ระบบ Recurring คือ ระบบสร้างเอกสารล่วงหน้า ที่ทำให้นักบัญชีหรือผู้ประกอบการที่ต้องออกเอกสารเป็นประจำทุกเดือน มาทำรายการไว้ล่วงหน้า เช่น สำนักงานบัญชีที่มีค่าบริการบัญชีประจำ ธุรกิจให้เช่าพื้นที่มีสัญญาค่าเช่าต่อเดือนแน่นอน ธุรกิจรับเหมาที่แบ่งรับเงินออกเป็นงวด เป็นต้น ซึ่งรายการที่สร้างจะถูกบันทึกบัญชี และส่งอีเมลให้โดยอัตโนมัติ
ขั้นตอนการสร้างใบเสร็จรับเงินรายเดือน มีดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 : เลือกเมนูรายรับ > ใบเสร็จรับเงิน > สร้างใบเสร็จรับเงินรายเดือน
จากนั้นเลือก + สร้างใบเสร็จรับเงินรายเดือน
ขั้นตอนที่ 2 : ใส่รายละเอียดเอกสารที่ต้องการสร้าง คล้ายหน้าสร้างเอกสารปกติ ซึ่งมีข้อแตกต่าง ดังนี้
1. เลขที่รายการ : เลขที่ของการสร้าง Recurring นี้ (ไม่ใช่เลขเอกสารที่ต้องการสร้าง)
2. อ้างอิงถึง : จะแสดงในเอกสารรายเดือนที่ถูกสร้างทุกใบ
3. ชื่อลูกค้า : สำหรับเลือกผู้ติดต่อที่ต้องการออกใบเสร็จรับเงินให้ทุกเดือน
ขั้นตอนที่ 3 : ตั้งค่าการสร้างเอกสารซ้ำ เพื่อระบุว่าต้องการให้ระบบทำรายการสร้างอย่างไร โดยมีรายละเอียดดังนี้
1. รอบการสร้าง : ช่วงรอบการสร้างที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารให้
2. เริ่มตั้งแต่วันที่ : วันที่ที่จะให้ระบบคำนวณวันที่สร้างเอกสารครั้งแรก ซึ่งสามารถใส่ได้วันพรุ่งนี้เป็นต้นไป
3. วันที่สิ้นสุด : การระบุจำนวนครั้งหรือวันที่ ที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารครั้งสุดท้าย
4. สร้างเอกสารเป็น : สถานะที่ต้องการออกเอกสาร เช่น อนุมัติ
ขั้นตอนที่ 4 : เมื่อใส่รายละเอียดเอกสารและการสร้างซ้ำเสร็จ กด “บันทึก”
ขั้นตอนที่ 5 : รายการเอกสารรายเดือนที่สร้างจะมาแสดงที่ Tab การสร้างซ้ำ สามารถตรวจสอบสถานะการทำงานได้ ซึ่งจะแบ่งเป็น 4 สถานะ
1. กำลังทำงาน : ระบบการสร้างเอกสารรายเดือนยังทำงาน
2. ปิดการทำงาน : การสร้างถูกปิดการใช้งาน เมื่อถึงรอบสร้างจะไม่มีการสร้างเอกสารที่กำหนด
3. สิ้นสุดการทำงาน : ครบกำหนดวันที่หรือจำนวนครั้งที่ตั้งค่าให้ระบบสร้างไว้
4. ไม่สำเร็จ : มีการแก้ไขหรือลบข้อมูลบางอย่างในเอกสาร ทำให้ไม่สามารถสร้างได้
ขั้นตอนที่ 6 : กรณีที่ไม่ต้องการให้เอกสารสร้างอีกแล้ว ให้เข้าไปที่รายการสร้างเอกสารรายเดือนนั้น และเลือกปิดการทำงาน
-จบขั้นตอนวิธีการสร้างใบเสร็จรับเงินรายเดือน (Recurring) –
