ใบรับรองเงินเดือนเอกสารสำคัญที่มนุษย์เงินเดือนห้ามพลาด

หน้าหลัก>คลังความรู้>ธุรกิจ>ธุรกิจทั่วไป>ใบรับรองเงินเดือนเอกสารสำคัญที่มนุษย์เงินเดือนห้ามพลาด

Table of Contents

สงสัยกันหรือไม่ว่าใบรับรองเงินเดือนมีความสำคัญอย่างไร ออกใบรับรองเงินเดือนเองได้ไหม วันนี้เราจะพามารู้จักกับใบรับรองเงินเดือนและหาคำตอบไปพร้อมๆ กัน

ใบรับรองเงินเดือนสำคัญอย่างไรต่อพนักงาน

ใบรับรองเงินเดือน (Salary Certificate) เป็นเอกสารสำหรับพนักงานที่ใช้เป็นหลักฐานยืนยันเงินเดือนของบุคคลหรือพนักงานจากที่ทำงานในองค์กรหรือบริษัท ซึ่งในใบรับรองเงินเดือนจะระบุอัตราเงินเดือนที่ได้รับจากบริษัทนั้นๆ โดยที่ยังไม่รวมค่าตอบแทนอื่นๆ และไม่ผ่านการหักภาษีหรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ

โดยทั่วไปแล้ว บริษัทสามารถออกใบรับรองเงินเดือนให้กับพนักงานในขณะที่ยังไม่สิ้นสุดสัญญาจ้าง เพื่อสิทธิประโยชน์ของพนักงานในเรื่องของการทำธุรกรรมต่างๆได้ เช่น การยื่นเอกสารเพื่อขอวีซ่า การขอสินเชื่อกับทางธนาคาร สมัครงาน และการขอประกันสุขภาพหรือประกันชีวิต (เพื่อประเมินความเสี่ยงทางการเงินของผู้เอาประกัน) เป็นต้น

ข้อมูลในใบรับรองเงินเดือนควรมีอะไรบ้าง?

การจัดทำใบรับรองเงินเดือนของแต่ละองค์กรนั้นมีรูปแบบที่แตกต่างกันไป แต่จำเป็นที่จะต้องมีข้อมูลที่สำคัญซึ่งประกอบไปด้วยรายละเอียดดังต่อไปนี้

ระบุข้อความ “หนังสือรับรองเงินเดือน” หรือ “ใบรับรองเงินเดือน” ที่ชัดเจน
ชื่อ – นามสกุลของพนักงาน
ตำแหน่งและแผนกของพนักงาน
อัตราเงินเดือนของพนักงาน (ไม่รวมค่าตอบแทนและไม่หักค่าใช้จ่ายอื่นๆ)
เริ่มงานตั้งแต่วันที่เท่าไหร่จนถึงปัจจุบัน หรือวันสุดท้ายวันที่เท่าไหร่
วันที่ออกเอกสาร
ข้อมูลของบริษัท
ลงลายมือชื่อและตำแหน่งของผู้มีอำนาจในการออกใบรับรองเงินเดือน
ประทับตราของบริษัท

หมายเหตุ หากจำเป็นต้องระบุวัตถุประสงค์ในการออกเอกสาร ควรใส่ข้อมูลลงไปด้วย เช่น ใช้สำหรับการขอสินเชื่อ เป็นต้น

หนังสือรับรองเงินเดือน สลิปเงินเดือน หนังสือรับรองการทำงาน ต่างกันอย่างไร?

หนังสือรับรองเงินเดือน (Salary Certificate) สลิปเงินเดือน (Pay Slip) และหนังสือรับรองการทำงาน (Employment Certificate) เป็นเอกสารที่มีความแตกต่างกันเนื่องจากมีวัตถุประสงค์และส่วนประกอบที่แตกต่างกันออกไป ดังนี้

หนังสือรับรองเงินเดือนหรือใบรับรองเงินเดือน

หนังสือรับรองเงินเดือนหรือใบรับรองเงินเดือน มีวัตถุประสงค์เพื่อรับรองเงินเดือนของพนักงานขณะปฏิบัติงานอยู่ ณ บริษัทนั้นๆ อีกทั้งใบรับรองเงินเดือนสามารถแสดงความน่าเชื่อถือของบุคคลๆ นั้นที่ได้มีการทำงานที่บริษัทแห่งนี้ได้ โดยจะเหมาะสำหรับในการนำไปทำธุรกรรมการเงินต่างๆ นอกจากนี้หากได้มีการไปสมัครงานบริษัทใหม่บางบริษัทอาจต้องการรู้ฐานเงินเดือนเก่าก็สามารถให้เจ้าหน้าที่ HR ออกใบนี้ได้เช่นเดียวกัน

สลิปเงินเดือน

สำหรับสลิปเงินเดือน คือ สลิปที่มีการออกเป็นประจำทุกเดือน มีวัตถุประสงค์เพื่อที่แสดงให้เห็นว่าทางบริษัทได้มีการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานในแต่ละเดือนจริง โดยข้อมูลก็จะเป็นข้อมูลส่วนบุคคล ที่จะมีการจำแนกแจกแจงรายละเอียดต่างๆ เช่น เงินเดือนเท่านี้จะถูกหักออกไปเป็นประกันสังคมเป็นจำนวนเงินเท่าไหร่ ต้องเสียภาษีเท่าไหร่ หรือถ้าหากมีกองทุนสำรองเลี้ยงชีพก็จะมีการแจ้งรายละเอียดเสร็จสรรพ

หนังสือรับรองการทำงาน

สำหรับหนังสือรับรองการทำงาน มีวัตถุประสงค์เพื่อยืนยันสถานะการทำงานของพนักงานในองค์กรหรือบริษัท รับรองว่าพนักงานได้ทำงานอยู่ในบริษัทนั้นจริง ซึ่งสามารถใช้ในการสมัครงานในองค์กรอื่นหรือสำหรับเป็นหลักฐานในกระบวนการต่าง ๆ โดยหนังสือรับรองการทำงานจะออกด้วยเหตุผลอยู่ 2 อย่าง คือ ได้ทำงานผ่านโปรตามที่บริษัทได้มีการระบุไว้ หรือออกเมื่อสัญญาการว่าจ้างงานนั้นสิ้นสุดลงหรือได้มีการลาออก

พนักงานสามารถออกใบรับรองเงินเดือนเองได้หรือไม่

พนักงานไม่สามารถออกใบรับรองเงินเดือนเองได้ หากพนักงานทำการออกเอกสารด้วยตนเองจะถือว่าเป็นการปลอมแปลงเอกสาร และจงใจทุจริต ซึ่งกรณีที่พนักงานออกเอกสารด้วยตนเองอาจส่งผลต่อความน่าเชื่อถือต่อตัวเองบุคคลเอง และอาจเสียเครดิตในการทำธุรกรรมต่างๆ

ทั้งนี้ การออกใบรับรองเงินเดือนควรให้ฝ่าย HR (Human Resources) หรือผู้มีอำนาจทำการออกเอกสารและลงนามรับรองเอกสารฉบับดังกล่าว แม้แต่ในกรณีของ HR เองที่ต้องการใบรับรองเงินเดือนก็ไม่สามารถเซ็นรับรองบนใบรับรองการทำงานด้วยตนเองได้ จะต้องให้ผู้มีอำนาจสูงกว่าหรือเจ้าของกิจการเป็นผู้เซ็นรับรองบนเอกสารฉบับนั้น

สรุปความสำคัญของใบรับรองเงินเดือน

การออกใบรับรองเงินเดือนจะต้องเป็นไปตามนโยบายและข้อกำหนดขององค์กรหรือบริษัท ซึ่งต้องให้ข้อมูลที่ถูกต้องและสอดคล้องกับความเป็นจริงของรายได้และเงื่อนไขการทำงานของพนักงาน นอกจากนี้ยังต้องเป็นเอกสารที่มีลายเซ็นจากผู้มีอำนาจในการออกหนังสือเพื่อเสริมความน่าเชื่อถือและประสิทธิภาพของเอกสารนั้นๆ เพื่อให้เกิดประโยชน์แก่ทั้งผู้ให้บริการและผู้รับบริการในกรณีต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการใช้ใบรองเงินเดือน

โปรแกรมบริหารงานบุคคล แพลตฟอร์มที่ช่วยให้การบริหารจัดการงานฝ่ายบุคคลเป็นเรื่องง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็นระบบการลงเวลาการงาน เอกสารและการอนุมัติ การคำนวณเงินเดือน สลิปเงินเดือน ตลอดจนรายงานต่างๆ มีการเชื่อมต่อการใช้งานร่วมกับ PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ หลังจากที่ผู้ประกอบการมีการผูกผังบัญชีกับ PEAK เมื่อมีการทำจ่ายเงินที่ HumanSoft ระบบจะส่งข้อมูลมาที่ PEAK โดย PEAK จะบันทึกค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับเงินเดือนนั้นได้อย่างถูกต้อง แม่นยำ

หากสนใจอ่านบทความเกี่ยวกับใบรับรองเงินเดือนหรือเรื่องเกี่ยวกับการบริหารงาน HR อื่นๆ เพิ่มเติมสามารถเข้ามาอ่านได้ที่ รวมเรื่องบริหารงานบุคคล หรือหากต้องการออกใบรับรองการทำงานให้กับพนักงานง่าย ๆ สามารถทดลองใช้งานฟรี 30 วันได้ที่ HumanSoft