วิธีการสร้างรายการจ่ายจากคลังเอกสาร จะเป็นการอัปโหลดไฟล์รูปภาพ หรือ Pdf เพื่อนำมาสร้างเอกสารรายการจ่าย พร้อมแนบไฟล์ให้อัตโนมัติ มีขั้นตอนการทำรายการดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 : ไปที่หน้ารายจ่าย > เลือกคลังเอกสาร
ขั้นตอนที่ 2 : กดปุ่ม + เพิ่มไฟล์ใหม่ (หากมีการเพิ่มไฟล์ไว้แล้ว สามารถข้ามไปขั้นตอนที่ 3ได้)
จะมี Pop up ขึ้นมาให้ทำการลากไฟล์มาวางเพื่อทำการอัปโหลด หรือกดคลิกเพิ่มไฟล์ใหม่ เพื่อเลือกไฟล์ เมื่อเลือกไฟล์เรียบร้อยแล้วให้ทำการปุ่ม “ยืนยัน”
หมายเหตุ : สกุลไฟล์ที่ระบบอนุญาตในการอัปโหลดมีดังนี้ .pdf, .png, .jpg, .gif, .txt, .csv, .xlsx, .docx, .zip, .rar, .7z, .jpeg, .pptx, Key
แต่ละไฟล์ขนาดไม่เกิน 5 MB และแต่ละครั้งที่ทำการอัปโหลดไฟล์ได้ไม่เกิน 5 ไฟล์
ขั้นตอนที่ 3 : ขั้นตอนการสร้างรายการจากไฟล์ที่อัปโหลด
กดคลิกคำสั่ง + สร้างบันทึก ตรงไฟล์ที่ต้องการสร้างรายการ
จะมี Pop up ขึ้นมาให้ทำการสร้างรายการใหม่
หมายเหตุ : ทาง PEAK มีระบบ AI ในการสร้างรายการ หากเรามีการสร้างรายการจ่ายในระบบมาก่อน เมื่อกดปุ่มสร้างรายการใหม่ที่หน้าคลังเอกสาร ระบบจะทำการไปค้นหารายการที่สร้างล่าสุดมาแสดง
ทำการระบุข้อมูลดังนี้
ส่วนที่ 1 ข้อมูลการทำรายการ
ทำรายการ = ระบุสร้างรายการใหม่ เพื่อทำการสร้างบันทึกรายการจ่าย
ประเภทเอกสาร = ระบุบันทึกรายการจ่าย เพื่อทำการสร้างบันทึกรายการจ่าย
ชื่อผู้ขาย = ระบุข้อมูลผู้ติดต่อตามเอกสารที่ได้รับมา
วันที่ออก = ระบุวันที่ออกตามเอกสารที่ได้รับมา
ประเภทราคา = ระบบจะออโต้ประเภทราคาตามที่ตั้งค่าไว้ หากต้องการเปลี่ยนประเภทราคาสามารถกดคลิกเครื่องหมาย Dropdown เพื่อแก้ไขได้
รับใบกำกับภาษี = หากได้รับใบกำกับภาษี สามารถทำการกดคลิกว่าได้รับใบกำกับภาษี
หากทำการระบุว่าได้รับใบกำกับภาษี ระบบจะให้ระบุเลขที่ใบกำกับภาษี และวันที่ในใบกำกับภาษีที่ได้รับมา
ส่วนที่ 2 ข้อมูลรายการ
บัญชี/ค่าใช้จ่าย = ระบุผังบัญชี/ค่าใช้จ่าย ที่ต้องการลงรายการ
คำอธิบาย = ระบบจะทำการดึงคำอธิบายของผังบัญชี/ค่าใช้จ่ายที่ระบุไว้ สามารถทำการพิมพ์รายละเอียดคำอธิบายเพิ่มเติมได้
ราคา/หน่วย = ระบุราคาต่อหน่วย
ภาษี = ระบุภาษีมูลค่าเพิ่มโดยเลือกอัตราที่ต้องการ โดยภาษีที่มีให้เลือกคือ
ไม่มี ,0% ,7%
หัก ณ ที่จ่าย = ระบุภาษีหัก ณ ที่จ่ายโดยเลือกอัตราที่ต้องการ
หากไม่มีหัก ณ ที่จ่าย สามารถข้ามไม่ระบุได้
+ เพิ่มรายการใหม่ = กดเพิ่มเมื่อต้องการสร้างรายการมากกว่า 1 รายการ
ส่วนที่ 3 การชำระเงิน จะแบ่งเป็น 2 กรณี ดังนี้
กรณีที่ 1 กรณีไม่มีการชำระเงิน
ให้ทำการกดปุ่ม ยังไม่ชำระเงิน (ตั้งหนี้ไว้ก่อน) เพื่อทำการตั้งหนี้ แล้วทำการกดปุ่ม “อนุมัติ” หรือ “บันทึกร่าง”ตามต้องการ
กรณีที่ 2 กรณีที่มีการชำระเงิน
ทำการระบุช่องทางการเงินที่มีการจ่ายเงินออก แล้วระบุจำนวนที่ชำระ
ปุ่ม + เพิ่มช่องทางการชำระเงิน = ถ้าช่องทางการเงินที่มีการจ่ายเงินมากกว่า 1 ช่องทางการ สามารถกดปุ่ม + เพิ่มช่องทางการชำระเงิน
ภาษีหัก ณ ที่จ่าย = ถ้ามีการหัก ณ ที่จ่าย สามารถทำการติ๊กถูกช่องภาษีหัก ณ ที่จ่าย ระบุอัตราหัก ณ ที่จ่าย และจำนวนที่หัก
เมื่อระบุข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถทำการกดปุ่ม “อนุมัติ” หรือ “บันทึกร่าง” ตามต้องการ
ขั้นตอนที่ 4 : เมื่อทำการกดอนุมัติรายการหรือบันทึกร่างเรียบร้อยแล้ว
ตรงคอลัมน์ปุ่มคำสั่ง จะแสดงเลขที่บันทึกรายการจ่ายที่ระบบทำการบันทึกให้
สามารถทำการกดคลิกเลขที่บันทึกรายการจ่าย เพื่อเข้าไปดูการบันทึกรายการ
-จบขั้นตอนการบันทึกรายการจ่ายจากคลังเอกสาร-
