ในการขายแบบรับเงินมัดจำ จะมี 3 ขั้นตอนทั้งหมดดังนี้
- ออกใบเสนอราคาของค่าสินค้า
- แจ้งเก็บเงินมัดจำ หรือ ออกใบเสร็จเงินมัดจำ
- รับชำระส่วนที่เหลือ หรือ ออกใบเสร็จส่วนที่เหลือ
ขั้นตอนที่ 1. ออกใบเสนอราคาของค่าสินค้า
ในขั้นตอนนี้ให้เราออกใบเสนอราคาเหมือนออกใบเสนอราคาขายสินค้าแบบปกติ
โดยไปที่ช่อง “รายรับ” >> “ใบเสนอราคา” >> “สร้าง”
ในรายการให้ใส่รายละเอียดตามที่ต้องการลงไป เเละเราสามารถบันทึกเพิ่มข้อความเงื่อนไขการชำระเงินในช่อง “หมายเหตุสำหรับลูกค้า” จากนั้นกด “อนุมัติใบเสนอราคา”
ขั้นตอนที่ 2. แจ้งเก็บเงินมัดจำ หรือ ออกใบเสร็จเงินมัดจำ
2.1 เมื่อลูกค้ามีการตกลงใบเสนอราคา หรือ ตกลงในการซื้อขายกับทางกิจการเป็นที่เปรียบร้อยเเล้ว ให้กด “+ตอบรับแล้ว” ที่ใบเสนอราคา
จากนั้นให้ระบุวันที่ลูกยอมรับใบเสนอราคาในช่อง “ลูกค้ายอมรับเมื่อ” จากนั้นกด “ยืนยัน”
2.2 เมื่อกดยอมรับใบเสนอราคาเเล้ว
ขั้นตอนถัดมา เมื่อเรามีการเรียกเก็บเงินมัดจำเราสามารถออกใบแจ้งหนี้ หรือ ถ้าลูกค้าชำระเงินมัดจำมาแล้วให้ออกใบเสร็จเพื่อรับเงินมัดจำ
ให้ไปที่ใบเสนอราคา โดยกดช่อง รายรับ >> ใบเสนอราคา >> ยอมรับแล้ว
เลือกรายการที่ต้องการ “สร้างใบแจ้งหนี้” หรือ กดลูกศร drop down เลือก “ออกใบเสร็จ”
ในกรณีตัวอย่างนี้ขอเป็นออกใบเสร็จ ใบเสร็จจะดึงข้อมูลมาจากใบเสนอราคาให้ทำการแก้ไขตามตัวอย่างด้านล่าง
ในช่อง “บัญชี” ให้เลือกรายการ “212104” หรือพิมพ์ “เงินรับล่วงหน้า – เงินมัดจำ” สามารถเพิ่มข้อมูลในช่อง “คำอธิบาย” ระบุ “จำนวนหน่วย เเละ “ราคา/หน่วย” ตามที่ต้องการ
เมื่อใส่ข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้เรากำหนดวันที่รับชำระเงินในช่อง “วันที่ชำระ” เลือกช่องทางรับเงินในช่อง “รับเงินโดย” สามารถเขียนหมายเหตุถึงลูกค้าโดยกด “ย่อ/ขยาย” พร้อมพิมพ์รายละเอียด จากนั้นกด “อนุมัติใบเสร็จรับเงิน”
ขั้นตอนที่ 3. รับชำระส่วนที่เหลือ หรือ ออกใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บเงิน หรือออกใบเสร็จส่วนที่เหลือ
เมื่อเรารับชำระเงินส่วนที่เหลือ ให้เราเข้าไปรายการเอกสารเดิมดังนี้
3.1 ให้ไปที่ใบเสนอราคา โดยกดช่อง รายรับ >> ใบเสนอราคา >> ยอมรับแล้ว
จากนั้นเลือกใบเสนอที่เราต้องการ กดสร้างใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บหรืออกใบเสร็จรับเงินส่วนที่เหลือ
จากตัวอย่างเป็นการออกใบเสร็จ
3.2 กด “+เพิ่มรายการใหม่” เพื่อเพิ่มรายการ ในผังในช่องบัญชีเป็น “212104” (เงินรับล่วงหน้า – เงินมัดจำ) สามารถใส่คำอธิบายเพิ่มเติม เช่น หักเงินมัดจำ 30% อ้างอิงใบเสร็จรับเงินมัดจำเลขที่ XXX เป็นต้น จากนั้นใส่จำนวนเงิน “ติดลบ” เพื่อเป็นยอดหักออก
3.3 สังเกตยอดสุทธิจะเป็นยอดที่ลูกค้าต้องชำระหักเงินมัดจำแล้ว
3.4 เมื่อใส่ข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้เรากำหนดวันที่รับชำระเงินในช่อง “วันที่ชำระ” เลือกช่องทางรับเงินในช่อง “รับเงินโดย” สามารถเขียนหมายเหตุถึงลูกค้าโดยกด “ย่อ/ขยาย” พร้อมพิมพ์รายละเอียด จากนั้นกด “อนุมัติใบเสร็จรับเงิน”
-จบบันทึกการขายแบบมีการรับเงินมัดจำ-
