ความรู้บัญชี

ค่าเสื่อมราคา เป็นอีกหนึ่งค่าใช้จ่ายที่ผู้ประกอบการควรรู้จักและเข้าใจที่มาที่ไป เพราะถึงแม้จะไม่ใช่ค่าใช้จ่ายที่เห็นได้ชัดเหมือนการจ่ายเงินสด แต่กลับส่งผลโดยตรงต่อกำไรของธุรกิจ และต่อการตัดสินใจด้านการลงทุนในอนาคต หากไม่มีการคำนวณที่ถูกต้อง ตัวเลขทางบัญชีอาจไม่สะท้อนสภาพจริงของกิจการ และทำให้เจ้าของธุรกิจวางแผนผิดทิศได้โดยไม่รู้ตัว ดังนั้น ในบทความนี้เราจะพาทุกท่านมาทำความเข้าใจกับ “ค่าเสื่อมราคา” ให้ลึกขึ้น ว่าตัวเลขนี้สะท้อนอะไรเกี่ยวกับธุรกิจของคุณได้บ้าง ผ่าน 5 ด้านสำคัญที่ผู้ประกอบการไม่ควรมองข้าม พร้อมแนะแนวว่าเมื่อเข้าใจแล้ว คุณสามารถนำไปใช้วางแผนทางการเงินให้แม่นยำขึ้นได้อย่างไร ค่าเสื่อมราคา คืออะไร ค่าเสื่อมราคา คือ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเมื่อมูลค่าของสินทรัพย์ที่ธุรกิจใช้งานเกินระยะเวลา 1 ปีลดลงตามอายุการใช้งาน ซึ่งสินทรัพย์เหล่านี้ได้แก่ สินทรัพย์ถาวร ที่มักจะมีมูลค่าสูง อายุการใช้งานค่อนข้างนาน ยกตัวอย่าง เช่น ยานพาหนะ อาคาร ออฟฟิศ รวมไปถึงเครื่องจักรในโรงงาน อย่างไรก็ตาม ผู้ประกอบการบางท่านไม่ได้นำค่าเสื่อมราคาเหล่านี้มาใช้ในการคำนวณค่าใช้จ่ายในแต่ละงวด อาจเป็นต้นตอของปัญหา เช่น สินทรัพย์ถาวร คืออะไร สินทรัพย์ถาวร คือทรัพย์สินที่บริษัทเป็นเจ้าของ และเป็นสินทรัพย์ถาวรที่มีตัวตน (Tangible Fixed Assets) โดยมีเป้าหมายในการใช้เพื่อสร้างรายได้ให้แก่ธุรกิจ ไม่ได้มีไว้เพื่อการขาย และที่สำคัญต้องมีอายุการใช้งานในธุรกิจมานานมากกว่า 1 ปี เช่น เครื่องจักรหรืออุปกรณ์ที่ใช้ในการผลิตสินค้าสำหรับขาย ยานพาหนะสำหรับใช้ส่งสินค้า หรืออาคารโกดังเก็บสินค้า ซึ่งสินทรัพย์ถาวรเหล่านี้ ถึงแม้จะมีอายุการใช้งานที่ยาวนาน แต่มูลค่าของสินค้าก็เสื่อมไปตามอายุการใช้งานเช่นเดียวกัน ทำให้เป็นจุดที่เกิด ค่าเสื่อมราคา ขึ้นมานั่นเอง  ตัวอย่างสินทรัพย์ถาวรที่ต้องคำนวณค่าเสื่อมราคา เช่น รถยนต์ขนส่งสินค้า เป็นสินทรัพย์ที่มีตัวตน และสามารถเสื่อมสภาพตามระยะเวลาการใช้งาน ไม่ได้เป็นสินค้าที่คงอยู่อย่างถาวร จึงต้องนำค่าเสื่อมราคาที่เกิดขึ้นในแต่ละปีมาคำนวณเป็นค่าใช้จ่าย ค่าเสื่อมราคา มีผลต่อบัญชีอย่างไรบ้าง ค่าเสื่อมราคา เป็นหนึ่งสิ่งที่จำเป็นต้องคำนวณในทุกปีเพื่อให้ตัวเลขงบกำไรขาดทุนมีความถูกต้องมากที่สุด เพราะสินทรัพย์ที่เสื่อมสภาพลง ทำให้มูลค่าของสินทรัพย์เหล่านั้นลดลงตามไปด้วย จึงต้องมีการคำนวณถึง มูลค่าแท้จริงของสินทรัพย์ ที่เปลี่ยนแปลง ตัวเลขค่าเสื่อมราคา จะช่วยให้คุณเข้าใจธุรกิจดีขึ้น 5 ด้าน ดังนี้ หลายคนมักมอง “ค่าเสื่อมราคา” ว่าเป็นแค่ตัวเลขบัญชี ที่นักบัญชีใส่ไว้เพื่อลดกำไร หรือใช้คำนวณภาษีเท่านั้นแต่ในความเป็นจริง ตัวเลขนี้กลับสะท้อนให้เห็น “ภาพจริงของธุรกิจ” ได้อย่างลึกซึ้ง ทั้งเรื่องการลงทุน การใช้ทรัพยากร การควบคุมต้นทุน และความสามารถในการสร้างผลตอบแทนอย่างยั่งยืน ถ้าคุณมองค่าเสื่อมราคาดีๆ สิ่งนี้จะกลายเป็น “แว่นขยาย” ที่ทำให้คุณเข้าใจธุรกิจของตัวเองใน 5 มุมสำคัญต่อไปนี้ 1. ด้านการลงทุน (Investment Insight) ธุรกิจที่ดีต้องรู้ว่าทรัพย์สินที่ใช้อยู่ยังคงสร้างรายได้ได้คุ้มค่าหรือไม่ ดังนั้นค่าเสื่อมราคาช่วยให้คุณเห็น “อายุที่เหลือของสินทรัพย์” เช่น รถขนส่งที่ใช้งานมา 5 ปีจากอายุ 10 ปี หรือเครื่องจักรที่ค่าเสื่อมเกือบหมด ซึ่งอาจเริ่มมีค่าซ่อมสูงขึ้นเรื่อย ๆ เมื่อเข้าใจข้อมูลนี้ คุณจะรู้ว่าควร “วางแผนลงทุนใหม่เมื่อไร” เพื่อให้กระบวนการผลิตหรือการให้บริการไม่สะดุด ค่าเสื่อมราคาจึงไม่ใช่แค่ตัวเลขทางบัญชี แต่เป็นสัญญาณเตือนล่วงหน้าว่าทรัพย์สินในธุรกิจกำลังแก่ตัวลงเพียงใด สิ่งที่ได้ : คุณจะจัดลำดับการลงทุนได้ดีขึ้น เตรียมงบเปลี่ยนสินทรัพย์ทันเวลา ไม่ต้องรอให้เครื่องพังแล้วค่อยซื้อใหม่ ซึ่งช่วยลดการหยุดชะงักและรักษาความต่อเนื่องของธุรกิจ 2. ด้านการบริหารต้นทุน (Cost Management) หลายธุรกิจมักคิดต้นทุนเฉพาะที่ “ต้องจ่ายเงินสด” เช่น ค่าวัตถุดิบ ค่าแรง ค่าน้ำมัน แต่จริง ๆ แล้ว สินทรัพย์อย่างเครื่องจักรหรืออุปกรณ์ก็มี “ต้นทุนการใช้งาน” ที่ค่อย ๆ ลดค่าลงในแต่ละปี ซึ่งสะท้อนอยู่ในค่าเสื่อมราคา ถ้าคุณมองข้ามส่วนนี้ไป ต้นทุนต่อหน่วยจะต่ำเกินจริง ทำให้ราคาขายไม่ครอบคลุมค่าใช้จ่ายทั้งหมด ตัวอย่างเช่น โรงงานผลิตสินค้าที่ไม่คิดค่าเสื่อมของเครื่องจักร อาจเห็นกำไรสูง แต่จริง ๆ แล้วเครื่องจักรกำลังเสื่อมลงเรื่อย ๆ และต้องใช้เงินก้อนใหญ่เปลี่ยนในอนาคต สิ่งที่ได้ : คุณจะคำนวณต้นทุนได้ครบถ้วน ตั้งราคาขายได้เหมาะสม และรู้ว่ากำไรที่เห็นเป็น “ของจริง” ไม่ใช่แค่ตัวเลขที่ดูดีในระยะสั้น 3. ด้านการจัดการกระแสเงินสด (Cash Flow Planning) หนึ่งในความเข้าใจผิดที่พบบ่อยคือ “ธุรกิจกำไรเยอะ แปลว่าจะมีเงินสดเหลือเยอะ” ซึ่งไม่จริงเสมอไป ค่าเสื่อมราคาคือค่าใช้จ่ายที่ลดกำไรในงบ แต่ไม่ได้ใช้เงินสดจ่ายออกไปจริงในเดือนนั้น ตัวอย่างเช่น บริษัทซื้อรถบรรทุก 1 ล้านบาท ใช้ได้ 5 ปี โดยปีแรกจะบันทึกค่าเสื่อมประมาณ 200,000 บาท แต่เงินสดจ่ายออกไปตั้งแต่วันซื้อรถแล้ว ถ้าเข้าใจตรงนี้ คุณจะสามารถแยกได้ว่า กำไรที่เห็นในงบ “เป็นแค่ตัวเลขทางบัญชี” ไม่ใช่เงินสดในมือ และจะบริหารสภาพคล่องได้แม่นยำกว่าเดิม สิ่งที่ได้ : คุณจะไม่สับสนระหว่างกำไรกับเงินสด รู้ว่าธุรกิจมีกำลังจ่ายจริงแค่ไหน และวางแผนสำรองเงินสดได้ก่อนจะขาดมือ 4. ด้านการวางแผนภาษี (Tax Planning) ค่าเสื่อมราคาคือหนึ่งในค่าใช้จ่ายที่กฎหมายอนุญาตให้ “หักภาษีได้” โดยไม่ต้องจ่ายเงินจริง นั่นหมายความว่า คุณสามารถใช้ค่าเสื่อมเป็นเครื่องมือช่วยลดภาระภาษีได้อย่างถูกต้อง เช่น ธุรกิจที่ซื้อเครื่องจักรใหม่ สามารถทยอยหักค่าเสื่อมได้หลายปี ทำให้กำไรสุทธิลดลงและภาษีที่ต้องจ่ายน้อยลงในแต่ละงวด หากเข้าใจหลักการนี้ คุณจะรู้วิธีเลือกใช้ทรัพย์สินให้คุ้มค่าทั้งด้านการใช้งานและภาษี สิ่งที่ได้ : คุณจะวางแผนภาษีได้อย่างชาญฉลาด ใช้สิทธิหักค่าเสื่อมได้เต็มที่ ลดภาษีอย่างถูกกฎหมาย และควบคุมภาระภาษีให้สอดคล้องกับสภาพธุรกิจจริง 5. ด้านการวิเคราะห์กำไรที่แท้จริง (True Profitability) กำไรในงบการเงินไม่ได้สะท้อนคุณภาพการบริหารเสมอไป โดยเฉพาะถ้าไม่คิดค่าเสื่อมราคา ธุรกิจบางแห่งดูเหมือนกำไรดี แต่ที่จริงแล้วใช้ทรัพย์สินหนักเกินไปโดยไม่คิดต้นทุนการเสื่อม เช่น เครื่องจักรที่ต้องทำงานหนักจนสึกเร็ว เมื่อคำนวณค่าเสื่อมอย่างถูกต้อง จะเห็นกำไรที่แท้จริง ว่าธุรกิจสร้างผลตอบแทนได้จริงหรือเพียงแค่ยังไม่ได้บันทึกต้นทุนทรัพย์สินที่ค่อย ๆ หมดอายุไปทุกวัน สิ่งที่ได้ : คุณจะรู้ว่ากำไรของธุรกิจมาจาก “การดำเนินงานที่ยั่งยืน” ไม่ใช่แค่ผลลัพธ์ชั่วคราว ทำให้ตัดสินใจขยาย ลงทุน หรือปรับกลยุทธ์ได้อย่างมั่นใจ ข้อมูลพื้นฐานที่ใช้ในการคำนวณค่าเสื่อมราคา เพื่อให้ผู้ประกอบการสามารถคำนวณค่าเสื่อมราคาได้แม่นยำ จำเป็นต้องมีข้อมูลพื้นฐานจำเป็นสำหรับใช้ในการคำนวณ ค่าเสื่อมราคา ซึ่งประกอบไปด้วย 3 หัวข้อด้วยกัน 1. จำนวนที่คิดค่าเสื่อมราคา (Depreciation Base) ข้อมูลแรกเป็นสารตั้งต้นที่ใช้ในการคิดค่าเสื่อมราคา คือตัวเลขของราคาทุนสินทรัพย์ที่ซื้อมาในครั้งแรก หักลบกับ “มูลค่าซาก” ที่หมายถึงมูลค่าสินค้าที่คาดว่าสามารถขายได้เมื่อเลิกใช้งานสินทรัพย์นั้นแล้ว ซึ่งราคาทุนของสินทรัพย์จะรวมทั้งหมดตั้งแต่ราคาสินทรัพย์ การจัดหาสินทรัพย์ ภาษีอากรค่าเข้า ค่าขนส่ง การติดตั้งและทดสอบ กล่าวคือต้นทุนทั้งหมดที่เกิดขึ้นในระหว่างการซื้อสินทรัพย์จนอยู่ในสภาพพร้อมการใช้งาน ตัวอย่างการคำนวณ บริษัท A ซื้อเครื่องจักรราคา 1,000,000 บาท โดยมีค่าขนส่ง 20,000 บาท และค่าติดตั้งอีก 10,000 บาท 1,000,000 + 20,000 + 10,000 = 1,030,000 บาท ราคาทุนของสินทรัพย์เครื่องจักรเครื่องนี้คือ 1,030,000 บาท และในส่วนของมูลค่าซากประมาณการไว้ที่ 300,000 บาท 1,030,000 – 300,000 = 730,000 บาท ดังนั้น จำนวนที่คิดค่าเสื่อมราคา ของเครื่องจักรที่บริษัท A ซื้อมาคือ 730,000 บาท 2. อายุการให้ประโยชน์ของสินทรัพย์ (Useful life) ข้อมูลถัดมาเป็นการประเมินอายุการใช้งานที่ผู้ประกอบการคาดว่าจะสามารถใช้สินทรัพย์ดังกล่าวได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยมีปัจจัยสำหรับใช้ประกอบการประเมินดังนี้ 3. อัตราคำนวณค่าเสื่อมราคา (Depreciation Rate) สำหรับอัตราที่ใช้คำนวณค่าเสื่อมราคา หากว่ากันในด้านการทำบัญชี ไม่ได้มีอัตรากำหนดไว้ชัดเจน แต่ใช้อายุการใช้งานในการคำนวณแทน แต่ในกรณีของ ค่าเสื่อมราคาทางภาษี ที่สามารถนำไปใช้ในการคำนวณภาษีได้ ทางกรมสรรพากรได้มีการกำหนดอัตราตามประเภทของสินทรัพย์ไว้ตามพระราชกฤษฎีกาว่าด้วยการหักค่าสึกหรอและค่าเสื่อมราคาของทรัพย์สิน ฉบับที่ 145 พ.ศ.2527 ใช้สำหรับการคำนวณหาค่าเสื่อมราคาแบบเส้นตรง ตามระยะเวลารอบบัญชีที่ได้รับสินทรัพย์นั้นมา โดยมูลค่าต้นทุนสินทรัพย์แต่ละประเภทสามารถคำนวณได้ตามตาราง ยกตัวอย่างการคำนวณ ค่าเสื่อมราคาทางภาษี อาคารสำนักงานปลูกสร้างบนที่ดินที่ธุรกิจเป็นเจ้าของ มีมูลค่า 10,000,000 บาท ซึ่งเป็นอาคารถาวรที่มีอัตราค่าเสื่อมราคา 5% 10,000,000 x 5% = 500,000 บาท/ปี ดังนั้นอาคารสำนักงานดังกล่าวจะมีค่าเสื่อมราคา 500,000 บาทเป็นจำนวนเท่ากันทุกปี ทั้งนี้ผู้ประกอบการสามารถเลือกใช้วิธีการคำนวณค่าเสื่อมราคารูปแบบอื่นที่อัตราคำนวณในแต่ละปีไม่เท่ากัน แต่จำนวนปีอายุการใช้ของทรัพย์สินต้องไม่น้อยกว่า 100 หารด้วยอัตราที่สรรพากรกำหนดไว้ ซึ่งใน วิธีคำนวณภาษี ผู้ประกอบการต้องนำรายจ่ายส่วนนี้มาปรับปรุงบัญชีเพื่อคำนวณกำไรทางภาษีให้ถูกต้อง วิธีการคำนวณค่าเสื่อมราคา เมื่อเรารู้แล้วว่ามีข้อมูลอะไรบ้างสำหรับใช้ในการคำนวณหาค่าเสื่อมราคา ส่วนถัดมาเป็นวิธีการนำข้อมูลที่ได้มาใช้ในการคำนวณจริง ซึ่งค่าเสื่อมราคามีวิธีการคำนวณได้ทั้งหมด 4 วิธีด้วยกัน 1 วิธีเส้นตรง (Straight-line Method) วิธีแรกคือวิธีการคำนวณแบบเส้นตรง ที่เป็นการคำนวณที่ ค่าเสื่อมราคา จะเท่ากันทุกปีจนกว่าสินทรัพย์นั้นจะหมดอายุการใช้งาน โดยมีสูตรการคำนวณดังนี้ ค่าเสื่อมราคาต่อปี= (ราคาทุน-ราคาซาก)/ อายุการใช้งาน  ยกตัวอย่างเช่น บริษัท A ซื้อเครื่องจักรที่มีราคาทุน 500,000 บาท ที่มีการประเมินราคาซากไว้ที่ 50,000 บาท และมีอายุการใช้งาน 5 ปี (500,000 – 50,000) / 5 = 90,000 บาทต่อปี จากตัวอย่าง บริษัท A จะมีค่าเสื่อมราคาของเครื่องจักรอยู่ที่ 90,000 บาทต่อปี ที่ต้องนำไปคำนวณเป็นค่าใช้จ่ายทุกปีเป็นระยะเวลา 5 ปี ปีที่ มูลค่าตอนต้นปี ค่าเสื่อมราคา ค่าเสื่อมราคาสะสม มูลค่าตอนสิ้นปี 1 500,000 90,000 90,000 410,000 2 410,000 90,000 180,000 320,000 3 320,000 90,000 270,000 230,000 4 230,000 90,000 360,000 140,000 5 140,000 90,000 450,000 50,000 ข้อดีของการคำนวณค่าเสื่อมราคาแบบวิธีเส้นตรง ประเภทสินทรัพย์ที่เหมาะสมสำหรับการคำนวณ 2. วิธียอดลดลงทวีคูณ (Double Declining Balance Method) ยอดลดลงทวีคูณ หรือ อัตราเร่ง มีหลักการคิดที่ว่าสินทรัพย์ที่ซื้อมาใหม่ย่อมมีประสิทธิภาพสูงกว่า โดยเป็นการนำคำนวณหาอัตราค่าเสื่อมราคาต่อปีด้วยวิธีเส้นตรงหลังจากนั้นนำมาคูณ 2 และนำอัตราที่ได้มาคูณกับมูลค่าทางบัญชีของสินทรัพย์ดังกล่าวในแต่ละปี ซึ่งวิธีนี้จะทำให้ค่าเสื่อมราคาลดลงทุก ๆ ปี ทั้งนี้ในปีสุดท้ายของอายุการใช้งานที่ประเมินไว้ ให้ใช้วิธีการนำ มูลค่าตอนต้นปี – ราคาซาก ได้เลย สูตรการคำนวณ 1 / อายุการใช้งาน = อัตราราคาเสื่อม อัตราราคาเสื่อม * 2 = อัตราค่าเสื่อมราคาทวีคูณ อัตราค่าเสื่อมราคาทวีคูณ x ราคาตามบัญชีตอนต้นปี แทนสูตรจากตัวอย่าง บริษัท A บริษัท A ซื้อเครื่องจักรที่มีราคาทุน 500,000 บาท ที่มีการประเมินราคาซากไว้ที่ 50,000 บาท และมีอายุการใช้งาน 5 ปี ⅕ = 20% 20% * 2 = 40% 40% x 500,000 (จะลดลงเรื่อย ๆ ทุกปี ดูค่าเสื่อมในแต่ละปีได้ที่ตารางด้านล่าง ปีที่ มูลค่าตอนต้นปี อัตราค่าเสื่อมราคา ค่าเสื่อมราคา ค่าเสื่อมราคาสะสม มูลค่าตอนสิ้นปี 1 500,000 40% 200,000 200,000 300,000 2 300,000 40% 120,000 320,000 180,000 3 180,000 40% 72,000 392,000 108,000 4 108,000 40% 43,200 435,200 64,800 5 64,800 – 14,800 450,000 50,000 ประเภทสินทรัพย์ที่เหมาะสมสำหรับการคำนวณ 3. วิธีผลรวมจำนวนปี (Sum of the Years Digits) สำหรับวิธีผลรวมจำนวนปี เป็นขั้นตอนการคำนวณที่ใช้อายุการใช้งานของสินทรัพย์เป็นหลักในการคำนวณ ซึ่งมีวิธีคิดเบื้องต้นด้วยการนำผลรวมของจำนวนปีที่ใช้งานมารวมกัน หารมูลค่าของสินทรัพย์แบบหักราคาซาก ซึ่งวิธีนี้ก็เป็นรูปแบบอัตราเร่งเช่นเดียวกัน สูตรการคำนวณ ให้ n = อายุการใช้งานของสินทรัพย์ n(n+1) /2 = ผลรวมจำนวนปี ราคาทุน – ราคาซาก = มูลค่าทรัพย์สิน มูลค่าสินทรัพย์ x อายุสินทรัพย์แบบนับถอยหลัง/ผลรวมจำนวนปี ราคาทุน – ค่าเสื่อมราคา แทนสูตรจากตัวอย่างเดิม บริษัท A ซื้อเครื่องจักรที่มีราคาทุน 500,000 บาท ที่มีการประเมินราคาซากไว้ที่ 50,000 บาท และมีอายุการใช้งาน 5 ปี 5(5+1) /2 = 15 500,000 – 50,000 – 450,000 450,000 x 5(ปีแรก)/15 = 150,000 ตารางการสรุป ค่าเสื่อมราคา ในแต่ละปีจากวิธีการคำนวณแบบผลรวมจำนวนปี ปีที่ มูลค่าสินทรัพย์ อัตราค่าเสื่อมราคา ค่าเสื่อมราคา ค่าเสื่อมราคาสะสม มูลค่าตอนสิ้นปี 1 450,000 5/15 150,000 150,000 350,000 2 450,000 4/15 120,000 270,000 230,000 3 450,000 3/15 90,000 360,000 140,000 4 450,000 2/15 60,000 420,000 80,000 5 450,000 1/15 30,000 450,000 50,000 ข้อควรระวัง! การคำนวณมูลค่าสิ้นปีแรกให้ใช้ ราคาทุนของสินทรัพย์ (จากตัวอย่างคือ 500,000) ไม่ใช่จำนวนที่คิดค่าเสื่อมราคา (จากตัวอย่างคือ 450,000)  ประเภทสินทรัพย์ที่เหมาะสมสำหรับการคำนวณ 4 วิธีตามจำนวนผลผลิต (Units of Production) หรือชั่วโมงการทำงาน (Working-Hours Method) วิธีสุดท้ายเป็นการคำนวณตามกำลังการผลิตสินค้าของสินทรัพย์ที่บริษัทมี เหมาะสำหรับการคำนวณสินทรัพย์ที่สามารถประมาณการจำนวนการผลิตหรือชั่วโมงการทำงานได้ โดยมีสูตรการคำนวณดังนี้ สูตรการคำนวณให้ n = จำนวนหน่วยการผลิตหรือชั่วโมงการใช้งานตลอดอายุการใช้งานที่คาดการณ์ไว้ (ราคาทุน-ราคาซาก) / n แทนสูตรการคำนวณจากตัวอย่างเดิม บริษัท A ซื้อเครื่องจักรที่มีราคาทุน 500,000 บาท ที่มีการประเมินราคาซากไว้ที่ 50,000 บาท และมีอายุการใช้งาน 5 ปี โดยมีการประเมินชั่วโมงการทำงาน 10,000 ชั่วโมง โดยคาดการณ์ชั่วโมงการทำงานแต่ละปีดังนี้ ปีที่ 1 ทำงานได้ 4,000 ชั่วโมง ปีที่ 2 ทำงานได้ 2,500 ชั่วโมง ปีที่ 3 ทำงานได้ 1,500 ชั่วโมง ปีที่ 4 ทำงานได้ 1,000 ชั่วโมง ปีที่ 5 ทำงานได้ 1,000 ชั่วโมง (500,000 – 50,000) / 10,000 = 45 บาท/ชั่วโมง เมื่อนำค่าเสื่อมราคาต่อชั่วโมง จะได้ตัวเลขตามตารางดังนี้ ปีที่ ชั่วโมงการผลิต ค่าเสื่อมราคาต่อชั่วโมง ค่าเสื่อมราคา ค่าเสื่อมราคาสะสม มูลค่าตอนสิ้นปี 1 4,000 45 180,000 180,000 320,000 2 2,500 45 112,500 292,500 207,500 3 1,500 45 67,500 360,000 140,000 4 1,000 45 45,000 405,000 95,000 5 1,000 45 45,000 450,000 50,000 ประเภทสินทรัพย์ที่เหมาะสมสำหรับการคำนวณ คำนวณค่าเสื่อมราคาได้ง่าย ๆ ด้วยโปรแกรมบัญชี PEAK โปรแกรมบัญชี PEAK เป็นหนึ่งในตัวช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถคำนวณ ค่าเสื่อมราคาได้ง่ายยิ่งขึ้น ด้วยฟีเจอร์ที่สามารถแสดงค่าเสื่อมราคา หรือราคาซากได้ในรายงานสินทรัพย์ถาวร ที่สามารถสร้างรายการได้สูงสุดถึง 4,000 รายการ! สามารถจัดการบริหารสินทรัพย์ได้ง่ายยิ่งขึ้น เพื่อให้เห็นตัวเลขค่าเสื่อมราคาชัดเจน สำหรับการตัดสินใจทางธุรกิจที่เฉียบขาด เริ่มต้นใช้โปรแกรมบัญชี PEAK ได้แล้ววันนี้! ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาทคลิก (ไม่มีค่าใช้จ่าย)PEAK Call Center : 1485LINE : @peakaccountสอบถามเพิ่มเติม คลิก

ในการทำธุรกิจการ บริหารเงินสด เป็นปัจจัยช่วยให้มีสภาพคล่องเพียงพอสำหรับการดำเนินธุรกิจต่อไปได้ แต่ก็มีหลายธุรกิจที่กำลังประสบภัยการเงิน ที่ถึงแม้จะขายดีแต่กลับไม่มีเงินสดหมุนเวียนเพียงพอ และเพื่อเป็นส่วนช่วยให้เจ้าของธุรกิจจัดการเงินสดได้ดีขึ้น ในบทความนี้เราจึงนำเคล็ดลับการบริหารเงินสดมาแนะนำกัน! การบริหารเงินสดคืออะไร? ในความหมายเชิงธุรกิจ บริหารเงินสด คือ การจัดการกับรายรับรายจ่ายของธุรกิจ เพื่อให้สามารถบริหารสภาพคล่องได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดความเสี่ยงที่จะเกิดเหตุการณ์ เงินสดขาดมือ หมุนเงินไม่ทัน เพื่อให้เจ้าของกิจการมั่นใจได้ว่ามีเงินเพียงพอสำหรับชำระหนี้ หรือดำเนินการต่างๆ เช่น การจ่ายเงินเดือนพนักงาน รวมไปถึงการนำไปลงทุนต่อยอดพัฒนาธุรกิจให้เติบโต ซึ่งวิธีการบริหารเงินสดสามารถทำได้หลายรูปแบบ ตั้งแต่การตรวจสอบเงินเข้าเงินออกอย่างใกล้ชิด วางแผนการชำระเงิน หรือการบริหารเงินทุนที่จะเข้ามาหมุนเวียนในธุรกิจ เหตุผลที่เจ้าของกิจการต้องบริหารเงินสดเป็น เงินสด เปรียบเสมือนเส้นเลือดใหญ่ที่หล่อเลี้ยงธุรกิจให้ดำเนินการต่อได้ ถ้าธุรกิจที่ขาดการบริหารเงินสดอย่างมีประสิทธิภาพ อาจทำให้เงินขาดมือ ไม่มีเงินจ่ายหนี้ ไม่มีเงินจ่ายลูกน้อง ซึ่งปัญหานี้หากปล่อยไว้อาจทำให้จัดการเงินไม่ทันเป็นงูกินหาง และอาจเป็นจุดจบของธุรกิจได้เลย ดังนั้นเพื่อให้ไม่เกิดปัญหานี้กับธุรกิจที่เราปลุกปั้นขึ้นมา การบริหารเงินสด จึงเป็นอีกหนึ่งสิ่งสำคัญที่เจ้าของกิจการทุกคนควรรู้ เพื่อตัดไฟตั้งแต่ต้นลมไม่ให้เกิดปัญหาตามมา 7 สัญญาณเตือน “ธุรกิจเริ่มเสี่ยงเงินไม่พอใช้” ซึ่งปัญหาเงินขาดมือของธุรกิจก็มักมาพร้อมกับสัญญาณที่คอยเตือนตั้งแต่เนิ่น ๆ เรามีเช็กลิสต์สัญญาณเตือนภัยเสี่ยงเงินช็อตของธุรกิจ ให้คุณสามารถนำไปเช็คสุขภาพการเงินของธุรกิจของคุณได้ สัญญาณเตือนธุรกิจ แปลว่า / ความหมาย 1. ต้องยืมเงินส่วนตัวมาช่วยธุรกิจบ่อย หมุนเงินไม่ทัน รายจ่ายเกินรายรับ หรือระบบเงินสดไม่พอใช้ 2. ยอดขายเข้า แต่เงินสดลดลง กระแสเงินสดไม่สัมพันธ์กับยอดขาย อาจเก็บเงินลูกค้าไม่ได้หรือจ่ายออกเกินตัว 3. ลูกค้าค้างจ่ายบ่อย หรือเกินกำหนดบ่อยครั้ง เงินสดรับเข้าช้ากว่าที่ควร ธุรกิจเริ่มขาดสภาพคล่องชั่วคราว 4. ต้องจ่ายเจ้าหนี้ช้า หรือขอขยายเวลา มีปัญหากระแสเงินสดระยะสั้น อาจส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของธุรกิจ 5. ไม่รู้ว่าเดือนนี้ใช้เงินไปกับอะไรบ้าง ขาดการควบคุมค่าใช้จ่าย ไม่มีระบบติดตามการเงินที่ชัดเจน 6. ไม่มีเงินสำรองเผื่อเหตุฉุกเฉิน เสี่ยงสูง หากยอดขายตกหรือมีเหตุไม่คาดคิด จะขาดเงินหมุนทันที 7. ไม่มีรายงานสภาพคล่อง (Cash Flow Report) ตัดสินใจจากความรู้สึก ไม่ใช่จากข้อมูลจริง เสี่ยงบริหารผิดพลาด 3 วิธีการบริหารเงินสดให้คล่องตัว สำหรับเจ้าของธุรกิจ การบริหารเงินสดให้คล่องตัวสำหรับเจ้าของธุรกิจสามารทำได้หลายวิธี แต่ในบทความนี้เราหยิบ 3 หัวใจสำคัญของการบริหารเงินสด ที่จะช่วยควบคุมสภาพคล่องของธุรกิจได้ดียิ่งขึ้น  1. บริหารสินค้าคงคลัง (Inventory) : เปลี่ยน “ของ” ให้เป็น “เงิน” ไวที่สุด ปัญหาเงินสดขาดมือ อาจก่อตัวตั้งแต่ในโกดังสินค้า เพราะหากไม่สามารถบริหารสินค้าคงคลัง (Inventory) ได้อย่างมีประสิทธิภาพก็จะกลายเป็นต้นทุนที่จมอยู่ในสต๊อก การบริหารสต๊อกสินค้าให้สามารถขายออกได้ไวที่สุด ไม่ให้เกิดสินค้าค้างสต๊อก (Dead Stock) ก็เป็นปัจจัยที่ช่วยเพิ่มสภาพคล่องให้แก่ธุรกิจได้  1.1 วิเคราะห์ข้อมูลการขาย (Sales Data Analysis) การใช้ข้อมูลช่วยให้จัดการในด้านการวางแผนการขายสินค้าได้ดียิ่งขึ้น ผู้ประกอบการสามารถดูข้อมูลย้อนหลังนำมาวิเคราะห์หาสินค้าขายดีเพื่อใช้ในการจัดลำดับความสำคัญในการสั่งซื้อสินค้าไปจนถึงการสต๊อกสินค้าล่วงหน้าได้อย่างเหมาะสม ลดโอกาสเกิดเหตุการณ์สินค้าขายไม่ออกจนค้างสต๊อก  นอกจากนี้การวิเคราะห์ข้อมูลยังสามารถต่อยอดเป็นการวางแผนการตลาด เจาะกลุ่มเป้าหมายได้อย่างตรงจุด 1.2 ใช้ระบบ เข้าก่อน-ออกก่อน (First-In, First-Out) อีกหนึ่งเคล็ดลับที่บางท่านอาจคุ้นกันในชื่อ FIFO คือการบริหารสต๊อกสินค้าด้วยการเลือกขายสินค้าที่ใกล้วันหมดอายุ หรือมีความเสี่ยงตกรุ่นก่อน  หากไม่มีการบริหารตรงนี้ อาจทำให้ทั้งสองกลายเป็นสินค้าที่ถูกลืม และกลายเป็นเงินทุนจมเปลี่ยนเป็นยอดขายไม่ได้เลยนั่นเอง 1.3 เจรจาต่อรองกับซัพพลายเออร์ การสร้างคอนเนกชันที่ดีกับซัพพลายเออร์หลาย ๆ เจ้าที่ต้องทำงานร่วมกัน นับว่าเป็นกลยุทธิ์สำคัญสำหรับธุรกิจเลยก็ว่าได้ และในการบริหารสินค้าก็อาจช่วยในเรื่องการต่อรองขอเครดิตเทอมที่นานขึ้น หรือส่วนลดการสั่งซื้อสินค้า ที่ช่วยให้คุณมีเวลาจัดการกับสินค้าในคลังก่อนจะถึงรอบจ่ายเงินได้ 2. ติดตามลูกหนี้ (Accounts Receivable) อย่างใกล้ชิด: เร่งเก็บเงินเข้ากระเป๋า ยอดขายบนกระดาษไม่มีความหมาย ถ้าเปลี่ยนมาเป็นเงินจริงไม่ได้ และการเรียกเก็บเงินจากลูกค้าหลายครั้งก็เป็นปัญหาใหญ่ของธุรกิจเช่นกัน ดังนั้นการจัดการกับลูกหนี้การค้าอย่างเป็นระบบที่มีประสิทธิภาพ ก็เป็นอีกแรงที่ช่วยดูแลสภาพคล่องของธุรกิจได้ โดยมีวิธีการบริหารติดตามลูกหนี้การค้าได้ดังนี้ 2.1 กำหนดนโยบายสินเชื่ออย่างชัดเจน การกำหนดนโยบายที่เกี่ยวข้องกับการเงินควรต้องทำอย่างชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น เป็นข้อกำหนดร่วมกัน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของวงเงินเครดิต และระยะเวลาชำระเงิน ทำให้ธุรกิจสามารถบริหารเงินสดได้ตามแผนที่วางไว้ นอกจากนี้อีกหนึ่งเคล็ดลับอาจพิจารณาให้ส่วนลดสำหรับลูกหนี้ที่ชำระก่อนกำหนด เพื่อเป็นแรงจูงใจให้ลูกหนี้รีบชำระเร็วขึ้น 2.2 ออกใบแจ้งหนี้ทันทีและตรวจสอบให้ถูกต้อง ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารสำคัญเลยก็ว่าได้ ถ้าส่งมอบสินค้าหรือให้บริการเสร็จเรียบร้อยแล้ว ควรรีบออกใบแจ้งหนี้ให้ทันทีเพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้า นอกจากนี้จำเป็นต้องตรวจสอบความถูกต้องให้เรียบร้อย ไม่เช่นนั้นอาจเกิดปัญหาตามมาที่ส่งผลต่อการชำระเงินที่ล่าช้าได้ด้วยซึ่งการออกใบแจ้งหนี้ผ่าน PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ช่วยให้มั่นใจในความถูกต้อง แถมยังมาพร้อมกับ QR Code ให้ลูกหนี้สามารถสแกนจ่ายได้เลยทันที สามารถชำระเงินได้สะดวก รวดเร็วมากยิ่งขึ้น 2.3 ติดตามหนี้อย่างเป็นระบบ หากลูกค้าชำระหนี้ล่าช้า ควรมีขั้นตอนการติดตามหนี้อย่างเป็นระบบ เช่น การส่งข้อความ หรืออีเมลเพื่อทวงถามแจ้งเตือนอย่างสุภาพ แต่ถ้าหากลูกหนี้ยังไม่ชำระเงินตามที่กำหนดก็อาจเริ่มต้นโทรติดตามอย่างสม่ำเสมอได้ 3. บริหารเจ้าหนี้ (Accounts Payable) อย่างมีกลยุทธ์: ยืดเวลาจ่าย แต่ไม่เสียเครดิต นอกจากตามเงินจากลูกหนี้แล้ว ในการบริหารเงินสด การจัดการวางแผนกับเจ้าหนี้ก็เป็นขั้นตอนที่ช่วยให้สามารถบริหารจัดการกับสภาพคล่องได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นเช่นกัน เพราะถ้าจ่ายเร็วเกินไปก็ทำให้ขาดเงินสดหมุนเวียน แต่จ่ายช้าก็อาจเสียเครดิต ดังนั้นการบริหารจัดการเจ้าหนี้อย่างชาญฉลาดก็ช่วยรักษาสมดุลในเรื่องนี้ได้ 3.1 ใช้ประโยชน์จากเครดิตเทอมเสมอ การจ่ายเงินให้ใกล้กับวันที่ได้รับเครดิตเทอมมากที่สุดสามารถช่วยให้บริหารเงินสดได้ดียิ่งขึ้น เช่น ได้รับเครดิตเทอม 30 วัน ก็สามารถจ่ายเงินในวันที่ 29 เพื่อให้ธุรกิจมีเงินสดหมุนเวียนไว้ในมือเผื่อมีกรณีต้องใช้เงินฉุกเฉิน 3.2 วางแผนการชำระเงินล่วงหน้า การวางแผนล่วงหน้ายังเป็นปัจจัยสำคัญในการดำเนินธุรกิจมาเสมอ และในเรื่องของการบริหารเงินสดก็เช่นกัน ที่คุณสามารถวางแผนการชำระเงินตั้งแต่เนิ่น ๆ เพื่อจัดลำดับความสำคัญของเจ้าหนี้แต่ละราย เช่น ต้องจ่ายใครก่อน-หลัง เป็นจำนวนเท่าไหร่ เพื่อให้มีเงินสดในมือพอจ่ายหนี้เมื่อถึงวันครบกำหนด 3.3 สื่อสารกับเจ้าหนี้อย่างสม่ำเสมอ ถ้าจากการวิเคราะห์เงินสดในมือและวางแผนล่วงหน้าแล้วพบว่าอาจมีเงินไม่เพียงพอสำหรับการชำระหนี้ให้ได้ตามกำหนด จำเป็นต้องสื่อสารกับเจ้าหนี้ไว้ล่วงหน้าเพื่อทำการขอขยายเวลาชำระหนี้ หรือเจรจาหาวิธี เงื่อนไขการชำระในรูปแบบอื่น ไม่ควรปล่อยให้มีหนี้ค้าง เสียเครดิต และอาจเสียคู่ค้าทางธุรกิจด้วย เพียงแค่ปรับใช้ 3 เคล็ดลับที่เราหยิบมาแนะนำในบทความนี้ ก็ช่วยให้คุณสามารถ บริหารเงินสด ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดความเสี่ยงที่จะเกิดปัญหาเงินขาดมือ พร้อมนำพาธุรกิจสู่การเติบโตอย่างมั่นคง ยกตัวอย่างการบริหารเงินสดด้วย 3 เคล็ดลับที่แนะนำ ธุรกิจ A ขายอุปกรณ์ Gadgets นำเข้า กำลังมีปัญหาด้านการบริหารเงินสด เพราะถึงแม้จะขายสินค้าได้ดีต่อเนื่อง แต่เงินสดขาดมือหมุนเงินไม่ทัน ธุรกิจ A จึงเลือกปรับใช้เคล็ดลับทั้ง 3 ข้อดังนี้ 1. บริหารสินค้าคงคลัง 2. ติดตามลูกหนี้ 3. บริหารเจ้าหนี้ หมดปัญหาเงินสดขาดมือ ติดตามลูกหนี้ได้อย่างเป็นระบบด้วยโปรแกรมบัญชี PEAK การบริหารเงินสดของธุรกิจ ไม่ใช่เรื่องยากอย่างที่หลายคนคิด และนอกจากการวางแผนจัดการแล้ว การเลือกใช้โปรแกรมบัญชี PEAK ก็พร้อมเป็นตัวช่วยให้คุณสามารถบริหารจัดการเงินได้อย่างเป็นระบบ นอกจากนี้ยังมาพร้อมฟีเจอร์ QR Payment ที่สามารถใส่ในใบแจ้งหนี้เพื่อให้ลูกค้าสามารถชำระเงินได้ง่ายมากยิ่งขึ้น เพียงเชื่อมต่อ API กับธนาคารที่ใช้งาน สามารถอัปเดตการชำระเงินให้อัตโนมัติทันที ช่วยลดข้อผิดพลาดและเวลากรอกข้อมูลด้วยตนเองได้มากขึ้น ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาทคลิก (ไม่มีค่าใช้จ่าย)PEAK Call Center : 1485LINE : @peakaccountสอบถามเพิ่มเติม คลิก

ผู้ประกอบการที่ขายสินค้าทางออนไลน์ น่าจะคุ้นเคยกับการคิด ค่าขนส่งสินค้า สินค้ากันเป็นอย่างดี แต่ผู้ประกอบการหลายท่านอาจยังไม่ทราบว่า ค่าขนส่งที่เรียกเก็บจากลูกค้านั้น ถือเป็นเงินที่ต้องรับรู้เป็นรายได้อีกด้วย! ในบทความนี้เราจะพาคุณมาดูความเกี่ยวข้องกับค่าขนส่งสินค้าและการบันทึกบัญชีกัน ค่าขนส่งสินค้า คืออะไร ประกอบไปด้วยอะไรบ้าง ค่าขนส่งสินค้า คือ ค่าใช้จ่ายที่ผู้ส่งต้องจ่ายให้กับบริษัทขนส่ง เพื่อนำสินค้าไปให้ถึงมือลูกค้า การเรียกเก็บเงินค่าขนส่งจากลูกค้าเป็นหน้าที่ของผู้ขาย แต่ผู้ประกอบการหลายท่านอาจไม่ทราบว่า ค่าขนส่งสินค้า เหล่านี้ ไม่ว่าจะมาจากการสั่งซื้อผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์หรือสั่งกับร้านโดยตรง ถือเป็นรายได้ของบริษัท และจำเป็นต้องทำการบันทึกบัญชีอย่างชัดเจน ค่าขนส่งสินค้ากับการบันทึกบัญชี การบันทึกบัญชีของค่าขนส่งสินค้า จะมี 2 เรื่องหลักที่ผู้ประกอบการและนักบัญชีควรทราบดังนี้ เมื่อไหร่ที่ค่าขนส่ง จะนับเป็นรายได้ของเรา? ปัจจัยสำคัญในการใช้ดูว่า ค่าขนส่งสินค้า จะนับเป็นรายได้ของเราหรือของแพลตฟอร์มออนไลน์ ต้องดูว่าใครเป็นผู้ออกใบเสร็จค่าขนส่งสินค้าให้ลูกค้า  ค่าขนส่งสินค้า มี VAT หรือไม่? ในกรณีที่ธุรกิจทำการจด VAT เรียบร้อยแล้วก็จำเป็นที่จะต้องมีการออกใบกำกับภาษีรวมค่าขนส่งสินค้า และรับรู้ภาษีขายจากค่าขนส่งสินค้าที่เรานับว่าเป็นรายได้เช่นเดียวกัน ทั้งนี้ในกรณีที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ก็ไม่จำเป็นต้องคำนวณภาษีขายเพิ่ม ตัวอย่างการบันทึกบัญชีกรณีที่มีค่าขนส่งสินค้า ยกตัวอย่างการบันทึกบัญชีกรณีที่มีการขายสินค้าผ่านช่องทางออนไลน์ และจำเป็นต้องมีการบันทึกค่าขนส่งสินค้าเป็นรายได้ในบัญชี บริษัท A ขายเก้าอี้ผ่านช่องทางออนไลน์ราคา 1,000 บาท โดยมีค่าขนส่งสินค้าโดยบริษัทขนส่ง 50 บาท เมื่อลูกค้าชำระเงินและทำการจัดส่งสินค้าถึงมือลูกค้าเรียบร้อยแล้ว สามารถบันทึกบัญชีแยกได้ดังนี้ ราคารวมที่ลูกค้าต้องจ่ายคือ 1,000 + 50 = 1,050 บาท ทั้งนี้ หากบริษัท A ทำการจด VAT เรียบร้อยแล้วต้องทำการออกใบกำกับภาษี และต้องทำการบันทึกเป็นภาษีขาย 73.50 บาทด้วย โดยคิดเป็นราคารวม 1,123.50 บาท ทำไมบิลเก็บเงินค่าขนส่งสินค้า จากแพลตฟอร์มไม่ได้รวม VAT แต่ร้านค้าต้องคิด VAT? อีกหนึ่งคำถามที่หลายท่านอาจสงสัยเกี่ยวกับการคำนวณ VAT ของค่าขนส่งสินค้าจากแพลตฟอร์มออนไลน์ เพราะถ้าเราดูตัวอย่างใบเสร็จจากหัวข้อก่อนหน้านี้ จะเห็นได้ว่าไม่ได้มีการคิด VAT มาด้วย แต่ทำไมร้านค้าถึงต้องคิด VAT เข้าไปในค่าขนส่งสินค้า ซึ่งคำตอบแยกได้เป็นสองส่วนดังนี้ เกิดอะไรขึ้นหากไม่ได้บันทึกค่าขนส่งสินค้า ลงในบัญชีบริษัท หากผู้ประกอบการไม่ได้ทำการลงบันทึกค่าขนส่งสินค้าเป็นรายได้ของบริษัท อาจทำให้ตัวเลขในรายการธุรกรรมมีความคลาดเคลื่อน เช่นในใบเสนอราคามีการเรียกเก็บค่าขนส่งสินค้ารวมเป็นจำนวนเงินที่เรียกเก็บจากลูกค้า แต่ในบันทึกบัญชีกลับไม่ได้มีจำนวนเงินค่าขนส่งสินค้าในส่วนนี้ อาจเกิดปัญหาตอนกระทบยอดตรวจสอบบัญชี และอาจส่งผลต่อการจัดการเรื่องภาษีได้ด้วยเช่นเดียวกัน เคล็ดลับลดข้อผิดพลาดในการบันทึกบัญชีสำหรับผู้ประกอบการ ในส่วนถัดมาเรามีเคล็ดลับสำหรับผู้ประกอบการในการลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการบันทึกบัญชี ซึ่งนอกจากการทำตารางบัญชีให้เข้าใจง่าย และการบันทึกบัญชีตามลำดับ ไม่ข้ามไปมา ยังมีปัจจัยอื่นที่เป็นส่วนช่วยให้ทำได้ง่ายยิ่งขึ้น จะมีอะไรบ้างนั้นมาดูกัน เก็บเอกสารให้เป็นระบบ การทำงานบัญชีมักมาพร้อมกับเอกสารมากมายที่ต้องเก็บและจัดระเบียบ ดังนั้นการออกแบบระบบการจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องไม่ว่าจะเป็น ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี เอกสารเหล่านี้ควรได้รับการจัดหมวดหมู่อย่างเป็นระบบ และอาจเก็บทั้งรูปแบบไฟล์ และรูปแบบเอกสารจริง ตรงส่วนนี้หากจำเป็นต้องมีการอ้างอิงถึงเอกสารที่เก็บ นักบัญชีอาจต้องมีการบันทึกในบัญชีตามหมวดหมู่และระบบที่จัดเก็บ เช่น รหัสของเอกสาร เพื่อให้สามารถหยิบเอกสารเหล่านั้นออกมาตรวจสอบได้รวดเร็วมากขึ้น ทำสรุปบัญชีเป็นประจำทุกเดือน การทำบัญชีจำเป็นต้องทำเป็นประจำทุกเดือน เพื่อให้เห็นภาพรวมด้านการเงิน และบัญชีของธุรกิจ ตรงส่วนนี้จะเป็นตัวช่วยประกอบการตัดสินใจในการดำเนินธุรกิจต่าง ๆ เพราะผู้ประกอบการจะได้เห็นธุรกรรมทั้งหมดในแต่ละเดือน สามารถใช้คาดการณ์ วางแผน หรือปรับปรุงแนวทางการดำเนินธุรกิจให้ดียิ่งขึ้น ใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ การทำบัญชีในปัจจุบันมีการใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์เข้ามาช่วย เพื่อให้สามารถทำงานได้ง่ายยิ่งขึ้น ทั้งยังลดข้อผิดพลาดลงได้ เพราะโปรแกรมเหล่านี้มักมาพร้อมฟีเจอร์มากมาย ไม่ว่าจะเป็นด้านการบันทึกค่าใช้จ่าย การออกเอกสารที่เกี่ยวข้องอย่างใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ/ใบกำกับภาษี ทั้งยังสามารถจัดทำรายงานได้แบบเรียลไทม์ รวมไปถึงช่วยในเรื่องการจัดการเรื่องภาษีอีกด้วย ดังนั้นการปรับใช้โปรแกรมบัญชีในการทำงานก็เป็นหนึ่งในวิธีที่ช่วยให้การบันทึกบัญชีง่ายขึ้น และลดข้อผิดพลาดลงไปได้ บันทึกบัญชีง่าย ๆ ด้วยโปรแกรม PEAK Account PEAK Account โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ที่พร้อมเป็นตัวช่วยในการบันทึกบัญชี ด้วยฟีเจอร์สมุดบัญชีรายวัน ให้การบันทึกบัญชีง่ายยิ่งขึ้น และลดข้อผิดพลาด นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์อื่น ๆ อีกมากมาย อาทิ การจัดการด้านเอกสารทั้งรายรับ รายจ่าย จัดการด้านการเงินและบัญชี การจัดการภาษี รวมไปถึงสต๊อกสินค้า เรียกได้ว่าครอบคลุมทุกเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการทำบัญชี เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเตรียมความพร้อมสู่การเติบโตของธุรกิจ

ช่วงนี้หลายท่านอาจได้ยินคำว่าบัญชีม้ากันบ่อย ๆ แต่ไม่เคยเข้าใจว่ามันคืออะไร บางท่านอาจมีคนใกล้ตัวถูกหลอกให้เปิดบัญชีม้าจนถูกดำเนินคดี หรือผู้ประกอบการบางท่านอาจสงสัยว่ามีเงินโอนเข้าบ่อย ๆ จะถูกอายัดบัญชีหรือไม่ ในบทความนี้เรารวบรวมความรู้เกี่ยวกับ บัญชีม้า กลโกงของมิจฉาชีพ และวิธีป้องกันไว้ให้คุณ บัญชีม้า คืออะไร? บัญชีม้า คือ บัญชีเงินฝากที่เจ้าของชื่อบัญชีไม่ได้เปิดขึ้นมาเพื่อใช้งานบัญชีดังกล่าวด้วยตัวเอง แต่เปิดบัญชีเพื่อให้มิจฉาชีพใช้ในการโอนเงินผิดกฎหมาย หรือรับเงินที่ได้มาจากการหลอกลวง ไม่ว่าจะเป็นเงินจากการพนันผิดกฎหมาย แก๊งคอลเซนเตอร์ที่หลอกลวงเงินจากผู้อื่น หรือแม้กระทั่งการฟอกเงิน ก็มักใช้บัญชีม้าเข้ามาเกี่ยวข้องทั้งสิ้น เพื่อให้เจ้าหน้าที่ไม่สามารถติดตามไปจนถึงต้นตอผู้กระทำผิด เพราะไม่สามารถโยงเส้นทางการเงินไปหาตัวได้นั่นเอง นอกจากนี้ในบางครั้งผู้ที่เปิดบัญชีม้าก็ถูกหลอกจากมิจฉาชีพให้เปิดบัญชีม้ามาอีกที ทำให้หลายครั้งกระทำความผิดโดยไม่รู้ตัว แต่หากถูกเจ้าหน้าที่ตรวจสอบก็นับว่ามีความผิดทางกฎหมายเช่นกัน ดังนั้นเพื่อเป็นการป้องกันตนเองส่วนถัดไปของบทความนี้เราจะมาแนะนำวิธีป้องกันจากการถูกหลอก พร้อมแนวทางการจัดการเมื่อถูกหลอกเปิดบัญชีม้า หรือถูกอายัดบัญชีเนื่องจากเข้าข่ายเป็นต้องสงสัยกัน เหตุผลที่เรียกว่า บัญชีม้า แต่ก่อนอื่น หลายท่านน่าจะสงสัยว่า ทำไมเรียกบัญชีม้า ซึ่งเหตุผลก็เพราะว่า ม้า ในที่นี้เปรียบเสมือนยานพาหนะสำหรับการพาเงินที่ได้มาจากการโกงผู้อื่น หรือเงินผิดกฎหมายที่ได้จากผู้ถูกหลอกลวง ไปสู่บัญชีของตนเองนั่นเอง และเพื่อให้สามารถติดตามตรวจสอบได้ยาก จึงมีการใช้ ม้า หรือ บัญชีม้า มาเป็นตัวกลางนั่นเอง บัญชีม้า แต่ละสี/ประเภท ข้อบ่งชี้ระดับความเสี่ยงของบัญชี บัญชีม้านั้นมีหลายระดับ โดยสามารถแบ่งตามระดับความเสี่ยงของการเข้าข่ายเป็นบัญชีม้า โดยสามารถเรียงลำดับได้ดังนี้ บัญชีธุรกิจที่มีความเสี่ยงเป็นบัญชีต้องสงสัย เงื่อนไขการเข้าข่ายเป็นบัญชีม้านั้นมีหลายแบบ แต่ด้วยรูปแบบของการดำเนินธุรกิจบางครั้งอาจทำให้สุ่มเสี่ยงเป็นบัญชีม้ามากเป็นพิเศษ โดยสามารถแบ่งเงื่อนไขได้เป็นดังนี้ ดังนั้นผู้ประกอบการท่านไหนที่บัญชีของธุรกิจเข้าข่ายทั้ง 3 ข้อนี้ก็มีโอกาสโดนตรวจสอบจากเจ้าหน้าที่ ดังนั้นควรเตรียมเอกสารเพื่อแสดงความบริสุทธิ์ของเส้นทางการเงินให้ครบถ้วน เพราะหากถูกระงับบัญชีเพื่อตรวจสอบ ก็สามารถกู้คืนกลับมาได้เร็วยิ่งขึ้น โอนเงินเข้าออกหลายครั้ง เข้าข่ายเป็นบัญชีม้าหรือไม่? หากบัญชีของคุณมีการโอนเงินเข้าออกหลายครั้ง อาจจะยังไม่นับว่าเป็นบัญชีม้า แต่อาจถูกตรวจสอบโดยทางกฎหมายได้มีการกำหนดเงื่อนไขประเภทของบัญชีที่ต้องทำการชี้แจงที่มาของเงินดังนี้ หากคุณเป็นผู้ประกอบการที่ต้องรับเงินเข้าบัญชีตัวเองหลายครั้งต่อปี แต่หากยังไม่ถึงกำหนดข้างต้นก็ไม่จำเป็นต้องกังวล แต่ทั้งนี้แนะนำให้เก็บเอกสารไว้ให้ครบถ้วนสำหรับการยื่นให้สรรพากรในกรณีที่มีการตรวจสอบ บทลงโทษของการเปิดบัญชีม้า หากชื่อบัญชีของคุณถูกนำไปใช้เป็นเส้นทางการเงินผิดกฎหมายหรือกลายเป็นบัญชีม้า ก็เข้าข่ายการกระทำผิดกฎหมายที่มีบทลงโทษกำหนดไว้อย่างชัดเจน โดยผู้กระทำความผิดจะเป็นทั้งผู้ที่นำบัญชีม้าไปใช้ และชื่อของผู้เปิดบัญชีอีกด้วย ซึ่งข้อกฎหมายนี้อยู่ใน พระราชกำหนด มาตรการป้องกันและปราบปรามอาชญากรรมทางเทคโนโลยี พ.ศ. 2566 ได้มีการระบุบทลงโทษไว้ว่าจะมีโทษจำคุกไม่เกิน 3 ปีและปรับไม่เกิน 300,000 บาท โดยผู้ที่เข้าข่ายจะรวมตั้งแต่การเปิดบัญชี หรือยินยอมให้ใช้บัญชีธนาคารในการรับเงินผิดกฎหมาย หรือชำระเงินเกี่ยวกับสิ่งที่ผิดกฎหมาย นอกจากนี้ข้อกฎหมายยังกำหนดครอบคลุมไปถึงบัญชีธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ บัตรเครดิต และบัตรเดบิต ในส่วนของผู้ที่จัดหาหรือโฆษณาเชิญชวนผู้อื่นให้เปิดบัญชีม้าก็มีโทษจำคุกตั้งแต่ 2-5 ปี และปรับตั้งแต่ 200,000 – 500,000 บาทหรือทั้งจำทั้งปรับด้วยนั่นเอง เป็นอีกหนึ่งการกระทำความผิดที่มีบทลงโทษรุนแรง ผลกระทบจากการต้องสงสัยและถูกระงับบัญชี สำหรับผู้ประกอบการแล้ว หากบัญชีของธุรกิจถูกระงับเนื่องจากเข้าข่ายต้องสงสัยว่าเป็นบัญชีม้าต้องส่งผลกระทบร้ายแรงสำหรับการดำเนินกิจการในหลายส่วน ไม่ว่าจะเป็นการจ่ายเงินเดือนให้พนักงาน ที่หากบัญชีถูกระงับหรืออยู่ในระหว่างการตรวจสอบ ห้ามทำธุรกรรม ก็อาจทำให้ไม่สามารถจ่ายเงินเดือนพนักงาน ส่งผลต่อไปถึงความน่าเชื่อถือของบริษัท นอกจากนี้ในมุมที่เกี่ยวข้องกับคนนอกบริษัท หากบริษัทจำเป็นต้องชำระหนี้ทุกเดือน แต่ไม่สามารถโอนเงินออกจากบัญชีได้ก็ส่งผลกระทบในส่วนนี้เป็นอย่างมาก ซึ่งส่งผลเสียต่อภาพลักษณ์ ความไว้ใจในการทำธุรกิจระหว่างองค์กรด้วยเช่นเดียวกัน ในที่นี้ก็อาจรวมไปถึงการบริหารเงินภายในองค์กรเองด้วย ด้วยเหตุนี้นักบัญชีหรือผู้ประกอบการควรที่จะให้ความสำคัญ วางแผนล่วงหน้าหากธุรกิจของเราอาจถูกตรวจสอบ ด้วยการเตรียมเงินสดสำรอง รวมไปถึงการเตรียมเอกสารหลักฐานสำคัญที่ใช้ในการยืนยันความบริสุทธิ์ให้แก่เจ้าหน้าที่ เพื่อให้สามารถจัดการบัญชีให้กลับมาเป็นปกติได้อย่างรวดเร็วหากถูกตรวจสอบ วิธีป้องกันบัญชีบริษัทไม่ให้กลายเป็นบัญชีม้า ในส่วนนี้เราได้รวบรวมวิธีป้องกันเบื้องต้น ที่ช่วยให้บัญชีขององค์กรไม่ให้เข้าข่ายสุ่มเสี่ยงกลายเป็นบัญชีม้าโดยไม่รู้ตัว ซึ่งโดยหลักแล้วธุรกิจสามารถป้องกันได้ด้วยการจัดการระบบควบคุมภายใน (Internal Control) ขององค์กรให้ชัดเจน มีความเป็นระเบียบ แบ่งแยกหน้าที่ได้อย่างถูกต้อง โดยสามารถทำได้ 3 ข้อดังนี้ 1. แบ่งแยกหน้าที่ระหว่างฝ่ายบัญชีและการเงินให้ชัดเจน (Segregation of Duties) เพราะการทำงานที่ทับซ้อนหรือไม่ชัดเจนอาจก่อให้เกิดความผิดพลาดในการจัดการระบบภายในองค์กรได้ หรือการแบ่งหน้าที่อย่างชัดเจน และห้ามให้มีการผ่อนปรนอันเป็นโอกาสนำไปสู่ปัญหาได้ ซึ่ง Segregation of Duties หรือ SoD สามารถทำได้หลัก ๆ ดังนี้ ซึ่งการจัดการระบบภายในเหล่านี้จะช่วยให้ทำงานกันอย่างลื่นไหล เป็นระเบียบ ลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาด ซึ่งรวมไปถึงปิดช่องโหว่การฉ้อโกง เพิ่มความโปร่งใสในการทำงาน และลดโอกาสที่จะทำให้บัญชีเข้าข่ายต้องสงสัย หรือหากมีการตรวจสอบก็มีหลักฐานชัดเจน 2. ตรวจสอบรายการบัญชีเป็นประจำ เนื่องจากบัญชีม้ามีความเกี่ยวข้องกับการเดินบัญชี ดังนั้นการตรวจสอบรายการบัญชีของธุรกิจเป็นประจำอย่างต่อเนื่องสามารถช่วยป้องกันได้ระดับหนึ่ง หรืออาจดูจากจำนวนครั้งการโอน และยอดการโอนที่หากเข้าข่ายต้องได้รับการตรวจสอบจากกรมสรรพากร นักบัญชีอาจเตรียมเอกสารการชี้แจงต่าง ๆ ให้พร้อมเพื่อให้ดำเนินการตรวจสอบเร็วยิ่งขึ้น 3. กำหนดผู้มีอำนาจในตรวจสอบอนุมัติ การทำธุรกรรมแต่ละครั้งควรมีผู้มีอำนาจไม่ว่าจะเป็นผู้จัดการฝ่ายบัญชี หรือเจ้าของธุรกิจรับหน้าที่ตรวจสอบรายการธุรกรรมและเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับบัญชีของบริษัท เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดการโกงโดยพนักงาน หรือมีการโอนเงินที่ผิดปกติ 4. จัดเก็บเอกสารด้านบัญชีอย่างเป็นระบบ หากธุรกิจเข้าข่ายสุ่มเสี่ยงและถูกตรวจสอบจากผู้มีอำนาจ ผู้ประกอบการสามารถยืนยันความบริสุทธิ์ของเส้นทางการเงินบริษัทได้ด้วยการแสดงเอกสารต่าง ๆ เช่น ใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงินที่สามารถใช้เป็นหลักฐานแสดงความบริสุทธิ์ได้ ดังนั้นนักบัญชีหรือผู้ประกอบการควรวางระบบภายในที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บเอกสาร เช่น การใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ควบคู่กับการเก็บเอกสารฉบับจริง ก็สามารถช่วยให้จัดการเอกสารด้านบัญชีให้เป็นระเบียบ เรียกดูเอกสารแต่ละฉบับได้ง่ายมากขึ้นได้ Checklist เอกสารที่ต้องเตรียม เพื่อพิสูจน์ความบริสุทธิ์ของเส้นทางการเงินบริษัท ในกรณีที่บริษัทถูกตรวจสอบจากผู้มีอำนาจ เนื่องจากเข้าข่ายเสี่ยงเป็นบัญชีม้า ผู้ประกอบการหรือนักบัญชีสามารถจัดเตรียมเอกสารให้เรียบร้อยสำหรับการยืนยันเส้นทางการเงิน เป็นการพิสูจน์ความบริสุทธิ์ให้องค์กร โดยมีเอกสารทั้งหมด 4 ส่วนดังนี้ ซึ่งเอกสารเหล่านี้สามารถใช้ในการยืนยันถึงเส้นทางการเงินของบริษัทได้ ดังนั้นผู้ประกอบการควรมีการวางระบบจัดการเอกสารให้ชัดเจน หากมีความจำเป็นต้องยื่นเอกสารเหล่านี้ประกอบก็สามารถทำได้รวดเร็วและถูกต้องมากยิ่งขึ้น โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ตัวช่วยจัดการเอกสารด้านบัญชีในองค์กร จากที่เราได้แนะนำก่อนหน้านี้ว่า การใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ควบคู่ไปกับการจัดเก็บเอกสารฉบับจริง ก็ช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการระบบเอกสารเหล่านี้ได้ดีมากยิ่งขึ้น สามารถเรียกดูได้ง่าย ลดโอกาสที่เอกสารจะสูญหาย รวมไปถึงสามารถดูข้อมูลได้อย่างชัดเจน ซึ่ง PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ก็เป็นหนึ่งในโปรแกรมด้านบัญชีที่สามารถใช้ในการจัดการระบบบัญชีในองค์กร มาพร้อมฟีเจอร์ด้านบัญชีต่าง ๆ มากมาย ที่นอกจากช่วยการจัดการเอกสารในการยืนยันความบริสุทธิ์จากการเข้าข่ายเป็นบัญชีม้า ยังสามารถออกเอกสารบัญชี เรียกดูรายงาน เพื่อการวิเคราะห์ด้านการเงินของธุรกิจได้อย่างแม่นยำ! ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาทคลิก (ไม่มีค่าใช้จ่าย)PEAK Call Center : 1485LINE : @peakaccountสอบถามเพิ่มเติม คลิก

การกระทบยอดธนาคาร เป็นการพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร ว่ายอดที่บันทึกในบัญชีและยอดเงินฝากในธนาคารตรงกันหรือไม่ จะช่วยให้การบันทึกบัญชีมีความถูกต้องมากขึ้น

หนังสือรับรองรายได้ เป็นเอกสารจำเป็นที่ผู้ประกอบการต้องรู้ เพราะนับเป็นเอกสารสำคัญสำหรับพนักงานในการนำไปใช้ยื่นทำธุรกรรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเงิน หรือเพื่อเป็นการยืนยันสถานะพนักงาน แต่ถ้าผู้ประกอบการไม่รู้จักเอกสารนี้ดี ออกให้ผิด หรือข้อมูลไม่ครบถ้วน ก็อาจทำให้พนักงานไม่สามารถใช้เอกสารดังกล่าวได้ และเกิดปัญหาตามมา ในบทความนี้เราเลยขอพาทุกท่านไปทำความรู้จักกับหนังสือรับรองรายได้ และข้อมูลสำคัญที่ต้องมี ทำความรู้จัก หนังสือรับรองรายได้ หนังสือรับรองรายได้ คือ หนังสือที่มักนำไปใช้เป็นหลักฐานในการยืนยันสถานะการเป็นพนักงาน หรือจำนวนเงินเดือนเพื่อแสดงสถานะความมั่นคงทางการเงิน เพราะในเอกสารจะระบุรายได้ของบุคคลดังกล่าวประกอบไปด้วย เงินเดือน เงินพิเศษ หรือโบนัส ซึ่งมักเป็นเอกสารที่จำเป็นต้องใช้เมื่อขอทำธุรกรรมทางการเงิน สมัครบัตรเครดิต กู้เงิน หรือในบางครั้งใช้เป็นหลักฐานประกอบเวลาขอวีซ่าเพื่อเดินทางไปต่างประเทศได้เช่นกัน ซึ่งหนังสือรับรองรายได้มักเป็นรูปแบบของหนังสือรับรองเงินเดือน สำหรับพนักงานประจำ หรือหนังสือรับรองการหักภาษี ณ​ ที่จ่ายสำหรับพนักงานอิสระ ข้อมูลที่ต้องมีในหนังสือรับรองรายได้ ข้อมูลในหนังสือรับรองรายได้มีความสำคัญและต้องระบุทั้งหมดให้ถูกต้องครบถ้วนเพื่อให้เอกสารนั้นสามารถใช้เป็นหลักฐานในการทำธุรกรรมต่าง ๆ ของพนักงานได้ โดยเอกสารหนังสือรับรองรายได้ ในรูปแบบที่เป็น หนังสือรับรองเงินเดือน สำหรับออกให้พนักงานประจำต้องมีข้อมูลดังนี้ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้นายจ้างสามารถทำเป็นร่างเอกสารที่เว้นพื้นที่สำหรับกรอกข้อมูลต่าง ๆ ได้ เพื่อเวลาที่ต้องออกเอกสารให้พนักงานจริง ๆ สามารถทำได้ง่ายและรวดเร็ว ไม่ต้องพิมพ์เอกสารใหม่ทุกครั้ง โดยจากตัวอย่างจะเป็น หนังสือรับรองเงินเดือน ที่เป็นเอกสารรับรองรายได้สำหรับพนักงานประจำ แต่ในกรณีที่เป็นพนักงานอิสระก็สามารถออกเอกสารรับรองรายได้ให้ได้เช่นเดียวกัน หนังสือรับรองรายได้สำหรับพนักงานอิสระ บางบริษัทที่มีการว่าจ้างพนักงานอิสระ หรือ พนักงานฟรีแลนซ์ในการทำงาน โดยพนักงานอิสระที่บริษัทดังกล่าวว่าจ้างก็มีสิทธิ์ที่จะขอหนังสือรับรองรายได้ได้เช่นเดียวกัน โดยเอกสารนี้จะเป็นรูปแบบของเอกสาร 50 ทวิ หรือหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ซึ่งสามารถใช้เป็นหลักฐานในการรับรองรายได้ของพนักงานฟรีแลนซ์ในการทำธุรกรรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องได้ แต่ในขณะเดียวกันก็ใช้ในการจัดการด้านภาษี อย่างการยื่นขอคืนภาษีได้เช่นเดียวกัน ซึ่งในเอกสาร 50 ทวิจะมีรูปแบบกำหนดมาโดยกรมสรรพากร สามารถนำข้อมูลไปกรอกได้เลย ทั้งนี้อย่าลืมตรวจสอบข้อมูลให้เรียบร้อยก่อนส่งมอบให้พนักงานเพื่อความถูกต้อง โดยในส่วนของวิธีการออก 50 ทวิ สามารถทำได้ผ่านโปรแกรมที่เกี่ยวข้องกับด้านการบริหารบุคคล ที่สามารถลงบันทึกบัญชีและออกเอกสาร 50 ทวิได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และสามารถส่งผ่านอีเมลได้อีกด้วย โดยปกติแล้วหากเป็นพนักงานอิสระ ผู้ประกอบการต้องออกหนังสือ 50 ทวิให้พนักงานทันทีหลังจากที่ทำการจ่ายเงินและหักภาษี ณ ที่จ่ายเรียบร้อยแล้วนั่นเอง หนังสือรับรองรายได้ต้องออกเมื่อไหร่ และใครเป็นผู้ออกหนังสือรับรองรายได้ หนังสือรับรองรายได้ ในกรณีที่เป็นหนังสือรับรองเงินเดือนออกให้พนักงานประจำสามารถออกได้เมื่อมีพนักงานขอ และเป็นหน้าที่ของผู้มีอำนาจในบริษัทสามารถเป็นฝ่ายบุคคล หรือฝ่ายบัญชีขึ้นอยู่กับการมอบหมาย โดยการออกหนังสือรับรองรายได้ ก็เป็นอีกหนึ่งเอกสารที่ต้องให้ความสำคัญในรายละเอียดความถูกต้อง และจำเป็นต้องลงลายมือชื่อของผู้มีอำนาจ หรือลงตราประทับทุกครั้ง เพราะหากมีการปลอมแปลงเอกสารเกิดขึ้น อาจส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของบริษัทได้ นอกจากนี้ยังเป็นการเพิ่มความน่าเชื่อถือให้เอกสารทำให้พนักงานสามารถนำไปใช้ได้ง่ายมากยิ่งขึ้น แต่ในส่วนของพนักงานอิสระ โดยปกติผู้ว่าจ้างต้องออกเอกสาร 50 ทวิให้หลังจากที่ทำการจ่ายเงินและหักภาษี​ ณ ที่จ่ายเสร็จสิ้น และในส่วนของผู้ออกเอกสารก็เป็นหน้าที่ของผู้ได้รับมอบหมาย ขึ้นอยู่กับการจัดการภายในของแต่ละธุรกิจ หลังจากออกเอกสารแล้วหนังสือรับรองรายได้มีอายุการใช้งานถึงเมื่อไหร่? รายได้ของพนักงานสามารถเปลี่ยนแปลงได้ และรวมไปถึงการเปลี่ยนงานของพนักงานเช่นกัน ดังนั้นหนังสือรับรองเงินเดือนจึงมีการกำหนดอายุการใช้งาน ที่หนังสือแต่ละฉบับนั้นสามารถนำไปใช้ในการยื่นทำธุรกรรม หรือใช้เป็นหลักฐานได้ โดยอายุของหนังสือรับรองรายได้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ในการใช้งาน โดยสามารถแบ่งได้เป็นสามส่วนดังนี้ หนังสือรับรองรายได้สามารถนำไปใช้ทำอะไรได้บ้าง? โดยส่วนใหญ่การขอหนังสือรับรองรายได้ของพนักงาน มักนำไปใช้ในวัตถุประสงค์ด้านการทำธุรกรรมการเงินกับธนาคาร เพราะหนังสือรับรองรายได้ใช้เป็นหลักฐานรายได้ของพนักงานว่ามีเงินรายเดือน สามารถชำระสินเชื่อหรือบัตรเครดิตได้จริงตามที่กำหนด รวมไปถึงวงเงินบัตรเครดิตที่ทางธนาคารจะให้ก็ขึ้นอยู่กับเงินเดือนในหนังสือรับรองรายได้ของพนักงานเช่นกัน ในส่วนของกรณีการยื่นขอวีซ่า หลายครั้งก็ใช้หนังสือรับรองรายได้เช่นเดียวกัน เพราะนอกจากช่วยแสดงความมั่นคงด้านการเงิน ก็ช่วยเป็นหลักฐานยืนยันได้ด้วยว่าบุคคลดังกล่าวมีอาชีพอยู่ในประเทศไทย เพิ่มโอกาสในการพิจารณาให้วีซ่าของประเทศนั้น ๆ ได้ นอกจากนี้อาจมีเอกสารอื่นประกอบ เช่น เอกสารรับรองการทำงาน ข้อควรระวังในการออกหนังสือรับรองรายได้ หนังสือรับรองรายได้มักใช้เป็นหลักฐานในการทำธุรกรรมต่าง ๆ ของพนักงาน เพราะฉะนั้นในฐานะนายจ้างก็ควรที่จะต้องให้ความสำคัญกับรายละเอียดในเอกสาร เพื่อให้ข้อมูลได้อย่างถูกต้อง และพนักงานสามารถนำเอกสารดังกล่าวไปใช้เป็นหลักฐานตามจุดมุ่งหมายได้จริง ด้วยเหตุผลนี้ทำให้ข้อควรระวังที่ผู้ประกอบการ หรือผู้มีอำนาจในการออกเอกสารควรให้ความสำคัญ คือ ข้อมูลในเอกสารที่ต้องใส่ให้ถูกต้องทั้งหมด และมีการลงนามอย่างชัดเจนเพื่อยืนยันความถูกต้องของเอกสารสามารถนำไปใช้เป็นหลักฐานได้จริง ออกหนังสือรับรองรายได้อย่างไร ให้สะดวก รวดเร็วมากที่สุด การออกหนังสือรับรองรายได้ ถึงแม้จะดูไม่ใช่งานที่ใช้เวลาหรือซับซ้อนมาก แต่ถ้าจำเป็นต้องออกหลาย ๆ ครั้งก็กินเวลาการทำงานของผู้รับผิดชอบไปพอสมควร ดังนั้นเพื่อให้การออกเอกสารนี้ง่ายยิ่งขึ้นเราแนะนำให้มีการทำรูปแบบเตรียมไว้ สามารถกรอกข้อมูลและพิมพ์เอกสารได้สะดวกขึ้นนั้นเองในส่วนของธุรกิจที่มีการจ้างพนักงานอิสระต้องออกใบ 50 ทวิให้อยู่แล้ว และพนักงานอิสระสามารถนำเอกสารนี้ไปใช้เป็นหนังสือรับรองรายได้ แนะนำให้ใช้โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ PEAK ที่มีฟีเจอร์ในการออกเอกสาร 50 ทวิได้อย่างรวดเร็ว พร้อมส่งผ่านอีเมลหรือพิมพ์ออกมาเป็นเอกสาร ช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ยุ่งยากเพื่อประสิทธิภาพที่ดียิ่งขึ้น ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาทคลิก (ไม่มีค่าใช้จ่าย)PEAK Call Center : 1485LINE : @peakaccountสอบถามเพิ่มเติม คลิก

วิธีการ ออกใบเสร็จรับเงิน สามารถทำได้หลายรูปแบบ ซึ่งแต่ละวิธีก็เหมาะสมกับธุรกิจที่แตกต่างกันออกไป ในบทความนี้เรารวบรวมวิธีการทำใบเสร็จรับเงินที่หลายธุรกิจนิยมใช้ พร้อมแนะนำรูปแบบที่เหมาะสมกับธุรกิจในยุคปัจจุบัน ใบเสร็จรับเงิน คืออะไร? ใบเสร็จรับเงิน คือ เอกสารที่ผู้ประกอบการต้องออกให้แก่ลูกค้าเมื่อทำการขายสินค้า โดยใบเสร็จรับเงินเป็นหลักฐานยืนยันว่าผู้ขายได้รับเงินจากผู้ซื้อเรียบร้อยแล้ว ตัวอย่างใบเสร็จรับเงินในแต่ละรูปแบบ ใบเสร็จรับเงินมีรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป ถึงแม้ว่าจะมีวัตถุประสงค์เพื่อการใช้เป็นหลักฐาน แต่ในหลายครั้งใบเสร็จรับเงินก็มักใช้ร่วมกับเอกสารอื่น เช่น ใบกำกับภาษี โดยเห็นตัวอย่างได้จากใบเสร็จที่มีการเขียนกำกับในหัวเอกสารว่า “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี” ซึ่งปกติแล้วจะมีเอกสารทั้งหมด 3 รูปแบบ  ซึ่งในรูปแบบที่ 2 และ 3 ที่เป็นใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษี ผู้ประกอบการที่สามารถออกเอกสารได้ต้องเป็นผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว ในส่วนของรูปแบบที่ 1 มักใช้ธุรกิจที่ยังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือร้านค้าขนาดเล็ก ไม่ได้มีการใช้ระบบ POS หรือใช้โปรแกรมบัญชีในการออกเอกสาร ส่วนมากจะเขียนเอกสารด้วยมือ ซึ่งจะมีข้อควรระวังในด้านความถูกต้องของเอกสาร เพราะหากออกผิด ไม่ครบถ้วนตามกำหนด ใบเสร็จรับเงินดังกล่าวจะไม่สามารถใช้เป็นหลักฐานการรับเงินได้ ดังนั้นแล้วสำหรับผู้ประกอบการ การออกใบเสร็จรับเงินจึงเป็นขั้นตอนที่ควรให้ความสำคัญไม่แพ้กับการออกเอกสารอื่น เช่น ใบแจ้งหนี้ หรือใบวางบิล ออกใบเสร็จรับเงิน รูปแบบไหนได้บ้าง? เพื่อลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดในการออกเอกสารของผู้ประกอบการ ในส่วนถัดมาเราจะแนะนำวิธีการสร้างใบเสร็จรับเงินทุกรูปแบบ เพื่อให้ผู้ประกอบการเลือกใช้รูปแบบที่ตอบโจทย์ และเหมาะสมกับธุรกิจ ซึ่งวิธีที่สะดวกที่สุดสามารถทำได้ 3 รูปแบบด้วยกันดังนี้ 1. เขียนด้วยมือ อันดับแรกการเขียนด้วยมือผ่านการใช้กระดาษคาร์บอน ที่มักใช้ในการทำบิลเงินสด วิธีการทำใบเสร็จรับเงินรูปแบบนี้จะมีขั้นตอนที่ง่าย เมื่อรับเงินเสร็จสามารถเขียนให้ลูกค้าได้ทันที แต่ก็มาพร้อมปัญหาที่อาจเกิดจากความผิดพลาดในการเขียนเอกสารจนทำให้ไม่สามารถใช้เอกสารเป็นหลักฐานได้  นอกจากนี้ยังมีขั้นตอนการเก็บรักษาที่ยุ่งยากเพราะเป็นกระดาษจริง ถ้าเก็บเอกสารไม่เป็นระเบียบอาจมีเอกสารสูญหาย หรือต้องใช้เวลานานในการค้นหา โดยเฉพาะในธุรกิจที่ต้องออกใบเสร็จรับเงินเป็นประจำ รวมไปถึงเรื่องของความน่าเชื่อถือของเอกสารที่อาจน้อยกว่ารูปแบบใบเสร็จรับเงินที่พิมพ์ขึ้นมา จึงไม่เหมาะกับธุรกิจที่มีการซื้อขายบ่อย ๆ เนื่องจากอาจทำได้ช้าและจำนวนของใบเสร็จจะมีเยอะมาก หรือแม้กระทั่งธุรกิจที่ต้องติดต่อซื้อขายกับธุรกิจด้วยกันเองบ่อย ความน่าเชื่อถือเป็นเรื่องสำคัญ การใช้เอกสารบิลเงินสดแบบเขียนมือก็อาจลดความน่าเชื่อถือ เสียโอกาสทางธุรกิจไปได้ 2. ใช้โปรแกรมสำนักงานทั่วไป หนึ่งในรูปแบบที่หลายคนมักใช้คือการออกเอกสารผ่านโปรแกรมสำนักงานทั่วไป เช่น Excel หรือ Word ที่สามารถออกเอกสารได้เช่นเดียวกัน ซึ่งจะมีความน่าเชื่อถือมากกว่าการเขียนบิลเงินสดด้วยมือ แต่ก็มักมาพร้อมความยุ่งยากเนื่องจากโปรแกรมเหล่านี้ไม่ได้ถูกคิดค้นมาเพื่อการออกเอกสารประเภทนี้โดยเฉพาะ และถึงแม้ว่าจะเป็นการทำเอกสารผ่านรูปแบบไฟล์ แต่ก็ยังยากในการบันทึกข้อมูล หรือเชื่อมข้อมูลของระบบบัญชี ทำให้อาจยังไม่เหมาะสำหรับการใช้ในธุรกิจมากเท่าที่ควร 3. ใช้โปรแกรมบัญชี โปรแกรมบัญชีเป็นวิธีการสร้างใบเสร็จรับเงินที่เหมาะสมสำหรับการทำธุรกิจมากที่สุด เพราะเป็นโปรแกรมที่เกี่ยวข้องกับด้านการเงินโดยเฉพาะอยู่แล้ว สามารถเชื่อมต่อข้อมูลกับระบบบัญชี นอกจากนี้คือหน้าตาของเอกสารที่สามารถใส่โลโก้ของธุรกิจของเราเพื่อสร้างความน่าเชื่อถือให้กับเอกสารได้ นอกจากนี้ในโปรแกรมบัญชีมักสามารถใช้ในการออกเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในขั้นตอนการทำธุรกรรมได้อย่างครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็น ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล นอกจากนี้หากต้องการออกเอกสารใบเสร็จรับเงินที่เป็นใบกำกับภาษีด้วยก็สามารถทำได้เช่นกัน ผู้ประกอบการ SME เลือกใช้วิธีไหนในการสร้างใบเสร็จรับเงินได้ดีที่สุด? น่าจะสามารถเดาได้ไม่ยากว่ารูปแบบที่เหมาะสมมากที่สุดคือการใช้ โปรแกรมบัญชี ไม่ว่าจะเป็นผู้ประกอบการ SME ที่ทำธุรกิจแบบ B2B (Business to Business) หรือ B2C (Business to Customer) การมีโปรแกรมบัญชีที่ไม่เพียงแค่การสร้างใบเสร็จรับเงิน แต่ยังสามารถนำไปใช้การจัดการระบบบัญชีหลังบ้านที่เป็นปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อการเติบโตของธุรกิจโดยเฉพาะก็เป็นเรื่องที่ ยิ่งธุรกิจที่อยู่ในช่วงเริ่มต้น หากมีระบบหลังบ้านที่แข็งแรง เตรียมความพร้อมสู่การเติบโตได้มั่นคงและยั่งยืนวิธีการปรับใช้โปรแกรมบัญชีในการสร้างใบเสร็จรับเงินสำหรับผู้ประกอบการ การปรับใช้โปรแกรมบัญชีในการสร้างใบเสร็จสำหรับธุรกิจเป็นขั้นตอนที่ไม่ซับซ้อน เพราะโปรแกรมที่ดีมักออกแบบโดยผู้ที่เข้าใจการทำงานด้านบัญชีจริง ๆ และผ่านการออกแบบให้ผู้ประกอบการที่อาจไม่คุ้นเคยกับระบบของบัญชีสามารถเข้าใจได้ง่าย และนอกจากนี้โปรแกรมที่ดีควรมาพร้อมคู่มือการใช้งานที่ครบถ้วนเพื่อให้ผู้ประกอบการสามารถปรับใช้ได้อย่างรวดเร็วมากที่สุด ในส่วนของขั้นตอนการสร้างใบเสร็จรับเงินผ่านโปรแกรมนั้นสามารถทำตามขั้นตอนได้ง่าย ๆ โดยเราขอยกตัวอย่างจากโปรแกรม PEAK ที่สามารถทำตามได้ดังนี้ วิธีการปรับใช้โปรแกรมบัญชีในการสร้างใบเสร็จรับเงินสำหรับผู้ประกอบการ การปรับใช้โปรแกรมบัญชีในการสร้างใบเสร็จสำหรับธุรกิจเป็นขั้นตอนที่ไม่ซับซ้อน เพราะโปรแกรมที่ดีมักออกแบบโดยผู้ที่เข้าใจการทำงานด้านบัญชีจริง ๆ และผ่านการออกแบบให้ผู้ประกอบการที่อาจไม่คุ้นเคยกับระบบของบัญชีสามารถเข้าใจได้ง่าย และนอกจากนี้โปรแกรมที่ดีควรมาพร้อมคู่มือการใช้งานที่ครบถ้วนเพื่อให้ผู้ประกอบการสามารถปรับใช้ได้อย่างรวดเร็วมากที่สุด ในส่วนของขั้นตอนการสร้างใบเสร็จรับเงินผ่านโปรแกรมนั้นสามารถทำตามขั้นตอนได้ง่าย ๆ โดยเราขอยกตัวอย่างจากโปรแกรม PEAK ที่สามารถทำตามได้ดังนี้ 1. สร้างใบเสร็จรับเงิน ขั้นตอนแรกสามารถคลิกสร้างใบเสร็จรับเงิน โดยการไปที่เมนู รายรับ > ใบเสร็จรับเงิน > +สร้าง 2. ระบุข้อมูลการซื้อขาย ถัดมาเป็นขั้นตอนการกรอกข้อมูลการซื้อขาย รวมไปถึงเลือกว่าต้องการให้ใบเสร็จรับเงินฉบับนั้นเป็น ใบกำกับภาษีด้วยหรือไม่ นอกจากนี้ ผู้ประกอบการควรตรวจสอบข้อมูลการซื้อขายทั้ง ข้อมูลลูกค้า การออกใบกำกับภาษี รายการสินค้า/บริการ จำนวน และราคา ให้ถูกต้องเพื่อลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาด 3. อนุมัติใบเสร็จรับเงิน เมื่อระบุข้อมูลและตรวจสอบข้อมูลอย่างละเอียดถี่ถ้วนแล้ว หลังจากนั้นเลือกช่องทางการรับเงิน และกดอนุมัติใบเสร็จรับเงิน เพื่อทำการออกเอกสารได้เลย โดยข้อมูลของการออกใบเสร็จรับเงินจะบันทึกสู่ระบบ สามารถเรียกดูย้อนหลังได้ วิธีตรวจสอบความถูกต้องของใบเสร็จรับเงิน ความถูกต้องของใบเสร็จรับเงินเป็นสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญ ในส่วนนี้เราพาผู้ประกอบการทุกท่านมาดูกันว่า ก่อนออกใบเสร็จรับเงิน ผู้ประกอบการควรตรวจสอบข้อมูลอะไรบ้าง 1. ข้อมูลผู้ซื้อ และผู้ขาย ไม่ว่าจะเป็นชื่อบริษัท ที่อยู่ หรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษี เพราะเป็นข้อมูลที่ใช้ในการระบุถึงตัวตนระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย ควรสอบถามข้อมูลที่อยู่ของผู้ซื้อให้ชัดเจน อย่างไรก็ตาม หากเป็นการออกใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ข้อมูลของผู้ซื้ออาจไม่จำเป็นต้องระบุในเอกสารส่วนนี้ 2. วัน เดือน ปี และลำดับที่ของเอกสาร วัน เดือน ปี และลำดับของเอกสาร เป็นข้อมูลที่หลายคนอาจมองข้าม แต่หากก็เป็นข้อมูลที่สามารถใช้อ้างอิงได้ในกรณีที่ต้องมีการตรวจสอบเอกสารเกิดขึ้น 3. รายละเอียดของสินค้า ในส่วนสำคัญของเอกสารใบเสร็จรับเงิน คือ รายละเอียดของสินค้าหรือบริการ ที่จะระบุถึงข้อมูลการซื้อขาย รวมไปถึงราคาของสินค้า และหากใบเสร็จรับเงินที่ออกเป็นใบกำกับภาษีด้วย ตรวจส่วนนี้ก็ต้องระบุจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มด้วยเช่นเดียวกัน โดยหลักแล้วข้อมูลที่จำเป็นในใบเสร็จรับเงินจะมีทั้งหมด 3 ส่วนด้วยกัน และผู้ประกอบการควรที่จะตรวจสอบทั้ง 3 ส่วนนี้ให้ละเอียด และถูกต้อง เพื่อให้เอกสารถูกต้องและสามารถนำไปใช้งานเป็นหลักฐานการรับเงินได้จริง ทั้งนี้หากเอกสารใบเสร็จรับเงินนั้นเป็นใบกำกับภาษีด้วย ก็จะมีรายละเอียดอื่น ๆ เช่น จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม รวมไปถึงการระบุอย่างชัดเจนว่าเอกสารดังกล่าวเป็น ใบกำกับภาษี เริ่มต้นใช้โปรแกรมบัญชีในธุรกิจ เพื่อการออกใบเสร็จรับเงินและการจัดการระบบบัญชีที่ง่ายยิ่งขึ้น ตอนนี้ทุกท่านน่าจะมองเห็นถึงความน่าสนใจ และประโยชน์ของการใช้โปรแกรมบัญชีในการออกใบเสร็จรับเงินกันแล้ว ซึ่งความน่าสนใจคือ การปรับใช้โปรแกรมบัญชีในธุรกิจไม่เพียงแค่การออกใบเสร็จรับเงินเพียงอย่างเดียว แต่ยังช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถจัดการบัญชีอย่างเป็นระบบ ลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดในการบันทึกบัญชี ไปจนถึงการจัดการเอกสารต่าง ๆ ซึ่งโปรแกรมบัญชี PEAK ก็เป็นหนึ่งในโปรแกรมแบบครบวงจรที่สามารถออกใบเสร็จรับเงิน จัดการระบบบัญชี สามารถปรับใช้ในองค์กรได้อย่างรวดเร็ว มาพร้อมคู่มือการใช้งานทุกขั้นตอน เริ่มต้นเตรียมความพร้อมให้ธุรกิจ ด้วยการจัดการบัญชีอย่างเป็นระบบเพื่อรองรับการเติบโตอย่างยั่งยืน ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาทคลิก (ไม่มีค่าใช้จ่าย)PEAK Call Center : 1485LINE : @peakaccountสอบถามเพิ่มเติม คลิก

บิลเงินสดคืออะไร? ต่างจากใบเสร็จรับเงินอย่างไร และออกให้ลูกต้าตอนไหนบ้าง มาเรียนรู้ผ่านบทความนี้ พร้อมดูตัวอย่างบิลเงินสด คลิกอ่านเลย

ใบวางบิล และใบแจ้งหนี้คือ เอกสารที่ผู้ประกอบการ เจ้าของธุรกิจ รวมไปถึงบริษัทต่าง ๆ จัดทำขึ้นเพื่อแจ้งยอดของสินค้า หรือบริการ ให้ลูกค้าทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องจ่าย และกำหนดวันที่ลูกค้าต้องจ่ายชำระกับทางบริษัท ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในการทำธุรกิจ

ใบกำกับภาษีเต็มรูป เป็นใบกำกับภาษีแบบที่ผู้ซื้อสามารถนำไปใช้เป็นภาษีซื้อได้ ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปจะประกอบไปด้วยอะไรบ้าง หาคำตอบได้ที่นี่เลยครับ

เวลาซื้อของหรือทานข้าวตามร้านในห้าง หรือร้านสะดวกซื้อ มักจะได้รับ ใบเสร็จรับเงิน อยู่เสมอไม่ว่าเราจะได้ขอจากพนักงานหรือไม่ ซึ่งใบเสร็จก็เป็นเอกสารสำคัญที่ต้องมีการออกให้ลูกค้าเสมอ และในฐานะผู้ประกอบการก็จำเป็นที่จะต้องรู้จัก และสามารถออกเอกสารนี้ได้อย่างถูกต้องให้แก่ลูกค้า ไม่ว่าจะทำธุรกิจขายสินค้าหรือบริการก็จำเป็น ในบทความนี้เราจึงจะมาแนะนำให้ทุกท่านรู้จักกับใบเสร็จมากขึ้น พร้อมแล้วมาติดตามกันเลย ใบเสร็จ (Receipt) คืออะไร? ใบเสร็จ หรือ Receipt คือ เอกสารที่ออกเพื่อเป็นหลักฐาน และเป็นการยืนยันว่าผู้ขายได้รับเงินจากผู้ซื้อเรียบร้อยแล้ว โดยจะเป็นเอกสารที่ผู้ขายต้องออกให้ผู้ซื้อทุกครั้งเมื่อมีการรับเงินที่มีมูลค่ามากกว่า 100 บาทขึ้นไป ไม่ว่าลูกค้าจะขอใบเสร็จหรือไม่ ใบเสร็จมีกี่รูปแบบ อะไรบ้าง? ถึงแม้ว่าการซื้อขายจะยังไม่เสร็จสมบูรณ์ แต่มีการจ่ายเงินล่วงหน้าไปเรียบร้อยแล้วก็จะเป็นต้องออกใบเสร็จให้แก่ผู้จ่ายเงินด้วยเช่นกัน  ทั้งนี้ธุรกิจที่มีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว และธุรกิจที่ยังไม่ได้จดจะออกใบเสร็จที่แตกต่างกันเล็กน้อย โดยสามารถแบ่งออกเป็น 3 ประเภทหลัก ๆ ดังนี้ 1. ใบเสร็จรับเงินทั่วไป สำหรับธุรกิจที่ยังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม สามารถออกเป็นรูปแบบใบเสร็จรับเงินธรรมดาที่มีข้อมูลของสินค้าหรือบริการ และรายละเอียดทั่วไปได้ 2. ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ถัดมาเป็นใบเสร็จที่มักพบในชีวิตประจำวันจะเป็น ใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ซึ่งก็คือใบเสร็จกระดาษใบเล็กที่จะได้รับหลังชำระเงินให้ร้านสะดวกซื้อ หรือร้านอาหารนั่นเอง โดยข้อมูลในใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ จะระบุข้อมูลที่อยู่ของผู้ขาย ข้อมูลสินค้าหรือบริการ และราคาไว้ แต่จะไม่ได้ลงรายละเอียดเกี่ยวกับผู้ซื้อ ซึ่งผู้ประกอบการที่สามารถออกใบเสร็จประเภทนี้ได้ต้องเป็นผู้ที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว และเป็นธุรกิจประเภทค้าปลีกและค้าขายกับลูกค้ารายย่อย ที่อาจมีจำนวนการซื้อขายต่อวันหลายครั้ง และลูกค้าไม่ได้มีความจำเป็นที่จะต้องใช้ใบเสร็จรับเงินในการดำเนินการด้านเอกสาร 3. ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป ทั้งนี้สำหรับผู้ประกอบการที่ทำธุรกิจแบบ B2B (Business to Business) รูปแบบของใบเสร็จที่ออกอาจมีความแตกต่างออกไปเป็นรูปแบบ ใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป โดยจะเป็นรูปแบบที่มีข้อมูลละเอียดมากกว่าใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ มีการระบุข้อมูลของผู้ซื้อ ซึ่งธุรกิจที่ออกใบเสร็จประเภทนี้ก็จะเป็นต้องมีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเรียบร้อยแล้วเช่นกัน และโดยส่วนใหญ่จะออกให้กับลูกค้าที่เป็นกิจการ เพราะมักจะต้องใช้เอกสารนี้ในการดำเนินการด้านบัญชีต่อไป นอกจากประเภทของใบเสร็จทั้ง 3 รูปแบบที่เราได้ยกตัวอย่างมา ยังมีรูปแบบบิลเงินสดที่มีรายละเอียดน้อยมากที่สุด มักใช้กันในร้านขายของชำ ร้านขายของทั่วไป เขียนรายละเอียดด้วยมือ ซึ่งเป็นรูปแบบใบเสร็จที่มีความน่าเชื่อถือน้อยที่สุดเมื่อเทียบกับรูปแบบอื่น โดยสรุปแล้วสำหรับผู้ประกอบการ ขึ้นอยู่กับว่าดำเนินธุรกิจประเภทไหนอยู่ หากทำธุรกิจที่เน้นการซื้อขายกับผู้ประกอบการด้วยกันเป็นหลักก็อาจมีโอกาสได้ใช้ใบเสร็จแบบใบกำกับภาษีเต็มรูปมากกว่า แต่ถ้าทำธุรกิจค้าปลีก ขายให้ลูกค้ารายย่อยเป็นหลักก็จะใช้ใบเสร็จแบบใบกำกับภาษีอย่างย่อบ่อยกว่านั่นเอง ทั้งนี้ควรมีระบบโปรแกรมบัญชีที่สามารถออกเอกสารได้ครบทุกรูปแบบจะดีมากที่สุด ข้อมูลที่ต้องมีบนใบเสร็จ สำหรับใบเสร็จทั้ง 3 รูปแบบนั้นมีข้อมูลที่ต้องระบุค่อนข้างใกล้เคียงกันต่างกันเพียงเล็กน้อยตามความละเอียดของแต่ละประเภท ซึ่งทั้ง 3 แบบมีข้อมูลสำคัญที่ต้องระบุดังนี้ 1. ข้อมูลในใบเสร็จรับเงินทั่วไป 2. ข้อมูลในใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป 3. ข้อมูลในใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ใบเสร็จออกในกรณีไหนได้บ้าง โดยปกติใบเสร็จจะต้องออกทุกครั้งเมื่อ ได้รับเงินครบ ก็สามารถออกเอกสารฉบับนี้ออกมาเพื่อยืนยันเป็นหลักฐานการรับเงินได้เลย เพราะหากทำการซื้อขายเสร็จแล้ว แต่ทางผู้ขายไม่ออกเอกสารใบเสร็จรับเงินให้เรียบร้อยหลังจากที่ได้รับเงินแล้ว อาจมีบทลงโทษปรับเงินไม่เกิน 500 บาท จำคุกไม่เกินหนึ่งเดือน หรือทั้งจำทั้งปรับ ออกใบเสร็จอย่างไรให้ง่าย สะดวก รวดเร็ว ซึ่งการออกใบเสร็จเป็นขั้นตอนที่ธุรกิจที่มีการซื้อขายหลายครั้งในแต่ละเดือนจำเป็นต้องทำเป็นประจำ ซึ่งมาพร้อมกองเอกสารมากมายที่ต้องเก็บไว้เพื่อเป็นหลักฐาน จากในอดีตที่ออกใบเสร็จกันด้วยวิธีการเขียนมือทุกรายการ ทำให้มีความยุ่งยากและเสียเวลา ทั้งยังมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดสูง ไปจนถึงการต้องเตรียมพื้นที่สำหรับการจัดเก็บเอกสาร ในปัจจุบันจึงหันมานิยมใช้รูปแบบการพิมพ์ใบเสร็จผ่านโปรแกรมหน้าร้าน เช่น ระบบ POS ที่สามารถพิมพ์ใบเสร็จให้ลูกค้าเมื่อมีการจ่ายเงินได้ทันที ไม่จำเป็นต้องนั่งเขียนทีละรายการ นอกจากนี้ในกรณีที่พิมพ์ใบเสร็จแบบใบกำกับภาษีก็มีโปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่เข้ามารองรับการใช้งานในส่วนนี้ ทำให้คุณสามารถพิมพ์เอกสารได้ง่ายขึ้น แถมบันทึกให้อัตโนมัติในระบบ สามารถเรียกดูได้ไม่ต้องพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษ ที่สำคัญคือส่งให้ลูกค้าได้ง่ายผ่านรูปแบบไฟล์ได้เลย พื้นฐานของธุรกิจที่ประสบความสำเร็จมักมาพร้อมกับระบบภายในที่จัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระเบียบ การปรับใช้เทคโนโลยีหรือโปรแกรมเหล่านี้ก็สามารถช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถดำเนินธุรกิจได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ตัวช่วยสร้างระบบที่ดีในองค์กร โปรแกรมบัญชี PEAK มาพร้อมระบบการจัดการด้านบัญชีอย่างครบวงจรเพื่อธุรกิจทุกขนาด ให้การทำงานเป็นระบบ ลดขั้นตอนอันยุ่งยาก และเพิ่ม Productivity ของพนักงาน เพื่อความสำเร็จขององค์กรในระยะยาว โดยโปรแกรม PEAK สามารถจัดทำใบเสร็จได้ทุกรูปแบบ รวมไปถึงการพิมพ์ใบเสนอราคา หรือใบแจ้งหนี้ที่มักใช้ในขั้นตอนการซื้อขายเช่นกัน ทั้งยังสามารถเชื่อมต่อกับระบบ POS ที่ใช้ในการบริหารจัดการหน้าร้านได้อีกด้วย เริ่มต้นใช้วันนี้เพื่อการเติบโตขององค์กรในอนาคต ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาทคลิก (ไม่มีค่าใช้จ่าย)PEAK Call Center : 1485LINE : @peakaccountสอบถามเพิ่มเติม คลิก

ใบแจ้งหนี้ Invoice คือ? ใบแจ้งหนี้ หรือ Invoice คือ เอกสารทางบัญชีที่ผู้ขายสินค้าหรือบริการออกให้กับผู้ซื้อหลังจากที่มีการซื้อขายสินค้า/บริการเสร็จสิ้นแล้ว เป็นเอกสารที่ออกเพื่อแจ้งหนี้หรือยอดชำระให้ผู้ซื้อทราบอีกครั้ง โดยใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่จะมีช่วงเวลาการจ่ายเงินกำหนดไว้อย่างชัดเจน ไม่จำเป็นต้องจ่ายในทันทีที่ออกเอกสาร เอกสารประเภทนี้จึงมักใช้ร่วมกับการซื้อขายในรูปแบบ Business to Business (B2B) ที่แต่ละบริษัทมักจะมีกำหนดรอบวันจ่ายเงินที่ชัดเจนอยู่แล้วนั่นเอง ใครเป็นคนออกใบแจ้งหนี้ Invoice? ผู้ขายสินค้า/บริการ มีหน้าที่ต้องออกใบแจ้งหนี้ให้แก่ผู้ซื้อ โดยส่วนใหญ่จะเป็นหน้าที่ของพนักงานฝ่ายบัญชีในการออกเอกสารและประสานงานกับบริษัทที่ทำการซื้อขายด้วยกัน แต่ถ้าในธุรกิจยังมีพนักงานจำนวนไม่เยอะ ผู้ประกอบการก็สามารถออกเอกสารได้ด้วยการใช้โปรแกรมบัญชีที่จะมีเทมเพลตเอกสารใบแจ้งหนี้ให้อย่างเรียบร้อยครบถ้วน เพราะใบแจ้งหนี้ Invoice คือหนึ่งในเอกสารพื้นฐานที่สำคัญในการดำเนินธุรกิจประเภท B2B เลยก็ว่าได้ ใบแจ้งหนี้ Invoice ต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง? ใบแจ้งหนี้ Invoices คือเอกสารที่อยู่ในขั้นตอนการซื้อขายสินค้าหรือบริการ เช่นเดียวกับ ใบเสนอราคา Quotation แต่จะเป็นเอกสารที่ออกให้หลังจากซื้อขายเสร็จสิ้นแล้ว อย่างไรก็ตามข้อมูลในใบแจ้งหนี้กับใบเสนอราคาจะค่อนข้างใกล้เคียงกัน โดยระบุข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับการซื้อขายในครั้งดังกล่าวไม่ว่าจะเป็นข้อมูลผู้ซื้อ ผู้ขาย รายละเอียดสินค้า/บริการ ยอดชำระรวม และส่วนท้ายสำหรับลงลายมือชื่อทั้งสองฝั่ง ซึ่งข้อมูลจำเป็นสามารถแบ่งได้เป็น 3 ส่วนดังนี้ 1. ส่วนหัวกระดาษ ส่วนแรกด้านบนสุดของใบแจ้งหนี้ จะเป็นการระบุข้อมูลทั่วไปของผู้ซื้อและผู้ขาย พร้อมระบุ ‘ใบแจ้งนี้ Invoice’ ให้ชัดเจนเพื่อให้ทราบว่าเอกสารฉบับนี้เป็นเอกสารอะไร 2. รายละเอียดการซื้อขาย ถัดมาต่อจากส่วนหัวกระดาษที่เราได้ลงรายละเอียดของผู้ซื้อและผู้ขายไว้สำหรับเป็นข้อมูลแล้ว ต่อมาจะเป็นส่วนของรายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่ได้ทำการซื้อขายของใบแจ้งหนี้นี้ โดยในส่วนของข้อมูลจะต้องระบุให้ละเอียดครบถ้วน พร้อมชี้แจงราคาของแต่ละส่วนอย่างชัดเจน  ทั้งนี้ในการทำธุรกิจที่เป็นการให้บริการอาจมีการจำแนกที่ค่อนข้างต่างจากการขายสินค้าแบบทั่วไป ยกตัวอย่างเช่น กรณีที่ผู้ขายให้บริการด้านการทำการตลาดวางแผนกลยุทธิ์ และทำโฆษณาออนไลน์ ที่ซึ่งมักจะมีรายละเอียดค่อนข้างยิบย่อยกว่าการซื้อขายทั่วไป ในส่วนของรายละเอียดอาจจำแนกแต่ละค่าใช้จ่ายให้ชัดเจนดังนี้ ซึ่งรายละเอียดส่วนนี้จะต้องพูดคุยกันให้เรียบร้อยตั้งแต่ก่อนเริ่มบริการ เพื่อให้เข้าใจตรงกันและลดปัญหาที่อาจเกิดขึ้น 3. ส่วนท้ายของเอกสาร มาถึงส่วนสุดท้ายในใบเสนอราคา Invoices คือส่วนที่สำคัญไม่แพ้กัน เพราะเป็นส่วนสำหรับการเซ็นต์เอกสารของทั้งสองฝ่ายที่จะทำให้เอกสารฉบับดังกล่าวสามารถนำไปใช้ได้จริงตามกฎหมายนั่นเอง โดยส่วนนี้จะประกอบไปด้วย ต้องออกใบแจ้งหนี้ Invoice เมื่อไหร่? สามารถออกเอกสารใบแจ้งหนี้ Invoice ได้ทันทีหลังจากที่ซื้อขาย หรือให้บริการเสร็จสิ้น อย่างไรก็ตามหากมีการตกลงรอบการจ่ายเงินไว้ก่อนหน้านี้ก็สามารถออกเอกสารให้ลูกค้าตามรอบที่กำหนดได้  วิธีการออกใบแจ้งหนี้ Invoice ใบแจ้งหนี้ คือ เอกสารใช้กันมานาน ในอดีตจะเป็นในรูปแบบของกระดาษคาร์บอนที่จะมีช่องสำหรับกรอกรายละเอียดอย่างครบถ้วน แต่ในปัจจุบันก็ได้รับความนิยมน้อยลงเพราะสามารถออกเอกสารแบบออนไลน์ผ่านโปรแกรมบัญชีได้ ซึ่งโปรแกรมเหล่านี้มาพร้อมเทมเพลตใบแจ้งหนี้ สามารถออกเอกสารได้ง่าย และสามารถเก็บเอกสารได้ง่ายกว่าฉบับจริงเช่นเดียวกัน และส่วนใหญ่ทุกวันนี้ก็มักส่งเอกสารกันผ่านช่องทางออนไลน์ทำให้รูปแบบนี้สะดวก รวดเร็ว ลดขั้นตอนยุ่งยากลงไปได้ ใบแจ้งหนี้ Invoice, ใบวางบิล Billing Note, และใบเสร็จรับเงิน Receipt แตกต่างกันอย่างไรในธุรกิจ? หากไม่นับใบเสนอราคา ยังมีเอกสารอื่น ๆ ที่ใกล้เคียงกับใบแจ้งหนี้และผู้ประกอบการหลายท่านมักสับสนว่าต้องออกเอกสารฉบับไหนให้ลูกค้าถึงจะถูกต้อง ในส่วนนี้เรามาแนะนำเอกสารอื่น ๆ อย่าง ใบวางบิล และใบเสร็จรับเงินให้รู้จักกันคร่าว ๆ เพื่อให้เห็นถึงความแตกต่างกัน ใบวางบิล Billing Note ใบวางบิล หรือ Billing เป็นเอกสารด้านบัญชีหนึ่งรูปแบบที่สามารถนำไปใช้งานได้หลากหลายขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของผู้ใช้ เช่น สามารถใช้ใบวางบิลแทนใบแจ้งหนี้ หรือหากกิจการของเรามีการขายสินค้าให้ลูกค้าหลายครั้งในแต่ละเดือน สามารถออกใบวางบิลเพื่อรวมยอดจากใบแจ้งหนี้เพื่อเก็บเงินครั้งเดียวได้ นับเป็บการรวมยอดส่งเอกสารเรียกเก็บเงินจากลูกค้าทีเดียวนั้นเอง ใบเสร็จรับเงิน Receipt ในส่วนของ ใบเสร็จรับเงิน หรือ Receipt เป็นเอกสารที่ออกโดยผู้รับเงิน ซึ่งก็คือผู้ขายสินค้า/บริการนั่นเอง โดยจะเป็นการออกให้กับผู้ชำระเงินหลังจากที่ขั้นตอนการชำระเงินเสร็จสิ้น ได้รับเงินครบถ้วนเรียบร้อยตามใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิล ซึ่งข้อมูลภายในเอกสารก็จะมีความใกล้เคียงกัน จากรายละเอียดข้างต้น จะเห็นได้ว่าเอกสารแต่ละรูปแบบนั้นมีโครงสร้างข้อมูลที่ใกล้เคียงกัน ต่างกันที่จุดประสงค์ในการออกเอกสาร หรือเงื่อนไขต่าง ๆ ที่แต่ละเอกสารนั้นต่างกันออกไปนั่นเอง เพื่อความถูกต้องแนะนำให้ผู้ประกอบการศึกษาและทำความเข้าใจเกี่ยวกับเอกสารเหล่านี้ให้ครบถ้วน ออกใบแจ้งนี้ง่าย ๆ ด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์ ใบแจ้งหนี้ คือ เอกสารที่สามารถออกได้ด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่ เพราะนับว่าเป็นหนึ่งในเอกสารทางธุรกิจจำเป็นต้องออกบ่อย โปรแกรมที่ดีจึงมักมาพร้อมเทมเพลตและรูปแบบการใช้งานที่สามารถทำได้ง่าย ช่วยให้การออกเอกสารกลายเป็นเรื่องง่าย ซึ่ง PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ก็มาพร้อมฟีเจอร์ที่ครบถ้วน ไม่จำเป็นต้องเป็นนักบัญชีก็สามารถออกเอกสารได้ง่าย ๆ ผู้ประกอบการสามารถทำได้ด้วยตัวเอง นอกจากนี้ยังสามารถออกเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบเสนอราคา ใบวางบิล ใบเสร็จ รวมไปถึงใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษีได้อีกด้วย ทั้งยังมาพร้อมกับฟีเจอร์อื่น ๆ มากมายที่จำเป็นเกี่ยวกับการจัดการบัญชีอย่างเป็นระบบ อันเป็นพื้นฐานสำคัญของธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ!  ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาทคลิก (ไม่มีค่าใช้จ่าย)PEAK Call Center : 1485LINE : @peakaccountสอบถามเพิ่มเติม คลิก