การบันทึกยอดยกมา (Beginning Balance) ตอนที่ 1/7

หากเราเริ่มกิจการโดยมีข้อมูลเก่าอยู่แล้ว และต้องการนำข้อมูลเข้ามาใน PEAK จะมีเทคนิคการนำข้อมูลเข้ามาดังนี้

1. กำหนดวันที่จะเป็นยอดยกมา

เมื่อเราต้องการเริ่มต้นการใช้งานบน PEAK และนำยอดยกมาด้วย ลำดับแรกที่เราต้องพิจารณาก่อนก็คือวันที่จะเริ่มต้นใช้งานบน PEAK วันที่เหมาะสมสามารถเริ่มต้นได้ทั้งต้นปี (01 ม.ค. XX) หรือเริ่มระหว่างปีก็ได้ (01 เม.ย. XX) 

วันที่ที่เราจะเริ่มต้นใช้งานจะเป็นตัวกำหนดว่าข้อมูลเก่าที่จะยกมานั้น จะต้องเป็นวันที่เท่าไหร่ 

เทคนิค : ถ้าเรากำหนดวันที่เริ่มต้นเป็นวันที่ 01 ม.ค. ข้อดีคือ เราสามารถดูข้อมูลบัญชีของทั้งปีได้ในระบบเดียวเลย แต่หากเราไม่ได้ยกมาตั้งแต่ต้นปี เราจะต้องเก็บข้อมูลบัญชีไว้ทั้ง 2 ระบบ (ระบบเดิม กับระบบ PEAK) เพื่อให้สามารถดูรายละเอียดของข้อมูลเก่าได้

2. เตรียมข้อมูล

เมื่อกำหนดวันที่เริ่มต้นใช้งานได้แล้ว สิ่งต่อมาที่จะต้องเตรียมตัวก็คือข้อมูลที่จะนำมาเป็นยอดยกมา โดยข้อมูลจะมีอยู่ 3 ส่วน คือข้อมูลระบบ ข้อมูลรายการ และข้อมูลบัญชี

ส่วนที่ 1 : ข้อมูลระบบ

ข้อมูลระบบ ข้อมูลที่มีไว้เพื่อในระบบพร้อมใช้งาน ที่เราต้องเตรียมการจะประกอบไปด้วย 3 ส่วนคือ

1. ข้อมูลผู้ติดต่อ (ลูกหนี้/เจ้าหนี้) ที่เป็นรายชื่อ ที่อยู่ หรือเลข 13 หลัก เป็นต้น แนะนำให้เตรียมในรูปแบบ Excel ตาม Format ของ PEAK
2. สินค้าคงเหลือ เป็นจำนวนสินค้าคงเหลือ และราคาทุนของสินค้านั้นๆ แนะนำให้เตรียมในรูปแบบ Excel ตาม Format ของ PEAK
3. ยอดเงินในช่องทางการเงิน เช่น 1) เงินสดย่อย 2) เงินฝากธนาคาร 3) เช็ครอขึ้นเงิน 4) เช็ครอตัดเงิน 5) ยอดสำรองรับ/จ่าย (เช่น กรรมการจ่ายแทนกิจการ)

ข้อมูลที่นำมาเป็นยอดตั้งต้นสามารถนำเข้ามาหลังจากเริ่มใช้งานได้ (ทำรายการย้อนหลังได้) อย่างไรก็ตามข้อมูลที่แนะนำว่าควรมีให้เรียบร้อยก่อน คือ ข้อมูลสินค้า เนื่องจากในระบบ PEAK จะคิดต้นทุนแบบ FIFO ทำให้เวลาของการทำรายการมีผลต่อต้นทุน หากทำรายการไปก่อนแล้วมาเปลี่ยนทีหลัง อาจจะทำให้ข้อมูลต้นทุนคลาดเคลื่อนได้ อย่างไรก็ตามเราสามารถปรับปรุงการคำนวณต้นทุนได้โดยการทำรายการปรับปรุงในสมุดบัญชีรายวันอยู่ดี

ส่วนที่ 2 : ข้อมูลรายการ

ข้อมูลรายการที่มีก่อนเริ่มต้นใช้งาน แต่ส่งผลต่อวันที่หลังเริ่มต้นใช้งาน เช่น 

1. ข้อมูลใบแจ้งหนี้(ลูกหนี้) ที่ยังไม่ได้รับชำระเงิน หรือยังมีเช็ครับรอขึ้นเงิน (Outstanding Invoice – Account Receivable : AR) 
2. ข้อมูลใบแจ้งหนี้(เจ้าหนี้) ที่ค้างชำระ หรือยังมีเช็ครอตัดจ่ายเงิน (Outstanding Invoice – Account Payable : AP) 

ข้อมูลรายการที่ยังคงมีผลอยู่ (Outstanding transaction) คือรายการที่เราจะต้องทำรับชำระ หรือจ่ายชำระหลังจากวันที่เริ่มต้นใช้ PEAK และรวมไปถึงการขึ้นเงินเช็ค หรือตัดจ่ายเช็คด้วย

ส่วนที่ 3 : ข้อมูลบัญชี

ข้อมูลบัญชีที่เราต้องเตรียมตัวก่อนนำเข้ามาก็คือ งบทดลอง (Trial Balance) ซึ่งหากเริ่มต้นใช้งานวันที่ 01 ม.ค. XX เราจะใช้เป็นงบทดลองสิ้นปี (งบทดลองที่ปิดงบแล้ว ณ วันที่ 31 ธ.ค. XX) นั่นคือจะใส่เฉพาะยอดที่เป็นบัญชี สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ 

แต่หากเรานำเริ่มต้นใช้งานระหว่างปี งบทดลองที่นำมาใช้ จะเป็นงบทดลอง ณ วันที่ก่อนเริ่มต้นใช้งาน PEAK เช่น ถ้าเราต้องการเริ่มต้นใช้งาน 01 เม.ย. XX ข้อมูลในงบทดลองที่นำมาจะเป็นวันที่ตั้งแต่เริ่มต้นปี 01 ม.ค. XX ถึง 31 มี.ค. XX เป็นต้น โดยข้อมูลสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ จะเป็นของวันที่ 31 มี.ค. XX ส่วนรายได้ และค่าใช้จ่าย จะเป็นยอดระหว่างวันที่ 01 ม.ค. XX ถึง 31 มี.ค. XX เป็นต้น

โดยงบทดลองที่เตรียมไว้นี้ เราอาจจะต้องปรับปรุงรายการบางส่วนก่อนที่จะบันทึกเข้าไปในระบบซึ่งจะกล่าวในตอนต่อๆไป

ดูข้อมูลทั้งชุด
ตอนที่ 1 : ข้อมูลและวิธีการเตรียมตัวทำยอดยกมา Prepare Data for beginning balance
ตอนที่ 2 : การนำข้อมูลผู้ติดต่อเข้ามาในระบบ (Import Contact to PEAK)
ตอนที่ 3 : การนำข้อมูลสินค้า/บริการเข้ามาในระบบ (Import Product to PEAK)
ตอนที่ 4 : การนำบันทึกข้อมูลการเงินตั้งต้น (Input Finance to PEAK)
ตอนที่ 5 : การนำบันทึกข้อมูลลูกหนี้ตั้งต้น (Input Beginning Account Receivable to PEAK)
ตอนที่ 6 : การนำบันทึกข้อมูลเจ้าหนี้ตั้งต้น (Input Beginning Account Payable to PEAK)
ตอนที่ 7 : การนำบันทึกข้อมูลบัญชีตั้งต้น (Input Beginning Accounting Balance to PEAK)