บัญชีรายรับรายจ่ายเป็นพื้นฐานที่ผู้ประกอบการทุกคนควรทำ ทั้งเพื่อให้เห็นกำไรขาดทุนของธุรกิจ ใช้เป็นหลักฐานยื่นภาษี และเปิดโอกาสหักค่าใช้จ่ายตามจริงเพื่อประหยัดภาษี บทความนี้อธิบายตั้งแต่ความหมาย ใครต้องทำ แบบฟอร์มรายงานเงินสดรับ-จ่ายตามที่สรรพากรกำหนด วิธีทำด้วยตัวเองพร้อมตัวอย่างตัวเลขจริง ไปจนถึงการเลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริงหรืออัตราเหมา
บัญชีรายรับรายจ่าย คืออะไร
บัญชีรายรับรายจ่าย คือ การจดบันทึกเงินที่ได้รับเข้ามา (รายรับ) และเงินที่จ่ายออกไป (รายจ่าย) ในแต่ละวัน เพื่อให้เจ้าของกิจการเห็นภาพรวมการเงินของธุรกิจอย่างชัดเจน
ในทางภาษี กรมสรรพากรเรียกบัญชีรายรับรายจ่ายของบุคคลธรรมดาว่า “รายงานเงินสดรับ-จ่าย” ซึ่งกำหนดรูปแบบไว้ตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีเงินได้ ฉบับที่ 161 รายงานนี้ใช้เป็นหลักฐานประกอบการคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา โดยเฉพาะกรณีที่เลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริง นอกจากนี้ยังใช้ประกอบการยื่นขอสินเชื่อกับสถาบันการเงินได้อีกด้วย
ใครมีหน้าที่ต้องทำบัญชีรายรับรายจ่าย
ผู้ที่ต้องจัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายตามที่สรรพากรกำหนด คือ บุคคลธรรมดาที่ ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และมีเงินได้ตามมาตรา 40(5) ถึง 40(8) แห่งประมวลรัษฎากร
รายได้ 40(5) ถึง 40(8) มีอะไรบ้าง
แต่ละประเภทรายได้ครอบคลุมธุรกิจที่ต่างกัน ดังตารางนี้
| ประเภทรายได้ | ตัวอย่างธุรกิจ |
|---|
| 40(5) ค่าเช่าทรัพย์สิน | ให้เช่าบ้าน คอนโด ที่ดิน ห้องแถว |
| 40(6) วิชาชีพอิสระ | สำนักงานบัญชี สำนักงานกฎหมาย คลินิกแพทย์ สถาปนิก |
| 40(7) รับเหมา | รับเหมาก่อสร้าง รับเหมาตกแต่งภายใน |
| 40(8) ธุรกิจอื่น | ขายสินค้าออนไลน์ รับจ้างผลิต นำเข้าส่งออก ขนส่ง ฟรีแลนซ์ |
พูดให้เข้าใจง่ายคือ ถ้าคุณเป็นบุคคลธรรมดาที่ทำธุรกิจซื้อมาขายไป รับจ้าง ให้เช่า หรือทำอาชีพอิสระ แล้วยังไม่ได้จด VAT คุณต้องทำรายงานเงินสดรับ-จ่าย
จด VAT บุคคลธรรมดา ต้องทำบัญชีไหม
ถ้าบุคคลธรรมดาจดทะเบียน VAT แล้ว จะ ไม่ต้อง จัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายตามประกาศ ฉบับที่ 161 เพราะประกาศนี้ระบุชัดว่าใช้กับผู้ที่ “มิได้เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม” เท่านั้น อย่างไรก็ตาม ผู้ที่จด VAT แล้วมีหน้าที่ต้องจัดทำรายงานภาษีซื้อ รายงานภาษีขาย และรายงานสินค้าและวัตถุดิบแทน ซึ่งเป็นระบบบัญชีที่ละเอียดกว่า
บุคคลธรรมดา vs นิติบุคคล บัญชีต่างกันอย่างไร
บุคคลธรรมดาที่ไม่ได้จด VAT ทำแค่ “รายงานเงินสดรับ-จ่าย” ตามประกาศ ฉบับที่ 161 ซึ่งเป็นตารางบันทึกรายรับรายจ่ายแบบง่าย ไม่ต้องจ้างนักบัญชี ส่วนนิติบุคคล เช่น บริษัทจำกัด หรือห้างหุ้นส่วน ต้องจัดทำบัญชีตามมาตรฐานการรายงานทางการเงิน (TFRS for NPAEs) โดยมีผู้ทำบัญชีที่ขึ้นทะเบียน และต้องมีผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบงบการเงินทุกปี
แบบฟอร์มรายงานเงินสดรับ-จ่าย ตามสรรพากร
กรมสรรพากรกำหนดให้แบบฟอร์มรายงานเงินสดรับ-จ่ายมีรายการอย่างน้อยตามรูปแบบที่แนบท้ายประกาศ ฉบับที่ 161 โดยผู้ประกอบการสามารถเพิ่มช่องรายการให้เหมาะสมกับธุรกิจได้ ช่องที่ต้องมีประกอบด้วย
- วัน/เดือน/ปี ที่มีรายการรับเงินหรือจ่ายเงิน
- รายการ รายละเอียด เช่น ขายสินค้า ค่าเช่า ค่าขนส่ง
- รายรับ จำนวนเงินที่ได้รับเข้ามา
- รายจ่าย (ซื้อสินค้า) จำนวนเงินที่จ่ายซื้อสินค้าเพื่อกิจการ
- รายจ่าย (ค่าใช้จ่ายอื่น) จำนวนเงินค่าใช้จ่ายอื่น เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าเช่าสำนักงาน
- หมายเหตุ สำหรับอธิบายเพิ่มเติม
ข้อมูลส่วนหัวต้องระบุชื่อผู้ประกอบการ เลขประจำตัวประชาชน ชื่อสถานประกอบการ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร และปีภาษี ดาวน์โหลดแบบฟอร์มได้จากคู่มือการจัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่าย ของกรมสรรพากร
วิธีทำบัญชีรายรับรายจ่ายด้วยตัวเอง
การทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายด้วยตัวเองทำตามขั้นตอนนี้
- เตรียมแบบฟอร์ม ดาวน์โหลดจากเว็บไซต์กรมสรรพากร หรือสร้างตาราง Excel ที่มีช่องตามรูปแบบข้างต้น
- กรอกข้อมูลส่วนหัว ระบุชื่อ เลขประจำตัวประชาชน และชื่อกิจการ
- บันทึกรายรับและรายจ่ายทุกวัน ลงรายการเป็นยอดรวมของแต่ละวัน หรือลงรายละเอียดแยกรายการก็ได้
- เก็บเอกสารประกอบทุกรายการ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี สลิปโอนเงิน
- สรุปยอดรายเดือน รวมรายรับและรายจ่ายทุกสิ้นเดือนเพื่อดูกำไรขาดทุน
กฎ 3 วันทำการ ที่ต้องรู้
สรรพากรกำหนดให้ลงรายการในรายงานเงินสดรับ-จ่ายภายใน 3 วันทำการ นับแต่วันที่มีรายได้หรือรายจ่าย หากปล่อยทิ้งไว้แล้วจดย้อนหลังทีเดียวตอนสิ้นเดือน อาจมีปัญหาเมื่อถูกตรวจสอบ
รายจ่ายที่ลงในรายงานได้ vs ลงไม่ได้
รายจ่ายที่นำมาลงต้องเกี่ยวข้องโดยตรงกับการประกอบธุรกิจ ค่าซื้อสินค้าเพื่อขาย ค่าเช่าสำนักงาน ค่าจ้างพนักงาน ค่าขนส่งสินค้า ลงได้ทั้งหมด แต่ค่าอาหารส่วนตัว ค่าเสื้อผ้าส่วนตัว หรือค่าผ่อนรถที่ไม่ได้ใช้ในกิจการ ลงไม่ได้
ตัวอย่างการกรอกบัญชีรายรับรายจ่าย
สมมุติว่า นาย ก. (ชื่อสมมุติ) เปิดร้านขายอุปกรณ์สำนักงานเป็นบุคคลธรรมดา ยังไม่ได้จด VAT รายการในสัปดาห์แรกของเดือนมกราคม 2569 มีดังนี้
| วัน/เดือน/ปี | รายการ | รายรับ (บาท) | รายจ่าย ซื้อสินค้า (บาท) | รายจ่าย อื่น (บาท) | หมายเหตุ |
|---|
| 2/1/69 | ขายสินค้า (เงินสด) | 15,000 | — | — | |
| 2/1/69 | ค่าส่งสินค้า | — | — | 350 | |
| 3/1/69 | ซื้อสินค้าเข้าร้าน | — | 8,000 | — | จาก บจ.เอบีซี (ชื่อสมมุติ) |
| 4/1/69 | ขายสินค้า (โอนเข้าบัญชี) | 22,000 | — | — | |
| 5/1/69 | ค่าเช่าร้าน ม.ค. | — | — | 5,000 | |
| 5/1/69 | ค่าไฟฟ้า | — | — | 1,200 | |
| รวมสัปดาห์ | | 37,000 | 8,000 | 6,550 | |
กำไรสัปดาห์นี้คำนวณได้จาก
37,000 – 8,000 – 6,550 = 22,450 บาท
หักค่าใช้จ่ายตามจริง vs อัตราเหมา เลือกแบบไหนดี
ก่อนตัดสินใจว่าจะทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายหรือไม่ คุณควรเปรียบเทียบวิธีหักค่าใช้จ่ายก่อน เพราะถ้าเลือกหักแบบเหมาจะไม่จำเป็นต้องทำรายงานนี้เลย
| เปรียบเทียบ | หักตามจริง | หักอัตราเหมา |
|---|
| วิธีคำนวณ | ใช้ค่าใช้จ่ายจริงตามรายงานเงินสดรับ-จ่าย | ใช้อัตรา % ตามประเภทเงินได้ที่สรรพากรกำหนด เช่น 40(8) หักได้ 60% |
| ต้องทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายไหม | ต้องทำ | ไม่ต้อง |
| ต้องเก็บเอกสารไหม | ต้องเก็บทุกรายการ | ไม่ต้อง |
| เหมาะกับใคร | ธุรกิจที่มีค่าใช้จ่ายจริงสูงกว่าอัตราเหมา | ธุรกิจที่มีค่าใช้จ่ายน้อย เช่น งานบริการ ฟรีแลนซ์ |
ตัวอย่าง ถ้ามีรายได้จากธุรกิจ 40(8) จำนวน 1,000,000 บาท/ปี
หักเหมา 60% = ค่าใช้จ่าย 600,000 บาท หักตามจริง = สมมุติค่าใช้จ่ายจริง 750,000 บาท
กรณีนี้หักตามจริงได้มากกว่า 150,000 บาท ทำให้เสียภาษีน้อยลง แต่ต้องทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายและเก็บเอกสารครบทุกรายการ ผู้ประกอบการต้องชั่งน้ำหนักระหว่างความสะดวกกับจำนวนภาษีที่ประหยัดได้
เอกสารประกอบที่ต้องจัดเก็บ
ทุกรายการที่ลงในรายงานเงินสดรับ-จ่ายต้องมีเอกสารประกอบที่พิสูจน์ได้ ได้แก่
- ใบเสร็จรับเงิน หรือใบกำกับภาษี กรณีซื้อจากร้านที่จด VAT
- สลิปโอนเงิน หรือหลักฐานการจ่ายเงินผ่านธนาคาร
- ใบสำคัญจ่าย กรณีที่ผู้รับเงินไม่มีใบเสร็จ ให้จัดทำใบสำคัญจ่ายพร้อมแนบสำเนาบัตรประชาชนผู้รับ
- สัญญาเช่า สัญญาจ้าง หรือสัญญาบริการ สำหรับค่าใช้จ่ายประจำ
เก็บเอกสารไว้อย่างน้อย 5 ปี นับจากวันยื่นแบบแสดงรายการภาษี เพื่อใช้เป็นหลักฐานกรณีถูกตรวจสอบ
ทำบัญชีรายรับรายจ่ายด้วย Excel หรือโปรแกรมบัญชีออนไลน์ดี
หลายคนเริ่มต้นทำบัญชีรายรับรายจ่ายด้วย Excel ซึ่งทำได้ง่ายและไม่มีค่าใช้จ่าย เหมาะกับผู้ประกอบการที่มีรายการไม่มาก แต่เมื่อธุรกิจเริ่มโตขึ้น Excel อาจทำให้เสียเวลากรอกข้อมูลซ้ำ คำนวณผิดพลาด หรือเอกสารตกหล่น
โปรแกรมบัญชีออนไลน์อย่าง PEAK ช่วยบันทึกรายรับรายจ่ายได้ทันที ออกรายงานพร้อมยื่นสรรพากร และเก็บเอกสารไว้ในระบบ Cloud ไม่ต้องกลัวหาย เหมาะกับผู้ประกอบการที่ต้องการความแม่นยำและประหยัดเวลา
โทษของการไม่จัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่าย
ผู้ประกอบการที่มีหน้าที่ต้องจัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายแต่ไม่ทำ หรือทำไม่ครบถ้วน มีโทษปรับไม่เกิน 2,000 บาท ตามมาตรา 35 แห่งประมวลรัษฎากร นอกจากค่าปรับแล้ว ยังส่งผลให้ไม่สามารถหักค่าใช้จ่ายตามจริงได้ ต้องใช้อัตราเหมาเท่านั้น ซึ่งอาจทำให้เสียภาษีมากกว่าที่ควรจ่าย
สรุป บัญชีรายรับรายจ่าย
บัญชีรายรับรายจ่ายเป็นเครื่องมือพื้นฐานที่ช่วยให้ผู้ประกอบการบุคคลธรรมดาเห็นภาพรวมการเงินของธุรกิจ ใช้เป็นหลักฐานยื่นภาษีเงินได้ และเปิดโอกาสหักค่าใช้จ่ายตามจริงเพื่อประหยัดภาษี สิ่งสำคัญคือลงบันทึกภายใน 3 วันทำการ เก็บเอกสารครบ และเลือกวิธีหักค่าใช้จ่ายที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ
จัดการบัญชีรายรับรายจ่ายให้เป็นระบบด้วย PEAK
PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ช่วยให้คุณบันทึกรายรับรายจ่ายได้สะดวก ออกรายงานพร้อมยื่นสรรพากร และเก็บเอกสารไว้บน Cloud อย่างปลอดภัย ทดลองใช้ PEAK ฟรี
คำถามที่พบบ่อย เกี่ยวกับบัญชีรายรับรายจ่าย
บุคคลธรรมดาที่มีเงินเดือนอย่างเดียว ต้องทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายไหม
ไม่ต้อง เพราะเงินเดือนจัดเป็นรายได้ตามมาตรา 40(1) ซึ่งไม่อยู่ในเกณฑ์ที่ต้องจัดทำรายงาน ประกาศ ฉบับที่ 161 ครอบคลุมเฉพาะรายได้ 40(5) ถึง 40(8) เท่านั้น
ขายของออนไลน์รายได้น้อย ต้องทำบัญชีรายรับรายจ่ายไหม
ต้องทำถ้ายังไม่ได้จด VAT เพราะรายได้จากการขายของออนไลน์จัดเป็น 40(8) ไม่มีเกณฑ์ขั้นต่ำว่ารายได้เท่าไรจึงจะต้องทำ แต่ในทางปฏิบัติ ถ้ารายได้น้อยมากและเลือกหักค่าใช้จ่ายแบบเหมา ก็สามารถเลือกไม่ทำรายงานได้ เพียงแต่จะใช้สิทธิ์หักค่าใช้จ่ายตามจริงไม่ได้
ต้องส่งรายงานเงินสดรับ-จ่ายให้สรรพากรไหม
ไม่ต้องส่ง แต่ต้องจัดทำและเก็บรักษาไว้ที่สถานประกอบการ เพื่อให้เจ้าหน้าที่สรรพากรตรวจสอบได้เมื่อร้องขอ และใช้เป็นหลักฐานประกอบการยื่นแบบ ภ.ง.ด.90 (แบบแสดงรายการภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา สำหรับผู้มีเงินได้หลายประเภท) ตอนสิ้นปี
สมุดรายรับรายจ่ายที่พ่อค้าแม่ค้าทำเอง ใช้ยื่นสรรพากรได้ไหม
ได้ ถ้ามีรูปแบบและรายการครบตามประกาศ ฉบับที่ 161 จะจดลงสมุด ทำใน Excel หรือใช้โปรแกรมบัญชีก็ได้ทั้งนั้น สิ่งสำคัญคือต้องมีช่องวันที่ รายการ รายรับ รายจ่ายซื้อสินค้า รายจ่ายอื่น และหมายเหตุ ครบตามที่กำหนด
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
