เทคนิคบริหารจัดการ ลดต้นทุน สร้างกำไร ช่วยธุรกิจเติบโตแบบก้าวกระโดด

หน้าหลัก>คลังความรู้>ธุรกิจ>ธุรกิจทั่วไป>เทคนิคบริหารจัดการ ลดต้นทุน สร้างกำไร ช่วยธุรกิจเติบโตแบบก้าวกระโดด

Table of Contents

เทคนิคการลดต้นทุน (Cost Reduction) เป็นแนวทางการบริหารองค์กรที่ทำให้ต้นทุนในการดำเนินงานลดลง ต้นทุนในที่นี้มิได้หมายถึงเม็ดเงินแต่เพียงอย่างเดียว แต่ยังหมายรวมถึงทรัพยากรที่สูญเสียไปในการผลิตหรือการให้บริการ โดยไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์กับส่วนอื่นๆ ได้

แนวทางการลดต้นทุนขององค์กร

ในที่นี้จะขอนำเสนอเทคนิคการลดต้นทุนในองค์กร ซึ่งผู้ประกอบการสามารถนำไปใช้ได้ในทุกสถานการณ์ ไม่เฉพาะในช่วงที่เกิดวิกฤตทางเศรษฐกิจเท่านั้น แต่จะช่วยสร้างกำไรและทำให้ธุรกิจเติบโตได้ โดยแบ่งออกได้เป็น 4 แนวทาง ดังต่อไปนี้

1. การลดต้นทุนด้านการผลิต

ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจผลิต หรือให้บริการ ต้นทุนการผลิตเป็นสิ่งที่ผู้บริหารต้องการควบคุมอย่างมากเพราะจะช่วยประหยัดต้นทุนในการผลิตสินค้าหรือให้บริการ ทำให้กิจการได้รับกำไรเพิ่มขึ้น แต่ถ้าการบริหารต้นทุนไม่ดีก็จะก่อให้เกิดผลเสียทำให้คุณภาพของสินค้าและบริการลดลง

การลดต้นทุนการผลิตเป็นการลดค่าใช้จ่ายและความเสียหายในช่วงระหว่างการดำเนินการผลิตสินค้าหรือบริการ ซึ่งต้องคำนึงถึงคุณภาพของสินค้าหรือบริการเพื่อให้ลูกค้าที่ใช้สินค้าหรือบริการนั้นเกิดความพึงพอใจ

ในการลดต้นทุนการผลิตแบ่งตามประเภทของต้นทุนได้เป็น 3 ประเภท ซึ่งจะมองเห็นได้ชัดเจนในธุรกิจที่ทำการผลิตสินค้า ดังต่อไปนี้

1.1 การลดต้นทุนวัตถุดิบ

โดยทั่วไปต้นทุนวัตถุดิบ (Material Cost) แบ่งออกได้เป็น 2 ประเภทคือ

ก. ต้นทุนวัตถุดิบทางตรง (Direct Material Cost) หมายถึง วัตถุดิบหลักที่ใช้ในการผลิต เป็นส่วนประกอบหรือส่วนผสมหลักที่นำมาผลิตสินค้าและสามารถระบุได้อย่างชัดเจนว่าใช้ในการผลิตสินค้าชนิดใดชนิดหนึ่งในปริมาณและต้นทุนเท่าใด เช่น เยื่อกระดาษเป็นวัตถุดิบทางตรงที่ใช้ในการผลิตกระดาษ ไม้แปรรูปเป็นวัตถุดิบทางตรงที่ใช้ในการผลิตเฟอร์นิเจอร์ เป็นต้น

ข. ต้นทุนวัตถุดิบทางอ้อม (Indirect Material Cost) หมายถึง วัตถุดิบต่างๆ ที่เกี่ยวข้องเป็นส่วนผสมหรือส่วนประกอบเสริมที่เอามาผลิตสินค้า แต่ไม่ใช่วัตถุดิบหลักหรือวัตถุดิบส่วนใหญ่ เช่น กาว ตะปู กระดาษทราย เป็นวัตถุดิบทางอ้อมของการผลิตเฟอร์นิเจอร์ เป็นต้น หรือที่เรียกว่าวัสดุโรงงานซึ่งถือเป็นค่าใช้จ่ายในการผลิตประเภทหนึ่ง

โดยเทคนิคในการลดต้นทุนวัตถุดิบ ในการจัดหาวัตถุดิบควรมีการเปรียบเทียบราคาจาก Supplier หลายราย เพื่อให้ได้ราคาที่เหมาะสม ตรงกับความต้องการมากที่สุด มีความเหมาะสมกับกระบวนการผลิต คำนึงถึงระยะเวลาที่ใช้ในการจัดซื้อ วิธีการเก็บรักษาเพื่อป้องกันไม่ให้วัตถุดิบเสื่อมสภาพหรือหมดอายุก่อนการใช้งาน ซึ่งทำให้กิจการมีต้นทุนจ่ายซื้อวัตถุดิบแต่มิได้นำมาใช้งาน

1.2 การลดต้นทุนการผลิตทางด้านแรงงานและค่าโสหุ้ยการผลิต

ต้นทุนแรงงาน (Labor Cost) เป็นต้นทุนของค่าจ้างและผลตอบแทนที่จ่ายให้แก่คนงานหรือลูกจ้างที่ทำหน้าที่ผลิตสินค้า โดยต้นทุนแรงงานแบ่งออกได้ 2 ประเภทดังนี้

ก. ค่าแรงงานทางตรง (Direct Labor Cost) หมายถึง ค่าแรงที่จ่ายให้คนงานที่ทำการผลิตสินค้าสำเร็จรูปโดยตรง เป็นค่าแรงหลักที่สำคัญในการผลิตสินค้าหน่วยหนึ่งๆ ได้แก่ ค่าแรงคนงานที่ทำหน้าที่ควบคุมเครื่องจักรที่ใช้ในการผลิต เป็นต้น

ข. ค่าแรงทางอ้อม (Indirect Labor Cost) หมายถึง ค่าแรงงานที่ไม่เกี่ยวข้องกับค่าแรงทางตรงที่ใช้ในการผลิตสินค้า เช่น เงินเดือนพนักงานทำความสะอาดเครื่องจักรและโรงงาน เงินเดือนเจ้าหน้าที่ตรวจสอบคุณภาพ เงินเดือนช่างซ่อมบำรุง เป็นต้น

ค่าโสหุ้ยการผลิต เป็นค่าใช้จ่ายในการผลิตสินค้านอกเหนือจากต้นทุนวัตถุดิบทางตรงและแรงงานทางตรง ได้แก่ ต้นทุนวัตถุดิบทางอ้อม ต้นทุนแรงงานทางอ้อม ได้แก่ ค่าน้ำ ค่าไฟ และค่าเช่าของโรงงาน ค่า เสื่อมราคาเครื่องจักร ค่าเสื่อมราคาอาคารโรงงาน เป็นต้น

ในการลดต้นทุนแรงงานและโสหุ้ยการผลิตสามารถทำได้โดยการนำเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้ในกระบวนการผลิต เพื่อช่วยลดต้นทุน ถึงแม้ว่าในระยะแรกจะใช้เงินลงทุนสูงแต่จะช่วยประหยัดต้นทุนทางด้านแรงงานและโสหุ้ยการผลิตในระยะยาวได้

1.3 การลดต้นทุนทางด้านเครื่องจักร

การลดต้นทุนทางด้านเครื่องจักรมิได้ หมายถึง การลดจำนวนเครื่องจักรที่ใช้ในการผลิต แต่หมายถึงในแง่ของการบำรุงรักษา คือ การหมั่นตรวจสอบดูแลและซ่อมบำรุงเครื่องจักรอย่างสม่ำเสมอ ให้สามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ เพื่อมิให้มีผลกระทบต่อคุณภาพของสินค้าที่ผลิต อันจะเป็นการเพิ่มต้นทุนการผลิตให้เพิ่มขึ้นอีกด้วย

2. การใช้งานระบบ LEAN Management

LEAN เป็นเทคนิคในการลดต้นทุน ด้วยการปรับการบริหารจัดการองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยผ่านการลดกระบวนการทำงานที่ไม่สร้างมูลค่าในระยะยาว เน้นการพัฒนาอย่างต่อเนื่องเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพและคุณภาพของกระบวนการทำงาน หัวใจของ LEAN คือการเพิ่มคุณค่าให้แก่องค์กรและลูกค้าผ่านการพัฒนาระบบเพื่อที่จะได้ใช้ทรัพยากรต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

หลักการพื้นฐานของระบบ LEAN Management

มีด้วยกัน 5 ประการ ดังนี้

1. กำหนดคุณค่า (Identify Value)

2. วางแผนดำเนินงาน (Map the Value Stream)

3. สร้างขั้นตอนการทำงาน (Create Flow)

4. ใช้ระบบดึง (Establish Pull)

5. มุ่งสู่ความสมบูรณ์แบบ (Seek Perfection)

ดังมีรายละเอียดต่อไปนี้

1. กำหนดคุณค่า (Identify Value)

เป็นการระบุคุณค่าที่องค์กรต้องการที่จะสร้างให้กับลูกค้า ซึ่งเป็นการเพิ่มคุณค่าในกระบวนการทำงานและหาวิธีการลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อนในกระบวนการทำงาน เป็นการฟังเสียงลูกค้าที่จะช่วยให้ผู้ประกอบการรับรู้ปัญหา หรือ Pain Point ของลูกค้าและส่งมอบคุณค่าที่สามารถตอบโจทย์ลูกค้าได้

2. วางแผนการดำเนินงาน (Map the Value Stream)

เป็นการเขียนแผนผังไหลของงาน เพื่อให้รู้ว่าเกิดความสูญเปล่า (Waste) ในขั้นตอนใด ขั้นตอนใดใช้เวลามากเกินไปหรือใช้คนมากเกินไป มีความติดขัดของงานในขั้นตอนใดบ้าง จะได้ทำการลดหรือขจัดให้หมดไป

3. สร้างขั้นตอนการทำงาน (Create Flow)

เป็นการดูแลและควบคุมระบบงานให้ทำงานได้อย่างต่อเนื่อง เป็นการกำจัดคอขวดไม่ให้งานหยุดชะงักและใช้การจัดการเทคโนโลยีต่างๆ แก้ไขให้ทำงานได้อย่างต่อเนื่องจนจบกระบวนการ

4. ใช้ระบบดึง (Establish Pull)

ระบบดึง คือ การนำความต้องการหลักของลูกค้ามาเป็นเป้าหมายหลักในการทำงาน ได้แก่ การผลิตตาม ออเดอร์ลูกค้า เพื่อไม่ให้เกิดความสูญเปล่าในการผลิตสินค้าจนมีสินค้าคงคลังมากเกินไปจนกลายเป็นต้นทุนจม ซึ่งกระบวนการนี้จะทำให้เกิดการไหลลื่นของงานอย่างต่อเนื่องและเป็นการใช้ทรัพยากรที่ คุ้มค่า

5. มุ่งสู่ความสมบูรณ์แบบ (Seek Perfection)

ขั้นตอนนี้เป็นการวัดผลและปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง โดยทำการวิเคราะห์ ปรับปรุง พัฒนากระบวนการทำงานอย่างสม่ำเสมอ ได้แก่ การทำ PDCA (Plan Do Check Act) เพื่อให้งานที่ได้มีมาตรฐาน สามารถตรวจสอบและปรับปรุงแก้ไข ค้นหาจุดบกพร่องและพัฒนาให้ดีขึ้นได้

หลักการของ LEAN 5 ประการดังที่กล่าวมา จะก่อให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กรดังนี้

1. การทำงานมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น

LEAN เป็นการขจัดความสูญเปล่า ทำให้พนักงานได้ทำงานเฉพาะกระบวนการที่มีคุณค่าเท่านั้น

2. เป็นการใช้เวลาอย่างมีคุณภาพ

ในการทำงาน พนักงานจะไม่เสียเวลากับกระบวนการที่ไม่จำเป็น ประหยัดเวลาในการทำงาน สินค้าและบริการจะถึงมือลูกค้าเร็วขึ้น

3. การให้บริการตรงตามความต้องการของลูกค้า

ระบบ LEAN จะมุ่งเน้นการปรับปรุงและพัฒนาสินค้าและบริการที่ตอบสนองตรงตามความต้องการของลูกค้า

4. พนักงานมีกำลังใจในการทำงาน

ระบบ LEAN สนับสนุนให้เกิดการสื่อสารระหว่างผู้บริหารและพนักงาน มีการรับฟังความคิดเห็นของพนักงานก่อให้เกิดบรรยากาศในการทำงานที่ดี

5. ช่วยลดต้นทุนของสินค้าคงคลัง

ธุรกิจผลิต ถ้าผลิตสินค้ามากเกินไปทำให้ค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาสูงขึ้น รวมทั้งการเก็บสินค้าไว้นาน การเก็บสินค้าไว้นานจะทำให้สินค้าสูญเสียคุณภาพ

3. การจัดทำงบประมาณ

การจัดทำงบประมาณเป็นเทคนิคอีกอย่างหนึ่งที่ช่วยให้ผู้ประกอบการลดต้นทุนได้ โดยการควบคุมค่าใช้จ่ายผ่านตัวเลขทางบัญชี งบประมาณจึงเป็นเครื่องมือสำคัญในการควบคุมต้นทุนและค่าใช้จ่าย เป็นเครื่องมือให้ผู้ประกอบการสามารถวางแผนการใช้เงินในแต่ละช่วงเวลาและเป็นเครื่องมือในการวางแผนกำไรของกิจการ ในการจัดทำงบประมาณโดยทั่วไปจะทำพร้อมกับการจัดทำแผนดำเนินงานประจำปี โดยในการจัดทำผู้ประกอบการต้องคำนึงถึงวัตถุประสงค์ของบริษัท เป้าหมายทั้งระยะสั้นและระยะยาวด้วย

โดยทั่วไปงบประมาณที่ธุรกิจจัดทำมี 2 ประเภท ได้แก่

1. งบประมาณดำเนินการ (Operating Budget)

ประกอบด้วย งบประมาณการขาย งบประมาณแรงงาน งบประมาณค่าใช้จ่ายโรงงาน งบประมาณต้นทุนการผลิต งบประมาณค่าใช้จ่ายในการขายและบริหาร

2. งบประมาณการเงิน (Financial Budget)

ประกอบด้วย งบประมาณเงินสด งบประมาณกำไรขาดทุน งบประมาณงบดุล

ส่วนธุรกิจขนาดเล็กไม่จำเป็นต้องทำงบประมาณการทุกงบ สามารถเลือกทำงบประมาณที่มีความสำคัญต่อกิจการ เช่น งบประมาณการขาย งบประมาณค่าใช้จ่ายและงบประมาณกำไรขาดทุน

การจัดทำงบประมาณมีความจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่กำลังขยายและเจริญเติบโต เพราะจุดประสงค์ของการจัดทำงบประมาณเพื่อวางแผนให้บริษัทมีกำไร (Profit Planning) และเพื่อจะวิเคราะห์ถึงต้นทุนและค่าใช้จ่ายเพื่อปรับปรุงการดำเนินงาน (Cost and Expense Analysis) ว่ามีค่าสูงหรือต่ำเมื่อเปรียบเทียบกับคู่แข่งขันและจุดประสงค์สุดท้ายเพื่อให้เจ้าของกิจการควบคุมต้นทุนและค่าใช้จ่าย (Control Cost and Operating Expense) ที่เกิดขึ้นได้

การลดต้นทุนและค่าใช้จ่ายด้วยการจัดทำงบประมาณมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้บริหารจะต้องติดตามตัวเลขจริงเปรียบเทียบกับงบประมาณที่ตั้งไว้อย่างใกล้ชิดและหาแนวทางการแก้ปัญหาพร้อมทั้งผลักดันฝ่ายต่างๆให้ช่วยกันลดค่าใช้จ่ายทั้งการผลิตและค่าใช้จ่ายในการบริหารอย่างจริงจังและเป็นระบบ การวิเคราะห์ผลแตกต่างงบประมาณและตัวเลขที่เกิดขึ้นจริงก็เพื่อควบคุมและทำให้บริษัทบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ การจัดทำการวิเคราะห์ผลแตกต่างของงบประมาณกับตัวเลขจริงที่เกิดขึ้นควรจัดทำทุก 1 เดือน หรือ 3 เดือน ก็เพื่อติดตามการปฏิบัติงานของแต่ละหน่วยงาน ความแตกต่างนี้เราเรียกว่า Variance อาจจะไม่บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ (unfavorable) หรือบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ (favorable) ก็ได้

การจัดให้มีระบบการควบคุมภายในที่ดี

เทคนิคอีกอันหนึ่งที่จะช่วยลดต้นทุนของกิจการได้คือ การจัดให้มีระบบการควบคุมภายในที่ดี การควบคุมภายใน เป็นเครื่องมือด้านการจัดการประเภทหนึ่งที่ถูกนำมาช่วยในการบริหารงาน และเป็นกลไกพื้นฐานสำคัญของกระบวนการกำกับดูแลการดำเนินกิจกรรมต่างๆ เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และบรรลุวัตถุประสงค์ เนื่องจากระบบการควบคุมภายในเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการป้องกันและรักษาทรัพย์สินของกิจการ ช่วยให้การใช้ทรัพยากรของกิจการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยให้การปฏิบัติงานในขั้นตอนต่างๆ เป็นไปอย่างถูกต้อง เหมาะสม โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถานการณ์ที่เต็มไปด้วยการแข่งขันในปัจจุบัน หากกิจการไม่มีการจัดการที่ดี หรือไม่มีการกำกับดูแลที่ดี (Good Governance) ไม่มีระบบการควบคุมภายในที่เหมาะสม โอกาสเสี่ยงที่อาจเกิดความผิดพลาดในการดำเนินงานจะมีมาก เกิดการรั่วไหล หรือเกิดวิกฤตการณ์ทางการเงิน ซึ่งรวมถึงการล้มละลายของกิจการ สาเหตุสำคัญประการหนึ่ง ก็คือ ขาดระบบการควบคุมภายในที่ดี ขาดการประเมินความเสี่ยงและจัดกิจกรรมควบคุมความเสี่ยงให้อยู่ในระดับที่เหมาะสม ตลอดจนการไม่สามารถตรวจพบข้อผิดพลาด ซึ่งเหตุการณ์เหล่านั้นล้วนไม่เป็นผลดีต่อกิจการ