบบดิจิทัลได้โดยไม่ต้องพิมพ์เอกสารออกมาเซ็นมือแล้วสแกนกลับเข้าไปใหม่ E-Signature สามารถช่วยลดเวลาและลดกระบวนการที่ไม่จำเป็น อีกทั้งยังเพิ่มความปลอดภัยให้กับเอกสาร เนื่องจากสามารถตรวจสอบและยืนยันตัวตนของผู้ลงนามได้ รวมถึงมีระบบเข้ารหัสที่ช่วยป้องกันการปลอมแปลงเอกสาร นอกจากนี้ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการรับรองจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ยังสามารถใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมายได้ ทำให้สามารถนำไปใช้ในเอกสารที่เป็นทางการ เช่น สัญญา หรือข้อตกลงทางธุรกิจได้อย่างมั่นใจ 4. ระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ (Cloud Storage) การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลจำเป็นต้องมีพื้นที่จัดเก็บที่สามารถรองรับข้อมูลจำนวนมาก และสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ทุกเวลา Cloud Storage จึงเป็นโซลูชันสำคัญที่ช่วยให้เอกสารสามารถจัดเก็บและเข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์ โดยไม่จำเป็นต้องพึ่งพาเซิร์ฟเวอร์ในองค์กร Cloud Storage มีข้อดีหลายประการ ได้แก่ บริการ Cloud Storage ที่นิยมใช้ในองค์กร เช่น Google Drive, Dropbox, OneDrive และ AWS S3 5. ระบบสำรองข้อมูล (Backup Storage) แม้ว่าการจัดเก็บเอกสารบนคลาวด์จะช่วยลดความเสี่ยงของการสูญหายของข้อมูล แต่เพื่อเพิ่มระดับความปลอดภัย องค์กรควรมีระบบสำรองข้อมูล (Backup Storage) ที่สามารถกู้คืนเอกสารได้ในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิด เช่น ระบบล่ม ข้อมูลสูญหาย หรือถูกโจมตีจากมัลแวร์ ระบบสำรองข้อมูลที่ดีควรมีคุณสมบัติดังนี้ องค์กรควรเลือกใช้ระบบ Backup ที่เหมาะสมกับปริมาณข้อมูลและความต้องการด้านความปลอดภัย เช่น การสำรองข้อมูลไปยัง Cloud Backup หรือการใช้เซิร์ฟเวอร์สำรองในสถานที่ห่างไกล 6. ระบบจัดการความรู้ภายในองค์กร (Knowledge Management System – KMS) ระบบจัดการความรู้เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่ช่วยสนับสนุนการทำงานแบบ Paperless โดยช่วยให้สามารถรวบรวม จัดเก็บ และแชร์ความรู้ภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น ระบบ KMS ที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้การบริหารจัดการเอกสารและองค์ความรู้ในองค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดความจำเป็นในการพิมพ์เอกสาร และช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้สะดวกขึ้น การเปลี่ยนผ่านสู่องค์กร Paperless เป็นก้าวสำคัญในการพัฒนาธุรกิจ โดยเฉพาะการใช้โปรแกรมบัญชีที่มีการทำงานแบบ Paperless ก็จะสามารถช่วยให้การจัดการเอกสารทางการเงินเป็นระบบ ลดการใช้กระดาษ และทำให้องค์กรประหยัดทั้งเวลาและต้นทุนได้ โดย PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ เราพร้อมช่วยผู้ประกอบการจัดการเรื่องภาษีและบัญชีได้อย่างถูกต้องรองรับการเติบโต ช่วยให้ธุรกิจก้าวไปสู่ความสำเร็จ ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาทคลิก   (ไม่มีค่าใช้จ่าย)PEAK Call Center : 1485LINE : @peakaccountสอบถามเพิ่มเติม คลิก 

การทำธุรกิจในปัจจุบันไม่ใช่แค่เรื่องของการซื้อขายเท่านั้น แต่ยังต้องมีเอกสารสำคัญที่ทำให้ธุรกิจมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น โดยเฉพาะใบเสนอราคาฟอร์มที่นอกจากจะช่วยให้ลูกค้าเข้าใจรายละเอียดสินค้า และบริการได้ชัดเจนแล้ว ยังเป็นหลักฐานสำคัญในการทำธุรกรรมที่เจ้าของธุรกิจทุกคนควรมีอีกด้วย ซึ่งแบบฟอร์มใบเสนอราคา ตั้งแต่ความหมาย ความสำคัญ จะมีองค์ประกอบที่จำเป็นอะไรบ้างไปดูกัน ใบเสนอราคาฟอร์มเอกสารธุรกิจ คืออะไร ใบเสนอราคาฟอร์มเอกสารทางธุรกิจที่ผู้ขายจัดทำขึ้นเพื่อแจ้งรายละเอียดสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้า โดยระบุข้อมูลสำคัญอย่างครบถ้วน ทั้งชื่อสินค้า จำนวน ราคาต่อหน่วย และยอดรวมทั้งหมด รวมถึงวิธีการส่งมอบสินค้าและชำระเงิน ซึ่งเอกสารนี้จะออกให้ลูกค้าเมื่อมีการสอบถามราคาสินค้าหรือบริการ เพื่อใช้ในการพิจารณาและตัดสินใจ โดยใบเสนอราคาจะต้องผ่านการอนุมัติทุกครั้งจากผู้มีอำนาจ เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาดในอนาคตก่อนจะส่งให้ลูกค้า  ใบเสนอราคาสำคัญกับธุรกิจอย่างไร ในโลกธุรกิจการมีเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรถือเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะใบเสนอราคาที่ไม่เพียงแต่แสดงรายละเอียดสินค้าและบริการ แต่ยังทำให้ผู้ประกอบการดูมืออาชีพอีกด้วย มาดูกันว่าใบเสนอราคามีความสำคัญอย่างไรบ้าง ช่วยสื่อสารกับลูกค้าได้ชัดเจนมากขึ้น การมีใบเสนอราคาที่ระบุรายละเอียดครบถ้วนช่วยลดความคลุมเครือในการสื่อสารระหว่างผู้ขายและลูกค้า เพราะทุกข้อมูลถูกระบุไว้อย่างชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษร ทั้งคุณสมบัติสินค้า ราคา เงื่อนไขการชำระเงิน และการจัดส่ง ทำให้ลูกค้าเข้าใจและสามารถตัดสินใจได้ง่ายขึ้น พร้อมช่วยป้องกันความเข้าใจผิดในอนาคต ซึ่งอาจนำไปสู่ข้อพิพาทระหว่างคู่ค้าได้ ช่วยสร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจ การมีแบบฟอร์มใบเสนอราคาที่เป็นมาตรฐาน พร้อมตราสัญลักษณ์และข้อมูลบริษัทครบถ้วน ทำให้ธุรกิจดูมีความมืออาชีพ ทำให้ลูกค้ารู้สึกกล้าทำธุรกรรมกับธุรกิจเรา นอกจากนี้ การระบุรายละเอียดที่ชัดเจนยังสร้างความเชื่อถือว่าธุรกิจของเรามีความโปร่งใส ซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญในการสร้างความไว้วางใจจากลูกค้า ช่วยเพิ่มโอกาสซื้อสินค้าของลูกค้า การจัดทำใบเสนอราคาอย่างเป็นระบบ แสดงรายละเอียดสินค้าและบริการอย่างครบถ้วน พร้อมระบุสิทธิประโยชน์หรือโปรโมชันต่าง ๆ จะช่วยลูกค้าเห็นรายละเอียดสินค้าและบริการที่จะได้รับทั้งหมด ซึ่งจะช่วยลดความลังเลและเพิ่มโอกาสในการปิดการขายได้มากขึ้น ใช้เป็นเอกสารอ้างอิงทางกฎหมาย แม้ว่าใบเสนอราคาจะไม่มีผลผูกพันทางกฎหมายโดยตรง แต่สามารถใช้เป็นหลักฐานประกอบการพิจารณาในกรณีที่เกิดข้อพิพาทได้ โดยเฉพาะเมื่อมีการลงนามยอมรับเงื่อนไขข้อตกลงเบื้องต้นที่แสดงถึงเจตนาในการซื้อขายของเราและอีกฝ่ายหนึ่ง ซึ่งสามารถใช้อ้างอิงในชั้นศาลได้หากเกิดปัญหาในภายหลัง ใบเสนอราคาต้องออกเมื่อไหร่ การออกใบเสนอราคาควรดำเนินการทันทีเมื่อลูกค้าแสดงความสนใจในสินค้าหรือบริการและต้องการทราบรายละเอียดเพิ่มเติม โดยเฉพาะเรื่องราคาและเงื่อนไขต่าง ๆ ความรวดเร็วในการตอบสนองถือเป็นปัจจัยสำคัญที่อาจทำให้ลูกค้าตัดสินใจตกลงซื้อขายได้เร็วขึ้น เนื่องจากลูกค้าอาจกำลังเปรียบเทียบราคากับคู่แข่งรายอื่น อย่างไรก็ตาม ความถูกต้องของข้อมูลในใบเสนอราคาให้ละเอียดก่อนส่งให้ลูกค้า เพื่อป้องกันปัญหในอนาคต แบบฟอร์มใบเสนอราคาต้องมีองค์ประกอบอะไรบ้าง แบบฟอร์มใบเสนอราคาที่ดีควรมีองค์ประกอบครบถ้วน เพื่อให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่ลูกค้าและใช้เป็นเอกสารอ้างอิงในอนาคต โดยองค์ประกอบสำคัญที่ควรมีในใบเสนอราคามี ดังนี้ การมีใบเสนอราคาฟอร์มเอกสารธุรกิจที่ครบถ้วนและเป็นระบบ จะช่วยทำให้ธุรกิจมีความน่าเชื่อถือ ช่วยให้การทำธุรกิจไม่มีปัญหาและเติบโตได้ดี การจัดทำใบเสนอราคาอย่างมืออาชีพจึงเป็นเรื่องที่ผู้ประกอบการควรทำความเข้าใจและให้ความสำคัญ  PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ช่วยให้การออก ใบเสนอราคา เป็นเรื่องง่ายและเป็นมืออาชีพ ด้วยระบบที่สามารถสร้างและปรับแต่งใบเสนอราคาได้อย่างรวดเร็ว รองรับการส่งเอกสารออนไลน์หรือดาวน์โหลดเป็น PDF พร้อมติดตามสถานะและเปลี่ยนเป็นใบแจ้งหนี้ได้ทันที ระบบยังจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระเบียบ เพิ่มความสะดวกและความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจของคุณในทุกขั้นตอน ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาทคลิก   (ไม่มีค่าใช้จ่าย)PEAK Call Center : 1485LINE : @peakaccountสอบถามเพิ่มเติม คลิก 

E-Document หรือ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์กลายเป็นระบบที่เหมาะกับการทำงานในองค์กรสมัยใหม่มาก ๆ โดยเฉพาะในธุรกิจที่ต้องจัดการเอกสารจำนวนมาก โดยการใช้ E-Document สามารถช่วยลดต้นทุนของบริษัทและยังช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการทำงาน ซึ่ง E-Document จะสามารถทำอะไรได้บ้าง เราไปทำความรู้จักและดูจุดเด่นกัน E-Document คืออะไร E-Document หรือ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คือ ข้อมูลที่สามารถสร้างส่ง-รับ หรือเก็บรักษาด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งสามารถเข้าถึงและนำมาใช้อ้างอิงได้ในภายหลัง โดยเนื้อหาจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงตั้งแต่การสร้างครั้งแรก ระบบ E-Document สามารถรองรับเอกสารได้หลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารทางธุรกิจ สัญญา ใบแจ้งหนี้ หรือรายงานต่าง ๆ การทำงานด้วยระบบ E-Document ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการเอกสารได้อย่างเป็นระบบ มีความปลอดภัย และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ตลอดเวลา ประเภทของ E-Document E-Document สามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภทตามลักษณะการใช้งานและความน่าเชื่อถือทางกฎหมาย โดยแต่ละประเภทมีคุณสมบัติและการนำไปใช้ที่แตกต่างกัน องค์กรสามารถเลือกใช้ให้เหมาะสมกับความต้องการและข้อกำหนดทางกฎหมายได้ E-Document ที่ไม่ลงลายมือชื่อ (Unsigned E-Document) Unsigned E-Document เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่ต้องลงลายมือชื่อรับรอง เหมาะสำหรับเอกสารภายในองค์กรที่ไม่ต้องการความน่าเชื่อถือทางกฎหมาย เช่น บันทึกภายใน รายงานการประชุม หรือเอกสารประกอบการทำงานทั่วไป ระบบจะบันทึกข้อมูลการสร้าง แก้ไข และเข้าถึงเอกสาร ทำให้สามารถตรวจสอบประวัติการทำงานได้ แม้จะไม่มีลายเซ็นรับรอง แต่ยังคงมีความปลอดภัยผ่านระบบการจัดการสิทธิ์และการเข้ารหัสข้อมูล E-Document ที่ลงลายมือชื่อ (Signed E-Document) Signed E-Document เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีการลงลายมือชื่อดิจิทัลเพื่อรับรองความถูกต้องและความน่าเชื่อถือ ใช้สำหรับเอกสารที่ต้องการผลทางกฎหมาย เช่น สัญญา ใบแจ้งหนี้ หรือเอกสารทางการเงิน การลงลายมือชื่อดิจิทัลจะใช้เทคโนโลยีการเข้ารหัสที่มีความปลอดภัยสูง ทำให้ไม่สามารถปลอมแปลงหรือแก้ไขเอกสารได้หลังจากการลงนาม และสามารถตรวจสอบความถูกต้องของลายเซ็นได้ ข้อดีของ E-Document การนำระบบ E-Document มาใช้ในองค์กรมีประโยชน์มากมาย ทั้งด้านการจัดการ ความปลอดภัย และประสิทธิภาพการทำงาน มาดูข้อดีในการใช้ E-Document ในแต่ละด้านกัน จัดการเอกสารในองค์กรได้ง่ายขึ้น การใช้ระบบ E-Document ช่วยให้การจัดการเอกสารในองค์กรเป็นระบบมากขึ้น เพราะสามารถจัดเก็บเอกสารไว้ในระบบคลาวด์ ทำให้ค้นหาและเรียกดูได้ทุกที่ทุกเวลา ระบบยังมีการจัดหมวดหมู่และมีการจัดทำดรรชนีอัตโนมัติ (Automatic indexing) ทำให้สามารถช่วยลดเวลาในการค้นหาได้ นอกจากนี้ ยังสามารถกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารและทำลายเอกสารอัตโนมัติตามนโยบายขององค์กรได้อีกด้วย ทำงานกับระบบปฏิบัติการได้หลากหลาย ระบบ E-Document สามารถทำงานร่วมกับระบบปฏิบัติการและแพลตฟอร์มต่าง ๆ ได้อย่างยืดหยุ่น ไม่ว่าจะเป็น Windows, macOS, iOS หรือ Android ทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงเอกสารได้จากทุกอุปกรณ์ การแชร์และทำงานร่วมกันบนเอกสารทำได้ง่าย โดยไม่ต้องกังวลเรื่องความเข้ากันได้ของระบบ นอกจากนี้ ยังสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ในองค์กร เช่น ระบบ ERP หรือระบบ CRM เพื่อการทำงานที่ครบวงจร สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารในองค์กร ระบบ E-Document มีระบบจัดการสิทธิ์ที่ยืดหยุ่น สามารถกำหนดได้ว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึง ดู แก้ไข หรือแชร์เอกสารใดบ้าง ทำให้ข้อมูลสำคัญขององค์กรถูกจำกัดการเข้าถึงเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น โดยระบบจะบันทึกประวัติการเข้าถึงและการทำงานกับเอกสารทุกครั้ง ทำให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าใครทำอะไรกับเอกสารบ้าง จึงสามารถเพิ่มความโปร่งใสในการทำงานได้ด้วย ลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพ การใช้ E-Document ช่วยลดต้นทุนในหลายด้าน ทั้งค่ากระดาษ ค่าหมึกพิมพ์ ค่าจัดเก็บเอกสาร และค่าขนส่งเอกสาร นอกจากนี้ ยังช่วยประหยัดเวลาในการค้นหาและจัดการเอกสาร ลดความผิดพลาดจากการทำงานด้วยมือ และเพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน พนักงานสามารถทำงานร่วมกันบนเอกสารเดียวกันได้พร้อมกัน ลดการทำงานซ้ำซ้อน เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล ระบบ E-Document มีระบบรักษาความปลอดภัยหลายชั้น ทั้งการเข้ารหัสข้อมูล การยืนยันตัวตนแบบหลายปัจจัย และการบันทึกประวัติการใช้งาน ช่วยป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลและการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต นอกจากนี้ ยังมีระบบสำรองข้อมูลอัตโนมัติ ทำให้ไม่ต้องกังวลเรื่องเอกสารสูญหายหรือเสียหายจากภัยพิบัติต่าง ๆ ตัวอย่างรูปแบบการใช้งาน E-Document ระบบ E-Document สามารถประยุกต์ใช้ได้หลากหลายรูปแบบในองค์กร เช่น การจัดการเอกสารทางการเงิน สัญญา และเอกสารด้านทรัพยากรบุคคล การใช้ E-Document ในการออกใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดขั้นตอนและเวลาในการทำงาน รวมถึงการใช้ในกระบวนการอนุมัติเอกสารที่ต้องการความรวดเร็วและการติดตามสถานะที่ชัดเจน การนำระบบ E-Document มาใช้ในองค์กรถือเป็นก้าวสำคัญในการพัฒนาสู่องค์กรดิจิทัล เพราะช่วยลดต้นทุนในการทำงานทำให้องค์กรมีงบในการแข่งขันได้มากขึ้น ซึ่งสามารถเพิ่มความคล่องตัวในการทำงาน ช่วยทำให้การทำงานดีมากยิ่งขึ้น และข้อมูลของบริษัทจะมีความปลอดภัย โดย PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ เราพร้อมช่วยผู้ประกอบการจัดการเรื่องภาษีและบัญชีได้อย่างถูกต้องรองรับการเติบโต ช่วยให้ธุรกิจก้าวไปสู่ความสำเร็จ ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาทคลิก   (ไม่มีค่าใช้จ่าย)PEAK Call Center : 1485LINE : @peakaccountสอบถามเพิ่มเติม คลิก 

การจัดการเอกสารบัญชีและภาษีอย่างถูกต้องเป็นสิ่งที่สำคัญสำหรับทุกธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือใหญ่ การเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการเงินและภาษีไม่เพียงแต่ช่วยให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่น แต่ยังเป็นข้อกำหนดทางกฎหมายที่สำคัญด้วย เอกสารบัญชีและภาษี ต้องเก็บไว้กี่ปี สิ่งที่นักบัญชีหรือผู้ประกอบการต้องสงสัยเป็นแน่ว่าเหล่าเอกสารบัญชีต่างๆ ที่ได้รับมา หรือที่จัดทำระหว่างปี พอเราปิดงบการเงินเสร็จแล้ว จะทิ้งได้เลยไหม? หรือต้องเก็บต่อไปอีกกี่ปี? จะได้ไม่มีปัญหากับสรรพากร หน่วยงานอื่นๆ ในภายหลัง วันนี้ผมจะพาทุกคนมาดูกันว่าในประเทศเรามีข้อกำหนดเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสารไว้อย่างไรครับ ก่อนที่เราจะไปอ้างอิงตัวกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ผมอยากขออธิบายเป็นภาษาที่ง่ายๆ คือ เราต้องเก็บเอกสารทางบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี แต่บางหน่วยงานก็มีอำนาจสั่งขยายระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารได้ ทำให้เรามีหน้าที่ในการจัดเก็บเอกสารที่นานขึ้น ตัวกฎหมายที่ให้อำนาจนั้นมีอะไรบ้าง มาดูกันต่อครับ เริ่มแรกจากพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 14 ได้กำหนดให้ผู้ประกอบการต้องเก็บบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี แต่อธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้าสามารถสั่งขยายระยะเวลาให้เกิน 5 ปีแต่ต้องไม่เกิน 7 ปีได้ ตัวถัดมาคือการเก็บเอกสารภาษี ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 87/3 ที่กำหนดเอกสาร 5 ประเภท ได้แก่  1.ต้นฉบับใบกำกับภาษีซื้อ 2.สำเนาใบกำกับภาษีขาย 3.รายงานภาษีซื้อ 4.รายงานภาษีขาย5.รายงานสินค้าและวัตถุดิบ ต้องเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันที่ได้ยื่นแบบแสดงรายการภาษีหรือวันทำรายงานแล้วแต่กรณี แต่อธิบดีกรมสรรพากรสามารถสั่งขยายระยะเวลาให้เกิน 5 ปีแต่ต้องไม่เกิน 7 ปีได้ PEAK ขอเล่า : และตัวสุดท้าย ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 193/30-31 จะถูกนำมาใช้เมื่อกฎหมายใดๆ ให้สิทธิเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องเรียกตรวจเอกสาร แต่ไม่ได้กำหนดระยะเวลาไว้ จะให้มีอายุความสูงถึง 10 ปี เท่ากับว่าผู้ประกอบการมีสิทธิโดนเรียกตรวจเอกสารย้อนหลังได้สูงถึง 10 ปีเลยครับ ตัวอย่างเช่น อายุความการประเมินภาษีธุรกิจเฉพาะไม่ได้มีบัญญัติไว้โดยเฉพาะในประมวลรัษฎากร หรือกรณีที่บุคคลธรรมดามีเงินได้ถึงเกณฑ์ต้องเสียภาษีแต่ไม่ได้ยื่นแบบแสดงรายการภายในกำหนดเวลา เจ้าพนักงานจึงออกหมายเรียกแต่ก็ไม่ได้มีบัญญัติไว้โดยเฉพาะในประมวลรัษฎากรเช่นกัน เจ้าพนักงานประเมินจึงมีอำนาจออกหมายเรียกและประเมินภาษีได้ภายในอายุความ 10 ปี ตาม ป.พ.พ. มาตรา 193/31 สรุปแล้ว ทั้งกฎหมายบัญชีและภาษีพูดตรงกันคือให้ผู้ประกอบการจัดเก็บบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีและภาษีไม่น้อยกว่า 5 ปี แต่ก็สามารถขยายระยะเวลาเป็น 7 ปีได้ แต่ถ้ากฎหมายใดไม่ได้มีการกำหนดระยะเวลาจัดเก็บเอกสารหรืออายุความการประเมินภาษีไว้ ก็ยังมีประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ที่กำหนดอายุความสูงถึง 10 ปี ดังนั้นการเก็บเอกสารทางบัญชีและภาษีแบบระมัดระวังที่สุดก็ควรจัดเก็บที่ 10 ปีครับ หลังจากอ่านบทความนี้แล้ว หากคุณต้องการสอบถามเพิ่มเติม หรืออยากได้คนที่ช่วยให้คำปรึกษาในเรื่องการจัดเก็บเอกสาร ที่ PEAK เรามีพันธมิตรสำนักงานบัญชีมากกว่า 1,200 แห่งทั่วประเทศ พร้อมช่วยดูแลคุณ สนใจ คลิก