บัญชี

ผู้ประกอบการที่ขายสินค้าทางออนไลน์ น่าจะคุ้นเคยกับการคิด ค่าขนส่งสินค้า สินค้ากันเป็นอย่างดี แต่ผู้ประกอบการหลายท่านอาจยังไม่ทราบว่า ค่าขนส่งที่เรียกเก็บจากลูกค้านั้น ถือเป็นเงินที่ต้องรับรู้เป็นรายได้อีกด้วย! ในบทความนี้เราจะพาคุณมาดูความเกี่ยวข้องกับค่าขนส่งสินค้าและการบันทึกบัญชีกัน ค่าขนส่งสินค้า คืออะไร ประกอบไปด้วยอะไรบ้าง ค่าขนส่งสินค้า คือ ค่าใช้จ่ายที่ผู้ส่งต้องจ่ายให้กับบริษัทขนส่ง เพื่อนำสินค้าไปให้ถึงมือลูกค้า การเรียกเก็บเงินค่าขนส่งจากลูกค้าเป็นหน้าที่ของผู้ขาย แต่ผู้ประกอบการหลายท่านอาจไม่ทราบว่า ค่าขนส่งสินค้า เหล่านี้ ไม่ว่าจะมาจากการสั่งซื้อผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์หรือสั่งกับร้านโดยตรง ถือเป็นรายได้ของบริษัท และจำเป็นต้องทำการบันทึกบัญชีอย่างชัดเจน ค่าขนส่งสินค้ากับการบันทึกบัญชี การบันทึกบัญชีของค่าขนส่งสินค้า จะมี 2 เรื่องหลักที่ผู้ประกอบการและนักบัญชีควรทราบดังนี้ เมื่อไหร่ที่ค่าขนส่ง จะนับเป็นรายได้ของเรา? ปัจจัยสำคัญในการใช้ดูว่า ค่าขนส่งสินค้า จะนับเป็นรายได้ของเราหรือของแพลตฟอร์มออนไลน์ ต้องดูว่าใครเป็นผู้ออกใบเสร็จค่าขนส่งสินค้าให้ลูกค้า  ค่าขนส่งสินค้า มี VAT หรือไม่? ในกรณีที่ธุรกิจทำการจด VAT เรียบร้อยแล้วก็จำเป็นที่จะต้องมีการออกใบกำกับภาษีรวมค่าขนส่งสินค้า และรับรู้ภาษีขายจากค่าขนส่งสินค้าที่เรานับว่าเป็นรายได้เช่นเดียวกัน ทั้งนี้ในกรณีที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ก็ไม่จำเป็นต้องคำนวณภาษีขายเพิ่ม ตัวอย่างการบันทึกบัญชีกรณีที่มีค่าขนส่งสินค้า ยกตัวอย่างการบันทึกบัญชีกรณีที่มีการขายสินค้าผ่านช่องทางออนไลน์ และจำเป็นต้องมีการบันทึกค่าขนส่งสินค้าเป็นรายได้ในบัญชี บริษัท A ขายเก้าอี้ผ่านช่องทางออนไลน์ราคา 1,000 บาท โดยมีค่าขนส่งสินค้าโดยบริษัทขนส่ง 50 บาท เมื่อลูกค้าชำระเงินและทำการจัดส่งสินค้าถึงมือลูกค้าเรียบร้อยแล้ว สามารถบันทึกบัญชีแยกได้ดังนี้ ราคารวมที่ลูกค้าต้องจ่ายคือ 1,000 + 50 = 1,050 บาท ทั้งนี้ หากบริษัท A ทำการจด VAT เรียบร้อยแล้วต้องทำการออกใบกำกับภาษี และต้องทำการบันทึกเป็นภาษีขาย 73.50 บาทด้วย โดยคิดเป็นราคารวม 1,123.50 บาท ทำไมบิลเก็บเงินค่าขนส่งสินค้า จากแพลตฟอร์มไม่ได้รวม VAT แต่ร้านค้าต้องคิด VAT? อีกหนึ่งคำถามที่หลายท่านอาจสงสัยเกี่ยวกับการคำนวณ VAT ของค่าขนส่งสินค้าจากแพลตฟอร์มออนไลน์ เพราะถ้าเราดูตัวอย่างใบเสร็จจากหัวข้อก่อนหน้านี้ จะเห็นได้ว่าไม่ได้มีการคิด VAT มาด้วย แต่ทำไมร้านค้าถึงต้องคิด VAT เข้าไปในค่าขนส่งสินค้า ซึ่งคำตอบแยกได้เป็นสองส่วนดังนี้ เกิดอะไรขึ้นหากไม่ได้บันทึกค่าขนส่งสินค้า ลงในบัญชีบริษัท หากผู้ประกอบการไม่ได้ทำการลงบันทึกค่าขนส่งสินค้าเป็นรายได้ของบริษัท อาจทำให้ตัวเลขในรายการธุรกรรมมีความคลาดเคลื่อน เช่นในใบเสนอราคามีการเรียกเก็บค่าขนส่งสินค้ารวมเป็นจำนวนเงินที่เรียกเก็บจากลูกค้า แต่ในบันทึกบัญชีกลับไม่ได้มีจำนวนเงินค่าขนส่งสินค้าในส่วนนี้ อาจเกิดปัญหาตอนกระทบยอดตรวจสอบบัญชี และอาจส่งผลต่อการจัดการเรื่องภาษีได้ด้วยเช่นเดียวกัน เคล็ดลับลดข้อผิดพลาดในการบันทึกบัญชีสำหรับผู้ประกอบการ ในส่วนถัดมาเรามีเคล็ดลับสำหรับผู้ประกอบการในการลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการบันทึกบัญชี ซึ่งนอกจากการทำตารางบัญชีให้เข้าใจง่าย และการบันทึกบัญชีตามลำดับ ไม่ข้ามไปมา ยังมีปัจจัยอื่นที่เป็นส่วนช่วยให้ทำได้ง่ายยิ่งขึ้น จะมีอะไรบ้างนั้นมาดูกัน เก็บเอกสารให้เป็นระบบ การทำงานบัญชีมักมาพร้อมกับเอกสารมากมายที่ต้องเก็บและจัดระเบียบ ดังนั้นการออกแบบระบบการจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องไม่ว่าจะเป็น ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี เอกสารเหล่านี้ควรได้รับการจัดหมวดหมู่อย่างเป็นระบบ และอาจเก็บทั้งรูปแบบไฟล์ และรูปแบบเอกสารจริง ตรงส่วนนี้หากจำเป็นต้องมีการอ้างอิงถึงเอกสารที่เก็บ นักบัญชีอาจต้องมีการบันทึกในบัญชีตามหมวดหมู่และระบบที่จัดเก็บ เช่น รหัสของเอกสาร เพื่อให้สามารถหยิบเอกสารเหล่านั้นออกมาตรวจสอบได้รวดเร็วมากขึ้น ทำสรุปบัญชีเป็นประจำทุกเดือน การทำบัญชีจำเป็นต้องทำเป็นประจำทุกเดือน เพื่อให้เห็นภาพรวมด้านการเงิน และบัญชีของธุรกิจ ตรงส่วนนี้จะเป็นตัวช่วยประกอบการตัดสินใจในการดำเนินธุรกิจต่าง ๆ เพราะผู้ประกอบการจะได้เห็นธุรกรรมทั้งหมดในแต่ละเดือน สามารถใช้คาดการณ์ วางแผน หรือปรับปรุงแนวทางการดำเนินธุรกิจให้ดียิ่งขึ้น ใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ การทำบัญชีในปัจจุบันมีการใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์เข้ามาช่วย เพื่อให้สามารถทำงานได้ง่ายยิ่งขึ้น ทั้งยังลดข้อผิดพลาดลงได้ เพราะโปรแกรมเหล่านี้มักมาพร้อมฟีเจอร์มากมาย ไม่ว่าจะเป็นด้านการบันทึกค่าใช้จ่าย การออกเอกสารที่เกี่ยวข้องอย่างใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ/ใบกำกับภาษี ทั้งยังสามารถจัดทำรายงานได้แบบเรียลไทม์ รวมไปถึงช่วยในเรื่องการจัดการเรื่องภาษีอีกด้วย ดังนั้นการปรับใช้โปรแกรมบัญชีในการทำงานก็เป็นหนึ่งในวิธีที่ช่วยให้การบันทึกบัญชีง่ายขึ้น และลดข้อผิดพลาดลงไปได้ บันทึกบัญชีง่าย ๆ ด้วยโปรแกรม PEAK Account PEAK Account โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ที่พร้อมเป็นตัวช่วยในการบันทึกบัญชี ด้วยฟีเจอร์สมุดบัญชีรายวัน ให้การบันทึกบัญชีง่ายยิ่งขึ้น และลดข้อผิดพลาด นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์อื่น ๆ อีกมากมาย อาทิ การจัดการด้านเอกสารทั้งรายรับ รายจ่าย จัดการด้านการเงินและบัญชี การจัดการภาษี รวมไปถึงสต๊อกสินค้า เรียกได้ว่าครอบคลุมทุกเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการทำบัญชี เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเตรียมความพร้อมสู่การเติบโตของธุรกิจ

การกระทบยอดธนาคาร เป็นการพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร ว่ายอดที่บันทึกในบัญชีและยอดเงินฝากในธนาคารตรงกันหรือไม่ จะช่วยให้การบันทึกบัญชีมีความถูกต้องมากขึ้น

หนังสือรับรองรายได้ เป็นเอกสารจำเป็นที่ผู้ประกอบการต้องรู้ เพราะนับเป็นเอกสารสำคัญสำหรับพนักงานในการนำไปใช้ยื่นทำธุรกรรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเงิน หรือเพื่อเป็นการยืนยันสถานะพนักงาน แต่ถ้าผู้ประกอบการไม่รู้จักเอกสารนี้ดี ออกให้ผิด หรือข้อมูลไม่ครบถ้วน ก็อาจทำให้พนักงานไม่สามารถใช้เอกสารดังกล่าวได้ และเกิดปัญหาตามมา ในบทความนี้เราเลยขอพาทุกท่านไปทำความรู้จักกับหนังสือรับรองรายได้ และข้อมูลสำคัญที่ต้องมี ทำความรู้จัก หนังสือรับรองรายได้ หนังสือรับรองรายได้ คือ หนังสือที่มักนำไปใช้เป็นหลักฐานในการยืนยันสถานะการเป็นพนักงาน หรือจำนวนเงินเดือนเพื่อแสดงสถานะความมั่นคงทางการเงิน เพราะในเอกสารจะระบุรายได้ของบุคคลดังกล่าวประกอบไปด้วย เงินเดือน เงินพิเศษ หรือโบนัส ซึ่งมักเป็นเอกสารที่จำเป็นต้องใช้เมื่อขอทำธุรกรรมทางการเงิน สมัครบัตรเครดิต กู้เงิน หรือในบางครั้งใช้เป็นหลักฐานประกอบเวลาขอวีซ่าเพื่อเดินทางไปต่างประเทศได้เช่นกัน ซึ่งหนังสือรับรองรายได้มักเป็นรูปแบบของหนังสือรับรองเงินเดือน สำหรับพนักงานประจำ หรือหนังสือรับรองการหักภาษี ณ​ ที่จ่ายสำหรับพนักงานอิสระ ข้อมูลที่ต้องมีในหนังสือรับรองรายได้ ข้อมูลในหนังสือรับรองรายได้มีความสำคัญและต้องระบุทั้งหมดให้ถูกต้องครบถ้วนเพื่อให้เอกสารนั้นสามารถใช้เป็นหลักฐานในการทำธุรกรรมต่าง ๆ ของพนักงานได้ โดยเอกสารหนังสือรับรองรายได้ ในรูปแบบที่เป็น หนังสือรับรองเงินเดือน สำหรับออกให้พนักงานประจำต้องมีข้อมูลดังนี้ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้นายจ้างสามารถทำเป็นร่างเอกสารที่เว้นพื้นที่สำหรับกรอกข้อมูลต่าง ๆ ได้ เพื่อเวลาที่ต้องออกเอกสารให้พนักงานจริง ๆ สามารถทำได้ง่ายและรวดเร็ว ไม่ต้องพิมพ์เอกสารใหม่ทุกครั้ง โดยจากตัวอย่างจะเป็น หนังสือรับรองเงินเดือน ที่เป็นเอกสารรับรองรายได้สำหรับพนักงานประจำ แต่ในกรณีที่เป็นพนักงานอิสระก็สามารถออกเอกสารรับรองรายได้ให้ได้เช่นเดียวกัน หนังสือรับรองรายได้สำหรับพนักงานอิสระ บางบริษัทที่มีการว่าจ้างพนักงานอิสระ หรือ พนักงานฟรีแลนซ์ในการทำงาน โดยพนักงานอิสระที่บริษัทดังกล่าวว่าจ้างก็มีสิทธิ์ที่จะขอหนังสือรับรองรายได้ได้เช่นเดียวกัน โดยเอกสารนี้จะเป็นรูปแบบของเอกสาร 50 ทวิ หรือหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ซึ่งสามารถใช้เป็นหลักฐานในการรับรองรายได้ของพนักงานฟรีแลนซ์ในการทำธุรกรรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องได้ แต่ในขณะเดียวกันก็ใช้ในการจัดการด้านภาษี อย่างการยื่นขอคืนภาษีได้เช่นเดียวกัน ซึ่งในเอกสาร 50 ทวิจะมีรูปแบบกำหนดมาโดยกรมสรรพากร สามารถนำข้อมูลไปกรอกได้เลย ทั้งนี้อย่าลืมตรวจสอบข้อมูลให้เรียบร้อยก่อนส่งมอบให้พนักงานเพื่อความถูกต้อง โดยในส่วนของวิธีการออก 50 ทวิ สามารถทำได้ผ่านโปรแกรมที่เกี่ยวข้องกับด้านการบริหารบุคคล ที่สามารถลงบันทึกบัญชีและออกเอกสาร 50 ทวิได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และสามารถส่งผ่านอีเมลได้อีกด้วย โดยปกติแล้วหากเป็นพนักงานอิสระ ผู้ประกอบการต้องออกหนังสือ 50 ทวิให้พนักงานทันทีหลังจากที่ทำการจ่ายเงินและหักภาษี ณ ที่จ่ายเรียบร้อยแล้วนั่นเอง หนังสือรับรองรายได้ต้องออกเมื่อไหร่ และใครเป็นผู้ออกหนังสือรับรองรายได้ หนังสือรับรองรายได้ ในกรณีที่เป็นหนังสือรับรองเงินเดือนออกให้พนักงานประจำสามารถออกได้เมื่อมีพนักงานขอ และเป็นหน้าที่ของผู้มีอำนาจในบริษัทสามารถเป็นฝ่ายบุคคล หรือฝ่ายบัญชีขึ้นอยู่กับการมอบหมาย โดยการออกหนังสือรับรองรายได้ ก็เป็นอีกหนึ่งเอกสารที่ต้องให้ความสำคัญในรายละเอียดความถูกต้อง และจำเป็นต้องลงลายมือชื่อของผู้มีอำนาจ หรือลงตราประทับทุกครั้ง เพราะหากมีการปลอมแปลงเอกสารเกิดขึ้น อาจส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของบริษัทได้ นอกจากนี้ยังเป็นการเพิ่มความน่าเชื่อถือให้เอกสารทำให้พนักงานสามารถนำไปใช้ได้ง่ายมากยิ่งขึ้น แต่ในส่วนของพนักงานอิสระ โดยปกติผู้ว่าจ้างต้องออกเอกสาร 50 ทวิให้หลังจากที่ทำการจ่ายเงินและหักภาษี​ ณ ที่จ่ายเสร็จสิ้น และในส่วนของผู้ออกเอกสารก็เป็นหน้าที่ของผู้ได้รับมอบหมาย ขึ้นอยู่กับการจัดการภายในของแต่ละธุรกิจ หลังจากออกเอกสารแล้วหนังสือรับรองรายได้มีอายุการใช้งานถึงเมื่อไหร่? รายได้ของพนักงานสามารถเปลี่ยนแปลงได้ และรวมไปถึงการเปลี่ยนงานของพนักงานเช่นกัน ดังนั้นหนังสือรับรองเงินเดือนจึงมีการกำหนดอายุการใช้งาน ที่หนังสือแต่ละฉบับนั้นสามารถนำไปใช้ในการยื่นทำธุรกรรม หรือใช้เป็นหลักฐานได้ โดยอายุของหนังสือรับรองรายได้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ในการใช้งาน โดยสามารถแบ่งได้เป็นสามส่วนดังนี้ หนังสือรับรองรายได้สามารถนำไปใช้ทำอะไรได้บ้าง? โดยส่วนใหญ่การขอหนังสือรับรองรายได้ของพนักงาน มักนำไปใช้ในวัตถุประสงค์ด้านการทำธุรกรรมการเงินกับธนาคาร เพราะหนังสือรับรองรายได้ใช้เป็นหลักฐานรายได้ของพนักงานว่ามีเงินรายเดือน สามารถชำระสินเชื่อหรือบัตรเครดิตได้จริงตามที่กำหนด รวมไปถึงวงเงินบัตรเครดิตที่ทางธนาคารจะให้ก็ขึ้นอยู่กับเงินเดือนในหนังสือรับรองรายได้ของพนักงานเช่นกัน ในส่วนของกรณีการยื่นขอวีซ่า หลายครั้งก็ใช้หนังสือรับรองรายได้เช่นเดียวกัน เพราะนอกจากช่วยแสดงความมั่นคงด้านการเงิน ก็ช่วยเป็นหลักฐานยืนยันได้ด้วยว่าบุคคลดังกล่าวมีอาชีพอยู่ในประเทศไทย เพิ่มโอกาสในการพิจารณาให้วีซ่าของประเทศนั้น ๆ ได้ นอกจากนี้อาจมีเอกสารอื่นประกอบ เช่น เอกสารรับรองการทำงาน ข้อควรระวังในการออกหนังสือรับรองรายได้ หนังสือรับรองรายได้มักใช้เป็นหลักฐานในการทำธุรกรรมต่าง ๆ ของพนักงาน เพราะฉะนั้นในฐานะนายจ้างก็ควรที่จะต้องให้ความสำคัญกับรายละเอียดในเอกสาร เพื่อให้ข้อมูลได้อย่างถูกต้อง และพนักงานสามารถนำเอกสารดังกล่าวไปใช้เป็นหลักฐานตามจุดมุ่งหมายได้จริง ด้วยเหตุผลนี้ทำให้ข้อควรระวังที่ผู้ประกอบการ หรือผู้มีอำนาจในการออกเอกสารควรให้ความสำคัญ คือ ข้อมูลในเอกสารที่ต้องใส่ให้ถูกต้องทั้งหมด และมีการลงนามอย่างชัดเจนเพื่อยืนยันความถูกต้องของเอกสารสามารถนำไปใช้เป็นหลักฐานได้จริง ออกหนังสือรับรองรายได้อย่างไร ให้สะดวก รวดเร็วมากที่สุด การออกหนังสือรับรองรายได้ ถึงแม้จะดูไม่ใช่งานที่ใช้เวลาหรือซับซ้อนมาก แต่ถ้าจำเป็นต้องออกหลาย ๆ ครั้งก็กินเวลาการทำงานของผู้รับผิดชอบไปพอสมควร ดังนั้นเพื่อให้การออกเอกสารนี้ง่ายยิ่งขึ้นเราแนะนำให้มีการทำรูปแบบเตรียมไว้ สามารถกรอกข้อมูลและพิมพ์เอกสารได้สะดวกขึ้นนั้นเองในส่วนของธุรกิจที่มีการจ้างพนักงานอิสระต้องออกใบ 50 ทวิให้อยู่แล้ว และพนักงานอิสระสามารถนำเอกสารนี้ไปใช้เป็นหนังสือรับรองรายได้ แนะนำให้ใช้โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ PEAK ที่มีฟีเจอร์ในการออกเอกสาร 50 ทวิได้อย่างรวดเร็ว พร้อมส่งผ่านอีเมลหรือพิมพ์ออกมาเป็นเอกสาร ช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ยุ่งยากเพื่อประสิทธิภาพที่ดียิ่งขึ้น ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาทคลิก (ไม่มีค่าใช้จ่าย)PEAK Call Center : 1485LINE : @peakaccountสอบถามเพิ่มเติม คลิก

วิธีการ ออกใบเสร็จรับเงิน สามารถทำได้หลายรูปแบบ ซึ่งแต่ละวิธีก็เหมาะสมกับธุรกิจที่แตกต่างกันออกไป ในบทความนี้เรารวบรวมวิธีการทำใบเสร็จรับเงินที่หลายธุรกิจนิยมใช้ พร้อมแนะนำรูปแบบที่เหมาะสมกับธุรกิจในยุคปัจจุบัน ใบเสร็จรับเงิน คืออะไร? ใบเสร็จรับเงิน คือ เอกสารที่ผู้ประกอบการต้องออกให้แก่ลูกค้าเมื่อทำการขายสินค้า โดยใบเสร็จรับเงินเป็นหลักฐานยืนยันว่าผู้ขายได้รับเงินจากผู้ซื้อเรียบร้อยแล้ว ตัวอย่างใบเสร็จรับเงินในแต่ละรูปแบบ ใบเสร็จรับเงินมีรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป ถึงแม้ว่าจะมีวัตถุประสงค์เพื่อการใช้เป็นหลักฐาน แต่ในหลายครั้งใบเสร็จรับเงินก็มักใช้ร่วมกับเอกสารอื่น เช่น ใบกำกับภาษี โดยเห็นตัวอย่างได้จากใบเสร็จที่มีการเขียนกำกับในหัวเอกสารว่า “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี” ซึ่งปกติแล้วจะมีเอกสารทั้งหมด 3 รูปแบบ  ซึ่งในรูปแบบที่ 2 และ 3 ที่เป็นใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษี ผู้ประกอบการที่สามารถออกเอกสารได้ต้องเป็นผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว ในส่วนของรูปแบบที่ 1 มักใช้ธุรกิจที่ยังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือร้านค้าขนาดเล็ก ไม่ได้มีการใช้ระบบ POS หรือใช้โปรแกรมบัญชีในการออกเอกสาร ส่วนมากจะเขียนเอกสารด้วยมือ ซึ่งจะมีข้อควรระวังในด้านความถูกต้องของเอกสาร เพราะหากออกผิด ไม่ครบถ้วนตามกำหนด ใบเสร็จรับเงินดังกล่าวจะไม่สามารถใช้เป็นหลักฐานการรับเงินได้ ดังนั้นแล้วสำหรับผู้ประกอบการ การออกใบเสร็จรับเงินจึงเป็นขั้นตอนที่ควรให้ความสำคัญไม่แพ้กับการออกเอกสารอื่น เช่น ใบแจ้งหนี้ หรือใบวางบิล ออกใบเสร็จรับเงิน รูปแบบไหนได้บ้าง? เพื่อลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดในการออกเอกสารของผู้ประกอบการ ในส่วนถัดมาเราจะแนะนำวิธีการสร้างใบเสร็จรับเงินทุกรูปแบบ เพื่อให้ผู้ประกอบการเลือกใช้รูปแบบที่ตอบโจทย์ และเหมาะสมกับธุรกิจ ซึ่งวิธีที่สะดวกที่สุดสามารถทำได้ 3 รูปแบบด้วยกันดังนี้ 1. เขียนด้วยมือ อันดับแรกการเขียนด้วยมือผ่านการใช้กระดาษคาร์บอน ที่มักใช้ในการทำบิลเงินสด วิธีการทำใบเสร็จรับเงินรูปแบบนี้จะมีขั้นตอนที่ง่าย เมื่อรับเงินเสร็จสามารถเขียนให้ลูกค้าได้ทันที แต่ก็มาพร้อมปัญหาที่อาจเกิดจากความผิดพลาดในการเขียนเอกสารจนทำให้ไม่สามารถใช้เอกสารเป็นหลักฐานได้  นอกจากนี้ยังมีขั้นตอนการเก็บรักษาที่ยุ่งยากเพราะเป็นกระดาษจริง ถ้าเก็บเอกสารไม่เป็นระเบียบอาจมีเอกสารสูญหาย หรือต้องใช้เวลานานในการค้นหา โดยเฉพาะในธุรกิจที่ต้องออกใบเสร็จรับเงินเป็นประจำ รวมไปถึงเรื่องของความน่าเชื่อถือของเอกสารที่อาจน้อยกว่ารูปแบบใบเสร็จรับเงินที่พิมพ์ขึ้นมา จึงไม่เหมาะกับธุรกิจที่มีการซื้อขายบ่อย ๆ เนื่องจากอาจทำได้ช้าและจำนวนของใบเสร็จจะมีเยอะมาก หรือแม้กระทั่งธุรกิจที่ต้องติดต่อซื้อขายกับธุรกิจด้วยกันเองบ่อย ความน่าเชื่อถือเป็นเรื่องสำคัญ การใช้เอกสารบิลเงินสดแบบเขียนมือก็อาจลดความน่าเชื่อถือ เสียโอกาสทางธุรกิจไปได้ 2. ใช้โปรแกรมสำนักงานทั่วไป หนึ่งในรูปแบบที่หลายคนมักใช้คือการออกเอกสารผ่านโปรแกรมสำนักงานทั่วไป เช่น Excel หรือ Word ที่สามารถออกเอกสารได้เช่นเดียวกัน ซึ่งจะมีความน่าเชื่อถือมากกว่าการเขียนบิลเงินสดด้วยมือ แต่ก็มักมาพร้อมความยุ่งยากเนื่องจากโปรแกรมเหล่านี้ไม่ได้ถูกคิดค้นมาเพื่อการออกเอกสารประเภทนี้โดยเฉพาะ และถึงแม้ว่าจะเป็นการทำเอกสารผ่านรูปแบบไฟล์ แต่ก็ยังยากในการบันทึกข้อมูล หรือเชื่อมข้อมูลของระบบบัญชี ทำให้อาจยังไม่เหมาะสำหรับการใช้ในธุรกิจมากเท่าที่ควร 3. ใช้โปรแกรมบัญชี โปรแกรมบัญชีเป็นวิธีการสร้างใบเสร็จรับเงินที่เหมาะสมสำหรับการทำธุรกิจมากที่สุด เพราะเป็นโปรแกรมที่เกี่ยวข้องกับด้านการเงินโดยเฉพาะอยู่แล้ว สามารถเชื่อมต่อข้อมูลกับระบบบัญชี นอกจากนี้คือหน้าตาของเอกสารที่สามารถใส่โลโก้ของธุรกิจของเราเพื่อสร้างความน่าเชื่อถือให้กับเอกสารได้ นอกจากนี้ในโปรแกรมบัญชีมักสามารถใช้ในการออกเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในขั้นตอนการทำธุรกรรมได้อย่างครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็น ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล นอกจากนี้หากต้องการออกเอกสารใบเสร็จรับเงินที่เป็นใบกำกับภาษีด้วยก็สามารถทำได้เช่นกัน ผู้ประกอบการ SME เลือกใช้วิธีไหนในการสร้างใบเสร็จรับเงินได้ดีที่สุด? น่าจะสามารถเดาได้ไม่ยากว่ารูปแบบที่เหมาะสมมากที่สุดคือการใช้ โปรแกรมบัญชี ไม่ว่าจะเป็นผู้ประกอบการ SME ที่ทำธุรกิจแบบ B2B (Business to Business) หรือ B2C (Business to Customer) การมีโปรแกรมบัญชีที่ไม่เพียงแค่การสร้างใบเสร็จรับเงิน แต่ยังสามารถนำไปใช้การจัดการระบบบัญชีหลังบ้านที่เป็นปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อการเติบโตของธุรกิจโดยเฉพาะก็เป็นเรื่องที่ ยิ่งธุรกิจที่อยู่ในช่วงเริ่มต้น หากมีระบบหลังบ้านที่แข็งแรง เตรียมความพร้อมสู่การเติบโตได้มั่นคงและยั่งยืนวิธีการปรับใช้โปรแกรมบัญชีในการสร้างใบเสร็จรับเงินสำหรับผู้ประกอบการ การปรับใช้โปรแกรมบัญชีในการสร้างใบเสร็จสำหรับธุรกิจเป็นขั้นตอนที่ไม่ซับซ้อน เพราะโปรแกรมที่ดีมักออกแบบโดยผู้ที่เข้าใจการทำงานด้านบัญชีจริง ๆ และผ่านการออกแบบให้ผู้ประกอบการที่อาจไม่คุ้นเคยกับระบบของบัญชีสามารถเข้าใจได้ง่าย และนอกจากนี้โปรแกรมที่ดีควรมาพร้อมคู่มือการใช้งานที่ครบถ้วนเพื่อให้ผู้ประกอบการสามารถปรับใช้ได้อย่างรวดเร็วมากที่สุด ในส่วนของขั้นตอนการสร้างใบเสร็จรับเงินผ่านโปรแกรมนั้นสามารถทำตามขั้นตอนได้ง่าย ๆ โดยเราขอยกตัวอย่างจากโปรแกรม PEAK ที่สามารถทำตามได้ดังนี้ วิธีการปรับใช้โปรแกรมบัญชีในการสร้างใบเสร็จรับเงินสำหรับผู้ประกอบการ การปรับใช้โปรแกรมบัญชีในการสร้างใบเสร็จสำหรับธุรกิจเป็นขั้นตอนที่ไม่ซับซ้อน เพราะโปรแกรมที่ดีมักออกแบบโดยผู้ที่เข้าใจการทำงานด้านบัญชีจริง ๆ และผ่านการออกแบบให้ผู้ประกอบการที่อาจไม่คุ้นเคยกับระบบของบัญชีสามารถเข้าใจได้ง่าย และนอกจากนี้โปรแกรมที่ดีควรมาพร้อมคู่มือการใช้งานที่ครบถ้วนเพื่อให้ผู้ประกอบการสามารถปรับใช้ได้อย่างรวดเร็วมากที่สุด ในส่วนของขั้นตอนการสร้างใบเสร็จรับเงินผ่านโปรแกรมนั้นสามารถทำตามขั้นตอนได้ง่าย ๆ โดยเราขอยกตัวอย่างจากโปรแกรม PEAK ที่สามารถทำตามได้ดังนี้ 1. สร้างใบเสร็จรับเงิน ขั้นตอนแรกสามารถคลิกสร้างใบเสร็จรับเงิน โดยการไปที่เมนู รายรับ > ใบเสร็จรับเงิน > +สร้าง 2. ระบุข้อมูลการซื้อขาย ถัดมาเป็นขั้นตอนการกรอกข้อมูลการซื้อขาย รวมไปถึงเลือกว่าต้องการให้ใบเสร็จรับเงินฉบับนั้นเป็น ใบกำกับภาษีด้วยหรือไม่ นอกจากนี้ ผู้ประกอบการควรตรวจสอบข้อมูลการซื้อขายทั้ง ข้อมูลลูกค้า การออกใบกำกับภาษี รายการสินค้า/บริการ จำนวน และราคา ให้ถูกต้องเพื่อลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาด 3. อนุมัติใบเสร็จรับเงิน เมื่อระบุข้อมูลและตรวจสอบข้อมูลอย่างละเอียดถี่ถ้วนแล้ว หลังจากนั้นเลือกช่องทางการรับเงิน และกดอนุมัติใบเสร็จรับเงิน เพื่อทำการออกเอกสารได้เลย โดยข้อมูลของการออกใบเสร็จรับเงินจะบันทึกสู่ระบบ สามารถเรียกดูย้อนหลังได้ วิธีตรวจสอบความถูกต้องของใบเสร็จรับเงิน ความถูกต้องของใบเสร็จรับเงินเป็นสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญ ในส่วนนี้เราพาผู้ประกอบการทุกท่านมาดูกันว่า ก่อนออกใบเสร็จรับเงิน ผู้ประกอบการควรตรวจสอบข้อมูลอะไรบ้าง 1. ข้อมูลผู้ซื้อ และผู้ขาย ไม่ว่าจะเป็นชื่อบริษัท ที่อยู่ หรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษี เพราะเป็นข้อมูลที่ใช้ในการระบุถึงตัวตนระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย ควรสอบถามข้อมูลที่อยู่ของผู้ซื้อให้ชัดเจน อย่างไรก็ตาม หากเป็นการออกใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ข้อมูลของผู้ซื้ออาจไม่จำเป็นต้องระบุในเอกสารส่วนนี้ 2. วัน เดือน ปี และลำดับที่ของเอกสาร วัน เดือน ปี และลำดับของเอกสาร เป็นข้อมูลที่หลายคนอาจมองข้าม แต่หากก็เป็นข้อมูลที่สามารถใช้อ้างอิงได้ในกรณีที่ต้องมีการตรวจสอบเอกสารเกิดขึ้น 3. รายละเอียดของสินค้า ในส่วนสำคัญของเอกสารใบเสร็จรับเงิน คือ รายละเอียดของสินค้าหรือบริการ ที่จะระบุถึงข้อมูลการซื้อขาย รวมไปถึงราคาของสินค้า และหากใบเสร็จรับเงินที่ออกเป็นใบกำกับภาษีด้วย ตรวจส่วนนี้ก็ต้องระบุจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มด้วยเช่นเดียวกัน โดยหลักแล้วข้อมูลที่จำเป็นในใบเสร็จรับเงินจะมีทั้งหมด 3 ส่วนด้วยกัน และผู้ประกอบการควรที่จะตรวจสอบทั้ง 3 ส่วนนี้ให้ละเอียด และถูกต้อง เพื่อให้เอกสารถูกต้องและสามารถนำไปใช้งานเป็นหลักฐานการรับเงินได้จริง ทั้งนี้หากเอกสารใบเสร็จรับเงินนั้นเป็นใบกำกับภาษีด้วย ก็จะมีรายละเอียดอื่น ๆ เช่น จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม รวมไปถึงการระบุอย่างชัดเจนว่าเอกสารดังกล่าวเป็น ใบกำกับภาษี เริ่มต้นใช้โปรแกรมบัญชีในธุรกิจ เพื่อการออกใบเสร็จรับเงินและการจัดการระบบบัญชีที่ง่ายยิ่งขึ้น ตอนนี้ทุกท่านน่าจะมองเห็นถึงความน่าสนใจ และประโยชน์ของการใช้โปรแกรมบัญชีในการออกใบเสร็จรับเงินกันแล้ว ซึ่งความน่าสนใจคือ การปรับใช้โปรแกรมบัญชีในธุรกิจไม่เพียงแค่การออกใบเสร็จรับเงินเพียงอย่างเดียว แต่ยังช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถจัดการบัญชีอย่างเป็นระบบ ลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดในการบันทึกบัญชี ไปจนถึงการจัดการเอกสารต่าง ๆ ซึ่งโปรแกรมบัญชี PEAK ก็เป็นหนึ่งในโปรแกรมแบบครบวงจรที่สามารถออกใบเสร็จรับเงิน จัดการระบบบัญชี สามารถปรับใช้ในองค์กรได้อย่างรวดเร็ว มาพร้อมคู่มือการใช้งานทุกขั้นตอน เริ่มต้นเตรียมความพร้อมให้ธุรกิจ ด้วยการจัดการบัญชีอย่างเป็นระบบเพื่อรองรับการเติบโตอย่างยั่งยืน ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาทคลิก (ไม่มีค่าใช้จ่าย)PEAK Call Center : 1485LINE : @peakaccountสอบถามเพิ่มเติม คลิก

บิลเงินสดคืออะไร? ต่างจากใบเสร็จรับเงินอย่างไร และออกให้ลูกต้าตอนไหนบ้าง มาเรียนรู้ผ่านบทความนี้ พร้อมดูตัวอย่างบิลเงินสด คลิกอ่านเลย

ใบวางบิล และใบแจ้งหนี้คือ เอกสารที่ผู้ประกอบการ เจ้าของธุรกิจ รวมไปถึงบริษัทต่าง ๆ จัดทำขึ้นเพื่อแจ้งยอดของสินค้า หรือบริการ ให้ลูกค้าทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องจ่าย และกำหนดวันที่ลูกค้าต้องจ่ายชำระกับทางบริษัท ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในการทำธุรกิจ

ใบกำกับภาษีเต็มรูป เป็นใบกำกับภาษีแบบที่ผู้ซื้อสามารถนำไปใช้เป็นภาษีซื้อได้ ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปจะประกอบไปด้วยอะไรบ้าง หาคำตอบได้ที่นี่เลยครับ

เวลาซื้อของหรือทานข้าวตามร้านในห้าง หรือร้านสะดวกซื้อ มักจะได้รับ ใบเสร็จรับเงิน อยู่เสมอไม่ว่าเราจะได้ขอจากพนักงานหรือไม่ ซึ่งใบเสร็จก็เป็นเอกสารสำคัญที่ต้องมีการออกให้ลูกค้าเสมอ และในฐานะผู้ประกอบการก็จำเป็นที่จะต้องรู้จัก และสามารถออกเอกสารนี้ได้อย่างถูกต้องให้แก่ลูกค้า ไม่ว่าจะทำธุรกิจขายสินค้าหรือบริการก็จำเป็น ในบทความนี้เราจึงจะมาแนะนำให้ทุกท่านรู้จักกับใบเสร็จมากขึ้น พร้อมแล้วมาติดตามกันเลย ใบเสร็จ (Receipt) คืออะไร? ใบเสร็จ หรือ Receipt คือ เอกสารที่ออกเพื่อเป็นหลักฐาน และเป็นการยืนยันว่าผู้ขายได้รับเงินจากผู้ซื้อเรียบร้อยแล้ว โดยจะเป็นเอกสารที่ผู้ขายต้องออกให้ผู้ซื้อทุกครั้งเมื่อมีการรับเงินที่มีมูลค่ามากกว่า 100 บาทขึ้นไป ไม่ว่าลูกค้าจะขอใบเสร็จหรือไม่ ใบเสร็จมีกี่รูปแบบ อะไรบ้าง? ถึงแม้ว่าการซื้อขายจะยังไม่เสร็จสมบูรณ์ แต่มีการจ่ายเงินล่วงหน้าไปเรียบร้อยแล้วก็จะเป็นต้องออกใบเสร็จให้แก่ผู้จ่ายเงินด้วยเช่นกัน  ทั้งนี้ธุรกิจที่มีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว และธุรกิจที่ยังไม่ได้จดจะออกใบเสร็จที่แตกต่างกันเล็กน้อย โดยสามารถแบ่งออกเป็น 3 ประเภทหลัก ๆ ดังนี้ 1. ใบเสร็จรับเงินทั่วไป สำหรับธุรกิจที่ยังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม สามารถออกเป็นรูปแบบใบเสร็จรับเงินธรรมดาที่มีข้อมูลของสินค้าหรือบริการ และรายละเอียดทั่วไปได้ 2. ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ถัดมาเป็นใบเสร็จที่มักพบในชีวิตประจำวันจะเป็น ใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ซึ่งก็คือใบเสร็จกระดาษใบเล็กที่จะได้รับหลังชำระเงินให้ร้านสะดวกซื้อ หรือร้านอาหารนั่นเอง โดยข้อมูลในใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ จะระบุข้อมูลที่อยู่ของผู้ขาย ข้อมูลสินค้าหรือบริการ และราคาไว้ แต่จะไม่ได้ลงรายละเอียดเกี่ยวกับผู้ซื้อ ซึ่งผู้ประกอบการที่สามารถออกใบเสร็จประเภทนี้ได้ต้องเป็นผู้ที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว และเป็นธุรกิจประเภทค้าปลีกและค้าขายกับลูกค้ารายย่อย ที่อาจมีจำนวนการซื้อขายต่อวันหลายครั้ง และลูกค้าไม่ได้มีความจำเป็นที่จะต้องใช้ใบเสร็จรับเงินในการดำเนินการด้านเอกสาร 3. ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป ทั้งนี้สำหรับผู้ประกอบการที่ทำธุรกิจแบบ B2B (Business to Business) รูปแบบของใบเสร็จที่ออกอาจมีความแตกต่างออกไปเป็นรูปแบบ ใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป โดยจะเป็นรูปแบบที่มีข้อมูลละเอียดมากกว่าใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ มีการระบุข้อมูลของผู้ซื้อ ซึ่งธุรกิจที่ออกใบเสร็จประเภทนี้ก็จะเป็นต้องมีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเรียบร้อยแล้วเช่นกัน และโดยส่วนใหญ่จะออกให้กับลูกค้าที่เป็นกิจการ เพราะมักจะต้องใช้เอกสารนี้ในการดำเนินการด้านบัญชีต่อไป นอกจากประเภทของใบเสร็จทั้ง 3 รูปแบบที่เราได้ยกตัวอย่างมา ยังมีรูปแบบบิลเงินสดที่มีรายละเอียดน้อยมากที่สุด มักใช้กันในร้านขายของชำ ร้านขายของทั่วไป เขียนรายละเอียดด้วยมือ ซึ่งเป็นรูปแบบใบเสร็จที่มีความน่าเชื่อถือน้อยที่สุดเมื่อเทียบกับรูปแบบอื่น โดยสรุปแล้วสำหรับผู้ประกอบการ ขึ้นอยู่กับว่าดำเนินธุรกิจประเภทไหนอยู่ หากทำธุรกิจที่เน้นการซื้อขายกับผู้ประกอบการด้วยกันเป็นหลักก็อาจมีโอกาสได้ใช้ใบเสร็จแบบใบกำกับภาษีเต็มรูปมากกว่า แต่ถ้าทำธุรกิจค้าปลีก ขายให้ลูกค้ารายย่อยเป็นหลักก็จะใช้ใบเสร็จแบบใบกำกับภาษีอย่างย่อบ่อยกว่านั่นเอง ทั้งนี้ควรมีระบบโปรแกรมบัญชีที่สามารถออกเอกสารได้ครบทุกรูปแบบจะดีมากที่สุด ข้อมูลที่ต้องมีบนใบเสร็จ สำหรับใบเสร็จทั้ง 3 รูปแบบนั้นมีข้อมูลที่ต้องระบุค่อนข้างใกล้เคียงกันต่างกันเพียงเล็กน้อยตามความละเอียดของแต่ละประเภท ซึ่งทั้ง 3 แบบมีข้อมูลสำคัญที่ต้องระบุดังนี้ 1. ข้อมูลในใบเสร็จรับเงินทั่วไป 2. ข้อมูลในใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป 3. ข้อมูลในใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ใบเสร็จออกในกรณีไหนได้บ้าง โดยปกติใบเสร็จจะต้องออกทุกครั้งเมื่อ ได้รับเงินครบ ก็สามารถออกเอกสารฉบับนี้ออกมาเพื่อยืนยันเป็นหลักฐานการรับเงินได้เลย เพราะหากทำการซื้อขายเสร็จแล้ว แต่ทางผู้ขายไม่ออกเอกสารใบเสร็จรับเงินให้เรียบร้อยหลังจากที่ได้รับเงินแล้ว อาจมีบทลงโทษปรับเงินไม่เกิน 500 บาท จำคุกไม่เกินหนึ่งเดือน หรือทั้งจำทั้งปรับ ออกใบเสร็จอย่างไรให้ง่าย สะดวก รวดเร็ว ซึ่งการออกใบเสร็จเป็นขั้นตอนที่ธุรกิจที่มีการซื้อขายหลายครั้งในแต่ละเดือนจำเป็นต้องทำเป็นประจำ ซึ่งมาพร้อมกองเอกสารมากมายที่ต้องเก็บไว้เพื่อเป็นหลักฐาน จากในอดีตที่ออกใบเสร็จกันด้วยวิธีการเขียนมือทุกรายการ ทำให้มีความยุ่งยากและเสียเวลา ทั้งยังมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดสูง ไปจนถึงการต้องเตรียมพื้นที่สำหรับการจัดเก็บเอกสาร ในปัจจุบันจึงหันมานิยมใช้รูปแบบการพิมพ์ใบเสร็จผ่านโปรแกรมหน้าร้าน เช่น ระบบ POS ที่สามารถพิมพ์ใบเสร็จให้ลูกค้าเมื่อมีการจ่ายเงินได้ทันที ไม่จำเป็นต้องนั่งเขียนทีละรายการ นอกจากนี้ในกรณีที่พิมพ์ใบเสร็จแบบใบกำกับภาษีก็มีโปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่เข้ามารองรับการใช้งานในส่วนนี้ ทำให้คุณสามารถพิมพ์เอกสารได้ง่ายขึ้น แถมบันทึกให้อัตโนมัติในระบบ สามารถเรียกดูได้ไม่ต้องพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษ ที่สำคัญคือส่งให้ลูกค้าได้ง่ายผ่านรูปแบบไฟล์ได้เลย พื้นฐานของธุรกิจที่ประสบความสำเร็จมักมาพร้อมกับระบบภายในที่จัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระเบียบ การปรับใช้เทคโนโลยีหรือโปรแกรมเหล่านี้ก็สามารถช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถดำเนินธุรกิจได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ตัวช่วยสร้างระบบที่ดีในองค์กร โปรแกรมบัญชี PEAK มาพร้อมระบบการจัดการด้านบัญชีอย่างครบวงจรเพื่อธุรกิจทุกขนาด ให้การทำงานเป็นระบบ ลดขั้นตอนอันยุ่งยาก และเพิ่ม Productivity ของพนักงาน เพื่อความสำเร็จขององค์กรในระยะยาว โดยโปรแกรม PEAK สามารถจัดทำใบเสร็จได้ทุกรูปแบบ รวมไปถึงการพิมพ์ใบเสนอราคา หรือใบแจ้งหนี้ที่มักใช้ในขั้นตอนการซื้อขายเช่นกัน ทั้งยังสามารถเชื่อมต่อกับระบบ POS ที่ใช้ในการบริหารจัดการหน้าร้านได้อีกด้วย เริ่มต้นใช้วันนี้เพื่อการเติบโตขององค์กรในอนาคต ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาทคลิก (ไม่มีค่าใช้จ่าย)PEAK Call Center : 1485LINE : @peakaccountสอบถามเพิ่มเติม คลิก

ใบแจ้งหนี้ Invoice คือ? ใบแจ้งหนี้ หรือ Invoice คือ เอกสารทางบัญชีที่ผู้ขายสินค้าหรือบริการออกให้กับผู้ซื้อหลังจากที่มีการซื้อขายสินค้า/บริการเสร็จสิ้นแล้ว เป็นเอกสารที่ออกเพื่อแจ้งหนี้หรือยอดชำระให้ผู้ซื้อทราบอีกครั้ง โดยใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่จะมีช่วงเวลาการจ่ายเงินกำหนดไว้อย่างชัดเจน ไม่จำเป็นต้องจ่ายในทันทีที่ออกเอกสาร เอกสารประเภทนี้จึงมักใช้ร่วมกับการซื้อขายในรูปแบบ Business to Business (B2B) ที่แต่ละบริษัทมักจะมีกำหนดรอบวันจ่ายเงินที่ชัดเจนอยู่แล้วนั่นเอง ใครเป็นคนออกใบแจ้งหนี้ Invoice? ผู้ขายสินค้า/บริการ มีหน้าที่ต้องออกใบแจ้งหนี้ให้แก่ผู้ซื้อ โดยส่วนใหญ่จะเป็นหน้าที่ของพนักงานฝ่ายบัญชีในการออกเอกสารและประสานงานกับบริษัทที่ทำการซื้อขายด้วยกัน แต่ถ้าในธุรกิจยังมีพนักงานจำนวนไม่เยอะ ผู้ประกอบการก็สามารถออกเอกสารได้ด้วยการใช้โปรแกรมบัญชีที่จะมีเทมเพลตเอกสารใบแจ้งหนี้ให้อย่างเรียบร้อยครบถ้วน เพราะใบแจ้งหนี้ Invoice คือหนึ่งในเอกสารพื้นฐานที่สำคัญในการดำเนินธุรกิจประเภท B2B เลยก็ว่าได้ ใบแจ้งหนี้ Invoice ต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง? ใบแจ้งหนี้ Invoices คือเอกสารที่อยู่ในขั้นตอนการซื้อขายสินค้าหรือบริการ เช่นเดียวกับ ใบเสนอราคา Quotation แต่จะเป็นเอกสารที่ออกให้หลังจากซื้อขายเสร็จสิ้นแล้ว อย่างไรก็ตามข้อมูลในใบแจ้งหนี้กับใบเสนอราคาจะค่อนข้างใกล้เคียงกัน โดยระบุข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับการซื้อขายในครั้งดังกล่าวไม่ว่าจะเป็นข้อมูลผู้ซื้อ ผู้ขาย รายละเอียดสินค้า/บริการ ยอดชำระรวม และส่วนท้ายสำหรับลงลายมือชื่อทั้งสองฝั่ง ซึ่งข้อมูลจำเป็นสามารถแบ่งได้เป็น 3 ส่วนดังนี้ 1. ส่วนหัวกระดาษ ส่วนแรกด้านบนสุดของใบแจ้งหนี้ จะเป็นการระบุข้อมูลทั่วไปของผู้ซื้อและผู้ขาย พร้อมระบุ ‘ใบแจ้งนี้ Invoice’ ให้ชัดเจนเพื่อให้ทราบว่าเอกสารฉบับนี้เป็นเอกสารอะไร 2. รายละเอียดการซื้อขาย ถัดมาต่อจากส่วนหัวกระดาษที่เราได้ลงรายละเอียดของผู้ซื้อและผู้ขายไว้สำหรับเป็นข้อมูลแล้ว ต่อมาจะเป็นส่วนของรายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่ได้ทำการซื้อขายของใบแจ้งหนี้นี้ โดยในส่วนของข้อมูลจะต้องระบุให้ละเอียดครบถ้วน พร้อมชี้แจงราคาของแต่ละส่วนอย่างชัดเจน  ทั้งนี้ในการทำธุรกิจที่เป็นการให้บริการอาจมีการจำแนกที่ค่อนข้างต่างจากการขายสินค้าแบบทั่วไป ยกตัวอย่างเช่น กรณีที่ผู้ขายให้บริการด้านการทำการตลาดวางแผนกลยุทธิ์ และทำโฆษณาออนไลน์ ที่ซึ่งมักจะมีรายละเอียดค่อนข้างยิบย่อยกว่าการซื้อขายทั่วไป ในส่วนของรายละเอียดอาจจำแนกแต่ละค่าใช้จ่ายให้ชัดเจนดังนี้ ซึ่งรายละเอียดส่วนนี้จะต้องพูดคุยกันให้เรียบร้อยตั้งแต่ก่อนเริ่มบริการ เพื่อให้เข้าใจตรงกันและลดปัญหาที่อาจเกิดขึ้น 3. ส่วนท้ายของเอกสาร มาถึงส่วนสุดท้ายในใบเสนอราคา Invoices คือส่วนที่สำคัญไม่แพ้กัน เพราะเป็นส่วนสำหรับการเซ็นต์เอกสารของทั้งสองฝ่ายที่จะทำให้เอกสารฉบับดังกล่าวสามารถนำไปใช้ได้จริงตามกฎหมายนั่นเอง โดยส่วนนี้จะประกอบไปด้วย ต้องออกใบแจ้งหนี้ Invoice เมื่อไหร่? สามารถออกเอกสารใบแจ้งหนี้ Invoice ได้ทันทีหลังจากที่ซื้อขาย หรือให้บริการเสร็จสิ้น อย่างไรก็ตามหากมีการตกลงรอบการจ่ายเงินไว้ก่อนหน้านี้ก็สามารถออกเอกสารให้ลูกค้าตามรอบที่กำหนดได้  วิธีการออกใบแจ้งหนี้ Invoice ใบแจ้งหนี้ คือ เอกสารใช้กันมานาน ในอดีตจะเป็นในรูปแบบของกระดาษคาร์บอนที่จะมีช่องสำหรับกรอกรายละเอียดอย่างครบถ้วน แต่ในปัจจุบันก็ได้รับความนิยมน้อยลงเพราะสามารถออกเอกสารแบบออนไลน์ผ่านโปรแกรมบัญชีได้ ซึ่งโปรแกรมเหล่านี้มาพร้อมเทมเพลตใบแจ้งหนี้ สามารถออกเอกสารได้ง่าย และสามารถเก็บเอกสารได้ง่ายกว่าฉบับจริงเช่นเดียวกัน และส่วนใหญ่ทุกวันนี้ก็มักส่งเอกสารกันผ่านช่องทางออนไลน์ทำให้รูปแบบนี้สะดวก รวดเร็ว ลดขั้นตอนยุ่งยากลงไปได้ ใบแจ้งหนี้ Invoice, ใบวางบิล Billing Note, และใบเสร็จรับเงิน Receipt แตกต่างกันอย่างไรในธุรกิจ? หากไม่นับใบเสนอราคา ยังมีเอกสารอื่น ๆ ที่ใกล้เคียงกับใบแจ้งหนี้และผู้ประกอบการหลายท่านมักสับสนว่าต้องออกเอกสารฉบับไหนให้ลูกค้าถึงจะถูกต้อง ในส่วนนี้เรามาแนะนำเอกสารอื่น ๆ อย่าง ใบวางบิล และใบเสร็จรับเงินให้รู้จักกันคร่าว ๆ เพื่อให้เห็นถึงความแตกต่างกัน ใบวางบิล Billing Note ใบวางบิล หรือ Billing เป็นเอกสารด้านบัญชีหนึ่งรูปแบบที่สามารถนำไปใช้งานได้หลากหลายขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของผู้ใช้ เช่น สามารถใช้ใบวางบิลแทนใบแจ้งหนี้ หรือหากกิจการของเรามีการขายสินค้าให้ลูกค้าหลายครั้งในแต่ละเดือน สามารถออกใบวางบิลเพื่อรวมยอดจากใบแจ้งหนี้เพื่อเก็บเงินครั้งเดียวได้ นับเป็บการรวมยอดส่งเอกสารเรียกเก็บเงินจากลูกค้าทีเดียวนั้นเอง ใบเสร็จรับเงิน Receipt ในส่วนของ ใบเสร็จรับเงิน หรือ Receipt เป็นเอกสารที่ออกโดยผู้รับเงิน ซึ่งก็คือผู้ขายสินค้า/บริการนั่นเอง โดยจะเป็นการออกให้กับผู้ชำระเงินหลังจากที่ขั้นตอนการชำระเงินเสร็จสิ้น ได้รับเงินครบถ้วนเรียบร้อยตามใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิล ซึ่งข้อมูลภายในเอกสารก็จะมีความใกล้เคียงกัน จากรายละเอียดข้างต้น จะเห็นได้ว่าเอกสารแต่ละรูปแบบนั้นมีโครงสร้างข้อมูลที่ใกล้เคียงกัน ต่างกันที่จุดประสงค์ในการออกเอกสาร หรือเงื่อนไขต่าง ๆ ที่แต่ละเอกสารนั้นต่างกันออกไปนั่นเอง เพื่อความถูกต้องแนะนำให้ผู้ประกอบการศึกษาและทำความเข้าใจเกี่ยวกับเอกสารเหล่านี้ให้ครบถ้วน ออกใบแจ้งนี้ง่าย ๆ ด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์ ใบแจ้งหนี้ คือ เอกสารที่สามารถออกได้ด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่ เพราะนับว่าเป็นหนึ่งในเอกสารทางธุรกิจจำเป็นต้องออกบ่อย โปรแกรมที่ดีจึงมักมาพร้อมเทมเพลตและรูปแบบการใช้งานที่สามารถทำได้ง่าย ช่วยให้การออกเอกสารกลายเป็นเรื่องง่าย ซึ่ง PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ก็มาพร้อมฟีเจอร์ที่ครบถ้วน ไม่จำเป็นต้องเป็นนักบัญชีก็สามารถออกเอกสารได้ง่าย ๆ ผู้ประกอบการสามารถทำได้ด้วยตัวเอง นอกจากนี้ยังสามารถออกเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบเสนอราคา ใบวางบิล ใบเสร็จ รวมไปถึงใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษีได้อีกด้วย ทั้งยังมาพร้อมกับฟีเจอร์อื่น ๆ มากมายที่จำเป็นเกี่ยวกับการจัดการบัญชีอย่างเป็นระบบ อันเป็นพื้นฐานสำคัญของธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ!  ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาทคลิก (ไม่มีค่าใช้จ่าย)PEAK Call Center : 1485LINE : @peakaccountสอบถามเพิ่มเติม คลิก

สลิปเงินเดือน นับว่าเป็นหนึ่งในเอกสารที่เจ้าของธุรกิจจำเป็นต้องออกให้พนักงานที่ได้รับเงินเดือนเป็นประจำทุกสิ้นเดือน หลังจากที่มีการจ่ายเงินเดือนเรียบร้อยแล้วเพื่อเป็นหลักฐาน ด้วยเหตุนี้เจ้าของธุรกิจควรต้องเข้าใจถึงความสำคัญ และรายละเอียดเกี่ยวกับเอกสารประเภทนี้ด้วยเช่นเดียวกัน ในบทความนี้เราจึงได้รวบรวมความรู้เกี่ยวกับสลิปเงินเดือน สำหรับเจ้าของธุรกิจโดยเฉพาะ สลิปเงินเดือนคืออะไร? สลิปเงินเดือน คือ เอกสารใบเสร็จที่บริษัทจำเป็นต้องออกให้พนักงานทุกครั้งเมื่อมีการจ่ายเงินเดือนให้แก่พนักงานในแต่ละเดือน ซึ่งสลิปเงินเดือนสามารถออกโดยฝ่าย HR, บัญชี, หรือผู้ที่ได้รับมอบอำนาจ ซึ่งข้อมูลภายในสลิปเงินเดือนประกอบไปด้วยข้อมูลของเงินเดือนที่พนักงานได้รับในเดือนนั้น ๆ โดยจะมีการแจงรายละเอียดของเงินได้ เช่น เงินเดือน, เงินค่าเดินทาง, ค่าทำ OT, รวมไปถึงค่าใช้จ่ายที่ได้ทำการหักออกจากเงินเดือนอย่างเช่น เงินประกันสังคมนั่นเอง ซึ่งวิธีการออกสลิปเงินเดือนบางบริษัทใช้เป็นสลิปเงินเดือนแบบออนไลน์ส่งให้ทางอีเมลเพียงอย่างเดียว แต่บางที่ก็มีทั้งสลิปแบบคาร์บอนเป็นซองปิดผนึกให้พนักงาน และมีสลิปเงินเดือนส่งให้ทางออนไลน์ด้วยเช่นเดียวกัน ขึ้นอยู่กับความสะดวกของผู้รับผิดชอบ แต่อย่างน้อยในแต่ละเดือนจำเป็นต้องมีการส่งมอบเอกสารนี้ให้พนักงานด้วย 1. สลิปเงินเดือนต้องออกเมื่อไร? โดยทั่วไปแล้วฝ่ายบุคคลจะส่งเอกสารสลิปเงินเดือนให้พนักงานหลังจากที่ทำการโอนเงินเรียบร้อยภายในวันเดียวกันหรือส่งให้หลังจากนั้นได้ ยกตัวอย่างเช่น เงินเดือนเข้าบัญชีพนักงานช่วงเช้าของวันจันทร์ที่ 31 พนักงานควรจะได้รับเอกสารเมื่อถึงช่วงเวลาทำงานในวันนั้น ทั้งนี้ใน SME บางบริษัทที่จำนวนพนักงานไม่เยอะมากยังใช้วิธีการโอนเงินด้วยตัวเองอยู่ อาจมีการส่งสลิปเงินเดือนให้ตามหลังขึ้นอยู่กับนโยบายของบริษัทแต่ละที่ อย่างไรก็ตามหากไม่ได้รับตามกำหนด สามารถขอกับแผนกที่เกี่ยวข้องได้ 2. ข้อมูลสำคัญที่ต้องมีในสลิปเงินเดือน ภายในสลิปเงินเดือน นอกเหนือจากที่เราเกริ่นไปก่อนหน้านี้ว่าจำเป็นต้องมีรายละเอียดเกี่ยวกับเงินเดือนที่พนักงานได้รับในเดือนดังกล่าว ที่ซึ่งต้องแจกแจงทั้งเงินเดือนตามแต่ละรูปแบบ รวมไปถึงจำนวนเงินที่ได้ทำการหักออก ในสลิปเงินเดือนยังจำเป็นต้องมีข้อมูลบริษัท, ผู้รับเงิน, วันที่ระบุชัดเจน และการสรุปรายได้ของเดือนดังกล่าวระบุไว้อย่างครบถ้วน สำหรับข้อมูลที่ต้องมีในสลิปเงินเดือนประกอบไปด้วย 8 ส่วนสำคัญดังนี้ หรืออาจมีการเพิ่มข้อมูลรายได้สะสม หรือจำนวนเงินหักประกันสังคมสะสม เพื่อเพิ่มรายละเอียดให้ครบถ้วนมากยิ่งขึ้น 3. สลิปเงินเดือนคาร์บอน vs สลิปเงินเดือนออนไลน์ ปกติสลิปเงินเดือนจะมีให้พนักงานสองรูปแบบด้วยกัน โดยมีทั้งสลิปเงินเดือนแบบคาร์บอนปิดผนึกที่หลายบริษัทอาจคุ้นเคยกัน โดยเฉพาะบริษัทที่ดำเนินธุรกิจมานาน และใช้สลิปคาร์บอนมาโดยตลอด ซึ่งสลิปแบบคาร์บอนจะมีการปิดผนึก และลายน้ำของบริษัท ทำให้มีความน่าเชื่อถือ  แต่ในช่วงที่ผ่านมา เมื่อมีการปรับใช้ระบบออนไลน์กันมากขึ้น หลายบริษัทจึงเริ่มหันมาใช้สลิปเงินเดือนรูปแบบออนไลน์ที่จะส่งให้พนักงานผ่านทางอีเมลบริษัท โดยจะเป็นไฟล์ที่ใส่รหัสเพื่อเป็นการป้องกันข้อมูลเงินเดือนของพนักงานคล้ายกับการปิดผนึกสลิปเงินเดือนคาร์บอนนั่นเอง โดยรูปแบบออนไลน์จะมีความสะดวกในการออกเอกสาร จัดเก็บ และจัดส่งได้คล่องตัวมากกว่าแบบกระดาษคาร์บอน ทั้งนี้อาจมีข้อจำกัดเล็กน้อย เพราะจำเป็นต้องใช้อุปกรณ์โทรศัพท์มือถือ หรือคอมพิวเตอร์ในการเปิดเอกสาร หรือบางบริษัทที่มีผู้สูงอายุอยู่เยอะ ไม่ถนัดกับการใช้ระบบอีเมล การส่งเอกสารออนไลน์ 100% อาจไม่ตอบโจทย์เท่าที่ควร ในหลายที่จึงเลือกส่งให้พนักงานทั้ง 2 แบบ 4. สลิปเงินเดือน ใช้ทำอะไรได้บ้าง? สำหรับผู้ประกอบการสลิปเงินเดือนอาจมีไว้เพียงเพื่อเป็นหลักฐานการจ่ายเงินเดือนให้พนักงาน แต่สำหรับพนักงานแล้วสลิปเงินเดือนสามารถนำไปใช้เป็นเอกสารประกอบการทำธุรกรรมด้านการเงินได้หลายรูปแบบไม่ว่าจะเป็นการทำบัตรเครดิต หรือการขอสินเชื่อกับทางธนาคาร ซึ่งสลิปเงินเดือนจะใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจของธนาคารว่า พนักงานคนดังกล่าวมีเงินเดือนชัดเจน และสามารถจ่ายค่าบัตร หรือจ่ายสินเชื่อไหว รวมไปถึงจำนวนวงเงินที่ธนาคารจะอนุมัติให้ก็มักมีการดูสลิปเงินเดือนประกอบการพิจารณาเช่นกัน นอกจากนี้อาจมีบางกรณีที่เอกสารสลิปเงินเดือนจำเป็นต้องใช้ในการประกอบการยื่นภาษีของพนักงาน เพื่อเป็นข้อมูลที่มาของรายได้ ในกรณีที่สรรพากรเรียกขอเอกสารเพิ่มเติม 5. พนักงานสัญญาจ้างก็ออกสลิปเงินเดือนได้ บางบริษัทมีการจ้างพนักงานแบบสัญญาจ้าง หรือจ้างฟรีแลนซ์ตามแต่ละโปรเจกต์ ซึ่งการจ้างพนักงานรูปแบบดังกล่าวก็สามารถออกสลิปเงินเดือนให้ได้เช่นกัน แต่บางบริษัทอาจไม่ได้มีการทำเอกสารตรงนี้ให้เป็นปกติเหมือนกับพนักงานประจำที่ได้รับเงินเดือน อย่างไรก็ตามพนักงานสัญญาจ้างสามารถขอเอกสารสลิปเงินเดือนหลังจากมีการจ่ายเงินเมื่อเสร็จงานได้ โดยผู้ออกเอกสารอาจระบุระยะเวลาวันที่ในรอบการจ่ายเงินเดือนตามวันที่ทำงานได้เช่นกัน หรืออาจระบุเพิ่มเติมในหมายเหตุ 6. เหตุผลที่ผู้ประกอบการควรใช้สลิปเงินเดือนออนไลน์ ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าทุกวันนี้ หลายภาคส่วนไม่ว่าเอกชนหรือภาครัฐหันมาใช้ระบบออนไลน์กันทั้งสิ้น เพื่อเป็นการอำนวยความสะดวกในการดำเนินการธุรกรรมต่าง ๆ ให้ทำได้ง่ายมากยิ่งขึ้น ซึ่งการส่งสลิปเงินเดือนออนไลน์ให้พนักงานก็สามารถช่วยอำนวยความสะดวกให้กับพนักงานที่ต้องดำเนินการส่วนนี้ หรือบางธุรกิจที่ผู้ประกอบการเป็นคนทำเงินเดือนเอง การออกสลิปเงินเดือนออนไลน์ก็จะช่วยลดภาระงานลงไปได้บางส่วนส่วน เช่น การปริ้นท์เอกสาร การจัดเก็บเอกสาร หรือการค้นหาเอกสาร ที่อาจเป็นงานจุกจิกและยุ่งยาก ทำให้ผู้ประกอบการไม่สามารถโฟกัสกับการพัฒนาธุรกิจได้เต็มที่ หรือในกรณีที่ผู้ประกอบการไม่ได้ทำเอกสารด้วยตัวเอง การใช้สลิปเงินเดือนออนไลน์ก็ช่วยลดรายจ่ายแฝงจากการที่ต้องจัดเก็บเอกสาร และลดความยุ่งยากในการทำงานเอกสารของพนักงานลงไปได้ คำแนะนำของเราอาจเลือกใช้สลิปเงินเดือนออนไลน์เป็นมาตรฐานที่ส่งให้พนักงานเป็นประจำทุกเดือน แต่หากพนักงานอยากได้สลิปเงินเดือนแบบคาร์บอน เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือในการนำไปใช้ทำธุรกรรมต่าง ๆ สามารถขอล่วงหน้ากับฝ่ายที่เกี่ยวข้องเพื่อทำการออกเอกสารในเดือนดังกล่าวได้ แบบนี้ก็สามารถช่วยลดความยุ่งยากในการทำงานลงไปได้พอสมควรเลยทีเดียว ออกสลิปเงินเดือนออนไลน์ด้วย PEAK ผู้ประกอบการท่านไหนที่อยากปรับเปลี่ยนมาใช้สลิปเงินเดือนออนไลน์ โปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK ก็สามารถออกเอกสารส่วนนี้ให้พนักงานได้ ซึ่งเรามาพร้อมกับโปรแกรม PEAK Payroll ช่วยดูแลเรื่องการจ่ายเงินเดือนให้พนักงาน เพิ่มความสะดวก ลดเวลาทำงาน ลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาด สามารถปรับใช้ภายในบริษัทได้ง่าย มาพร้อมคู่มือการใช้งานทำตามได้ทันที ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาทคลิก (ไม่มีค่าใช้จ่าย)PEAK Call Center : 1485LINE : @peakaccountสอบถามเพิ่มเติม คลิก

หมดปัญหากับการหาตัวอย่างใบเสนอราคา พร้อมข้อมูลที่ควรรู้และองค์ประกอบของใบเสนอราคาที่ไม่ควรมองข้าม และวิธีออกใบเสนอราคาด้วย PEAK

ใบสั่งซื้อ PO (Purchase Order): หัวใจสำคัญของการควบคุมต้นทุนและสร้างระบบให้ธุรกิจคุณ ในการดำเนินธุรกิจยุคใหม่ที่การแข่งขันสูง การบริหารจัดการต้นทุนและการควบคุมการจัดซื้อจัดจ้างอย่างมีระบบเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับเอกสารสำคัญอย่าง ใบสั่งซื้อ (Purchase Order หรือ PO) ที่เป็นมากกว่าแค่กระดาษ แต่คือกลไกสำคัญในการบริหารจัดการการเงินและสร้างความโปร่งใสให้ธุรกิจของคุณ มาดูกันว่าทำไมใบ PO ถึงเป็นหัวใจสำคัญที่ทุกกิจการไม่ควรมองข้าม ใบสั่งซื้อ PO สำคัญอย่างไรกับธุรกิจของคุณ? การใช้ใบสั่งซื้อ PO อย่างถูกวิธี ไม่เพียงช่วยให้คุณจัดการเรื่องการจัดซื้อได้ง่ายขึ้น แต่ยังเสริมสร้างรากฐานที่แข็งแกร่งให้กับการดำเนินงานโดยรวม ใบสั่งซื้อ PO คืออะไร แตกต่างจากใบขอซื้อ PR อย่างไร? ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง มีเอกสารสำคัญสองประเภทที่มักสร้างความสับสนให้กับผู้ประกอบการ นั่นคือ ใบสั่งซื้อ (PO) และ ใบขอซื้อ (PR) แม้จะมีความเกี่ยวข้องกัน แต่มีวัตถุประสงค์และการใช้งานที่แตกต่างกัน มาทำความเข้าใจความต่างนี้กัน ใบสั่งซื้อ (Purchase Order – PO) คือ ใบสั่งซื้อ (PO) เป็นเอกสารทางธุรกิจที่ออกโดย ฝ่ายจัดซื้อขององค์กร (ผู้ซื้อ) เพื่อ สั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้ขาย (Supplier) อย่างเป็นทางการ เปรียบเสมือนสัญญาซื้อขายที่มีผลผูกพันทางกฎหมายเมื่อผู้ขายตอบรับ ใบสั่งซื้อ PO จะถูกจัดทำขึ้น หลังจากที่ใบขอซื้อ (PR) ได้รับการอนุมัติแล้ว โดยจะมีรายละเอียดครบถ้วน เช่น: ใบขอซื้อ (Purchase Requisition – PR) คือ ใบขอซื้อ (PR) เป็นเอกสาร ภายในองค์กร ที่แผนกต่าง ๆ (เช่น แผนกผลิต, แผนกการตลาด) ใช้แจ้งความต้องการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการไปยัง ฝ่ายจัดซื้อ โดยระบุรายละเอียดสินค้าที่ต้องการ เหตุผลที่ต้องใช้ และงบประมาณที่เกี่ยวข้อง เอกสาร PR ต้องได้รับการตรวจสอบและอนุมัติจากหัวหน้าแผนกหรือผู้มีอำนาจก่อนที่จะส่งต่อไปยังฝ่ายจัดซื้อ เพื่อยืนยันความจำเป็นและความเหมาะสมของการจัดซื้อ ระบบ PR ช่วยควบคุมการใช้จ่าย ป้องกันการสั่งซื้อที่ไม่จำเป็น รวมถึงป้องกันการทุจริตของพนักงานและผู้ขาย สรุปความแตกต่างง่ายๆ: ข้อมูลสำคัญที่ต้องมีใน ใบสั่งซื้อ PO ใบสั่งซื้อ PO ที่สมบูรณ์และถูกต้อง ควรประกอบด้วยข้อมูลสำคัญเหล่านี้ เพื่อลดข้อผิดพลาดและข้อพิพาทที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต: ข้อมูลสำคัญที่ต้องมีในใบขอซื้อ PR ใบขอซื้อ (PR) แม้จะเป็นเอกสารภายใน แต่ก็มีความสำคัญไม่แพ้ใบสั่งซื้อ โดยข้อมูลที่ครบถ้วนในใบ PR จะช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อดำเนินการได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว: ตัวอย่างใบสั่งซื้อ PO และ ใบขอซื้อ PR เพื่อให้เข้าใจรูปแบบและองค์ประกอบของเอกสารทั้งสองประเภทได้ชัดเจนยิ่งขึ้น ลองจินตนาการถึงโครงสร้างพื้นฐานดังนี้: ตัวอย่างโครงสร้างใบขอซื้อ PR ตัวอย่างใบขอซื้อ PO สรุปท้ายบทความ การมีระบบเอกสารการสั่งซื้อที่แข็งแกร่ง ไม่เพียงช่วยควบคุมค่าใช้จ่าย ป้องกันการทุจริต และสร้างความโปร่งใสในกระบวนการจัดซื้อขององค์กรได้ดีขึ้นเท่านั้น แต่ยังเป็นรากฐานสำคัญสำหรับการบริหารจัดการธุรกิจในภาพรวม เจ้าของธุรกิจจึงควรเข้าใจและใช้ประโยชน์จากใบสั่งซื้อ PO อย่างเต็มที่ สำหรับธุรกิจยุคใหม่ การพึ่งพาระบบมือหรือเอกสารกระดาษอาจไม่เพียงพออีกต่อไป PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ เข้ามาตอบโจทย์ตรงนี้ได้อย่างสมบูรณ์แบบ ด้วยฟังก์ชันที่รองรับการสร้างใบสั่งซื้อ (PO) ได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถจัดการคำสั่งซื้อจากผู้จัดจำหน่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ PEAK ช่วยให้คุณบันทึกและติดตามข้อมูลการสั่งซื้อ สินค้า บันทึกซื้อสินค้า และเงื่อนไขการชำระเงินได้อย่างเป็นระบบ พร้อมทั้งสามารถ เชื่อมโยงข้อมูลกับใบส่งสินค้าและใบแจ้งหนี้ได้ทันที ทำให้การจัดการบัญชีตั้งแต่การสั่งซื้อ การรับสินค้า ไปจนถึงการชำระเงินเป็นไปอย่างราบรื่น มีระบบ และแม่นยำมากยิ่งขึ้น ลดข้อผิดพลาด ประหยัดเวลา และช่วยให้คุณมีข้อมูลเชิงลึกสำหรับการตัดสินใจทางธุรกิจที่ดีขึ้นเสมอ ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท คลิก (ไม่มีค่าใช้จ่าย) PEAK Call Center : 1485 LINE : @peakaccount สอบถามเพิ่มเติม คลิก