ปิดงบการเงินเสร็จแล้ว งานยังไม่จบเพียงเท่านั้น เพราะยังมีเอกสารสำคัญที่คุณควรขอคืนจากสำนักงานบัญชี โดยเฉพาะช่วงที่กำลังจะเปลี่ยนสำนักงานบัญชี การได้เอกสารครบยิ่งจำเป็น
ปิดงบการเงินเสร็จแล้ว ต้องทำอะไรต่อ
หลังปิดงบและยื่นงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) เรียบร้อยแล้ว เจ้าของกิจการควรขอเอกสารทั้งหมดคืนจากสำนักงานบัญชีมาเก็บไว้เอง เอกสารชุดนี้ใช้ได้ทั้งตอนตรวจสอบภาษีและทำธุรกรรมกับธนาคาร
หลายกิจการมักจ้างสำนักงานบัญชีหรือนักบัญชีรับทำบัญชีปิดงบการเงินให้ ซึ่งจะบันทึกรายการ ปรับปรุงบัญชี และจัดทำงบการเงินให้ครบ แต่เอกสารต้นฉบับควรกลับมาอยู่ในมือเจ้าของกิจการเสมอ
หากอยากเห็นภาพรวมขั้นตอนก่อนหน้านี้ อ่านเพิ่มได้ที่บทความ เรื่องสำคัญปิดบัญชีปลายปีที่ควรรู้
ทำไมต้องขอเอกสารคืนจากสำนักงานบัญชี
เอกสารทางบัญชีคือหลักฐานการทำธุรกิจของคุณตลอดทั้งปี การเก็บไว้เองช่วยให้พร้อมรับมือได้ทุกสถานการณ์
เหตุผลหลักที่ควรขอเอกสารคืนมาเก็บเองมี 4 ข้อ
- เก็บไว้เป็นหลักฐาน ใช้ประกอบการตรวจสอบภาษีจากกรมสรรพากร หรือทำธุรกรรมการเงินอื่นๆ
- ตรวจสอบความถูกต้อง เทียบข้อมูลในรายงานกับเอกสารต้นฉบับ เผื่อพบจุดที่คลาดเคลื่อน
- ใช้วิเคราะห์ธุรกิจ นำข้อมูลมาประเมินผลการดำเนินงานและวางแผนปีต่อไป
- ป้องกันข้อพิพาท ใช้เป็นหลักฐานหากเกิดข้อโต้แย้งทางการเงินในภายหลัง
เอกสารที่ต้องขอคืนจากสำนักงานบัญชี
เอกสารที่ต้องขอคืนหลังปิดงบแบ่งเป็น 2 กลุ่มหลัก คือเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี และเอกสารด้านภาษี ควรขอคืนให้ครบทุกรายการ
1. เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี
กลุ่มนี้คือหลักฐานการบันทึกรายการค้าและงบที่ได้จากการปิดบัญชี ควรขอคืนให้ครบดังนี้
- สมุดรายวัน (Journal) สมุดที่ใช้บันทึกรายการค้าประจำวัน โดยทั่วไปมี 5 เล่ม ได้แก่ สมุดรายวันรับ จ่าย ซื้อ ขาย และทั่วไป
- บัญชีแยกประเภท (Ledger) รวบรวมรายการค้าแยกเป็นหมวดหมู่ เช่น บัญชีเงินสด บัญชีลูกหนี้
- งบทดลอง (Trial Balance) รายงานสรุปยอดคงเหลือแต่ละบัญชี ใช้ตรวจความถูกต้องก่อนจัดทำงบการเงิน
- งบการเงิน ประกอบด้วยงบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ และหมายเหตุประกอบงบ
- หน้ารายงานผู้สอบบัญชี ผู้สอบบัญชีแสดงความเห็นว่างบถูกต้องตามมาตรฐานการบัญชีหรือไม่
- เอกสารรายรับ-รายจ่าย เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบแจ้งหนี้ และสัญญาต่างๆ
- รายละเอียดสินทรัพย์และหนี้สินคงเหลือ เช่น ทะเบียนทรัพย์สิน ทะเบียนสินค้า รายละเอียดลูกหนี้และเจ้าหนี้
2. เอกสารด้านภาษีและการนำส่งงบ
กลุ่มนี้คือหลักฐานว่ากิจการยื่นภาษีและนำส่งงบครบถ้วนแล้ว ควรขอคืนพร้อมหลักฐานการยื่นทุกฉบับ
- แบบนำส่งภาษีพร้อมใบเสร็จ (ข้อมูลจากกรมสรรพากร) ได้แก่ แบบ ภ.พ.30 (ยื่น VAT รายเดือน) แบบ ภ.ง.ด.1/3/53 (หัก ณ ที่จ่าย) แบบ ภ.ง.ด.51 (นิติบุคคลครึ่งปี) และแบบ ภ.ง.ด.50 (นิติบุคคลประจำปี)
- ใบแนบแบบภาษี เอกสารแนบไปกับแบบนำส่งภาษี แจ้งรายละเอียดรายได้และค่าใช้จ่ายประกอบการคำนวณ
- แบบ ส.บช.3 แบบนำส่งงบการเงินต่อ DBD พร้อมหลักฐานการยื่นผ่านระบบ DBD e-Filing
- บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) สำหรับบริษัทจำกัด ที่ต้องนำส่งพร้อมงบการเงิน
- รายงานการประชุมสามัญผู้ถือหุ้น ฉบับที่อนุมัติงบการเงินประจำปี
นอกจากรายการข้างต้น อาจมีเอกสารเพิ่มเติมตามประเภทธุรกิจ จึงควรสอบถามสำนักงานบัญชีให้ชัดเจน
เอกสารบัญชีต้องเก็บกี่ปี
เอกสารทางบัญชีต้องเก็บไว้อย่างน้อย 5 ปีนับจากวันปิดบัญชี ตาม พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ.2543 มาตรา 14 ในบางกรณี อธิบดีกรมสรรพากรอาจกำหนดให้เก็บนานถึง 7 ปี
เหตุผลที่ต้องเก็บครบตามกำหนด เพราะกรมสรรพากรมีสิทธิ์ตรวจสอบเอกสารย้อนหลังได้ หากไม่มีเอกสารมาแสดง อาจเสียเปรียบเมื่อต้องชี้แจงยอดภาษี
การเก็บเอกสารเป็นระบบตั้งแต่ต้นจึงช่วยลดความเสี่ยงได้มาก
เปลี่ยนสำนักงานบัญชี ต้องขอเอกสารอะไรบ้าง
หากกำลังจะเปลี่ยนสำนักงานบัญชี ให้ขอเอกสารคืนตามเช็กลิสต์ทั้ง 2 กลุ่มด้านบนให้ครบก่อน จากนั้นขอสิ่งที่จำเป็นต่อการส่งต่องานเพิ่มเติม
สิ่งที่ควรขอเพิ่มเมื่อย้ายสำนักงานบัญชี
- ไฟล์ข้อมูลบัญชีหรือไฟล์สำรอง (backup) โดยเฉพาะหากใช้โปรแกรมบัญชี เพื่อให้ข้อมูลต่อเนื่องถึงปีถัดไป
- สิทธิ์เข้าใช้งานระบบยื่นภาษีออนไลน์ เช่น บัญชีผู้ใช้ของระบบกรมสรรพากรและ DBD e-Filing
- หนังสือส่งมอบงาน ระบุว่าเอกสารและงานถูกส่งมอบครบถ้วน ณ วันที่เท่าไร
การขอเอกสารครบตั้งแต่ก่อนย้าย ช่วยให้นักบัญชีคนใหม่รับช่วงต่อได้ราบรื่น และกิจการเดินหน้าได้ต่อเนื่อง
สรุป
หลังปิดงบการเงิน อย่าลืมขอเอกสารคืนจากสำนักงานบัญชีให้ครบทั้ง 2 กลุ่ม จากนั้นเก็บไว้อย่างน้อย 5 ปีตามกฎหมาย หากกำลังจะเปลี่ยนสำนักงานบัญชี ให้ขอไฟล์ข้อมูลและหนังสือส่งมอบงานเพิ่มด้วย
จัดเก็บเอกสารบัญชีให้เป็นระบบด้วย PEAK
PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ช่วยจัดเก็บใบกำกับภาษี เอกสารรายรับ-รายจ่าย และออกรายงานงบการเงินไว้ในที่เดียว ค้นย้อนหลังได้ทุกปี ใช้ PEAK Board ดูภาพรวมการเงินธุรกิจแบบ Real-Time ดูฟังก์ชันทั้งหมดหรือเปรียบเทียบแพ็กเกจและราคา
คำถามที่พบบ่อย เกี่ยวกับการขอเอกสารคืนจากสำนักงานบัญชี
ถ้าสำนักงานบัญชีไม่ยอมคืนเอกสาร ทำอย่างไร
เริ่มจากทำหนังสือขอเอกสารคืนเป็นทางการ ระบุรายการและกำหนดวันให้ชัดเจน หากยังไม่ได้รับ ให้ตรวจดูสัญญาว่าจ้างว่าระบุเรื่องส่งคืนเอกสารไว้อย่างไร
เอกสารต้นฉบับของกิจการถือเป็นทรัพย์สินของกิจการ ไม่ใช่ของสำนักงานบัญชี
ขอเอกสารย้อนหลังหลายปีได้ไหม
ขอได้ เพราะสำนักงานบัญชีมีหน้าที่เก็บเอกสารลูกค้าไว้ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด แนะนำให้ขอย้อนหลังอย่างน้อย 5 ปี ตรงกับช่วงที่กรมสรรพากรมีสิทธิ์ตรวจสอบ
ขอเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัลแทนกระดาษได้ไหม
ได้ หากสำนักงานบัญชีจัดทำด้วยโปรแกรมบัญชีอยู่แล้ว มักส่งเป็นไฟล์ดิจิทัลได้ ซึ่งจัดเก็บและค้นหาง่ายกว่ากระดาษ แต่ควรขอฉบับที่มีลายเซ็นผู้สอบบัญชีสำหรับงบการเงินด้วย
About Author
