การปิดบัญชี คืออะไร – 6 ขั้นตอนปิดบัญชี ที่เจ้าของกิจการต้องรู้

พอถึงช่วงสิ้นปี เจ้าของกิจการหลายคนมักเจอสถานการณ์คล้ายกัน สำนักงานบัญชีโทรมาถามเอกสาร นักบัญชีขอข้อมูลเพิ่ม แต่ตัวเองก็ไม่แน่ใจว่าต้องเตรียมอะไรบ้าง หรือขั้นตอนการปิดบัญชีทั้งหมดเป็นอย่างไร

ปิดบัญชี คือ การสรุปรายการทางบัญชีทั้งหมดเมื่อสิ้นรอบบัญชี โดยปิดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายให้เป็นศูนย์ แล้วโอนผลต่างเข้าบัญชีกำไรสะสม เพื่อจัดทำงบการเงินที่แสดงผลการดำเนินงานและฐานะทางการเงินของกิจการ นิติบุคคลทุกประเภทต้องทำตาม พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543 โดยในบทความนี้ จะสรุป 6 ขั้นตอนปิดบัญชีพร้อมตัวอย่าง Closing Entries ที่เจ้าของกิจการเข้าใจได้ทันที ไม่ต้องเป็นนักบัญชีก็เข้าใจได้

ปิดบัญชี กับ ปิดงบการเงิน ต่างกันตรงไหน

ปิดบัญชี คือ การปิดยอดบัญชีรายได้ ค่าใช้จ่าย และบัญชีชั่วคราวทั้งหมดให้เป็นศูนย์ เพื่อเริ่มรอบบัญชีใหม่ ส่วนปิดงบการเงิน คือ การจัดทำงบการเงินชุดสมบูรณ์ (งบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น หมายเหตุประกอบงบ) แล้วนำส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร

พูดให้เข้าใจง่าย การปิดบัญชีเป็นขั้นตอนหนึ่งที่ต้องทำก่อนจึงจะปิดงบการเงินได้ เหมือนกับการปิดร้านท้ายวัน (ปิดบัญชี) กับการสรุปยอดขายทั้งเดือน (ปิดงบการเงิน) ทั้งสองอย่างเกี่ยวข้องกันแต่เป็นคนละขั้นตอน

เอกสารที่ต้องเตรียมก่อนปิดบัญชี

ก่อนเริ่มปิดบัญชี ควรรวบรวมเอกสารให้ครบก่อน เพราะถ้าขาดเอกสารระหว่างทาง จะต้องย้อนกลับมาแก้ไข เสียเวลาเพิ่ม

เอกสารที่ต้องเตรียม ได้แก่ สมุดบัญชีรายวันทุกเล่ม (ซื้อ ขาย รับ จ่าย ทั่วไป) ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินทั้งหมด Statement ธนาคารครบทุกเดือน เอกสารสินค้าคงเหลือจากการตรวจนับ ทะเบียนสินทรัพย์ถาวรพร้อมรายการค่าเสื่อมราคา เอกสารภาษี เช่น รายงานภาษีซื้อ-ขาย แบบ ภ.พ.30 แบบ ภ.ง.ด. ต่างๆ และสัญญาเงินกู้หรือสัญญาเช่า (ถ้ามี)

สำหรับกิจการขนาดเล็กที่ใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ข้อมูลส่วนใหญ่จะอยู่ในระบบอยู่แล้ว ช่วยลดเวลาเตรียมเอกสารได้มาก

6 ขั้นตอนปิดบัญชี สำหรับเจ้าของกิจการ

ขั้นตอนที่ 1 – รวบรวมและกระทบยอดเอกสาร

นำเอกสารทั้งหมดมาตรวจสอบว่าตรงกับที่บันทึกในระบบบัญชี โดยเฉพาะยอดเงินในธนาคารต้องตรงกับ Statement ยอดลูกหนี้ต้องตรงกับใบแจ้งหนี้คงค้าง และยอดสินค้าคงเหลือต้องตรงกับผลการตรวจนับจริง

ถ้ายอดไม่ตรง ต้องหาสาเหตุและปรับปรุงให้ถูกต้องก่อนไปขั้นตอนถัดไป

ขั้นตอนที่ 2 – บันทึกรายการปรับปรุง (Adjusting Entries)

รายการปรับปรุงคือการบันทึกรายได้หรือค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นแล้วแต่ยังไม่ได้บันทึก หรือบันทึกไว้แล้วแต่ยังไม่เกิดขึ้นจริง เช่น ค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย รายได้ค้างรับ สำรองหนี้สงสัยจะสูญ และการปิดบัญชีภาษีซื้อ-ภาษีขาย (ดูรายละเอียดและตัวอย่างของแต่ละประเภทในหัวข้อ รายการปรับปรุงบัญชี 5 ประเภทที่ต้องทำก่อนปิดบัญชี)

ถ้าข้ามขั้นตอนนี้ กำไรขาดทุนที่ได้จะไม่สะท้อนผลการดำเนินงานจริง อาจทำให้เสียภาษีมากหรือน้อยเกินไป

ขั้นตอนที่ 3 – จัดทำงบทดลองก่อนปิดบัญชี (Adjusted Trial Balance)

งบทดลอง คือ ตารางที่รวมยอดคงเหลือของบัญชีทุกตัว โดยฝั่งเดบิตต้องเท่ากับฝั่งเครดิต ถ้าไม่เท่ากัน แสดงว่ามีการบันทึกผิดพลาดที่ต้องหาและแก้ไข

งบทดลองนี้ทำหลังจากบันทึกรายการปรับปรุงเสร็จแล้ว จึงเรียกว่า Adjusted Trial Balance เป็นด่านตรวจสอบสุดท้ายก่อนปิดบัญชี

ขั้นตอนที่ 4 – ปิดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่าย (Closing Entries)

ขั้นตอนนี้คือหัวใจของการปิดบัญชี ต้องโอนยอดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายทั้งหมดเข้าบัญชีกำไรขาดทุน แล้วโอนกำไรขาดทุนเข้าบัญชีกำไรสะสม เพื่อให้บัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายเริ่มต้นรอบใหม่เป็นศูนย์

รายการปิดบัญชีมี 3 ขั้นตอนหลัก ได้แก่ ปิดบัญชีรายได้ ปิดบัญชีค่าใช้จ่าย และปิดบัญชีกำไรขาดทุน (ดูตัวอย่างตัวเลขจริงในหัวข้อถัดไป)

ขั้นตอนที่ 5 – จัดทำงบทดลองหลังปิดบัญชี (Post-Closing Trial Balance)

งบทดลองหลังปิดบัญชี คือ งบทดลองที่ทำหลังจากบันทึก Closing Entries เสร็จแล้ว จะเหลือเฉพาะบัญชีถาวร ได้แก่ สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ ส่วนบัญชีชั่วคราว (รายได้ ค่าใช้จ่าย) จะมียอดเป็นศูนย์ทั้งหมด

ถ้ายอดเดบิตเท่ากับเครดิตและไม่มีบัญชีชั่วคราวเหลือค้าง แสดงว่าการปิดบัญชีถูกต้อง

ขั้นตอนที่ 6 – จัดทำงบการเงิน

เมื่อปิดบัญชีเสร็จสมบูรณ์ ก็จะนำตัวเลขที่ได้มาจัดทำงบการเงิน ซึ่งประกอบด้วย งบแสดงฐานะการเงิน (แสดงสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ ณ วันสิ้นรอบ) งบกำไรขาดทุน (แสดงรายได้ ค่าใช้จ่าย กำไรหรือขาดทุนของรอบที่ผ่านมา) และหมายเหตุประกอบงบการเงิน

งบการเงินต้องผ่านการตรวจสอบหรือรับรองจากผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) ก่อนนำส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD)

ตัวอย่างการปิดบัญชี พร้อมตัวเลขจริง

สมมติ บริษัท ก จำกัด (ชื่อสมมติ) มีผลการดำเนินงานสิ้นปีดังนี้ รายได้จากการขาย 1,200,000 บาท รายได้อื่น 50,000 บาท ต้นทุนขาย 600,000 บาท เงินเดือนพนักงาน 300,000 บาท ค่าเช่าสำนักงาน 120,000 บาท ค่าเสื่อมราคา 30,000 บาท

ตัวอย่าง Closing Entries – ปิดบัญชีรายได้

โอนรายได้ทั้งหมดเข้าบัญชีกำไรขาดทุน

รายการ	เดบิต	เครดิต
รายได้จากการขาย	1,200,000	–
รายได้อื่น	50,000	–
กำไรขาดทุน	–	1,250,000

ตัวอย่าง Closing Entries – ปิดบัญชีค่าใช้จ่าย

โอนค่าใช้จ่ายทั้งหมดเข้าบัญชีกำไรขาดทุน

รายการ	เดบิต	เครดิต
กำไรขาดทุน	1,050,000	–
ต้นทุนขาย	–	600,000
เงินเดือนพนักงาน	–	300,000
ค่าเช่าสำนักงาน	–	120,000
ค่าเสื่อมราคา	–	30,000

ตัวอย่าง Closing Entries – ปิดบัญชีกำไรขาดทุนเข้ากำไรสะสม

ผลต่างของรายได้ 1,250,000 บาท ลบค่าใช้จ่าย 1,050,000 บาท ได้กำไรสุทธิ 200,000 บาท โอนเข้ากำไรสะสม

รายการ	เดบิต	เครดิต
กำไรขาดทุน	200,000	–
กำไรสะสม	–	200,000

หลังบันทึก Closing Entries ครบ บัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายทั้งหมดจะมียอดเป็นศูนย์ พร้อมเริ่มรอบบัญชีใหม่

กรณีขาดทุน ปิดบัญชีต่างจากกำไรตรงไหน

ถ้าค่าใช้จ่ายรวมมากกว่ารายได้รวม ผลต่างจะเป็นขาดทุนสุทธิ สมมติ บริษัท ก จำกัด (ชื่อสมมติ) มีรายได้รวม 800,000 บาท แต่ค่าใช้จ่ายรวม 950,000 บาท ขาดทุนสุทธิ 150,000 บาท

รายการ	เดบิต	เครดิต
กำไรสะสม	150,000	–
กำไรขาดทุน	–	150,000

สังเกตว่าขั้นตอนที่ 1-2 (ปิดรายได้ ปิดค่าใช้จ่าย) ยังทำเหมือนเดิม ต่างกันแค่ขั้นตอนสุดท้าย ถ้ากำไรจะเดบิตกำไรขาดทุนเข้าเครดิตกำไรสะสม แต่ถ้าขาดทุนจะกลับด้าน คือเดบิตกำไรสะสมเข้าเครดิตกำไรขาดทุนแทน

รายการปรับปรุงบัญชี 5 ประเภทที่ต้องทำก่อนปิดบัญชี

ก่อนบันทึก Closing Entries ต้องตรวจสอบว่ามีรายการปรับปรุงที่ยังไม่ได้บันทึกหรือไม่ ถ้าไม่ครบ กำไรขาดทุนจะไม่ตรงกับความเป็นจริง

ประเภท	ตัวอย่าง	ทำไมต้องบันทึก
ค่าเสื่อมราคา	รถยนต์กิจการ 600,000 บาท อายุใช้งาน 5 ปี บันทึกปีละ 120,000 บาท ถ้าใช้โปรแกรมบริหารสินทรัพย์ ระบบคำนวณค่าเสื่อมราคาให้อัตโนมัติ	สะท้อนต้นทุนจริงของสินทรัพย์ที่ใช้ไป
ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย	ค่าไฟฟ้าเดือนธันวาคมที่ยังไม่ได้รับบิล ประมาณ 5,000 บาท บันทึก เดบิต ค่าไฟฟ้า 5,000 เครดิต ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย 5,000	จับคู่ค่าใช้จ่ายกับรอบบัญชีที่เกิดขึ้นจริง
รายได้ค้างรับ	ส่งมอบงานให้ลูกค้าแล้ว 80,000 บาท แต่ยังไม่ออกใบแจ้งหนี้	บันทึกรายได้ให้ตรงกับรอบที่ส่งมอบงาน
สำรองหนี้สงสัยจะสูญ	ลูกหนี้ค้างชำระเกิน 12 เดือน ยอด 50,000 บาท เก็บไม่ได้	สะท้อนมูลค่าลูกหนี้ที่คาดว่าจะเก็บได้จริง
ปิดบัญชีภาษีซื้อ-ภาษีขาย	หักกลบภาษีซื้อ 30,000 กับภาษีขาย 45,000 ส่วนต่าง 15,000 คือภาษีที่ต้องนำส่ง สามารถใช้โปรแกรมจัดการภาษีช่วยคำนวณ	สรุปยอดภาษีมูลค่าเพิ่มที่ต้องนำส่งหรือขอคืน

กำหนดเวลาปิดบัญชีและส่งงบการเงิน

นิติบุคคลต้องปิดบัญชีและส่งงบการเงินภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด ตามพ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543 มีกำหนดเวลาหลักดังนี้

ส่งงบการเงินต่อ DBD ภายใน 5 เดือนนับจากวันสิ้นรอบบัญชี เช่น รอบบัญชีสิ้นสุด 31 ธันวาคม ต้องส่งภายในสิ้นเดือนพฤษภาคมของปีถัดไป

ยื่นแบบ ภ.ง.ด.50 (ภาษีเงินได้นิติบุคคล) ภายใน 150 วันนับจากวันสิ้นรอบบัญชี ซึ่งตรงกับสิ้นเดือนพฤษภาคมเช่นกัน (ยื่นผ่านระบบ e-Filing ได้เพิ่มอีก 8 วัน)

ปิดบัญชีรายเดือน ต้องทำอะไรบ้าง

กฎหมายกำหนดให้ปิดบัญชีรายปี แต่ในทางปฏิบัติ ธุรกิจที่ปิดบัญชีรายเดือนจะได้เปรียบ เพราะเห็นผลประกอบการทุกเดือน ตัดสินใจได้เร็ว และปิดงบสิ้นปีง่ายกว่ากิจการที่สะสมงานทั้งปีมาทำทีเดียว

สิ่งที่ต้องทำทุกสิ้นเดือน ได้แก่ กระทบยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation) ตรวจสอบยอดลูกหนี้-เจ้าหนี้คงค้าง บันทึกค่าเสื่อมราคาประจำเดือน ปิดบัญชีภาษีซื้อ-ภาษีขายแล้วยื่น ภ.พ.30 และจัดทำงบกำไรขาดทุนรายเดือนเพื่อเปรียบเทียบกับเดือนก่อน

กิจการที่ใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์จะทำขั้นตอนเหล่านี้ได้เร็วขึ้น เพราะระบบกระทบยอดธนาคารและคำนวณค่าเสื่อมราคาให้อัตโนมัติ

ปิดงบย้อนหลังได้ไหม ค่าปรับ และบทลงโทษ

ถ้าไม่ส่งงบการเงินตามกำหนด มีโทษปรับตามอัตราค่าปรับของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าดังนี้

ระยะเวลาล่าช้า	ห้างหุ้นส่วน / บริษัทจำกัด	บริษัทมหาชน
ไม่เกิน 2 เดือน	สูงสุด 2,000 บาท	สูงสุด 4,000 บาท
เกิน 2-4 เดือน	สูงสุด 8,000 บาท	สูงสุด 48,000 บาท
เกิน 4 เดือน หรือไม่ยื่นเลย	สูงสุด 12,000 บาท	สูงสุด 72,000 บาท

ค่าปรับนี้รวมทั้งตัวนิติบุคคลและกรรมการผู้จัดการ นอกจากค่าปรับแล้ว การไม่ส่งงบการเงินยังส่งผลต่อสถานะนิติบุคคลกับ DBD และอาจถูกเรียกตรวจสอบจากกรมสรรพากรอีกด้วย

ส่วนเรื่องการปิดงบย้อนหลัง ทำได้ แต่ต้องจ่ายค่าปรับตามระยะเวลาที่ล่าช้า และต้องจ้างผู้สอบบัญชีตรวจสอบงบการเงินย้อนหลังด้วย ซึ่งค่าใช้จ่ายจะสูงกว่าปกติ

5 ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเมื่อปิดบัญชี

1. ไม่กระทบยอดธนาคารก่อนปิดบัญชี ยอดเงินในบัญชีไม่ตรงกับ Statement ทำให้งบการเงินผิดพลาด ควรทำ Bank Reconciliation ทุกเดือน ไม่ใช่แค่ตอนสิ้นปี

2. ลืมบันทึกค่าเสื่อมราคา โดยเฉพาะกิจการที่ซื้อสินทรัพย์ระหว่างปี ถ้าไม่บันทึกค่าเสื่อมราคา กำไรจะสูงเกินจริง ทำให้เสียภาษีมากเกินไป

3. ไม่ตั้งสำรองหนี้สงสัยจะสูญ มีลูกหนี้ค้างชำระนาน แต่ยังแสดงเป็นสินทรัพย์เต็มจำนวน ทำให้สินทรัพย์สูงเกินจริง

4. ปนเอกสารส่วนตัวกับกิจการ ค่าใช้จ่ายส่วนตัวของเจ้าของถูกบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายกิจการ ทำให้กำไรต่ำเกินจริงและอาจมีปัญหาทางภาษี

5. รอจนสิ้นปีแล้วค่อยรวบรวมเอกสาร ทำให้เอกสารหาย ไม่ครบ ต้องใช้เวลานานในการตามหา วิธีป้องกันคือบันทึกรายการและจัดเก็บเอกสารเป็นประจำทุกเดือน

สรุป ปิดบัญชีเรื่องที่เจ้าของกิจการต้องรู้

เทคนิคง่ายๆ ที่ช่วยให้การปิดบัญชีราบรื่น คือ บันทึกรายการให้ครบทุกเดือน กระทบยอดธนาคารสม่ำเสมอ ตรวจสอบรายการปรับปรุงให้ครบทั้ง 5 ประเภท และเตรียมเอกสารให้พร้อมก่อนส่งนักบัญชี ไม่ต้องรอจนนาทีสุดท้าย

จัดการบัญชีและปิดงบง่ายขึ้นด้วย PEAK

PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ช่วยให้ SME บันทึกรายการ กระทบยอดธนาคารอัตโนมัติ คำนวณค่าเสื่อมราคา และจัดทำรายงานทางการเงินได้ครบในที่เดียว ลดงานที่ต้องทำตอนสิ้นปีให้น้อยลง ทดลองใช้ PEAK ฟรี

---

คำถามที่พบบ่อย เกี่ยวกับการปิดบัญชี

การปิดบัญชี 6 ขั้นตอน มีอะไรบ้าง

6 ขั้นตอน ได้แก่ 1) รวบรวมและกระทบยอดเอกสาร 2) บันทึกรายการปรับปรุง 3) จัดทำงบทดลองก่อนปิดบัญชี 4) ปิดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่าย (Closing Entries) 5) จัดทำงบทดลองหลังปิดบัญชี 6) จัดทำงบการเงิน

การปิดบัญชี 4 ขั้นตอน มีอะไรบ้าง

บางตำราสรุปเป็น 4 ขั้นตอนหลัก ได้แก่ 1) บันทึกรายการปรับปรุง 2) จัดทำงบทดลอง 3) บันทึก Closing Entries 4) จัดทำงบการเงิน ซึ่งเป็นการรวมขั้นตอนย่อยบางส่วนเข้าด้วยกัน แก่นของขั้นตอนเหมือนกัน

ปิดบัญชี กับ ปิดงบการเงิน ต่างกันอย่างไร

ปิดบัญชี คือ การปิดยอดบัญชีชั่วคราว (รายได้ ค่าใช้จ่าย) ให้เป็นศูนย์ ส่วนปิดงบการเงิน คือ การจัดทำงบการเงินชุดสมบูรณ์เพื่อนำส่งหน่วยงานราชการ ปิดบัญชีเป็นขั้นตอนหนึ่งที่ต้องทำก่อนปิดงบการเงิน

ปิดบัญชีเองได้ไหม ถ้าไม่มีนักบัญชี

เจ้าของกิจการสามารถบันทึกรายการประจำวันเองได้ แต่การปิดบัญชีและจัดทำงบการเงินควรมีนักบัญชีที่มีความรู้ดูแล และงบการเงินต้องผ่านการตรวจสอบจากผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) ก่อนนำส่งหน่วยงานราชการ

งบทดลองหลังปิดบัญชี คืออะไร

งบทดลองหลังปิดบัญชี (Post-Closing Trial Balance) คือ งบที่จัดทำหลังบันทึก Closing Entries เสร็จ จะเหลือเฉพาะบัญชีถาวร (สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ) โดยบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายจะมียอดเป็นศูนย์ ใช้ตรวจสอบว่าการปิดบัญชีถูกต้อง

---

ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine