ระบบ Recurring คือ ระบบสร้างเอกสารล่วงหน้า ที่ทำให้นักบัญชีหรือผู้ประกอบการที่ต้องออกเอกสารเป็นประจำทุกเดือน มาทำรายการไว้ล่วงหน้า เช่น สำนักงานบัญชีที่มีค่าบริการบัญชีประจำ ธุรกิจให้เช่าพื้นที่มีสัญญาค่าเช่าต่อเดือนแน่นอน ธุรกิจรับเหมาที่แบ่งรับเงินออกเป็นงวด เป็นต้น ซึ่งรายการที่สร้างจะถูกบันทึกบัญชี และส่งอีเมลให้โดยอัตโนมัติ (เอกสารที่รองรับการสร้างรายเดือนได้แก่ ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และบันทึกค่าใช้จ่าย)
ขั้นตอนการสร้าง ดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 : เข้าเมนูรายรับ > ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้/บันทึกลูกหนี้ > ดูทั้งหมด
จากนั้นเลือก + สร้างใบแจ้งหนี้รายเดือน
ขั้นตอนที่ 2 : ใส่รายละเอียดเอกสารที่ต้องการสร้าง คล้ายหน้าสร้างเอกสารปกติ ซึ่งมีข้อแตกต่าง ดังนี้
เลขที่รายการ : เลขที่ของการสร้าง Recurring นี้ (ไม่ใช่เลขเอกสารที่ต้องการสร้าง)
อ้างอิงถึง : จะแสดงในเอกสารรายเดือนที่ถูกสร้างทุกใบ
ชื่อลูกค้า : สำหรับเลือกผู้ติดต่อที่ต้องการ
วันครบกำหนด : ระยะเวลาตั้งแต่วันสร้างจนถึงวันครบกำหนดชำระ
ขั้นตอนที่ 3 : ตั้งค่าการสร้างซ้ำเอกสาร เพื่อระบุว่าต้องการให้ระบบทำรายการสร้างยังไง โดยมีรายละเอียดดังนี้
รอบการสร้าง : ช่วงรอบการสร้างที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารให้
เริ่มตั้งแต่ : วันที่ที่จะให้ระบบคำนวณวันที่สร้างเอกสารครั้งแรก ซึ่งสามารถใส่ได้วันพรุ่งนี้เป็นต้นไป
สิ้นสุด : การระบุจำนวนครั้งหรือวันที่ ที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารครั้งสุดท้าย
สร้างเอกสารเป็น : สถานะที่ต้องการออกเอกสาร
ส่งอีเมล : การกำหนดอีเมลที่ให้ระบบส่งเอกสารที่สร้างไปให้อัตโนมัติ โดยเอกสารต้องเป็นสถานะอนุมัติเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 4 : เมื่อใส่รายละเอียดเอกสารและการสร้างซ้ำเสร็จแล้ว กด “บันทึก”
ขั้นตอนที่ 5 : รายการเอกสารรายเดือนที่สร้างจะมาแสดงที่ tab การสร้างซ้ำ สามารถตรวจสอบสถานะการทำงานได้ ซึ่งจะแบ่งเป็น 4 สถานะ
กำลังทำงาน : ระบบการสร้างเอกสารรายเดือนยังทำงาน
ปิดการทำงาน : การสร้างถูกปิดการใช้งาน เมื่อถึงรอบสร้างจะไม่มีการสร้างเอกสารที่กำหนด
สิ้นสุดการทำงาน : ครบกำหนดวันที่หรือจำนวนครั้งที่ตั้งค่าให้ระบบสร้างไว้
ไม่สำเร็จ : มีการแก้ไขหรือลบข้อมูลบางอย่างในเอกสาร ทำให้ไม่สามารถสร้างได้
ขั้นตอนที่ 6 : กรณีที่ไม่ต้องการให้เอกสารสร้างอีกแล้ว ให้เข้าที่รายการสร้างรายเดือนนั้น และเลือกปิดการทำงาน
-จบขั้นตอนการสร้างใบแจ้งหนี้รายเดือน (Recurring)-
