บุคคลธรรมดากับการจัดทำบัญชีเงินสดรับจ่าย

ปกติบุคคลธรรมดาไม่ต้องจัดทำบัญชี แต่ในทางภาษีถ้าใครที่มีที่มีรายได้ประเภท 40(5)-(8) จะถูกกำหนดให้ต้องจัดทำ “รายงานเงินสดรับ-จ่าย” ตามรูปแบบที่กรมสรรพากรกำหนดเพื่อเป็นหลักฐานในการยื่นภาษี ทั้งนี้หากผู้ประกอบการไม่จัดทำรายงานดังกล่าวจะมีค่าปรับไม่เกิน 2,000 บาท

รู้หรือไม่ผู้ประกอบการที่เป็นบุคคลธรรมดาก็ต้องจัดทำบัญชีเหมือนกัน ถ้าใครยังไม่รู้ก็ไม่แปลก เพราะจริงๆ กฎหมายบัญชีก็ไม่ได้กำหนดให้บุคคลธรรมดาทำบัญชี แต่จริงๆ แล้วทางภาษีจะมีการกำหนดให้ผู้ประกอบการที่เป็นบุคคลที่มีรายได้บางประเภทต้องจัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายด้วยครับ

ก่อนอื่นเราลองมาทำความรู้จักกับ 2 หน่วยงานหลักที่เกี่ยวข้องกับการทำบัญชีกันก่อน คือ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (Department of Business Development: DBD) และกรมสรรพากร (Revenue Department: RD) ซึ่งแต่ละหน่วยงานจะมีข้อกำหนดเกี่ยวกับผู้ที่มีหน้าที่จัดทำบัญชีแตกต่างกัน ดังนี้ครับ

กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (The Department of Business Development :DBD)

พรบ.การบัญชี พ.ศ. 2543 ไม่ได้กำหนดให้บุคคลธรรมดาต้องจัดทำบัญชี แต่อธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้าสามารถกำหนดเพิ่มเติมได้ว่าอยากให้บุคคลธรรมดาประเภทใดที่ต้องจัดทำบัญชี ในปัจจุบันมีกำหนดขึ้นมาเพียง 2 ประเภทเท่านั้น โดยมีรายละเอียดดังนี้

1. ผู้ผลิต ผู้จำหน่าย ผู้มีไว้เพื่อจำหน่าย ผู้นำเข้ามาในราชอาณาจักร หรือผู้ส่งออกไปนอกราชอาณาจักร ซึ่งสินค้าประเภทแถบเสียงเพลง แถบวีดิทัศน์ และแผ่นซีดี)
2. โรงงานแปรสภาพ แกะสลัก และการทำหัตถกรรมจากงาช้าง การค้าปลีก การค้าส่งงาช้างและผลิตภัณฑ์จากงาช้าง)

ดังนั้นบุคคลที่ไม่ได้ประกอบธุรกิจข้างต้น จึงไม่มีหน้าที่ต้องจัดทำบัญชีใดๆ เพื่อส่งให้ DBD ครับ

กรมสรรพากร (The Revenue Department :RD)

ประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีเงินได้ (ฉบับที่ 161) กำหนดให้บุคคลธรรมดาที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือพูดง่ายๆ ว่าคนที่ไม่ได้จด VAT ที่มีรายได้ประเภท 40(5) – (8) เช่น รายได้จากค่าเช่าทรัพย์สิน วิชาชีพอิสระ รับเหมาก่อสร้าง หรือธุรกิจพาณิชย์อื่นๆ ต้องจัดทำบัญชีหรือรายงานที่แสดงรายได้และรายจ่ายเป็นประจำวัน ที่เรียกว่า “รายงานเงินสดรับ-จ่าย” โดย

• ให้ทำเป็นภาษาไทย ถ้าทำเป็นภาษาต่างประเทศให้มีภาษาไทยกำกับ
• ให้ลงรายการภายใน 3 วันทำการ นับแต่วันที่มีรายได้หรือรายจ่าย

คนที่เคยยื่นภาษีบุคคลธรรมดาแล้ว จะคุ้นชินกับการเลือกหักรายจ่ายหักตามจริงและหักแบบเหมา และอาจคิดว่าถ้าหักแบบเหมาไม่ต้องทำรายงานนี้ได้ บอกเลยไม่ว่าเราจะเลือกหักค่าใช้จ่ายแบบใด ก็ต้องจัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายเหมือนกัน แต่ข้อแตกต่างคือถ้าหักรายจ่ายตามจริงต้องมีเอกสารหลักฐานประกอบทุกรายการที่จ่ายเงิน แต่ถ้าหักแบบเหมาไม่จำเป็นต้องมีเอกสารหลักฐานประกอบทุกรายการก็ได้ครับ

สรุปแล้ว ในทางภาษีได้กำหนดให้คนที่มี รายได้ประเภท 40(5) – (8) ต้องจัดทำรายงานแสดงรายรับ-รายจ่ายเก็บไว้ แต่ไม่ต้องกังวลว่าการจัดทำรายงานต้องทำอย่างไร จะยุ่งยากหรือไม่นะครับ เพราะทางกรมสรรพากรก็ได้ให้แบบฟอร์ม และตัวอย่างการกรอกมาให้เราด้วยครับ

คำอธิบายการกรอกรายละเอียด

1. วัน/ เดือน/ปี : บันทึกวันที่เกิดรายการรับเงินหรือจ่ายเงิน

2. รายการ : บันทึกรายละเอียด เช่น ยอดขายสินค้า ค่าซื้อสินค้า ค่าเช่าบ้าน ค่าน้ำ ค่าไฟฟ้า เงินเดือน เป็นต้น

3. รายรับ : บันทึก “จำนวนเงิน” ที่ได้รับเข้ามาตามรายละเอียดในช่องรายการ

4. รายจ่ายซื้อสินค้า : บันทึก “จำนวนเงิน” ที่จ่ายซื้อสินค้า กรณีขายเชื่อให้อธิบายเพิ่มในช่องหมายเหตุ

5. รายจ่ายค่าใช้จ่ายอื่น : ใช้บันทึก “จำนวนเงิน” ที่จ่ายค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจการ

เราจะเห็นได้ว่าการจัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายค่อนข้างเรียบง่าย ไม่ซับซ้อน เพราะบันทึกตามเกณฑ์เงินสด ส่วนเหตุผลที่ต้องจัดทำ ก็เพื่อเป็นรายละเอียดประกอบการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ตัวรายงานนี้ไม่ถูกกำหนดให้นำส่งกรมสรรพากร แต่ต้องจัดทำและเก็บไว้เพื่อการเรียกตรวจสอบประเมินของ เจ้าหน้าที่กรมสรรพากร อย่างไรก็ตามหากผู้ประกอบไม่จัดทำรายงานแสดงรายได้-รายจ่าย จะมีค่าปรับไม่เกิน 2,000 บาทครับ อีกด้านหนึ่งการทำรายงานรับ-จ่ายไม่ใช่แค่เพียงเอื้ออำนวยการยื่นภาษีเท่านั้น แต่ยังส่งผลดีต่อผู้ประกอบการที่จะได้ประโยชน์ทางอ้อมไปด้วย

ข้อดีของทำรายงานเงินสดรับ-จ่าย 

1. รู้สถานะทางการเงินที่แท้จริง เมื่อเราบันทึกรายรับและรายจ่ายจะทำให้เราเห็นกำไรที่ได้จากการทำธุรกิจว่าจริงๆ เราลงแรงไปแล้วเป็นอย่างไร เช่น คิดว่าธุรกิจตัวเองมีกำไรแต่พอคำนวณจริงๆ อาจกลายเป็นขาดทุนก็ได้ รวมถึงมองสามารถเห็นการเข้าออกของกระแสเงินสด เผื่อจะได้ทราบว่าแต่ละวัน หรือแต่ละเดือน เรารับหรือจ่ายเงินมากกว่ากัน และรู้ว่าเงินสดที่เหลือตอนนี้จะดำเนินธุรกิจได้อีกนานเท่าไร
2. ใช้วางแผนเพื่อขอสินเชื่อ เมื่อเรารู้ว่าเราต้องการใช้เงินสดในอนาคตแต่เงินไม่พอ เราสามารถจัดทำแผนธุรกิจพร้อมรายงานแสดงรายรับ-รายจ่ายปัจจุบันและอนาคตเพื่อประกอบการขอสินเชื่อจากสถาบันการเงินได้ง่ายขึ้น
3. ใช้วางแผนภาษี ถ้าเราไม่เคยมาทบทวนการใช้จ่ายของธุรกิจมาก่อนก็อาจจะวางแผนภาษีได้ยาก ถ้าเรามีการทำบัญชีจะช่วยให้เราเห็นภาพรวมธุรกิจ ซึ่งจะทำให้วางแผนภาษีได้ทั้งภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา และภาษีมูลค่าเพิ่ม
4. บัญชีเป็นระบบ ส่งเสริมการระดมทุน การที่ทำเราบัญชีรายรับ – รายจ่ายของบุคคลจะคล้ายกับการทำบัญชีของนิติบุคคล แต่แตกต่างกันบุคคลจะรับรู้รายการตามการรับจ่ายเงิน (เกณฑ์เงินสด) ส่วนนิติบุคคลจะรับรู้ตามการเกิดรายการค้า (เกณฑ์คงค้าง) นอกจากนี้การทำบัญชีจะช่วยให้ผู้ที่อยากจะลงทุนเชื่อถือมากขึ้น และใช้วิเคราะห์โอกาสผลการดำเนินงานในอดีตและในอนาคตเพื่อตัดสินใจลงทุนได้

สรุปแล้วบุคคลธรรมดาต้องทำบัญชีหรือไม่?

ผู้ประกอบการที่เป็นบุคคลธรรมดาถ้ามีรายได้จากการทำธุรกิจตาม 40(5)-(8) เช่น รายได้จากค่าเช่าทรัพย์สิน วิชาชีพอิสระ รับเหมาก่อสร้าง หรือธุรกิจพาณิชย์อื่นๆ มีหน้าที่ต้องจัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายประจำวันจัดเก็บไว้ และการทำรายงานดังกล่าวจะช่วยให้เราเห็นภาพรวมของธุรกิจได้ว่าในแต่ละเดือน เรามีกำไรหรือขาดทุนจากการทำธุรกิจกันแน่ เพราะผู้ประกอบการหลายคนมักคิดว่าตัวเองทำธุรกิจมีกำไรทั้งๆที่ขายขาดทุนมาตลอด นอกจากนี้เราจะรู้ว่ารายได้ส่วนใหญ่ของเรามาจากการขายสินค้าหรือให้บริการตัวไหน และเห็นรายละเอียดค่าใช้จ่ายเพื่อนำมาวิเคราะห์เชิงกลยุทธ์ได้ว่าต้นทุนไหนที่สามารถลดได้เพื่อเพิ่มกำไรในระยะยาวได้ครับ

หลังจากอ่านบทความนี้แล้ว คุณยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นทำบัญชีอย่างไร และอยากได้คนที่ช่วยให้คำปรึกษาที่ PEAK เรามีพันธมิตรสำนักงานบัญชีมากกว่า 1,200 แห่งทั่วประเทศ พร้อมช่วยดูแลคุณ สนใจ คลิก

ที่มา: https://deworkaccounting.com/wp-content/uploads/2020/10/คู่มือ-การจัดบันทึกเงินสดรับ-จ่าย.pdf

จักรพงษ์ ทรงกำพลพันธุ์

PEAK’s Assistant to CEO นักบัญชี ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต(CPA) และผู้สอบบัญชีภาษีอากร(TA) ประสบการณ์สอบบัญชีจาก Big4 เพื่อต่อยอดและถ่ายทอดความรู้บัญชี ภาษีที่ถูกต้องให้แก่นักบัญชี ผู้สอบบัญชี รวมถึงผู้ประกอบการที่ใช้ข้อมูลการเงินเพื่อการตัดสินใจทางธุรกิจ