การออกใบลดหนี้คือการออกเอกสารเพื่อลดหนี้ให้คู่ค้าที่มาซื้อสินค้าหรือบริการกับทางกิจการซึ่งในกรณีที่ออกใบลดหนี้เพื่อชำระเงินคืนสามารถดูตัวอย่างการบันทึกได้ดังนี้
ตัวอย่าง ออกใบแจ้งหนี้ขายเครื่องซักผ้าจำนวน 10 เครื่อง ราคาเครื่องละ 5000 บาท และลูกค้ามีชำระเงินมาแล้ว ต่อมาลูกค้าแจ้งว่าราคาที่ตกลงกันคือเครื่องละ 4000 บาท ต้องลดหนี้และคืนเงินให้กับทางลูกค้า เป็นจำนวนเงินทั้งหมด 10000 บาท
ขั้นตอนที่ 1 ไปที่เมนู ” รายรับ “ จากนั้นเลือก ” ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้/บันทึกลูกหนี้ ”
และกดปุ่ม “ดูทั้งหมด”
ขั้นตอนที่ 2 เลือกเอกสารที่ต้องการออกใบลดหนี้
ขั้นตอนที่ 3 เลือกปุ่ม ” ตัวเลือก “ จากนั้นเลือก ” ออกใบลดหนี้ ”
ขั้นตอนที่ 4 ระบุรายละเอียดต่างๆในการลดหนี้
การลดหนี้จะเกี่ยวข้องกับ Stock สินค้า 2 รูปแบบ
รูปแบบที่ 1 รับคืนสินค้า สินค้าจะเพิ่มขึ้นใน Stock
รูปแบบที่ 2ไม่รับคืนสินค้า Stock จะไม่ได้รับผลกระทบ
จากตัวอย่างมีการลดหนี้ราคาสินค้าและไม่ได้มีการรับคืนสินค้า จึงระบุสาเหตุของการลดหนี้เป็น ” ลดราคาสินค้า ” และเลือกการรับคืนสินค้าเป็น ” ไม่รับคืนสินค้า “
จากนั้นระบุรายการสินค้าที่ลดราคาเป็นราคา 1000 บาท จำนวน 10 เครื่อง
** จะเห็นได้ว่าระบบแจ้งสรุปข้อมูลให้เป็นมูลตามเอกสารเดิม 50000 บาท แต่มีการออกใบลดหนี้และแสดงมูลค่าที่ถูกต้องเป็น 40000 บาท **
ขั้นตอนที่ 5 เลือกช่องทางที่จ่ายชำระเงินคืนให้ลูกค้า ตรวจสอบข้อมูลครบถ้วนแล้วกดปุ่ม
” อนุมัติใบลดหนี้ “
ตัวอย่างการบันทึกบัญชี
-จบขั้นตอนการออกใบลดหนี้แบบชำระเงินคืน-
