รู้จักแนวทางการทำงานแบบ Paperless วิธีช่วยลดต้นทุนกระดาษ

การทำงานแบบ Paperless กลายเป็นทางเลือกที่น่าสนใจสำหรับองค์กรยุคใหม่ที่ต้องการเพิ่มคุณภาพการทำงาน โดยการปรับเปลี่ยนสู่ระบบไร้กระดาษ ไม่เพียงช่วยลดต้นทุนในการประหยัดทรัพยากรกระดาษเท่านั้น แต่ยังช่วยให้การจัดการเอกสารให้มีระบบมากขึ้น ลดพื้นที่จัดเก็บ และเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล เรามาทำความเข้าใจกับแนวคิด Paperless และประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับกัน

การทำงานแบบ Paperless คืออะไร

วิธีการทำงานแบบ Paperless คือ การลดการใช้กระดาษในกระบวนการทำงานโดยเปลี่ยนไปใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์แทน ระบบ Paperless ไม่ได้หมายถึงการไม่ใช้กระดาษเลย แต่เป็นการลดการใช้กระดาษให้น้อยที่สุดโดยนำเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามาช่วย เช่น การสแกนเอกสาร การจัดเก็บไฟล์ดิจิทัล และการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ การทำงานในรูปแบบนี้ช่วยให้องค์กรประหยัดทั้งพื้นที่จัดเก็บ เวลาในการค้นหา และค่าใช้จ่ายในการจัดการเอกสาร

ระบบการทำงานแบบ Paperless มีข้อดีอย่างไร

การนำระบบ Paperless มาใช้ในองค์กรมีข้อดีมากมาย ทั้งด้านการจัดการ ความปลอดภัย และการเข้าถึงข้อมูล ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพการทำงานและต้นทุนขององค์กร มาดูข้อดีที่สำคัญของการใช้ระบบ Paperless กัน

เข้าถึงเอกสารได้จากทุกที่ทุกเวลา

ระบบ Paperless ช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านอินเทอร์เน็ต ไม่ว่าจะทำงานที่ออฟฟิศ ที่บ้าน หรือระหว่างเดินทาง เอกสารทั้งหมดถูกจัดเก็บในระบบคลาวด์ที่มีความปลอดภัยสูง ทำให้การค้นหาและเรียกดูเอกสารทำได้ง่ายและรวดเร็ว นอกจากนี้ ยังสามารถแชร์เอกสารให้กับทีมงานได้ทันที ลดเวลาในการรอคอยและเพิ่มความคล่องตัวในการทำงาน

เพิ่มความปลอดภัยในการจัดเก็บเอกสารได้

การจัดเก็บเอกสารในระบบ Paperless มีความปลอดภัยสูงกว่าการเก็บเอกสารกระดาษ ด้วยระบบการเข้ารหัสข้อมูล การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง และการติดตามประวัติการใช้งาน ทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารสำคัญจะไม่สูญหายหรือตกไปอยู่ในมือผู้ไม่หวังดี ระบบยังมีการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ ป้องกันความเสียหายจากภัยพิบัติหรืออุบัติเหตุต่าง ๆ 

นำข้อมูลไปใช้ต่อได้อย่างง่ายดาย

เอกสารในระบบ Paperless สามารถนำไปใช้ต่อได้ง่าย ไม่ว่าจะเป็นการคัดลอกข้อมูล การแก้ไข หรือการวิเคราะห์ ข้อมูลทั้งหมดอยู่ในรูปแบบดิจิทัลที่พร้อมนำไปประมวลผลหรือใช้งานร่วมกับซอฟต์แวร์อื่น ๆ เช่น โปรแกรมบัญชี หรือระบบวิเคราะห์ข้อมูล ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ลดการสร้างผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม

การทำงานแบบ Paperless ช่วยลดการใช้กระดาษ ซึ่งส่งผลดีต่อสิ่งแวดล้อมโดยตรง นอกจากจะช่วยลดการตัดต้นไม้แล้ว ยังช่วยลดการใช้พลังงานในกระบวนการผลิตกระดาษ การขนส่ง และการกำจัดของเสีย องค์กรที่ใช้ระบบนี้ จึงมีส่วนช่วยในการอนุรักษ์สิ่งแวดล้อมและสร้างภาพลักษณ์ที่ดีในด้านความรับผิดชอบต่อสังคม

เทคโนโลยีและเครื่องมือที่ใช้ในระบบการทำงานแบบ Paperless มีอะไรบ้าง

การดำเนินงานในรูปแบบ Paperless เป็นแนวทางที่องค์กรหลายแห่งนำมาใช้เพื่อลดการใช้กระดาษ ลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพ และเสริมสร้างความคล่องตัวในการดำเนินงาน เทคโนโลยีและเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับระบบ Paperless ครอบคลุมตั้งแต่การสร้างเอกสาร การจัดเก็บ ไปจนถึงการแชร์และสำรองข้อมูล เพื่อให้การจัดการเอกสารเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

1. โปรแกรมสำหรับสร้างและจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

โปรแกรมที่ช่วยสร้างและจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ถือเป็นหัวใจสำคัญของการทำงานแบบ Paperless โดยเฉพาะในด้านบัญชีและการเงิน โปรแกรมเหล่านี้ช่วยให้สามารถสร้างและจัดการเอกสารสำคัญ เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี และรายงานทางการเงิน ได้ในรูปแบบดิจิทัล ช่วยลดการพิมพ์เอกสาร ลดการใช้ทรัพยากร และเพิ่มความสะดวกในการค้นหาและเรียกใช้งาน

นอกจากนี้ โปรแกรมบัญชีที่มีฟังก์ชันในการสร้างเอกสารดิจิทัลยังช่วยลดข้อผิดพลาดในการคีย์ข้อมูล ลดความซ้ำซ้อน และช่วยให้การดำเนินงานมีความถูกต้องมากขึ้น โปรแกรมที่ดีควรมีระบบอัตโนมัติที่สามารถช่วยสร้างเอกสารจากข้อมูลที่มีอยู่เดิม เช่น การสร้างใบเสร็จจากใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ รวมถึงรองรับการเชื่อมต่อกับระบบภายนอก เช่น ระบบภาษีของกรมสรรพากร เพื่อให้สามารถยื่นแบบภาษีออนไลน์ได้โดยตรง

2. สแกนเนอร์และเทคโนโลยี OCR สำหรับแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล

การเปลี่ยนจากการใช้เอกสารกระดาษเป็นระบบดิจิทัลจำเป็นต้องมีอุปกรณ์ที่สามารถแปลงเอกสารทางกายภาพให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ซึ่งก็คือเครื่องสแกนเอกสาร โดยเฉพาะเครื่องสแกนที่รองรับเทคโนโลยี OCR (Optical Character Recognition) ซึ่งสามารถแปลงตัวอักษรที่อยู่บนเอกสารให้เป็นข้อความที่สามารถแก้ไขและนำไปใช้ต่อในซอฟต์แวร์อื่น ๆ ได้

สแกนเนอร์ที่มี OCR ช่วยให้สามารถค้นหาและเรียกดูเอกสารได้ง่ายขึ้น ลดเวลาที่ใช้ในการจัดเก็บและค้นหาเอกสาร อีกทั้งยังสามารถดึงข้อมูลจากใบเสร็จ หรือใบกำกับภาษีเข้าสู่ระบบบัญชีอัตโนมัติได้ ทำให้กระบวนการทำบัญชีมีความแม่นยำมากขึ้น

3. ระบบการเซ็นเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signature)

ในระบบ Paperless การลงนามในเอกสารถือเป็นขั้นตอนสำคัญที่ต้องเปลี่ยนแปลงไปจากการใช้ลายเซ็นบนกระดาษ ระบบ E-Signature หรือ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ช่วยให้สามารถลงนามในเอกสารแบบดิจิทัลได้โดยไม่ต้องพิมพ์เอกสารออกมาเซ็นมือแล้วสแกนกลับเข้าไปใหม่

E-Signature สามารถช่วยลดเวลาและลดกระบวนการที่ไม่จำเป็น อีกทั้งยังเพิ่มความปลอดภัยให้กับเอกสาร เนื่องจากสามารถตรวจสอบและยืนยันตัวตนของผู้ลงนามได้ รวมถึงมีระบบเข้ารหัสที่ช่วยป้องกันการปลอมแปลงเอกสาร นอกจากนี้ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการรับรองจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ยังสามารถใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมายได้ ทำให้สามารถนำไปใช้ในเอกสารที่เป็นทางการ เช่น สัญญา หรือข้อตกลงทางธุรกิจได้อย่างมั่นใจ

4. ระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ (Cloud Storage)

การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลจำเป็นต้องมีพื้นที่จัดเก็บที่สามารถรองรับข้อมูลจำนวนมาก และสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ทุกเวลา Cloud Storage จึงเป็นโซลูชันสำคัญที่ช่วยให้เอกสารสามารถจัดเก็บและเข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์ โดยไม่จำเป็นต้องพึ่งพาเซิร์ฟเวอร์ในองค์กร

Cloud Storage มีข้อดีหลายประการ ได้แก่

• ความปลอดภัยสูง ด้วยระบบเข้ารหัสและการสำรองข้อมูล
• รองรับการทำงานร่วมกัน ทำให้พนักงานสามารถแชร์และแก้ไขเอกสารร่วมกันได้แบบเรียลไทม์
• ลดต้นทุน เพราะไม่ต้องลงทุนในฮาร์ดแวร์เซิร์ฟเวอร์เอง
• รองรับการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลจะไม่สูญหาย

บริการ Cloud Storage ที่นิยมใช้ในองค์กร เช่น Google Drive, Dropbox, OneDrive และ AWS S3

5. ระบบสำรองข้อมูล (Backup Storage)

แม้ว่าการจัดเก็บเอกสารบนคลาวด์จะช่วยลดความเสี่ยงของการสูญหายของข้อมูล แต่เพื่อเพิ่มระดับความปลอดภัย องค์กรควรมีระบบสำรองข้อมูล (Backup Storage) ที่สามารถกู้คืนเอกสารได้ในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิด เช่น ระบบล่ม ข้อมูลสูญหาย หรือถูกโจมตีจากมัลแวร์

ระบบสำรองข้อมูลที่ดีควรมีคุณสมบัติดังนี้

• สำรองข้อมูลอัตโนมัติเป็นระยะ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลมีการอัปเดตอยู่เสมอ
• มีการจัดเก็บข้อมูลในหลายที่ เช่น สำรองข้อมูลไว้ทั้งบนเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กรและบนคลาวด์
• รองรับการกู้คืนข้อมูล ในกรณีที่เกิดปัญหา สามารถกู้คืนเอกสารกลับมาใช้งานได้ทันที

องค์กรควรเลือกใช้ระบบ Backup ที่เหมาะสมกับปริมาณข้อมูลและความต้องการด้านความปลอดภัย เช่น การสำรองข้อมูลไปยัง Cloud Backup หรือการใช้เซิร์ฟเวอร์สำรองในสถานที่ห่างไกล

6. ระบบจัดการความรู้ภายในองค์กร (Knowledge Management System – KMS)

ระบบจัดการความรู้เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่ช่วยสนับสนุนการทำงานแบบ Paperless โดยช่วยให้สามารถรวบรวม จัดเก็บ และแชร์ความรู้ภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น

• คู่มือการทำงาน และแนวปฏิบัติที่พนักงานสามารถเข้าถึงได้โดยไม่ต้องพิมพ์ออกมา
• ฐานข้อมูลเอกสารสำคัญ เช่น สัญญา รายงาน หรือข้อมูลการฝึกอบรม
• ระบบค้นหาข้อมูลอัจฉริยะ ที่ช่วยให้พนักงานสามารถค้นหาเอกสารหรือข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

ระบบ KMS ที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้การบริหารจัดการเอกสารและองค์ความรู้ในองค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดความจำเป็นในการพิมพ์เอกสาร และช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้สะดวกขึ้น

การเปลี่ยนผ่านสู่องค์กร Paperless เป็นก้าวสำคัญในการพัฒนาธุรกิจ โดยเฉพาะการใช้โปรแกรมบัญชีที่มีการทำงานแบบ Paperless ก็จะสามารถช่วยให้การจัดการเอกสารทางการเงินเป็นระบบ ลดการใช้กระดาษ และทำให้องค์กรประหยัดทั้งเวลาและต้นทุนได้ โดย PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ เราพร้อมช่วยผู้ประกอบการจัดการเรื่องภาษีและบัญชีได้อย่างถูกต้องรองรับการเติบโต ช่วยให้ธุรกิจก้าวไปสู่ความสำเร็จ

ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine