กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับเงินสดย่อยจะมีอยู่ด้วยกัน 4 ขั้นตอนใหญ่ๆ ดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 : การเพิ่มช่องทางการชำระหรือการเพิ่มของผังบัญชี การตั้งเงินสดย่อย
ขั้นตอนที่ 2 : การตั้งเงินสดย่อย
ขั้นตอนที่ 3 : การจ่ายด้วยเงินสดย่อย
ขั้นตอนที่ 4 : การเติมเงินสดย่อยให้เต็ม หรือการคืนเงินสดย่อย
ขั้นตอนที่ 1 การเพิ่มช่องทางการชำระหรือการเพิ่มของผังบัญชี การตั้งเงินสดย่อย
มีขั้นตอนดังนี้
ขั้นตอนที่ 1.1
ไปที่หน้าเมนู การเงิน > เงินสด > +เพิ่มช่องทาง
ขั้นตอนที่ 1.2
กดเพิ่มช่องทางการเงิน
ขั้นตอนที่ 1.3
เลือกเป็นเงินสด ตั้งชื่อว่าเป็นเงินสดอะไร เช่น เงินสดย่อยที่ออฟฟิศ เงินสดที่นาย A ถืออยู่ หรือว่าเงินสดแบบไหน เมื่อใส่ข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้กดสร้าง
เพิ่มเติม : ถ้ากิจการตั้งยอดยกมาทางบัญชีครั้งแรก (แนะนำให้ดูเรื่องการตั้งค่าเริ่มต้นการเงิน) ให้ใส่ยอดยกมาด้วย แต่ถ้าเป็นการตั้งเงินสดย่อยตามปกติให้ใส่ 0 หรือเว้นว่างไว้
ขั้นตอนที่ 2 การตั้งเงินสดย่อย
เมื่อสร้างช่องทางการเงินที่เป็นเงินสดย่อยแล้ว ต่อมาก็จะต้องเบิกเงินออกมาเป็นเงินสดย่อยโดยการทำรายการโอนเงินจากธนาคารมาเข้าเงินสดย่อย (ถึงแม้คำพูดจำเป็นการโอนเงิน แต่ว่าหมายถึงการเบิกเงินออกมา)
ขั้นตอนที่ 2.1
เข้าไปที่การเงิน > ธนาคารที่เบิกเงินสดย่อยออกมา > แล้วกดโอนเงิน
ขั้นตอนที่ 2.2
เลือกให้เงินไปที่บัญชีเงินสดย่อยที่ตั้งขึ้นมา > กรอกข้อมูล > กด โอน
ขั้นตอนที่ 3 การจ่ายด้วยเงินสดย่อย
ต่อไปเมื่อเราจ่ายด้วยเงินสดย่อย ก็เหมือนกับจ่ายปกติ แต่เราเลือกว่าจ่ายด้วยเงินสดย่อย
ขั้นตอนที่ 3.1
เลือกว่าจ่ายเงินให้ใคร : ให้ระบุผู้รับเงิน แต่ถ้าระบุไม่ได้ ให้เพิ่มผู้รับเงินที่ชื่อว่าไม่ระบุลงไป
ขั้นตอนที่ 3.2
เลือกว่าจ่ายเป็นค่าอะไร : ในส่วนนี้สามารถเพิ่มหลายๆค่าใช้จ่ายในบันทึกเดียวกันก็ได้ หรือจะแยกบันทึกเป็นใบๆก็ได้ ถ้าต้องการเพิ่มค่าใช้จ่ายให้กดเพิ่มรายการ
ขั้นตอนที่ 3.3
เลือกว่าจ่ายด้วยอะไร : ในส่วนของการชำระเงิน ให้เลือกเป็นเงินสดย่อยที่เราตั้งขึ้นมา เมื่อใส่ข้อมูลทั้งหมดเรียบร้อยแล้วให้กดอนุมัติรายการ
ขั้นตอนที่ 4 การเติมเงินสดย่อยให้เต็ม หรือการคืนเงินสดย่อย
ขั้นตอนที่ 4.1
การเติมเงินสดย่อยให้เต็ม
สมมุติว่าเรามีนโยบายให้เงินสดมีอยู่ 30,000 บาท แต่ตอนนี้มีอยู่แค่ 22,781.87 บาท เราตั้งเติมเงินเข้าไปอีก เราสามารถทำได้โดยเข้าไปที่ธนาคาร แล้วกดโอนเงิน (เหมือนขั้นตอนแรก) แต่เราโอนจำนวน 7,218.13 บาท เพื่อให้ครบ 30,000 บาท
ขั้นตอนที่ 4.1.1 : เข้าไปที่ การเงิน > เลือกธนาคารที่ต้องการเบิกเงินสดย่อยมาเติม > กด โอนเงิน
ขั้นตอนที่ 4.1.2 : กรอกข้อมูลใน Pop up ที่เด้งขึ้นมา โดยเลือกให้เงินไปที่บัญชีเงินสดย่อยที่ตั้งขึ้นมา แล้วใส่ข้อมูลต่างๆ เมื่อใส่เรียบร้อยแล้วให้กดโอน
คราวนี้เงินสดย่อยก็จะเป็น 30,000 บาทดังเดิม
ขั้นตอนที่ 4.2
การคืนเงินสดย่อย
ในกรณีที่เราต้องการคืนเงินสดย่อย เช่น ไม่ได้ใช้แล้ว หรือว่ารับเงินมาเกินจากที่ตั้งนโบายไว้ หรือต้องการนำฝากเข้าธนาคาร สามารถทำได้ดังนี้
ขั้นตอนที่ 4.2.1 : ไปที่การเงิน > เงินสด > เลือกไปที่เงินสดที่ต้องการจะฝากเงิน แล้วกดโอนเงิน
ขั้นตอนที่ 4.2.2 : เลือกธนาคาร หรือช่องทางที่เราต้องการจะคืนเงินสดไป มื่อใส่เรียบร้อยแล้วให้กดโอน
ติดตามความรู้จาก โปรแกรมบัญชี PEAK ได้ที่ peakaccount.com
หรือเข้าใช้งานโปรแกรม คลิก เข้าสู่ระบบ PEAK
