ในตอนที่นี้ จะเป็นการเพิ่มข้อมูลการเงิน ซึ่งประกอบด้วย
- เงินสด
- ธนาคาร
- สำรองรับจ่าย
การเพิ่มช่องทางการเงิน เช่น เงินสด บัญชีธนาคาร ในระบบการเงินนี้ จะไปเพิ่มผังบัญชีให้อัตโนมัติ โดยไปเป็นผังบัญชีย่อยของบัญชีหลัก (เช่น เงินสด ธนาคารออมทรัพย์ หรือกระแส) แยกเป็นแต่ละบัญชี
ขั้นตอนในการเพิ่มข้อมูล
1. เงินสด
เงินสดในที่นี้หมายถึง เงินสดย่อย หรือเงินสดที่บุคคลใดบุคคลหนึ่งดูแลอยู่ เช่น พนักงานขายต้องเดินทางไปต่างจังหวัด และต้องการเบิกเงินไปก่อน 5,000 บาท เงินในส่วนนี้จะเป็นเงินสดย่อยที่พนักงานคนนั่นถืออยู่
ขั้นตอนที่ 1
เข้าไปหน้าการเงิน หรือเมนูการเงิน เพื่อกดเพิ่มเงินสด
ขั้นตอนที่ 2
เมื่อกดเพิ่มช่องทางการเงิน หรือเพิ่มเงินสด จะให้ pop up ขึ้นมาให้กำหนดขึ้นมูล โดยกำหนดเป็นเงินสด แล้วใส่ข้อมูลที่ต้องการ รวมไปถึงยอดยกมาของเงินสด
ยอดยกมาของเงินสดคือยอดเงินสดที่มีอยู่ในกิจการ ณ วันที่ก่อนวันที่เริ่มต้นใช้ PEAK โดยเราสามารถใช้ระบบเงินสดนี้เป็นระบบในการจัดการเงินสดย่อยได้เลย
สามารถกำหนดได้ว่า เงินสดนี้เราจะใช้รับเงิน หรือใช้จ่ายเงิน หรือใช้ได้ทั้งคู่
- ใช้รับเงินหมายถึง เป็นช่องทางการเงินที่ให้ลูกค้าชำระเงินเข้ามาได้ จะมีอยู่ในตัวเลือกช่องทางการรับชำระเงิน ตอนที่ทำรายการฝั่งรายรับ เช่น ใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จ
- ใช้จ่ายงินหมายถึง เป็นช่องทางการเงินที่เราจะจ่ายออกไปได้ จะมีอยู่ในตัวเลือกช่องทางการจ่ายชำระเงิน ตอนที่ทำรายการฝั่งรายจ่าย เช่น บันทึกรายจ่าย
การเบิก ถอน ฝาก โอน สามารถทำได้หมด แม้ไม่ได้กำหนดว่าใช้รับเงิน หรือจ่ายเงิน
2. ธนาคาร
ธนาคารในระบบ PEAK จะแบ่งเป็น บัญชีกระแสรายวัน บัญชีออมทรัพย์ และบัญชีเงินฝากประจำ ในส่วนธนาคารนี้ เราสามารถกำหนดได้ว่าจะใช้เป็นบัญชีรับเงิน หรือจ่ายเงิน หรือทั้งคู่ และจะใช้เป็นบัญชีที่ออกเช็คจ่ายหรือไม่
ขั้นตอนที่ 1
เข้าไปหน้าการเงิน หรือเมนูการเงิน เพื่อกดเพิ่มธนาคาร
ขั้นตอนที่ 2
2.1: กำหนดว่าเป็นบัญชีธนาคารอะไร และเป็นบัญชีที่ใช้ในการออกเช็คหรือไม่
2.2: กำหนดว่าเป็นบัญชีประเภทไหน กระแส ออมทรัพย์ หรือฝากประจำ
2.3: กำหนดชื่อบัญชี อาจจะเป็นชื่อกิจการ หรือชื่อบุคคลตามหน้าสมุดบัญชีธนาคาร
2.4: กำหนดเลขบัญชีธนาคาร
2.5: บันทึกภายในที่ระบุไว้ว่าบัญชีนี้ไว้ทำอะไร
2.6: กำหนดยอดยกมา ที่เป็นยอดก่อนวันที่เริ่มต้นใช้งาน PEAK
เช่นเดียวกับเงินสด เราสามารถกำหนดได้ว่า ธนาคารนี้เราจะใช้รับเงิน หรือใช้จ่ายเงิน หรือใช้ได้ทั้งคู่ การตั้งว่าใช้รับเงิน ข้อมูลธนาคารนี้จะแสดงในใบเสนอราคา หรือใบแจ้งหนี้ เพื่อให้ลูกค้าเห็นเป็นข้อมูลที่ไว้ชำระเงินมาให้เราต่อไป
3. สำรองรับ/จ่าย
สำรองรับ/จ่ายในระบบ PEAK หมายถึงการที่มีบุคคล เช่น กรรมการ หรือพนักงานสำรองจ่ายแทนกิจการไปก่อน ทำให้กิจการเป็นหนี้กรรมการ หรือพนักงาน
ขั้นตอนที่ 1
เข้าไปหน้าการเงิน หรือเมนูการเงิน เพื่อกดเพิ่มสำรองรับ/จ่าย
สำรองรับ/จ่ายนี้ ในระบบ PEAK จะตั้งไว้เป็นฝั่งหนี้สิน ชื่อบัญชี “สำรองจ่ายแทนกิจการที่ยังไม่ได้คืน”
ขั้นตอนที่ 2
กรอกรายละเอียดต่างๆ
ดูข้อมูลทั้งชุด
ตอนที่ 1 : ข้อมูลและวิธีการเตรียมตัวทำยอดยกมา Prepare Data for beginning balance
ตอนที่ 2 : การนำข้อมูลผู้ติดต่อเข้ามาในระบบ (Import Contact to PEAK)
ตอนที่ 3 : การนำข้อมูลสินค้า/บริการเข้ามาในระบบ (Import Product to PEAK)
ตอนที่ 4 : การนำบันทึกข้อมูลการเงินตั้งต้น (Input Finance to PEAK)
ตอนที่ 5 : การนำบันทึกข้อมูลลูกหนี้ตั้งต้น (Input Beginning Account Receivable to PEAK)
ตอนที่ 6 : การนำบันทึกข้อมูลเจ้าหนี้ตั้งต้น (Input Beginning Account Payable to PEAK)
ตอนที่ 7 : การนำบันทึกข้อมูลบัญชีตั้งต้น (Input Beginning Accounting Balance to PEAK)
