ในการซื้อขายสินค้าหรือบริการ หนึ่งในเอกสารสำคัญที่ร้านค้าจะต้องออกเพื่อยืนยันการซื้อขายสินค้าหรือบริการ คือ “ใบเสร็จรับเงิน” ในบทความนี้เราจะมาทบทวนกันว่าใบเสร็จรับเงินนั้นมีกี่รูปแบบ และการออกใบเสร็จรับเงินมีข้อมูลใดที่สำคัญบ้าง? เพื่อการนำไปใช้อย่างถูกต้อง และป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาตามมาภายหลัง พร้อมขั้นตอนการออกใบเสร็จรับเงินด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK ที่ช่วยให้จัดการเอกสารทางธุรกิจได้อย่างสะดวก รวดเร็ว
ใบเสร็จรับเงินคืออะไร?
ใบเสร็จรับเงิน คือ เอกสารที่ผู้รับเงินออกให้แก่ผู้จ่ายเงินเมื่อมีการซื้อขายสินค้าหรือบริการ เพื่อเป็นหลักฐานแสดงว่าได้รับการชำระเงินเรียบร้อยแล้ว โดยใบเสร็จรับเงินมักใช้เป็นหลักฐานทางบัญชีและภาษีสำหรับการตรวจสอบการทำธุรกรรมที่เกิดขึ้น
ใบเสร็จรับเงินแตกต่างจากบิลเงินสดอย่างไร?
หลายคนมักมีข้อสงสัยเกี่ยวกับบิลเงินสดและใบเสร็จรับเงินว่าเอกสารทั้งสองประเภทนี้มีความแตกต่างกันอย่างไร ซึ่งข้อสังเกตง่ายๆ นั้นมีอยู่ดังนี้
- ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) คือ เอกสารที่ผู้รับเงินออกให้เป็นหลักฐานที่แสดงว่าได้รับการชำระเงินเรียบร้อยแล้ว โดยรายละเอียดในใบเสร็จรับเงินต้องระบุข้อมูลสำคัญในการซื้อขาย ได้แก่ ชื่อ-สกุล ที่อยู่อาศัย เลขประจำตัวผู้เสียภาษี วันที่ทำรายการซื้อขาย เลขที่ใบเสร็จรับเงิน และรายการสินค้าหรือบริการให้ครบถ้วน
- บิลเงินสด (Cash bill) คือ เอกสารที่ผู้รับเงินออกให้เป็นหลักฐานที่แสดงว่าได้รับการชำระเงินเรียบร้อยแล้ว เหมือนใบเสร็จรับเงิน นิยมใช้ในธุรกิจที่ขายหรือให้บริการขนาดเล็กที่รับชำระเงินสดทันที เช่น ร้านขายของชำ เนื่องจากอาจไม่มีระบบเฉพาะสำหรับการออกใบเสร็จรับเงิน และต้องกรอกข้อมูลด้วยลายมือ ซึ่งมีโอกาสเกิดความผิดพลาดได้ง่าย เช่น ข้อมูลผิด หรือข้อมูลไม่ครบถ้วน จึงมีความน่าเชื่อน้อยกว่าใบเสร็จรับเงินที่ออกด้วยระบบคอมพิวเตอร์
ใบเสร็จรับเงินมีกี่รูปแบบ อะไรบ้าง?
ใบเสร็จรับเงินที่ใช้กันโดยทั่วไปนั้นจะมีอยู่ด้วยกัน 3 รูปแบบ ดังนี้
1. ใบเสร็จรับเงิน (ทั่วไป)
ใบเสร็จรับเงิน สามารถออกได้สำหรับทุกประเภทธุรกิจในการยืนยันการรับชำระเงินระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย ซึ่งจะพบเห็นในธุรกิจที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม(VAT) เช่น ธุรกิจที่รายได้ไม่เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี หรือธุรกิจที่ได้รับการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม อาทิ ขายเนื้อสัตว์ พืชผลทางการเกษตร เป็นต้น
ตัวอย่างใบเสร็จรับเงิน (ทั่วไป) ที่ออกโดย PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์
2. ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป
ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป สามารถออกได้เฉพาะธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม(VAT) เพื่อยืนยันการรับชำระเงินระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายพร้อมออกใบกำกับภาษีทันทีเมื่อได้รับชำระเงิน โดยเอกสารจะมีรายละเอียดเพิ่มเติมจากใบเสร็จรับเงินทั่วไปเพราะต้องแสดงข้อมูลภาษีมูลค่าเพิ่มเติมด้วย
ตัวอย่างใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป
3. ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีแบบย่อ
ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ มีความหมายเหมือนใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีแบบย่อ แต่แตกต่างในเรื่องข้อมูลในเอกสารจะแสดงน้อยกว่า เนื่องจากธุรกิจที่จะออกใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีแบบย่อได้จะต้องเป็นธุรกิจขายสินค้าแบบปลีกหรือธุรกิจบริการให้ลูกค้ารายย่อยเท่านั้น เพราะลูกค้าของธุรกิจเหล่านี้มักเป็นบุคคลธรรมดาที่ไม่ได้มีความต้องการใช้เอกสารดังกล่าว จึงย่อข้อมูลที่แสดงเอกสารให้น้อยลงได้
ตัวอย่างใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีแบบย่อ
ใบเสร็จรับเงินต้องประกอบด้วยข้อมูลอะไรบ้าง?
ใบเสร็จรับเงินประกอบไปด้วยข้อมูลที่สำคัญดังต่อไปนี้
1. ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้รับเงิน
2. หมายเลขลำดับของเล่มและของใบเสร็จรับเงิน
3. วัน เดือน ปี ที่ออกใบเสร็จรับเงิน
4. รายการ ชื่อ จำนวนเงินของสินค้า/บริการ
กรณีออกใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีต้องมีรายการเหล่านี้เพิ่มเติม
1. คำว่า “ใบกำกับภาษี” ในที่ที่เห็นได้เด่นชัด
2. ชื่อ ที่อยู่ของผู้จ่ายเงิน (ไม่ต้องระบุใบใบกำกับภาษีอย่างย่อ)
3. หมายเลขลำดับของเล่ม(ถ้ามี)และของใบกำกับภาษี
4. จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม
ตัวอย่างข้อมูลที่อยู่ในใบเสร็จรับเงิน
ตัวอย่างใบเสร็จรับเงินรูปแบบต่างๆ
1. ตัวอย่างบิลเงินสดที่ถูกต้อง ใช้เป็นหลักฐานการจ่ายเงินได้
2. ตัวอย่างบิลเงินสด กรณีไม่ถูกต้อง ใช้เป็นหลักฐานการจ่ายเงินไม่ได้
หากไม่ออกใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้า มีบทลงโทษอย่างไร?
ในกรณีผู้ขาย หรือเจ้าของกิจการ ไม่ยอมออกใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้า ต้องระวางโทษปรับไม่เกิน 500 บาท หรือจำคุกไม่เกิน 1 เดือน หรือทั้งจำทั้งปรับตามมาตรา 127 ทวิ แห่งประมวลรัษฎากร
การสร้างใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ด้วยโปรแกรม PEAK
โปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK สามารถออกใบเสร็จรับเงินได้อย่างมืออาชีพในไม่กี่ขั้นตอน พบกับขั้นตอนการออกใบเสร็จรับเงินและตัวอย่างใบเสร็จรับเงินที่สร้างจากโปรแกรม PEAK ได้ที่ การสร้างใบเสร็จรับเงิน
สรุป
ใบเสร็จรับเงินเป็นเอกสารสำคัญทางธุรกิจที่ต้องจัดทำอย่างถูกต้อง เนื่องจากใบเสร็จรับเงินเป็นเอกสารที่ใช้ในการยืนยันการชำระเงินของเจ้าของธุรกิจ ควรทำการตรวจสอบข้อมูลในใบเสร็จรับเงินและเก็บใบเสร็จรับเงินไว้อย่างครบถ้วน ถูกต้อง เพื่อป้องกันการกระทำผิดกฎหมายและสร้างความน่าเชื่อถือของธุรกิจอีกด้วย
PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ออกบิลเงินสด, ใบเสร็จรับเงิน และเอกสารบัญชีต่างๆ ได้อย่าง สะดวก รวดเร็ว ในไม่กี่ขั้นตอน สร้างเอกสารทางธุรกิจ ครบถ้วน ถูกต้อง แม่นยำ ป้องกันปัญหาอย่างมืออาชีพ
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
