ในยุคที่ธุรกิจแข่งขันสูง การบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นหัวใจสำคัญหนึ่งในนั้นคือ การมีระบบบัญชีที่รัดกุมและถูกต้อง ซึ่งสำนักงานบัญชีมีบทบาทสำคัญในการดูแลงานบัญชีให้กับธุรกิจ อย่างไรก็ตาม ด้วยเหตุผลหลายประการ บางครั้งธุรกิจอาจมีความจำเป็นต้องเปลี่ยนสำนักงานบัญชีใหม่ การเปลี่ยนสำนักงานบัญชี เปรียบเสมือนการเริ่มต้นใหม่กับพันธมิตรทางธุรกิจคนสำคัญ เจ้าของกิจการจึงควรเตรียมตัวให้พร้อม เพื่อให้กระบวนการเปลี่ยนผ่านราบรื่นและส่งผลกระทบต่อธุรกิจน้อยที่สุด
ก่อนตัดสินใจเปลี่ยนสำนักงานบัญชี สิ่งที่ควรนำมาพิจารณาประกอบการตัดสินใจคือ
- วิเคราะห์ความต้องการ: ทบทวนว่าต้องการอะไรจากสำนักงานบัญชีใหม่ เช่น ต้องการบริการที่หลากหลายมากขึ้น ต้องการค่าธรรมเนียมที่ถูกลง หรือต้องการความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน
- เปรียบเทียบสำนักงานบัญชี: ศึกษาข้อมูลของสำนักงานบัญชีหลายแห่ง เปรียบเทียบบริการ ค่าธรรมเนียม รีวิวจากลูกค้า และความน่าเชื่อถือ
- ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ: ปรึกษาผู้ประกอบการที่เคยเปลี่ยนสำนักงานบัญชี หรือขอคำแนะนำจากสมาคมนักบัญชี
เมื่อไหร่ที่ควรเปลี่ยนสำนักงานบัญชี
การตัดสินใจเปลี่ยนสำนักงานบัญชีนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำงานกับบริษัทเดียวกันมาเป็นเวลานาน แต่หากคุณประสบปัญหาเหล่านี้ แสดงว่าถึงเวลาแล้วที่ควรพิจารณาหาสำนักงานบัญชีใหม่
1. สำนักงานบัญชีเดิมมีขนาดเล็กเกินไป
เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น ความต้องการด้านบัญชีก็ย่อมซับซ้อนมากขึ้น สำนักงานบัญชีขนาดเล็กอาจมักมีพนักงานจำนวนน้อย กำลังคนไม่พอหรือบริการที่ไม่ครอบคลุม ทำให้ไม่สามารถรองรับการขยับขยายของกิจการเราได้
2. ปัญหาการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสัมพันธ์ระหว่างลูกค้ากับสำนักงานบัญชี หากคุณมีปัญหาในการสื่อสารกับสำนักงานบัญชีของคุณ อาจนำไปสู่ความเข้าใจผิดและปัญหาอื่นๆ คุณควรได้รับคำตอบจากสำนักงานบัญชีของคุณอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ หากคุณต้องรอเป็นเวลานานเพื่อรับคำตอบ แสดงว่าพวกเขาอาจไม่ให้ความสำคัญกับธุรกิจของคุณ บางทีบริษัทหรือกิจการก็มีระบบการออกเอกสาร หรือระบบการทำงานเป็นของตัวเอง ถ้าสำนักงานบัญชีไม่สามารถใช้โปรแกรมร่วมกับเจ้าของกิจการได้ เช่น ถ้ากิจการทำงานแบบออนไลน์ทั้งหมด แต่ว่าสำนักงานบัญชียังทำงานแบบออฟไลน์ เจ้าของกิจการเข้าถึงข้อมูลยากก็อาจเป็นเหตุผลให้เจ้าของกิจการหันไปหาทางเลือกใหม่ๆ ที่ทำงานด้วยกันง่ายขึ้น
3. ต้องการลดค่าใช้จ่าย
สำนักงานบัญชีมีราคาแตกต่างกันไป บางสำนักงานบัญชีคิดค่าธรรมเนียมแบบเหมาจ่าย ในขณะที่บางแห่งคิดค่าธรรมเนียมตามเวลา หากคิดว่าราคาที่จ่ายให้สำนักงานบัญชีต่อเดือนแพงเกินไป เจ้าของกิจการอาจต้องตัดสินใจเปลี่ยนสำนักงานบัญชีเพื่อลดภาระค่าใช้จ่าย
4. ไม่ได้รับคำปรึกษาและคำแนะนำที่เพียงพอ
สำนักงานบัญชีที่ดีจะช่วยคุณวางแผนภาษีเพื่อลดภาระภาษีของกิจการ พร้อมให้คำปรึกษาและคำแนะนำที่มีประโยชน์ให้แก่กิจการ ในทางกลับกันหากสำนักงานบัญชีไม่สามารถช่วยเหลือ หรือให้คำปรึกษาต่างๆ ทางบัญชีและภาษีได้ เจ้าของกิจการก็อาจมีแนวโน้มที่จะเปลี่ยนไปใช้บริการจากสำนักงานบัญชีใหม่
หลังจากตัดสินใจที่จะเปลี่ยนสำนักงานบัญชีแล้ว หลายๆคนอาจเกิดคำถามว่า ควรเปลี่ยนสำนักงานบัญชีช่วงไหนดี สามารถเปลี่ยนทันทีเลยได้ไหม
หากมีความจำเป็นต้องเปลี่ยนสำนักงานบัญชีทันที สามารถทำได้แต่อาจจะต้องจ่ายค่าทำบัญชีซ้ำซ้อน เพราะสำนักงานบัญชีใหม่จะต้องเริ่มต้นทำใหม่ตั้งแต่ต้นปีจนถึงข้อมูลที่กิจการมีล่าสุด อีกทั้งการเปลี่ยนสำนักงานบัญชีทันที ในบางกรณีอาจต้องเสียค่าปรับการยกเลิกสัญญากับสำนักงานบัญชีที่เดิม
การรอจนจบรอบบัญชีก่อนค่อยเปลี่ยนสำนักงานบัญชีอาจดูเป็นทางเลือกที่สะดวกกว่า เพื่อความต่อเนื่องของงานบัญชี แต่ก็ยังมีสิ่งที่น่ากังวลคือ ในกรณีที่สำนักงานบัญชีเดิมไม่รับผิดชอบงาน ซึ่งทำให้กิจการได้ข้อมูลจากการบันทึกบัญชีที่ไม่ถูกต้อง หรืออาจเกิดภาระค่าปรับภาษีหรือค่าปรับอื่นๆตามมาได้ ดังนั้นเจ้าของกิจการจะต้องคำนึงว่าหากยังใช้สำนักงานบัญชีเดิมอยู่ไปจนจบรอบบัญชี จะทำให้ก่อความเสียหายมากกว่าหรือไม่
เจ้าของกิจการอยากเปลี่ยนสำนักงานบัญชี ต้องเตรียมตัวอย่างไร
1.ติดต่อสำนักงานบัญชีใหม่
การเปลี่ยนสำนักงานบัญชีนั้น เจ้าของกิจการควรเริ่มต้นด้วยการสรรหาและติดต่อสำนักงานบัญชีที่สนใจไว้ล่วงหน้า ไม่ควรรอจนถึงนาทีสุดท้าย เพราะอาจทำให้ไม่มีเวลาเปรียบเทียบข้อเสนอ หรือเลือกสำนักงานบัญชีที่ไม่ตรงกับความต้องการ การติดต่อล่วงหน้าจะทำให้เจ้าของกิจการมีเวลาคุยกับสำนักงานบัญชี อธิบายความต้องการของธุรกิจ และ สอบถามรายละเอียดเกี่ยวกับบริการต่างๆ การมีสำนักงานบัญชีใหม่รองรับไว้แล้ว จะช่วยให้ช่วงเปลี่ยนผ่านเป็นไปอย่างราบรื่น โดยไม่ต้องกังวลว่าจะไม่มีคนดูแลเรื่องบัญชี
2.แจ้งสำนักงานบัญชีเก่า
เมื่อได้ตัดสินใจเลือกสำนักงานบัญชีใหม่เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือ การแจ้งสำนักงานบัญชีเก่า เจ้าของกิจการควรแจ้งล่วงหน้าตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อให้สำนักงานบัญชีเก่ามีเวลาเตรียมตัวส่งมอบเอกสารและข้อมูลต่างๆ และการแจ้งลาออกจากสำนักงานบัญชีนั้น ควรทำอย่างสุภาพ ตรงไปตรงมา และแสดงถึงความเป็นมืออาชีพ โดยคำนึงถึงความสัมพันธ์ที่ดีต่อกันในอนาคต
3.ขอเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีคืน
การโบกมือลาสำนักงานบัญชีเดิมนั้นไม่ใช่จุดจบของภารกิจการเปลี่ยนสำนักงานบัญชี ยังมีอีกหนึ่งขั้นตอนสำคัญที่หลายคนมักมองข้าม นั่นคือ การแจ้งข้อมูลและเอกสาร ที่เกี่ยวข้องกับบัญชีให้ครบถ้วนแก่สำนักงานบัญชีใหม่ ปัญหาที่พบเจอได้บ่อยครั้งคือ เจ้าของกิจการไม่ทราบแน่ชัดว่ามีข้อมูลอะไรบ้างที่ส่งให้สำนักงานบัญชีเก่าเก็บไว้ ส่งผลต่อความมั่นใจว่าข้อมูลบัญชีที่ส่งต่อนั้นครบถ้วนหรือไม่
เพื่อความมั่นใจและความราบรื่นในการเปลี่ยนผ่าน โดยทั่วไปแล้ว สำนักงานบัญชีควรจะมีข้อมูลกิจการตามนี้
- บิลซื้อขาย และใบเสร็จค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เคยส่งให้สำนักงานบัญชี
- แบบนำส่งภาษีและใบเสร็จรับเงินภาษีที่ยื่นชำระแล้ว ( เช่น ภ.ง.ด.1, 3, 53 ภ.พ.30 ภ.ง.ด.50,51)
- แบบนำส่งประกันสังคมและใบเสร็จรับเงิน
- ต้นฉบับหนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่าย ที่ลูกค้าได้หักไว้
- สำเนาหนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่าย ที่กิจการได้หักลูกค้าไว้ (ทำ ภ.ง.ด.1, 3, 53)
- Bank Statement ทุกธนาคารของกิจการ
- งบการเงิน
- งบทดลอง
- สมุดรายวันแยกประเภท เช่น สมุดรายวันซื้อ, ขาย, รับเงิน, จ่ายเงิน, ทั่วไป
- เอกสารอื่นๆ (ถ้ามี)
สำหรับเจ้าของกิจการที่ต้องการขอเอกสารหลังจากจากปิดงบเสร็จแล้ว สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่ : ปิดงบการเงินเสร็จแล้ว…ต้องขอเอกสารอะไรบ้างจากสำนักงานบัญชี?
4.ขอรหัสผ่านที่ใช้ติดต่อทำธุรกรรม
เมื่อต้องการเปลี่ยนสำนักงานบัญชี สิ่งสำคัญอย่างหนึ่งคือต้องขอ Username และ Password ที่ใช้ติดต่อทำธุรกรรมต่างๆ จากสำนักงานบัญชีเดิม รหัสผ่านเหล่านี้จำเป็นสำหรับการเข้าถึงระบบและดำเนินการทางการเงินต่างๆ เช่น ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน ระบบ DBD e-Filing ของกรมพัฒนาธุรกิจ, ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน ระบบจ่ายภาษีออนไลน์ ของกรมสรรพากร, ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน ระบบทำธุรกรรมของสำนักงานประกันสังคม
5.กำหนดเวลาการโยกย้ายให้ชัดเจน
เจ้าของกิจการควร กำหนดเวลาในการส่งคืนเอกสารและงบการเงินให้แน่นอน กับสำนักงานบัญชีเก่า เพื่อป้องกันปัญหาความล่าช้า และป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้น โดยเจ้าของกิจการสามารถกำหนดระยะเวลาคร่าวๆได้ ยกตัวอย่างเช่น :
- ตุลาคม 2567: หาสำนักงานบัญชีใหม่ เพื่อศึกษาข้อมูล เปรียบเทียบข้อเสนอ และเลือกสำนักงานบัญชีที่เหมาะสมกับธุรกิจ
- พฤศจิกายน 2567: ติดต่อสำนักงานบัญชีใหม่ แจ้งความประสงค์ นัดหมายพูดคุย และตกลงรายละเอียดต่างๆ
- ธันวาคม 2567: แจ้งยกเลิกสำนักงานบัญชีเก่า โดยแจ้งความประสงค์ต้องการยุติการใช้บริการผ่านทางจดหมายหรืออีเมลก็ได้ พร้อมระบุวันที่ต้องการเลิกจ้างและวันส่งเอกสารให้ชัดเจน
– กรณีที่เปลี่ยนสำนักงานบัญชีตามรอบบัญชี ควรแจ้งความประสงค์ให้ปิดงบปี 2567 และส่งต่องานให้เรียบร้อยภายใน มีนาคม 2568
– กรณีเปลี่ยนสำนักงานบัญชีทันที ควรแจ้งให้สำนักงานบัญชีเก่าเตรียมตัวส่งมอบเอกสารและข้อมูลต่างๆ อย่างน้อย 1 เดือน - มกราคม 2567: สำนักงานบัญชีใหม่เริ่มงานตามที่ตกลงไว้
กิจการที่กำลังมองหาโปรแกรมบัญชีออนไลน์ มาช่วยจัดการเอกสาร ออกใบเสร็จหรือใบแจ้งหนี้ ทาง PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ เราพร้อมช่วยจัดการเอกสารบัญชีของคุณให้เป็นระบบ รองรับการเติบโต ช่วยให้ธุรกิจก้าวไปสู่ความสำเร็จ
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @systemseedwebs-com
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
