แบบฟอร์มสมุดบัญชีรายวันทั่วไป

ถ้าพูดถึงสมุดบัญชีรายวันทั่วไป เป็นสิ่งที่นักบัญชีคุ้นเคยกันอยู่แล้ว แต่สำหรับผู้ประกอบการ SMEs สามารถอธิบายให้เข้าใจง่ายๆว่า “สมุดบัญชีรายวัน” คือ สมุดบัญชีที่ใช้จดรายการค้าที่เกิดขึ้นทุกรายการ ไม่ว่าจะเป็นรายการขาย รายการซื้อ รายการรับเงิน รายการจ่ายเงิน ซึ่งผู้ประกอบการกิจการ SMEs ที่มีสภาพเป็นนิติบุคคล มีหน้าที่จัดทำบัญชีตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ.2543

ในการบันทึกรายการค้าดังกล่าวจำเป็นต้องมีหลักฐานที่เป็นเอกสารอ้างอิงประกอบที่มีรายละเอียดทั้งชื่อสินค้าหรือบริการ จำนวนเงิน ผู้ซื้อ/ขาย ผู้รับ/จ่าย ผู้อนุมัติรายการ ซึ่งแสดงที่มาที่ไปของรายการค้านั้นๆ โดยอยู่ในรูปของแบบฟอร์มตามประเภทของรายการค้า ประกอบด้วย

1. ใบเสนอราคา (Quotation)

เอกสารที่ผู้ขาย (ผู้ประกอบการ) จัดทำขึ้นเพื่อเสนอให้ผู้ที่สนใจซื้อสินค้าหรือบริการ (ลูกค้า) ของกิจการในการพิจารณาราคาสินค้าหรือบริการ รวมทั้งเงื่อนไขต่างๆก่อนการตัดสินใจซื้อ

ใบเสนอราคา ประกอบด้วย

1.1 ส่วน Header ประกอบด้วย
ก.) โลโก้บริษัท
ข.) ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย
ค.) เลขที่เอกสาร วันที่ออกเอกสาร วันที่ใช้ได้ถึงและเลขที่อ้างอิง
1.2 ส่วน Description ประกอบด้วย
ก.) รหัสสินค้าหรือบริการ
ข.) คำอธิบายรายการสินค้าหรือบริการ
ค.) จำนวน ราคาต่อหน่วย มูลค่าของสินค้าหรือบริการ
ง.) หมายเหตุ
1.2 ส่วน Footer ประกอบด้วย
ก.) ช่องผู้อนุมัติและช่องยอมรับใบเสนอราคา
ข.)ช่องทางการชำระเงิน

Tips สำหรับใบเสนอราคา

1.ใบเสนอราคาถือเป็นสัญญา เนื่องจากมีการแสดงรายละเอียดค่าใช้จ่ายและเงื่อนไขของสินค้าและบริการ นอกจากนี้ยังมีช่องยอมรับใบเสนอราคาเพื่อให้ลูกค้าลงชื่ออนุมัติเมื่อมีการตัดสินใจซื้อ

2. การยอมรับใบเสนอราคามีด้วยกันหลายวิธี วิธีที่ดีที่สุดคือมีลายเซ็นและตราประทับของผู้ซื้อ เพื่อที่ทางผู้ขายจะได้เก็บเป็นหลักฐานทางการค้าต่อไป อย่างไรก็ตามการตอบกลับทางอีเมลหรือไลน์ของลูกค้าถือเป็นการยอมรับใบเสนอราคาเช่นกัน

3. การแก้ไขใบเสนอราคา สามารถทำได้โดย
ก.) การแก้ไขใบเสนอราคาเดิมและให้ลูกค้าลงชื่อยอมรับใหม่
ข.) การออกใบเสนอราคาใหม่แต่อ้างอิงเลขที่ใบเสนอราคาเดิม
ค.) การออกใบเสนอราคาใหม่ โดยออกเลขที่ใบเสนอราคาใหม่

2. ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)

เป็นเอกสารที่เป็นหลักฐานในการรับเงิน ซึ่งผู้ขายเป็นผู้ออกให้กับผู้ซื้อ เพื่อเป็นการยืนยันว่าผู้ซื้อได้มีการชำระราคาเสร็จสิ้นและผู้ขายได้รับชำระราคาแล้ว การออกใบเสร็จรับเงินเป็นหน้าที่ของผู้รับเงินที่กฎหมายกำหนดไว้ว่าต้องออกใบเสร็จรับเงินให้ผู้ซื้อทันทีทุกครั้งที่มีการทุกครั้ง ไม่ว่าผู้ซื้อจะร้องขอหรือไม่

ใบเสร็จรับเงินมี 2 ประเภทดังนี้

1. ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีแบบเต็ม
ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีแบบเต็ม มักจะออกให้สำหรับรายการซื้อขายสินค้าและบริการที่มีมูลค่าสูง การซื้อขายสินค้าประเภทนำเข้า-ส่งออก หรือสินค้าที่มีบริการดูแลหลังการขาย

2. ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีแบบย่อ
ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีแบบย่อ ส่วนใหญ่ผู้ขายที่เป็นห้างสรรพสินค้า ร้านสะดวกซื้อ หรือ ปั๊มน้ำมันจะออกให้ผู้ซื้อสินค้าและบริการ ซึ่งใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีประเภทนี้จะไม่ระบุชื่อที่อยู่ของผู้ซื้อสินค้าและบริการแต่ผู้ซื้อก็สามารถขอใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีแบบเต็มจากผู้ขายเหล่านี้ได้

ใบเสร็จรับเงิน ประกอบด้วย

2.1 ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าและบริการ

• ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
  • หมายเลขของเล่ม หรือหมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี
  • วัน เดือน ปี ที่ออกใบเสร็จรับเงิน
  • รายการ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าและบริการ

2.6 จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่คำนวณจากมูลค่าของสินค้าและบริการ โดยแยกออกจากมูลค่าสินค้าและบริการจริง อย่างชัดเจน
หากเป็นใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ควรมีคำว่า “ใบกำกับภาษี” เด่นชัด และมีชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าและบริการระบุอยู่ในใบเสร็จรับเงินด้วย

Tips สำหรับใบเสร็จรับเงิน

1. ตามมาตรา 105 แห่งประมวลรัษฎากร กำหนดให้ผู้ขายต้องออกใบรับให้แก่ผู้ซื้อในทันทีทุกคราวที่รับชำระราคาไม่ว่าจะมีการเรียกร้องให้ออกใบรับหรือไม่ก็ตาม แต่มีเงื่อนไขสำหรับจำนวนเงินในการออกใบรับ กล่าวคือถ้าเป็นผู้ประกอบการรายย่อยตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม(ฉบับที่154) ต้องออกใบเสร็จรับเงินเมื่อมีการขายสินค้าหรือบริการมูลค่าแต่ละครั้งเกิน 100 บาท

2. ในแต่ละปีมีมาตรการลดหย่อนภาษีสำหรับบุคคลธรรมดาและนิติบุคคลตามประกาศของกรมสรรพากร ซึ่งผู้เสียภาษีต้องมีหลักฐานใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้อง

3. กรณีที่ซื้อสินค้าหรือบริการจากร้านค้าหรือร้านอาหารที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม เนื่องจากยังไม่มีรายได้ตามเงื่อนไขที่กรมสรรพากรกำหนด การที่ร้านค้าออกเป็นบิลเงินสดก็สามารถทำได้ โดยร้านค้าต้องระบุรายละเอียดของร้านค้าและผู้ซื้อสินค้าและบริการตามข้อมูลที่ควรมีตามตัวอย่างใบเสร็จรับเงินด้านบน หรือใช้สำเนาบัตรประชาชนของผู้ขายสินค้าและบริการโดยให้ผู้ขายเซ็นรับรองสำเนาและนำมาแนบกับบิลเงินสด

3. ใบกำกับภาษี

เป็นเอกสารที่ผู้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ออกให้ผู้ซื้อสินค้าและบริการเพื่อแสดงมูลค่าของสินค้าและบริการและจำนวนเงินภาษีมูลค่าเพิ่ม ซึ่งผู้ซื้อสามารถนำเอกสารใบกำกับภาษีไปใช้เป็นหลักฐานของภาษีซื้อหรือใช้ในการขอคืนภาษีได้

ใบกำกับภาษีที่สามารถใช้เป็นหลักฐานทางภาษีซื้อได้ต้องประกอบด้วยข้อความ 7 ส่วนตามมาตรา86/4 ตามประมวลรัษฎากร ดังนี้

3.1.) มีคำว่า “ใบกำกับภาษี” ที่เห็นได้ชัดเจน : การแสดงความ “ใบกำกับภาษี” นั้น จะแสดงเป็นใบกำกับภาษี อย่างเดียวก็ได้ หรือใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี หรือออกพร้อมกับเอกสารอื่นๆได้

3.2.) ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวภาษีอากร สาขา หรือสำนักงานใหญ่ของผู้ที่ออกใบกำกับภาษี (ผู้ขายสินค้า/ให้บริการ)

3.3.) ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวภาษีอากร สาขา หรือสำนักงานใหญ่ของผู้ที่รับใบกำกับภาษี (ผู้ซื้อสินค้า/รับบริการ)

3.4.) หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี ใบกำกับภาษี จะต้องมีเลขที่ด้วย ถ้าไม่มีเลขที่ จะไม่สามารถนำมาใช้เป็นภาษีซื้อได้

3.5.) ชื่อ ชนิด ประเภท และมูลค่าของสินค้า หรือบริการ ต้องระบุว่าสินค้า/บริการแต่ละชนิดนั้น เป็นสินค้าที่ต้องเสียภาษี หรือไม่เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม

3.6.) จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่คำนวณจากมูลค่าของสินค้า หรือบริการที่แสดงอย่างชัดเจน

3.7.) วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษีวัน เดือน ปี ที่แสดง จะต้องเป็นวัน เดือน ปี ที่เกิดจุดรับรู้ภาษีมูลค่าเพิ่มและปีที่ใช้ จะเป็น ค.ศ. หรือ พ.ศ. ก็ได้

Tips สำหรับใบกำกับภาษี

1. ถ้าคุณมีรายได้ถ้าคุณมีรายได้เกิน 1.8 ล้านจากการขายสินค้า หรือให้บริการ คุณต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มด้วย ไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบบริษัท หรือแบบบุคคลก็ตาม

2. ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ไม่สามารถนำมาเคลมภาษีซื้อได้

3. ถ้าคุณทำธุรกิจค้าปลีก คุณสามารถออกใบกำกับภาษีอย่างย่อได้เลย โดยไม่ต้องขออนุญาตจากสรรพากร แต่ถ้าคุณจะนำเครื่องบันทึกการรับเงิน (เครื่อง Register หรือ POS) มาใช้ออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ คุณต้องขออนุญาตจากสรรพากรก่อน

4. ใบกำกับภาษีที่สามารถนำมาเคลมภาษีซื้อได้ จะต้องเป็นใบกำกับภาษีที่มาจากการเกิดรายการค้าขาย แลกเปลี่ยนสินค้า/บริการกันจริง มิฉะนั้นจะถือว่าเป็นใบกำกับภาษีปลอม ผู้ออก และผู้ใช้ใบกำกับภาษีปลอมนั้น ถือว่ามีความผิดและมีโทษทั้งจำคุก และปรับ

โปรแกรมบัญชี PEAK มี E-book รวบรวมเอกสารทางธุรกิจให้คุณดาวน์โหลดฟรี ช่วยให้ผู้ประกอบการเข้าใจเอกสารต่างๆ เพื่อประโยชน์ในการทำธุรกิจ

ดาวน์โหลด E-book รวมรวบเอกสารทางธุรกิจ คลิก ดาวน์โหลดฟรี!