การสร้างเอกสารโดยใช้สกุลเงินต่างประเทศ สามารถกำหนดได้ว่าจะให้รายการในเอกสารแสดงมูลค่าเป็นสกุลเงินใด ตัวอย่างเช่น USD, JPY, EUR ซึ่งโปรแกรม PEAK จะดึงข้อมูลอัตราแลกเปลี่ยนตามวันที่ทำรายการมาจากธนาคารแห่งประเทศไทย ตามขั้นตอนดังนี้
ตัวอย่าง : การสร้างเอกสารใบแจ้งหนี้เป็นสกุลเงิน USD
ขั้นตอนที่ 1 : เลือกเมนูรายรับ > ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้/บันทึกลูกหนี้ > +สร้าง
ขั้นตอนที่ 2 : สร้างใบแจ้งหนี้ โดยระบุข้อมูลลูกค้า ข้อมูลราคาและภาษี เลือกสกุลเงิน USD จากช่อง ราคานี้เป็นค่าเงิน จากนั้นระบุรายการสินค้า/บริการเป็นมูลค่า USD
ขั้นตอนที่ 3 : เมื่อเลือกสกุลเงินที่ต้องการเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงอัตราแลกเปลี่ยนที่อ้างอิงข้อมูลมาจากธนาคารแห่งประเทศไทย โดยสามารถแบ่งได้ 2 กรณี ดังนี้
กรณีที่ 1 : ทำรายการในวันปัจจุบัน(วันที่สร้างรายการ และวันที่เอกสาร เป็นวันเดียวกัน)
หากทำรายการในวันปัจจุบัน (วันที่กดสร้างเอกสาร) เช่น วันที่ 5 และวันที่ออกเอกสาร (วันที่ในเอกสาร) ก็เป็นวันที่ 5 เช่นเดียวกัน ระบบจะดึงอัตราแลกเปลี่ยนของวันที่ 4 มาให้ หากวันที่ 4 เป็นวันหยุดราชการ ระบบจะดึงอัตราแลกเปลี่ยนของวันก่อนหน้า เช่น หากวันที่ 4 เป็นวันอาทิตย์ ระบบจะดึงข้อมูลของวันที่ 2 ซึ่งเป็นวันศุกร์มา เป็นต้น
กรณีที่ 2 : ทำรายการย้อนหลัง (วันที่สร้างรายการ เกิดหลังจากวันที่เอกสาร)
หากทำรายการในวันปัจจุบัน (วันที่กดสร้างเอกสาร) เช่น วันที่ 5 และวันที่ออกเอกสาร (วันที่ในเอกสาร) เป็นวันที่ 4 (ย้อนหลัง) ระบบจะดึงอัตราแลกเปลี่ยนของวันที่ 4 มาให้ หากวันที่ 4 เป็นวันหยุดราชการ ระบบจะดึงอัตราแลกเปลี่ยนของวันก่อนหน้า เช่น หากวันที่ 4 เป็นวันอาทิตย์ ระบบจะดึงข้อมูลของวันที่ 2 มา ซึ่งเป็นวันศุกร์ เป็นต้น
กล่าวโดยสรุป : ข้อมูลอัตราแลกเปลี่ยนจากธนาคารแห่งประเทศไทยจะมีให้ย้อนหลัง 1 วัน ดังนั้น หากทำรายการวันเดียวกับวันที่เอกสาร ระบบจะนำอัตราแลกเปลี่ยนของวันก่อนหน้ามาเป็นค่าเริ่มต้นให้ แต่อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขอัตราแลกเปลี่ยนได้เอง
ขั้นตอนที่ 3 : เมื่อกด “อนุมัติใบแจ้งหนี้” เรียบร้อยแล้ว หากมีการรับชำระและต้องการออกใบเสร็จรับเงิน เลือกข้อมูลการชำระของใบแจ้งหนี้รายการนั้น จากนั้นกด “รับชำระแล้ว”
ขั้นตอนที่ 4 : ระบุช่องทางการรับชำระเงิน จากนั้น กด “รับชำระเงิน” หากมีกำไรหรือขาดทุนจากอัตราจากแลกเปลี่ยนสามารถกดรับชำระเงินขั้นสูง ติ๊กถูกที่ค่าธรรมเนียม หรือรายการปรับปรุง ระบุปรับปรุงที่บัญชีและจำนวนเงินที่ปรับปรุงตามต้องการ เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว กด “รับชำระเงิน”
ตัวอย่างการบันทึกบัญชี
-จบขั้นตอนการสร้างเอกสารโดยใช้สกุลเงินต่างประเทศ-
About Author
