Feature ใหม่จากโปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK ที่ช่วยลดระยะเวลาการออกเอกสารและการติดตามเอกสารในทุก ๆ เดือนให้ลดลง กับระบบ Recurring ระบบสร้างเอกสารล่วงหน้า ที่ทำให้นักบัญชีหรือผู้ประกอบการที่ต้องออกเอกสารเป็นประจำทุกเดือน มาทำรายการไว้ล่วงหน้า เช่น สำนักงานบัญชีที่มีค่าบริการบัญชีประจำ ธุรกิจให้เช่าพื้นที่มีสัญญาค่าเช่าต่อเดือนแน่นอน ธุรกิจรับเหมาที่แบ่งรับเงินออกเป็นงวด เป็นต้น ซึ่งรายการที่สร้างจะถูกบันทึกบัญชี และส่งอีเมลให้โดยอัตโนมัติ
คลิกที่นี่เพื่อทดลองใช้งานฟรี 30 วัน
เหมาะกับใคร
- สำนักงานบัญชีที่เรียกเก็บค่าบริการบัญชีกับลูกค้าเป็นประจำทุกเดือน
- ธุรกิจรับเหมาที่แบ่งรับเงินค่างวดออกเป็นหลาย ๆ งวด
- ธุรกิจให้คำปรึกษาที่ต้องการส่งอีเมลใบแจ้งหนี้
- ทุกธุรกิจที่มีค่าใช้จ่ายทุกเดือนแน่นอนและต้องการบันทึกบัญชีล่วงหน้า อย่างเช่นค่าเช่า ค่าที่ปรึกษา ค่าทำบัญชี
ขั้นตอนการสร้าง
1. เข้าเมนูเอกสารที่ต้องการสร้าง เลือกที่สร้างเอกสารรายเดือน
(เอกสารที่รองรับการสร้างรายเดือนได้แก่ ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และบันทึกค่าใช้จ่าย)
2. ใส่รายละเอียดเอกสารที่ต้องการสร้าง คล้ายหน้าสร้างเอกสารปกติ ซึ่งมีข้อแตกต่างดังนี้
- เลขที่รายการ หมายถึงเลขที่ของการสร้าง Recurring นี้ (ไม่ใช่เลขเอกสารที่ต้องการสร้าง)
- อ้างอิงถึง จะแสดงในเอกสารรายเดือนที่ถูกสร้างทุกใบ
- ชื่อลูกค้า สำหรับเลือกผู้ติดต่อที่ต้องการ
- วันครบกำหนด หมายถึง ระยะเวลาตั้งแต่วันสร้างจนถึงวันครบกำหนดชำระ
3. ตั้งค่าการสร้างซ้ำเอกสาร เพื่อระบุว่าต้องการให้ระบบทำรายการสร้างยังไง โดยมีรายละเอียดดังนี้
- รอบการสร้าง หมายถึง ช่วงรอบการสร้างที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารให้
- เริ่มตั้งแต่ หมายถึง วันที่ที่จะให้ระบบคำนวณวันที่สร้างเอกสารครั้งแรก ซึ่งสามารถใส่ได้วันพรุ่งนี้เป็นต้นไป
- สิ้นสุด หมายถึง การระบุจำนวนครั้งหรือวันที่ ที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารครั้งสุดท้าย
- สร้างเอกสารเป็น หมายถึง สถานะที่ต้องการออกเอกสาร
- ส่งอีเมล หมายถึง การกำหนดอีเมลที่ให้ระบบส่งเอกสารที่สร้างไปให้อัตโนมัติ โดยเอกสาต้องเป็นสถานะอนุมัติเท่านั้น
4. เมื่อใส่รายละเอียดเอกสารและการสร้างซ้ำเสร็จ ให้กดที่บันทึก
5. รายการเอกสารรายเดือนที่สร้างจะมาแสดงที่ tab การสร้างซ้ำ สามารถตรวจสอบสถานะการทำงานได้ ซึ่งจะแบ่งเป็น 4 สถานะ
- กำลังทำงาน หมายถึง ระบบการสร้างเอกสารรายเดือนยังทำงาน
- ปิดการทำงาน หมายถึง การสร้างถูกปิดการใช้งาน เมื่อถึงรอบการสร้างจะไม่มีการสร้างเอกสารที่กำหนด
- สิ้นสุดการทำงาน หมายถึง ครบกำหนดวันที่หรือจำนวนครั้งที่ตั้งค่าให้ระบบสร้างไว้
- ไม่สำเร็จ หมายถึง มีการแก้ไขหรือลบข้อมูลบางอย่างในเอกสาร ทำให้ไม่สามารถสร้างได้
6. กรณีที่ไม่ต้องการให้เอกสารสร้างอีกแล้ว ให้เข้าที่รายการสร้างรายเดือนนั้น และเลือกปิดการทำงาน
ทีมงานโปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK หวังว่า feature นี้จะช่วยให้ทั้งผู้ประกอบการและนักบัญชี ลดระยะเวลาในการทำงาน และทำธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพสูง หากมีข้อเสนอแนะ หรือข้อสงสัยสามารถติดต่อได้ที่ PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์
สำหรับนักบัญชีที่ต้องการจะสร้างรายการย้อนหลัง ทาง PEAK มีระบบนำเข้าเอกสาร (Import) แนะนำที่ช่วยให้สร้างเอกสารได้ทีเดียวหลายรายการและสามารถนำเข้าเอกสารได้ด้วยไฟล์ Excel
ติดตามความรู้จาก โปรแกรมบัญชี PEAK ได้ที่ peakaccount.com
หรือเข้าใช้งานโปรแกรม คลิก เข้าสู่ระบบ PEAK
