ปัจจุบันโลกธุรกิจ การติดต่อซื้อ – ขาย และการทำธุรกรรมต่าง ๆ ซึ่งเกิดขึ้นในระบบออนไลน์เป็นจำนวนมาก ดังนั้นการดำเนินการยื่นเอกสาร จัดทำธุรกรรม หรือจัดเก็บหลักฐานต่างๆ จึงมีการปรับเปลี่ยนมาใช้รูปแบบ e-Service มากขึ้น
ใบกำกับภาษีเป็นเอกสารสำคัญที่กิจการต้องมีจัดทำและมอบให้กับลูกค้า ตลอดจนนำส่งให้กรมสรรพากรอย่างครบถ้วน ดังนั้น เพื่อความสะดวก ละลดภาระต้นทุนในส่วนของการนำส่ง, การจัดเก็บใบกำกับภาษีแบบกระดาษ จึงได้มีการพัฒนาใบกำกับภาษีในรูปแบบของอิเล็กทรอนิกส์ขึ้นมา ได้แก่ ใบกำกับอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Tax Invoice ขึ้นมา ซึ่งในบทความนี้เราจะไปทำความรู้จักกับ e-Tax Invoice กันในหลายๆ ประเด็น
e-Tax Invoice คืออะไร?
e-Tax Invoice หรือใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ เป็นใบกำกับภาษีตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร ซึ่งได้มีการจัดทำข้อความขึ้นเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ และลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) หรือได้มีการประทับรับรองเวลา (Time Stamp) ด้วยระบบ e-Tax Invoice by e-mail เพื่อนำส่งให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ ตลอดจนนำส่งข้อมูลให้กับกรมสรรพากรผ่านช่องทางออนไลน์ โดยผู้มีสิทธิ์ออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์นั้นจะต้องเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเท่านั้น
4 เอกสารที่สามารถแปลงให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์ และสามารถนำส่งสรรพากรได้
1. ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) ตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร
2. ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) ตามมาตรา 86/9 แห่งประมวลรัษฎากร
3. ใบลดหนี้ (Credit Note) ตามมาตรา 86/10 แห่งประมวลรัษฎากร
4. ใบรับ (Receipt) ตามมาตรา 105 ทวิ แห่งประมวลรัษฎากร
วิธีการเปลี่ยนใบกำกับภาษีในรูปแบบเอกสาร ให้กลายเป็นใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์
การจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์มีหลักการดังต่อไปนี้
ประโยชน์ของการจัดทำ e-Tax Invoice
การจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์นั้น จะก่อให้เกิดประโยชน์หลายๆ ด้านด้วยกัน ซึ่งสรุปพอสังเขปได้ดังนี้
1. ลดต้นทุนแฝงทางธุรกิจ
ในการจัดทำเอกสารทางธุรกิจ ล้วนแล้วแต่มีค่าใช้จ่ายที่ถือว่าเป็นต้นทุนแฝงทั้งสิ้น ไม่ว่าจะเป็นค่ากระดาษ ค่าหมึกพิมพ์ เป็นต้น เมื่อมีการปรับเปลี่ยนเอกสารอย่างใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ ให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ก็จะช่วยลดค่าใช้จ่ายต่างๆ เหล่านี้ลงไปได้
2. ป้องกันการสูญหายของเอกสาร
การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยลดปัญหาเอกสารสูญหาย หรือได้รับความเสียหายจากอุบัติภัยหรือสิ่งที่ไม่คาดฝันได้
3. สามารถตรวจสอบความถูกต้อง โปร่งใส ของใบกำกับภาษีได้อย่างสะดวก รวดเร็ว
เนื่องจากใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์จะถูกเก็บในระบบเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการโดยอัตโนมัติ
4. รองรับสิทธิประโยชน์จากทางภาครัฐ
จะเห็นได้ว่าหลายๆ มาตรการของรัฐบาลที่ประกาศออกมา กิจการหรือร้านค้าที่สามารถออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้ จะได้รับสิทธิประโยชน์เพิ่มขึ้น เช่น มาตรการช้อปดีมีคืน 2566 มาตรการลดหย่อนภาษีประจำปี มูลค่า 30,000 บาท สำหรับผู้เสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา และลดหย่อนเพิ่มได้อีก 10,000 บาท เมื่อใช้ใบกำกับภาษี หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice & e-Receipt) และล่าสุดกับ e-Refund หนึ่งในโครงการจากรัฐบาล ที่ประชาชนผู้ใช้บริการ หรือซื้อสินค้าจากผู้ประกอบร้านค้าที่ออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax invoice) จะสามารถนำไปลดหย่อนภาษีได้ในมูลค่าไม่เกิน 50,000 บาท ซึ่งถือว่าเป็นการเพิ่มยอดขายให้กับร้านค้าและผู้ประกอบการด้วยเช่นกัน
รูปแบบของ e-Tax Invoice
การออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Tax Invoice นั้น สามารถทำได้ 2 ลักษณะด้วยกัน ได้แก่
1. e-Tax Invoice by Email
e-Tax Invoice by Email เป็นการจัดทำใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) โดยมีการลงลายมือชื่อด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Signature) แล้วส่งผ่านระบบของสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.หรือ ETDA) เพื่อรับรองเวลาด้วยระบบ e-mail
ผู้มีสิทธิ์ออก e-Tax Invoice by E-mail
ผู้ประกอบการที่ต้องการจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบ e-Tax Invoice by E-mail ต้องยื่นคำขอต่ออธิบดีกรมสรรพากรผ่านเว็บไซต์ของกรมสรรพากร ตามแบบ ก.อ.01 โดยต้องมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้
1. เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
2. กิจการมีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี
3. ต้องไม่เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ได้รับอนุมัติหรืออยู่ระหว่างการพิจารณาอนุมัติในการจัดทำ ส่งมอบและเก็บรักษาใบกำกับภาษีและใบรับอิเล็กทรอนิกส์
4. ไม่มีพฤติการณ์หลีกเลี่ยงการเสียภาษี ไม่มีประวัติการออกและใช้ใบกำกับภาษีปลอมหรือใบกำกับภาษีที่ออกโดยมิชอบด้วยกฎหมาย
ขั้นตอนการทำงานระบบ e-Tax Invoice by E-mail
1. การสร้างใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ในรูปแบบ PDF/A-3
2. การส่งมอบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์
ผู้ออกใบกำกับภาษี (ผู้ขายหรือผู้ให้บริการ) ใช้อีเมลที่ลงทะเบียนไว้กับกรมสรรพากร ส่งใบกำกับภาษีให้กับผู้ซื้อทางอีเมล (ระบุได้ 1 อีเมลเท่านั้น) และสำเนาอีเมล (E-mail CC) ไปยังระบบกลางของสพธอ.(ETDA) หรือ อีเมล [email protected] เพื่อประทับรับรองเวลา โดยอีเมล 1 ฉบับ แนบไฟล์เพียง 1 ไฟล์เท่านั้น
3. การตรวจสอบใบกำกับภาษี
ใบกำกับภาษีที่ส่งไปยังสพธอ.จะได้รับการประทับรับรองเวลา จากนั้นระบบจะทำการจัดส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่มีการประทับรับรองเวลาไปยังผู้ออกใบกำกับภาษีและผู้ซื้อหรือผู้รับบริการ ซึ่งถือว่าเป็นใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง
2. e-Tax Invoice & e-Receipt
e-Tax Invoice (ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์) คือ ใบกำกับภาษีรวมถึงใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ ที่ได้มีการจัดทำข้อความขึ้นเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ และลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) หรือได้มีการประทับรับรองเวลา (Time Stamp) ด้วยระบบ E-Tax Invoice by E-mail
e-Receipt (ใบรับอิเล็กทรอนิกส์) คือ ใบรับหรือใบเสร็จรับเงินที่ได้มีการจัดทำข้อความขึ้นเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งได้ลงลายมือชื่อดิจิทัล ด้วยวิธีการที่กรมสรรพากรกำหนด
ผู้ที่มีสิทธิ์ออก e-Tax Invoice และ e-Receipt
ผู้ประกอบการที่ขอจัดทำ e-Tax Invoice และ e-Receipt มีคุณสมบัติดังต่อไปนี้
1. ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มหรือมีหน้าที่ออกใบกำกับภาษี
2. มีใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์
3. มีระบบการควบคุมภายในที่ดี โดยมีวิธีการสร้าง ส่ง และเก็บข้อมูลที่เชื่อถือได้
ขั้นตอนการทำงานของระบบ e-Tax Invoice และ e-Receipt
1. จัดทำข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ตามรูปแบบที่กำหนดในรูปแบบXML หรือรูปแบบอื่นที่ลงลายมือชื่อดิจิทัล
2. ส่งมอบให้ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
3. นำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร ด้วยวิธีต่างๆ ดังต่อไปนี้
3.1 Web upload เป็นการส่งข้อมูลให้กับสรรพากร โดยการ upload file ในรูปแบบXML
ให้แก่กรมสรรพากรผ่านทางเว็บไซต์ etax.rd.go.th
3.2 Service provider เป็นการเลือกใช้บริการส่งข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์กับผู้ให้บริการส่งข้อมูลที่กรมสรรพากรรับรอง
3.3 Host to host สำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการส่งข้อมูลจำนวนมาก (ไม่น้อยกว่า 500,000 ฉบับ/เดือน) และอยู่ในการกำกับดูแลของกองบริหารภาษีธุรกิจขนาดใหญ่
4. เก็บรักษาข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
e-Tax Invoice การออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ช่วยสร้างความสะดวก ลดปัญหาในการจัดเก็บเอกสารท้้งกับกิจการ ร้านค้า และผู้ซื้อ นอกจากนั้นยังรองรับสิทธิประโยชน์จากมาตรการภาครัฐในอีกหลายๆ มาตรการอีกด้วย เป็นอีกทางเลือกที่ผู้ประกอบการในยุคดิจิทัลไม่ควรพลาด
PEAK สามารถออกเอกสารด้านภาษีได้อย่างมืออาชีพ พร้อมนำส่งกรมสรรพากรได้ทันที
