ในการสั่งซื้อแบบจ่ายเงินมัดจำ จะมี 3 ขั้นตอนทั้งหมดดังนี้
1.ออกใบสั่งซื้อของค่าสินค้า
2.จ่ายเงินมัดจำ
3.จ่ายชำระส่วนที่เหลือ
ขั้นตอนที่ 1 : ออกใบซื้อสินค้า
ในขั้นตอนนี้ให้เราออกใบสั่งซื้อเหมือนออกใบสั่งซื้อสินค้าแบบปกติ
โดยไปที่ช่อง รายจ่าย > ใบสั่งซื้อ > สร้าง
กรอกรายละเอียดรายการตามปกติ เช่น วันที่ออก ผู้ติดต่อ ระบุรายการที่ทำ เป็นต้น
จากนั้นเพิ่มข้อความในส่วนหมายเหตุสำหรับผู้ขาย กด “ย่อ/ขยาย” จากนั้นเพิ่มข้อมูลเงื่อนไขการชำระเงินในช่อง “หมายเหตุสำหรับผู้ขาย” จากนั้นกด “อนุมัติ”
ขั้นตอนที่ 2 : จ่ายเงินมัดจำ
ขั้นตอนถัดมาคือการจ่ายเงินมัดจำ ให้เราบันทึกรายจ่ายใหม่หลังจากได้ออกใบสั่งซื้อ
โดยไปที่รายการที่บันทึกจากช่อง รายจ่าย > ใบสั่งซื้อ > อนุมัติแล้ว
เลือกที่รายการที่เราบันทึกอนุมัติเมื่อสักครู่หรือรายการที่ต้องการ จากนั้นกด “บันทึกซื้อสินค้า”
ในช่องบัญชีให้เลือกรายการ “115104” หรือพิมพ์ “เงินจ่ายล่วงหน้า – เงินมัดจำ” ใส่ข้อมูลเพิ่มเติม เช่น % ในช่อง “อธิบาย” ระบุ “จำนวน” เเละ “ราคา/หน่วย”
เมื่อใส่ข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้เรากำหนดวันที่รับชำระเงินในช่อง “วันที่ชำระ” เลือกช่องทางรับเงินในช่อง “รับเงินโดย” สามารถเขียนหมายเหตุถึงลูกค้าโดยกด “ย่อ/ขยาย” พร้อมพิมพ์รายละเอีย จากนั้นกด “อนุมัติบันทึกซื้อสินค้า”
ขั้นตอนที่ 3 : รับชำระส่วนที่เหลือ
เมื่อเราจะบันทึกรายจ่าย ให้เราเข้าไปรายการเอกสารเดิมดังนี้
3.1 ให้ไปที่ใบสั่งซื้อ โดยกดช่อง รายจ่าย > ใบสั่งซื้อ > อนุมัติแล้ว
ไปที่แถวรายการที่ต้องการจากนั้นกด “ลูกศร drop down” จากนั้นกด “บันทึกซื้อสินค้า”
3.2 กด “เพิ่มรายการใหม่” เพื่อเพิ่มรายการ ผังในช่องบัญชีเลือกเป็น “115104” หรือพิมพ์ “เงินจ่ายล่วงหน้า – เงินมัดจำ” สามารถใส่คำอธิบายเพิ่มเติม เช่น เงินมัดจำ 30% อ้างอิงใบเสร็จรับเงินมัดจำเลขที่ XXX เป็นต้น จากนั้นใส่จำนวนเงิน “ติดลบ” เพื่อเป็นยอดหักออก
3.3 สังเกตุยอดสุทธิจะเป็นยอดที่ลูกค้าต้องชำระหักเงินมัดจำแล้ว
3.4 เมื่อใส่ข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้เรากำหนดวันที่ชำระเงินในช่อง “วันที่ชำระ” เลือกช่องทางจ่ายเงินในช่อง “จ่ายเงินโดย” สามารถเขียนหมายเหตุถึงลูกค้าโดยกด “ย่อ/ขยาย” พร้อมพิมพ์รายละเอียด จากนั้นกด “อนุมัติบันทึกสินค้า”
-จบบันทึกการซื้อแบบมีการจ่ายเงินมัดจำ-
