การนำเข้าเอกสารใบแจ้งหนี้สามารถทำได้ 2 วิธีดังนี้
วิธีที่ 1 การนำเข้าเอกสารใบแจ้งหนี้แบบสร้างข้อมูลนำเข้าบนโปรแกรม
วิธีที่ 2 การนำเข้าเอกสารใบแจ้งหนี้โดยใช้ไฟล์ Excel
วิธีที่ 1 การนำเข้าเอกสารใบแจ้งหนี้แบบสร้างข้อมูลนำเข้าบนโปรแกรม สามารถทำได้ตามขั้นตอนดังนี้
ขั้นตอนที่ 1.1. เลือกเมนูรายรับ >> นำเข้าเอกสาร
ขั้นตอนที่ 1.2. กดปุ่ม + สร้างข้อมูลนำเข้า
ขั้นตอนที่ 1.3. เลือกใบแจ้งหนี้ เมื่อเลือกเรียบร้อยแล้วกดปุ่มสร้างข้อมูลนำเข้า
ขั้นตอนที่ 1.4. ระบุรายละเอียดต่างๆ
- ลำดับที่ : เป็นลำดับที่ของเอกสารใบแจ้งหนี้หลักที่ไม่รวมรายการย่อย ซึ่งลำดับระบบจะทำการรันลำดับที่ให้อัตโนมัติ
- เลขที่เอกสาร : เป็นเลขที่เอกสารของใบแจ้งหนี้ซึ่งหากไม่กรอกระบบจะรันเลขที่ให้อัตโนมัติ แต่หากต้องการกำหนดเลขที่เอกสารใบแจ้งหนี้เองก็สามารถคีย์เลขที่เอกสารเองได้
- วันที่เอกสาร : จะแสดงเป็นวันที่กดสร้างเอกสารซึ่ง Defaul เป็นวันที่ปัจจุบัน แต่ถ้าหากต้องการเปลี่ยนวันที่ก็สามารถกำหนดเองได้เลย
- ลูกค้า : ระบุผู้ติตด่อ
- ออกใบกำกับภาษี : สามารถเลือกออกใบกำกับภาษีหรือไม่ออกใบกำกับภาษีได้
-หากเลือก “ออกใบกำกับภาษี” เอกสารใบแจ้งหนี้จะเป็น ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี
-หากเลือก “ไม่ออกใบกำกับภาษี” เอกสารจะเป็น ใบแจ้งหนี้
- ประเภทราคา : สามารถเลือเป็นราคาแยกภาษีและราคารวมภาษีได้
– ราคาแยกภาษี คือ ราคาขาย 100 บาท ลูกค้าต้องจ่ายเงิน 100 + ภาษีมูลค่าเพิ่มอีก 7% = 107 บาท โดยผู้ขายมีรายได้ 100 บาท และมีภาษีมูลค่าเพิ่ม 7 บาท
– ราคารวมภาษี คือ ราคาขาย 100 บาท ลูกค้าชำระเงิน 100 แต่ผู้ขายได้รายได้ 93.46 บาท และมีภาษีมูลค่าเพิ่ม 6.54 บาท
- สินค้า/บริการสำหรับการขาย : ระบุสินค้าหรือบริการที่ต้องการออกใบแจ้งหนี้
- คำอธิบาย : จะดึงมาจากชื่อสินค้าที่สร้างไว้หน้าสินค้าและสามารถระบุคำอธิบายเพิ่มเติมที่ช่องนี้ได้ และคำอธิบายรายการ ระบบรองรับได้ที่ 1,000 ตัวอักษร
- จำนวน : ระบุจำนวนสินค้าที่ต้องการออกใบแจ้งหนี้ ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง
- ราคา/หน่วย : ระบุราคาต่อหน่วย ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง
- ส่วนลด/หน่วย : ระบุส่วนลดต่อหน่วย ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง
- มูลค่าก่อนภาษี : มูลค่าก่อนบวก VAT 7% ช่องนี้ระบบจะคำนวนให้เอง
- ภาษี : ระบุภาษีของสินค้าที่จะออกใบแจ้งหนี้ สามารถเลือกได้3อย่าง คือ 7% หรือ 0% หรือ ไม่มีภาษี
- ภาษีมูลค่าเพิ่ม : ระบุอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มของรายการนั้นๆ
- หัก ณ ที่จ่าย : ระบุภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย
สามารถกดเลื่อนเพื่อกรอกข้อมูลได้
** หมายเหตุ ข้อมูลที่จำเป็นต้องระบุมีดังนี้หากไม่ระบุระบบจะไม่ยอมให้ Import ข้อมูลเข้า
B วันที่เอกสาร
C, D, E ผู้รับเงิน/คู่ค้า
I สินค้า/บริการสำหรับขาย
K คำอธิบาย
เมื่อกรอกรายละเอียดข้อมูลของแต่ละเอกสารเรียบร้อยจะมีเครื่องหมายติ๊กถูกด้านหน้าช่องลำดับที่
กรณีต้องการเพิ่มเอกสารใบแจ้งหนี้ให้กดปุ่ม + เพิ่มเอกสาร
กรณีใน 1 เอกสารใบแจ้งหนี้มีมากกว่า 1 รายการ ให้กดปุ่ม + เพิ่มรายการย่อย
เมื่อกดปุ่ม + เพิ่มรายการย่อยแล้ว จะมี Pop-Up ขึ้นเลือกลำดับของเอกสารที่ต้องการเพิ่มรายการย่อย เมื่อเลือกลำดับรายการเอกสารเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มเพิ่มรายการ
จากตัวอย่างเพิ่มรายการย่อยในเอกสารลำดับที่ 2
ระบบจะเเสดงเพิ่มขึ้นมาอีก 1 บรรทัดเพื่อกรอกรายการย่อยของเอกสารที่ 2
กรณีกดเพิ่มเอกสารหรือกดเพิ่มรายการย่อยเกินสามารถลบบรรทัดนั้นๆ ได้โดยการกดเครื่องหมายกากบาท (X) ตามตัวอย่างด้านล่าง
เมื่อสร้างข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม สร้างเอกสารทั้งหมด
เมื่อกดสร้างเอกสารทั้งหมดแล้ว กระดิ่งทางมุมขวาบนจะแจ้งเตือนการ Import ใบแจ้งหนี้สามารถกดดูข้อมูลการนำเข้าได้ที่กระดิ่ง
เมื่อกดดูข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถดูการสร้างเอกสารได้โดยกดที่เลขที่เอกสาร
ตัวอย่างหน้าใบแจ้งหนี้
วิธีที่ 2 การนำเข้าเอกสารใบแจ้งหนี้โดยใช้ไฟล์ Excel
ขั้นตอนที่ 2.1. กดปุ่ม นำเข้าเอกสาร
ขั้นตอนที่ 2.2. เลือกรายการที่นำเข้าเป็นใบแจ้งหนี้ >> กดปุ่ม ดาวน์โหลดฟอร์ม (.xlsx)
ตัวอย่างฟอร์ม Excel
แนะนำให้อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Description ก่อนกรอกข้อมูล
ขั้นตอนที่ 2.3. เมื่อกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel เรียบร้อยแล้วให้ทำการ Save ลงเครื่องคอมพิวเตอร์
ขั้นตอนที่ 2.4. นำไฟล์ที่ Save ไว้ ลากลงในระบบ หรือกดปุ่ม ค้นหา เพื่อทำการเลือกไฟล์ที่ต้องการ เมื่อได้ไฟล์เรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม นำเข้าไฟล์
– จบขั้นตอนการนำเข้าใบแจ้งหนี้ –
