นักบัญชีส่วนใหญ่รู้จักทะเบียนทรัพย์สินหรือ Fixed Asset Register ว่าเป็นการสรุปรายละเอียดของทรัพย์สินที่ใช้ในการดำเนินธุรกิจ เช่น อาคารสำนักงานหรือโรงงาน เครื่องจักร อุปกรณ์สำนักงานซึ่งสินทรัพย์เหล่านี้มีอายุการใช้งานนานและมีมูลค่าสูง และต้องมีการประมาณการค่าเสื่อมราคา ทะเบียนทรัพย์สินมีความสำคัญอย่างไร มีขั้นตอน ข้อปฏิบัติ สิ่งควรรู้ในการจัดทำอย่างไร บทความนี้มีคำตอบ
สินทรัพย์ประเภทใดที่ต้องจัดทำทะเบียนคุม
หลายคนเข้าใจว่าทรัพย์สิน กับ สินทรัพย์ เป็นคำคำเดียวกันเพียงแค่สลับคำกัน แต่ที่จริงทั้งสองคำนี้มีความหมายต่างกัน โดยทรัพย์สินเป็นส่วนหนึ่งของสินทรัพย์ ตามพจนานุกรมศัพท์เศรษฐศาสตร์ ฉบับราชบัณฑิตยสถาน ได้อธิบายความหมายของคำว่า “ทรัพย์สิน” และ “สินทรัพย์” ไว้ดังนี้
1. ทรัพย์สิน(Property) หมายถึง รายการของวัตถุทั้งที่มีรูปร่างและไม่มีรูปร่างที่ถือครองได้ ซึ่งมีมูลค่าเป็นเงิน ทรัพย์สินแบ่งเป็น 3 ประเภทใหญ่ คือ
(1) ทรัพย์สินมีตัวตน (Tangible assets) หรือ ในทางบัญชีใช้คำว่า “ที่ดิน อาคาร อุปกรณ์ ”(Property, Plant and Equipment) ได้แก่ ที่ดิน อาคารโรงงาน อาคารสำนักงาน เครื่องจักร ยานพาหนะ อุปกรณ์สำนักงาน เป็นต้น
(2) ทรัพย์สินทางการเงิน (Financial assets) เช่น เงินตรา ธนบัตร หุ้น พันธบัตร เป็นต้น
(3) ทรัพย์สินไม่มีตัวตน (Intangible assets) เช่น เครื่องหมายการค้า (Trade–mark), ค่าความนิยม (Goodwill) ของสินค้าหรือของกิจการ, ทรัพย์สินทางปัญญา เป็นต้น
2. สินทรัพย์ ในทางบัญชี หมายถึง สิทธิและทรัพยากรที่กิจการมีอยู่ ซึ่งเกิดจากการประกอบการสามารถแสดงค่าเป็นตัวเงินได้และจะให้ประโยชน์ในอนาคต ซึ่งนอกจากจะหมายรวมถึงรายการทรัพย์สินแล้ว ยังรวมรายจ่ายที่จ่ายไปและไม่มีสิทธิเรียกร้อง แต่ประโยชน์ที่จะเกิดขึ้นแก่กิจการยังมีอยู่ เช่น รายจ่ายรอตัดบัญชี เป็นต้น
กิจการที่มีทรัพย์สินที่มีตัวตนไว้ในครอบครอง จำเป็นต้องมีระบบการควบคุมและเก็บรักษาทรัพย์สิน จึงต้องมีการจัดทำทะเบียนทรัพย์สิน เพื่อเป็นแหล่งรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับต้นทุนของทรัพย์สิน ค่าเสื่อมราคา ค่าเสื่อมราคาสะสม ตลอดจนระบุแหล่งที่ใช้ทรัพย์สินนั้นอยู่
ที่ดิน อาคารและอุปกรณ์
มาตรฐานการบัญชี ฉบับที่ 16 ได้ให้ความหมายของ ที่ดิน อาคารและอุปกรณ์ (Property, Plant and Equipment) ไว้ดังนี้
ที่ดิน อาคารและอุปกรณ์ หมายถึง สินทรัพย์ที่มีตัวตนซึ่งเข้าเงื่อนไขทุกข้อต่อไปนี้
1. กิจการมีไว้เพื่อใช้ประโยชน์ในการผลิตสินค้าหรือให้บริการ เพื่อให้เช่า หรือเพื่อใช้ในการบริหารงาน
2. กิจการคาดว่าจะใช้ประโยชน์มากกว่าหนึ่งรอบระยะเวลา
ราคาทุน ของที่ดิน อาคารและอุปกรณ์ ประกอบด้วย
1. ราคาซื้อ รวมอากรขาเข้า และภาษีซื้อที่เรียกคืนไม่ได้ หักส่วนลดการค้าและจำนวนที่ได้รับคืนจากผู้ขาย
2. ต้นทุนการกู้ยืมที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการได้มา การก่อสร้าง หรือการผลิตของสินทรัพย์ที่ต้องใช้ระยะเวลานานในการเตรียมพร้อม ได้แก่ดอกเบี้ยเงินกู้ยืมและต้นทุนอื่นๆ ที่เกิดขึ้นที่เกี่ยวเนื่องจากการกู้ยืมของกิจการ
3. ต้นทุนทางตรงอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดหาสินทรัพย์ เพื่อให้สินทรัพย์นั้นอยู่ในสถานที่และสภาพที่พร้อมที่จะใช้งานได้ตามความประสงค์ของฝ่ายบริหาร
ต้นทุนทางตรงอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ ต้นทุนการเตรียมสถานที่ ต้นทุนการขนส่งเริ่มแรกและการเก็บรักษา ต้นทุนการติดตั้งและการประกอบ ต้นทุนในการทดสอบว่าสินทรัพย์นั้นสามารถใช้งานได้อย่างเหมาะสมหรือไม่
4. ต้นทุนที่ประมาณการเบื้องต้นสำหรับการรื้อ การขนย้าย และการบูรณะสถานที่ตั้งของสินทรัพย์ ซึ่งเป็นภาระผูกพันของกิจการที่เกิดขึ้นเมื่อกิจการได้สินทรัพย์นั้นมา
ทะเบียนทรัพย์สิน (Fixed Asset Register) คืออะไร
ทะเบียนทรัพย์สิน หมายถึง รายงานสรุปรายละเอียดของทรัพย์สินที่มีตัวตนที่มีอยู่ในกิจการและใช้ในการควบคุมภายในเพื่อ ตรวจสอบความมีตัวตนอยู่จริงของทรัพย์สิน
ความสำคัญของทะเบียนทรัพย์สิน
ทะเบียนทรัพย์สินมีความสำคัญต่อกิจการดังต่อไปนี้
1. เป็นการยืนยันว่าทรัพย์สินมีตัวตนอยู่จริง
การที่กิจการจัดทำทะเบียนทรัพย์สินแสดงให้เห็นว่ากิจการมีรายงานที่แสดงว่ามีการควบคุมทรัพย์สิน
อย่างไรก็ตามกิจการควรมีการตรวจนับทรัพย์สินอย่างน้อยปีละครั้ง เพื่อให้เกิดระบบการควบคุมภายในที่ดี
2. เป็นการป้องกันการทุจริตและปรับปรุงทะเบียนคุมทรัพย์สินให้ถูกต้องตรงกันกับทรัพย์สินที่มีอยู่จริง
การจัดทำทะเบียนคุมทรัพย์สินและมีการตรวจนับทรัพย์สินว่ามีจำนวนตรงกันกับรายการในทะเบียนคุมหรือไม่ ช่วยป้องกันการทุจริตหรือการสูญหายของทรัพย์สิน เป็นการแสดงว่าทรัพย์สินนั้นๆ มีการใช้งานจริงและเป็นทรัพย์สินที่มีความเกี่ยวข้องกับกิจการ และในกรณีที่ทะเบียนคุมไม่อัปเดต เช่น มีทรัพย์สินเป็นจำนวนมากที่ไม่สามารถใช้ประโยชน์ในการดำเนินงานได้แล้วแต่มีการจำหน่ายออกจากบัญชี หรือมีทรัพย์สินจำนวนมากที่มียอดคงเหลืออยู่ในบัญชีแต่ไม่มีของจริง ให้ทำการตรวจสอบให้ถูกต้อง
3. ช่วยให้การตรวจสอบค้นหาทรัพย์สินทำได้ง่าย
ในการจัดทำทะเบียนคุมทรัพย์สินที่มีการกำหนดที่ตั้ง (Location) ของทรัพย์สิน จะทำให้สะดวกต่อการนำทรัพย์สินมาใช้และค้นหาได้ง่ายเมื่อมีการตรวจนับประจำงวด
4. ทำให้การคำนวณค่าเสื่อมราคาถูกต้อง
การจัดทำทะเบียนคุมทรัพย์สินและการตรวจนับทรัพย์สินดังที่กล่าวมา จะช่วยให้ข้อมูลทรัพย์สินครบถ้วน ทำให้การคำนวณค่าเสื่อมราคามีความถูกต้อง ไม่เกิดความผิดพลาดและปัญหาตามมา
การควบคุมการใช้ทรัพย์สินของกิจการ
การจัดทำทะเบียนคุมทรัพย์สินเป็นส่วนหนึ่งของการควบคุมการใช้ทรัพย์สินพื่อให้เกิดระบบการควบคุมภายในที่ดี ที่จริงแล้วการควบคุมการใช้ทรัพย์สินเพื่อให้เกิดระบบการควบคุมภายในที่ดีมีด้วยกัน 5 ระยะ ดังนี้
ระยะแรก เริ่มจากการจัดหาทรัพย์สินมาใช้ในการดำเนินกิจการ ควรมีการจัดทำงบประมาณในการจัดซื้อ โดยแต่ละหน่วยงานเป็นผู้จัดทำ ปกติจะจัดทำปีละครั้งเพื่อระบุความต้องการในการซื้อทรัพย์สินใหม่เพื่อทดแทนของเดิม หรือเพิ่มเติมจากทรัพย์สินที่มีอยู่แล้ว ในการตั้งงบประมาณการซื้อทรัพย์สิน หน่วยงานควรพิจารณาถึงความต้องการใช้และผลตอบแทน หรือความคุ้มค่าที่จะได้จากการลงทุนในทรัพย์สินน้้น รวมทั้งพิจารณาเงินทุนที่มีอยู่ในปีงบประมาณแต่ละปีว่ามีเพียงพอหรือไม่ ในการจัดทำงบประมาณควรมีการ เปรียบเทียบเงินที่จ่ายจริงในการซื้อทรัพย์สินและตัวเลขงบประมาณเพื่อเป็นการติดตามและเปรียบเทียบเพื่อให้เห็นว่าเงินที่จ่ายซื้อทรัพย์สินมีความเหมาะสมและยังอยู่ภายในวงเงินงบประมาณที่กำหนดไว้
ระยะที่สอง เป็นขั้นตอนของการจัดซื้อ ซึ่งกิจการควรมีการกำหนดนโยบายในการจัดซื้อทรัพย์สิน รวมทั้งอำนาจในการอนุมัติ โดยทั่วไปวิธีปฏิบัติในการจัดซื้อจะไม่ค่อยต่างจากการจ้ดซื้อสินค้าทั่วไป แต่อย่างไรก็ตาม ควรมีการสอบราคาจากผู้ขายที่เชื่อถือได้และในการรับของควรให้หน่วยงานผู้เสนอซื้อเข้ามาร่วมตรวจรับของด้วย เพื่อจะได้ทราบว่าทรัพย์สินนั้นตรงตามความต้องการที่เสนอมาหรือไม่
ระยะที่สาม กิจการควรพิจารณาแบ่งแยกรายจ่ายในการซื้อทรัพย์สินโดยมีหลักเกณฑ์ที่แน่นอน ว่าเป็นรายจ่ายฝ่ายทุน (Capital Expenditure) หรือรายจ่ายในการดำเนินงาน โดยรายจ่ายฝ่ายทุนจะเป็นรายจ่ายเพื่อการได้มาซึ่งทรัพย์สิน รวมทั้งรายจ่ายในการต่อเติม รายจ่ายในการเปลี่ยนแปลงสภาพทรัพย์สิน รายจ่ายในการขยายออก และรายจ่ายในการทำให้ทรัพย์สินดีขึ้นกว่าวันที่ได้รับทรัพย์สินนั้นมา ส่วนรายจ่ายในการดำเนินกิจการ หมายถึงรายจ่ายในการดำเนินธุรกิจที่ก่อให้เกิดรายได้ โดยที่ธุรกิจไม่ได้รับกรรมสิทธิ์ในทรัพย์สินใดๆ ได้แก่ เงินเดือน ค่าน้ำประปา ค่าไฟฟ้า ค่าโทรศัพท์ เป็นต้น
ในการพิจารณาว่าเป็นรายจ่ายฝ่ายทุนให้พิจารณาจากรายจ่ายที่ถือว่าเป็นราคาทุนของที่ดิน อาคารและอุปกรณ์ดังที่กล่าวมาข้างต้น ได้แก่ ค่าขนส่ง ค่าเตรียมสถานที่ ค่าใช้จ่ายในการติดตั้ง เป็นต้น นอกจากนี้กิจการควรกำหนดนโยบายในการกำหนดมูลค่าขั้นต่ำของทรัพย์สิน เช่น มูลค่าไม่ต่ำกว่า 5,000 บาท
ระยะที่สี่ เริ่มตั้งแต่เมื่อกิจการได้รับทรัพย์สินเข้ามา ซึ่งจะต้องมีการจัดหมวดหมู่ให้ทรัพย์สินนั้นก่อน มีการให้รหัสทรัพย์สิน การบันทึกรายละเอียดของทรัพย์สินลงในทะเบียนคุมทรัพย์สิน ซึ่งจะกล่าวถึงขั้นตอนและแนวปฏิบัติในรายละเอียดต่อไป นอกจากนี้กิจการควรทำประกันภัยเพื่อลดความเสี่ยงภัยอันอาจจะเกิดแก่ทรัพย์สิน ได้แก่ ไฟไหม้ การโจรกรรม อุบัติเหตุต่างๆ เป็นต้น โดยเฉพาะทรัพย์สินที่มูลค่าสูง เช่น อาคาร เครื่องจักร ยานพาหนะ เป็นต้น จากนั้นเป็นขั้นตอนของการคำนวณค่าเสื่อมราคาและควบคุมค่าใช้จ่ายต่างๆที่เกี่ยวกับทรัพย์สินและควรมีการตรวจนับทรัพย์สินอย่างน้อยปีละครั้ง
ระยะที่ห้า เมื่อมีการเลิกใช้ทรัพย์สิน ต้องมีการอนุมัติการตัดจำหน่ายและกำหนดแนวปฏิบัติในการตัดจำหน่ายทรัพย์สิน
เทคนิคในการจัดทำทะเบียนทรัพย์สินของกิจการ
ในการควบคุมการใช้ทรัพย์สินของกิจการหลังจากที่กิจการได้รับทรัพย์สินมาแล้ว เป็นขั้นตอนในการจัดทำทะเบียนคุมทรัพย์สิน โดยมีขั้นตอนการจัดทำดังต่อไปนี้
1. การจัดทรัพย์สินตามประเภทของทรัพย์สินเป็นกลุ่มและกำหนดรหัสทรัพย์สิน
โดยกิจการควรแบ่งกลุ่มทรัพย์สินเป็นกลุ่มใหญ่และกลุ่มย่อยๆ ตามประเภทของทรัพย์สิน ซึ่งมีรหัสทรัพย์สินแยกตามกลุ่มของทรัพย์สิน ดังตัวอย่างต่อไปนี้
ที่ดิน รหัส 161
ที่ดินที่ใช้เป็นสถานที่ก่อสร้างโรงงาน รหัส 161-1
ที่ดินที่ใช้เป็นสถานที่ก่อสร้างสำนักงาน รหัส 161-2
ที่ดินที่ใช้เป็นสถานที่ก่อสร้างร้านค้า รหัส 161-3
อาคาร รหัส 162
อาคารโรงงาน รหัส 162-1
อาคารสำนักงาน รหัส 162-2
อาคารร้านค้า รหัส 162-3
เครื่องจักรและอุปกรณ์ รหัส 163
เครื่องจักรและอุปกรณ์โรงงาน รหัส 163-1
เครื่องจักรและอุปกรณ์สำนักงาน รหัส 163-2
เครื่องจักรและอุปกรณ์ร้านค้า รหัส 163-3
โดยปกติในการกำหนดรหัสทรัพย์สินจะเป็นการระบุกลุ่มทรัพย์สิน (Fixed Asset Group) และรหัสทรัพย์สิน(Fixed Asset Number) ที่ระบุกลุ่มทรัพย์สิน และ Running Number ตามลำดับวันที่ก่อน-หลังที่ซื้อทรัพย์สินนั้น
2. นอกจากกำหนดรหัสทรัพย์สินแล้ว ในการจัดทำทะเบียนคุมทรัพย์สินควรระบุชื่อทรัพย์สิน (Asset Name), ชื่อย่อหรือนามแฝง (Asset Name Alais), สถานที่ของทรัพย์สิน (Location) เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาเมื่อทำการตรวจนับ
3. เพื่อประโยชน์ในการคำนวณค่าเสื่อมราคา ทะเบียนคุมทรัพย์สินควรระบุวันที่เริ่มใช้งานทรัพย์สิน, อ้างอิงเลขที่เอกสารใบแจ้งหนี้ที่ซื้อทรัพย์สิน, วิธีคิดค่าเสื่อมราคา, อัตราค่าเสื่อมราคา, วันที่คิดค่าเสื่อมราคา, ราคาทุนของทรัพย์สิน รวมทั้งค่าเสื่อมราคาและค่าเสื่อมราคาสะสม
4. มูลค่าตามบัญชีคงเหลือ (Net Book Value) ซึ่งได้จากการคำนวณราคาทุนหักด้วยค่าเสื่อมราคาสะสม โดยมูลค่าตามบัญชีคงเหลือในทะเบียนทรัพย์สินของทุกรายการรวมกันควรเท่ากับมูลค่าตามบัญชีคงเหลือในบัญชีแยกประเภทของที่ดิน อาคาร และอุุปกรณ์ ซึ่งเท่ากับเป็นการยืนยันความครบถ้วนของการบันทึกบัญชีที่ดิน อาคารและอุปกรณ์
5. มีการจัดทำฉลาก (Tags) ติดกำกับที่ทรัพย์สิน ซึ่งจะช่วยในการคันหาและตรวจสอบทรัพย์สินได้ง่ายและสะดวกมากขึ้น
6. เมื่อดำเนินการจัดทำทะเบียนทรัพย์สินแล้ว เพื่อให้เกิดระบบการควบคุมภายในที่ดีที่เป็นการยืนยันความมีตัวตนของทรัพย์สิน กิจการควรกำหนดให้มีการตรวจนับทรัพย์สินอย่างน้อยปีละครั้งดังที่กล่าวมาแล้ว ข้างต้น
ปัจจุบัน โปรแกรมบัญชีออนไลน์อย่าง PEAK ACCOUNT มีระบบจัดการทะเบียนทรัพย์สินและการบันทึกค่าเสื่อมราคา ทำให้นักบัญชีจัดทำทะเบียนทรัพย์สินได้ง่ายและสะดวกมากยิ่งขึ้น ช่วยประหยัดเวลาในการทำงานและมีความถูกต้องในการบันทึกบัญชี โดย PEAK Asset จะมาช่วยในการควบคุมดูแลทรัพย์สินของกิจการ ควบคุมการรับเข้าและตัดจำหน่ายทรัพย์สิน มีรายงานสรุปมูลค่าทรัพย์สินที่มีอยู่ ช่วยคำนวณค่าเสื่อมราคาทางบัญชี พร้อมบันทึกรายการบัญชีให้โดยอัตโนมัติ สามารถจัดทำทะเบียนคุมทรัพย์สินแต่ละรายการ นักบัญชีสามารถแนบไฟล์รูปภาพของทรัพย์สินให้ตรงกับทะเบียนทำให้การตรวจนับทรัพย์สินมีประสิทธิภาพ ช่วยป้องกันการทุจริตและการสูญหายของทรัพย์สิน ซึ่งนักบัญชีสามารถศึกษาระบบ PEAK Asset ได้ตามลิงก์นี้ PEAK Asset ระบบจัดการสินทรัพย์ และการบันทึกค่าเสื่อมราคา – PEAK Blog (peakaccount.com)
สำหรับฟังก์ชั่นใน PEAK Asset ประกอบด้วย
1. ฟังก์ชั่นเพิ่มกลุ่มสินทรัพย์
2. ฟังก์ชั่นเพิ่มสินทรัพย์ยกมา
3. ฟังก์ชั่นซื้อสินทรัพย์
4. ฟังก์ชั่นขายสินทรัพย์
5. หน้ารายละเอียดสินทรัพย์และตารางค่าเสื่อมราคา
6. พิมพ์รายงานกลุ่มสินทรัพย์แสดงทรัพย์สินและมูลค่าทั้งหมด
7. ฟังก์ชั่นหยุดคิดค่าเสื่อมราคา
PEAK Asset เหมาะกับใคร
1. กิจการที่มีทรัพย์สินเพื่อการใช้งานเป็นระยะเวลานานและมีมูลค่าสูง เช่น ที่ดิน อาคาร เครื่องจักรและอุปกรณ์ ยานพาหนะ ลิขสิทธิ์ สิทธิบัตร เป็นต้น และต้องการจัดทำทะเบียนคุมทรัพย์สิน
2. นักบัญชีที่จัดทำบัญชีให้ธุรกิจที่มีสินทรัพย์ถาวรอยู่ภายในกิจการ
3. ผู้ดูแลทรัพย์สินหรือฝ่ายจัดซื้อ ที่มีหน้าที่ตรวจนับและดูแลทรัพย์สินภายในกิจการ
ติดตามความรู้ทางบัญชี ภาษี ได้ที่ บทความ – PEAK Blog (peakaccount.com)
PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ช่วยนักบัญชีจัดทำบัญชีได้สะดวกรวดเร็วและถูกต้อง ช่วยผู้ประกอบการจัดการเรื่องบัญชีได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชึ PEAK ได้ที่ https://peakaccount.com
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
อ้างอิง
ทะเบียนทรัพย์สินคืออะไร รู้กันในบทความนี้เลย | Station Account (station-ac count.com)
ระบบบัญชีสินทรัพย์ถาวร,ระบบบัญชี 2561, วิไล วีรปรีย จงจิตต์ หลีกภัย ประจิตร หาวัตร
