ความสำคัญของใบแจ้งหนี้คืออะไร? ต่างจากใบวางบิลอย่างไร?

ประเด็นสำคัญ

• ใบแจ้งหนี้ คือ เอกสารที่ผู้ประกอบการ เจ้าของธุรกิจ รวมไปถึงบริษัทต่างๆ จัดทำขึ้นเพื่อแจ้งยอดราคาของสินค้าหรือบริการ ให้ลูกค้าทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องจ่าย และกำหนดวันที่ลูกค้าต้องจ่ายชำระกับทางบริษัท เพื่อให้ลูกค้าชำระค่าสินค้าและบริการได้อย่างถูกต้อง
• ในการออกเอกสารใบแจ้งหนี้มีข้อมูลที่ต้องระบุให้ถูกต้อง ตลอดจนมีสิ่งที่ต้องระมัดระวังเป็นพิเศษ เพื่อป้องกันปัญหาที่จะเกิดขึ้น ซึ่งรายละเอียดสามารถติดตามได้ในบทความนี้

ก่อนอื่นต้องขอแนะนำใบวางบิล และใบแจ้งหนี้ก่อน…

ใบวางบิลและใบแจ้งหนี้ คือ เอกสารที่ผู้ประกอบการ เจ้าของธุรกิจ รวมไปถึงบริษัทต่างๆ จัดทำขึ้นเพื่อแจ้งยอดของสินค้าหรือบริการให้ลูกค้าทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องจ่ายและกำหนดวันที่ลูกค้าต้องจ่ายชำระกับทางบริษัท ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในการทำธุรกิจ

ใบวางบิลและใบแจ้งหนี้นี้ส่วนใหญ่มักจะใช้กับบริษัทที่มีขนาดใหญ่ หรือธุรกิจที่มีการใช้เครดิตในการชำระเงิน รวมไปถึงพ่อค้า – แม่ค้าที่มีธุรกิจขายส่งสินค้าจำนวนมาก เพื่อให้ร้านค้ามีความน่าเชื่อถือ

ใบแจ้งหนี้คืออะไร?

ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คือ เอกสารสำคัญทางด้านบัญชีและภาษีที่จัดทำขึ้นเมื่อมีการซื้อสินค้าหรือบริการเรียบร้อยแล้ว บริษัทหรือผู้ประกอบการจะออกใบแจ้งหนี้ทุกครั้ง เพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบว่ามีสินค้าที่ซื้อไปทั้งหมดเท่าไหร่? ต้องชำระเงินเท่าไหร่? และกำหนดชำระเงินเมื่อไหร่? พูดง่ายๆ ใบแจ้งหนี้ก็เปรียบเสมือนใบสรุปรายการ เมื่อมีการซื้อ – ขายเกิดขึ้น ใบแจ้งหนี้จะบอกรายละเอียดต่างๆ เพื่อให้ผู้ขาย และลูกค้าเข้าใจตรงกัน โดยไม่เกิดความเข้าใจผิด

ใบวางบิลคืออะไร?

ใบวางบิล (Billing Note) คือ เอกสารสำคัญทางด้านบัญชีและภาษีที่จัดทำขึ้นเมื่อมีใบแจ้งหนี้ แจ้งค่าใช้จ่าย และระยะเวลากำหนดวันที่เรียกเก็บเงินแล้ว ใบวางบิลจะถูกออกเมื่อถึงกำหนดชำระเงินตามที่ใบแจ้งหนี้ได้บอกไว้ โดยจะรวมยอดคงเหลือที่ต้องชำระทั้งหมด และสรุปค่าใช้จ่ายรายการสินค้าต่างๆ

ดังนั้นหลายบริษัทมักใช้ใบวางบิลและใบแจ้งหนี้เป็นใบเดียวกัน เพื่อความชัดเจน และความสะดวกในการใช้งาน

ใบแจ้งหนี้และใบวางบิลต่างกันอย่างไร?

“ใบแจ้งหนี้” และ “ใบวางบิล” เป็นเอกสารที่ระบุยอดชำระให้แก่คู่ค้าเช่นเดียวกัน แต่ “ใบแจ้งหนี้” เป็นเอกสารที่เราแจ้งให้คู่ค้าทราบหลังจบงาน โดยมีรายละเอียดค่าใช้จ่ายว่ามีค่าสินค้า ค่าบริการอะไรบ้าง เป็นจำนวนเท่าไหร่ และคู่ค้าควรชำระเมื่อใด ส่วน “ใบวางบิล” จะออกมาเมื่อถึงเวลาชำระเงิน โดยจะรวมยอดคงค้างทั้งหมด และสรุปว่ามีรายการค่าใช้จ่ายใดบ้าง และเป็นจำนวนเงินเท่าไหร่ ซึ่งบางทีบริษัทคู่ค้าจะแจ้งมาว่าต้องการให้ออกใบวางบิลโดยรวมค่าใช้จ่ายใดบ้าง ทั้งนี้ขึ้นกับการตกลงของเราและคู่ค้าด้วย 

ข้อควรระวังเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้และใบวางบิล

สิ่งที่สำคัญมากๆ ของการออกใบวางบิลและใบแจ้งหนี้ คือ ความชัดเจน และความถูกต้อง สิ่งที่มักจะผิดพลาดในการออกเอกสารนี้คือ การกรอกรายละเอียดต่างๆ ไม่ครบถ้วน ไม่ตรงตามใบเสนอราคา จนต้องนำกลับไปแก้ไขใหม่ รวมไปถึงเรื่องของการลืมส่งเอกสาร ทำให้ลูกค้าได้รับเงินล่าช้ากว่ากำหนด จะทำให้มีปัญหาในการชำระเงิน และอีกหนึ่งปัญหาสำคัญที่หลายบริษัทมักจะพบเจอกันบ่อยๆ คือ วันรับวางบิลของลูกค้า ใบวางบิลต้องไปถึงมือลูกค้าในช่วงเวลาที่บริษัทของลูกค้ามีกำหนดการวางบิล หากล่าช้า หรือติดวันหยุดเสาร์ – อาทิตย์ วันหยุดนักขัตฤกษ์ อาจจะทำให้บริษัทไม่ได้รับเงินจากลูกค้าในเดือนนั้นๆ ทำให้ต้องรออีก 1 เดือน หรือจนกว่าจะถึงรอบวางบิลใหม่ 

และแน่นอนมันต้องมีปัญหาใหญ่เกิดขึ้นตามมา เช่น กำหนดวางบิลของลูกค้าคือวันที่ 1 – 5 ของทุกเดือน แต่เอกสารวางบิลของเราใส่รายละเอียดผิด ต้องนำไปแก้ไขแล้วส่งถึงมือลูกค้าในวันที่ 6 ก็จำเป็นที่จะต้องรอลูกค้าทำเรื่องชำระอีกทีในช่วงวันที่ 1 – 5 ของเดือนต่อไป แล้วค่าสินค้า ค่าพนักงาน ค่าภาษี ค่าบริการที่ลูกค้าได้รับหรือใช้ไปแล้วล่ะ ใครจะเป็นคนจ่ายก่อน? แน่นอนว่าคำตอบก็คือเรา ถ้าวางบิลไม่ทันค่าใช้จ่ายต่างๆ เราต้องเป็นคนจัดการรับผิดชอบออกไปก่อนทั้งหมด และนั้นอาจจะทำให้บริษัทของเราเกิดปัญหสทางการเงินได้ ดังนั้นเรื่องระยะเวลา และความถูกต้องในใบวางบิลเป็นเรื่องที่สำคัญมาก  

เช็กให้ชัวร์ก่อนออกใบวางบิล และใบแจ้งหนี้ ข้อมูลต้องชัวร์!

ข้อมูลผู้ออกใบวางบิลและใบแจ้งหนี้

• ชื่อและที่อยู่บริษัท – ร้านค้าธุรกิจ
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานสาขา
• เบอร์ติดต่อบริษัท – ร้านค้าธุรกิจ
• เลขที่ใบวางบิลในใบแจ้งหนี้
• ลายเซ็นผู้วางบิล และวันที่ที่ออกเอกสาร

ข้อมูลผู้รับใบวางบิลและใบแจ้งหนี้

• ชื่อ และที่อยู่ของลูกค้า
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
• รายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่สั่งซื้อ พร้อมยอดรวมของค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่ต้องชำระ
• วันที่กำหนดชำระเงินอย่างชัดเจน
• ลายเซ็นผู้รับใบวางบิล และวันที่รับเอกสาร

5 สิ่งที่ต้องจัดเตรียมในขั้นตอนของการออกใบวางบิล และใบแจ้งหนี้ทั้งหมด

• ออกใบวางบิล กำหนดรายละเอียดให้ครบถ้วน
• จัดเตรียมเอกสารจำนวน 1 ชุด เอกสารต้นฉบับ และสำเนา
• หากมีใบเสนอราคา ให้แนบเอกสารมาด้วย
• ผู้รับเอกสารจะต้องเซ็นชื่อเพื่อเป็นการรับรองการวางบิล
• จัดส่งให้ถึงมือลูกค้า และเมื่อได้รับเงิน ให้ออกใบเสร็จรับเงินพร้อมใบกำกับภาษีให้ลูกค้า

การสร้างใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล ด้วยโปรแกรม PEAK

PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ สามารถออกใบเสร็จรับเงินได้อย่างมืออาชีพในไม่กี่ขั้นตอน พบกับขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล ด้วยโปรแกรม PEAK ได้ที่การสร้างใบแจ้งหนี้  และการสร้างใบวางบิล

สรุป

ใบแจ้งหนี้และใบวางบิล เอกสารสำคัญที่ผู้ประกอบการ เจ้าของธุรกิจ จัดทำขึ้นเพื่อแจ้งยอดราคาของสินค้า หรือบริการ ให้ลูกค้าทราบถึงจำนวนเงินและวันครบกำหนดที่ต้องจ่าย ดังนั้นในการจัดทำใบแจ้งหนี้และใบวางบิล จึงควรตรวจสอบข้อมูลให้ถูกต้องก่อนส่งมอบให้กับลูกค้า เพื่อความน่าเชื่อถือของธุรกิจอีกด้วย

PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ออกบิลเงินสด, ใบเสร็จรับเงิน และเอกสารบัญชีต่างๆ ได้อย่าง สะดวก รวดเร็ว ในไม่กี่ขั้นตอน สร้างเอกสารทางธุรกิจ ครบถ้วน ถูกต้อง แม่นยำ ป้องกันปัญหาอย่างมืออาชีพ

ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท คลิก https://peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)

PEAK Call Center : 1485

LINE : @peakaccount

สอบถามเพิ่มเติม