ระยะเวลาและการเก็บเอกสารบัญชี ภาษี

ธุรกิจมีความจำเป็นต้องเก็บเอกสารทางบัญชีและภาษีไว้เพื่อเป็นหลักฐานอ้างอิง ผู้ประกอบการควรจัดให้มีเก็บเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ เป็นระเบียบ สะดวกต่อการค้นหาและที่สำคัญเพื่อเป็นหลักฐานในการตรวจสอบของผู้สอบบัญชีและกรมสรรพากรตามกฎหมาย

ทำไมต้องเก็บเอกสารบัญชีและภาษี

ที่จริงแล้วผู้ประกอบการมีหน้าที่ตามกฎหมายในการเก็บเอกสารทางบัญชีและภาษี ตามที่กฎหมายฉบับที่เกี่ยวข้องกำหนดไว้ดังต่อไปนี้

1. พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543

พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 กำหนดให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีหรือผู้มีหน้าที่จัดให้มีการทำบัญชี ซึ่งหมายถึง เจ้าของกิจการหรือกรรมการบริษัท ต้องเก็บรักษาข้อมูลและเอกสารต่อไปนี้

1.1 บัญชี โดยบัญชี

1.1.1 บัญชีรายวัน ได้แก่ บัญชีเงินสด บัญชีธนาคาร บัญชีรายวันซื้อ บัญชีรายวันขาย บัญชีรายวันทั่วไป

1.1.2 บัญชีแยกประเภท ได้แก่ บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ หนี้สินและทุน,รายได้และค่าใช้จ่าย,ลูกหนี้ และเจ้าหนี้

1.1.3 บัญชีสินค้า

1.1.4 บัญชีรายวัน บัญชีแยกประเภทอื่น และบัญชีแยกประเภทย่อยตามความจำเป็นของธุรกิจ

1.2 เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี

หมายถึง บันทึกหรือเอกสารหลักฐานที่ใช้ในการลงบัญชี ซึ่งแบ่งออกได้เป็น 3 ประเภท

1.2.1 เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก ได้แก่ ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษีซื้อ ใบส่งของ เป็นต้น

1.2.2 เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี เพื่อออกให้บุคคลภายนอก ได้แก่ ใบสำคัญรับ ใบสำคัญจ่าย ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษีขาย เป็นต้น

1.2.3 เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี เพื่อใช้ในกิจการของตน ได้แก่ ใบเบิกเงินทดรองจ่าย ใบเบิกเงินสดย่อย ใบเบิกค่าเดินทาง เป็นต้น

โดยเอกสารประกอบการลงบัญชีดังกล่าวต้องมีชื่อผู้จัดทำเอกสาร ชื่อและเลขที่เอกสาร วันเดือนปีที่ออกเอกสารและจำนวนเงินรวม

2. มาตรา 87/3 แห่งประมวลรัษฎากร และประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่มฉบับที่ 89

ตามมาตรา 87/3 แห่งประมวลรัษฎากร กำหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจัดเก็บรายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษีพร้อมทั้งเอกสารประกอบการลงรายงาน ณ สถานประกอบการที่จัดทำรายงานหรือสถานที่อื่นตามที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด นับตั้งแต่วันยื่นแบบแสดงรายการหรือวันที่จัดทำรายงานประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่มฉบับที่ 89 กำหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจัดทำรายงานภาษีขาย รายงานซื้อและรายงานสินค้าและวัตถุดิบ

สำหรับใบกำกับภาษีซื้อและหลักฐานที่ใช้ประกอบในการลงรายงานภาษีซื้อให้จัดเก็บเรียงตามลำดับและตรงตามรายการในรายงาน โดยจัดเก็บแยกต่างหากจากเอกสารหลักฐานอื่น แยกเก็บเป็นรายเดือนภาษี จัดเรียงตามลำดับเลขที่ใบกำกับภาษีและเรียงตามลำดับวันเดือนปีที่เกิดขึ้นก่อนหลัง

ระยะเวลาในการเก็บเอกสารบัญชีและภาษี

นอกจากนี้กฎหมายที่เกี่ยวข้องดังกล่าวข้างต้นยังกำหนดระยะเวลาในการเก็บเอกสารบัญชีและภาษีดังนี้

1. พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ.2543

พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ.2543 กำหนดระยะเวลาในการเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชี เป็นระยะเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชีทั้งนี้เพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบบัญชีของกิจการ โดยอธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้ามีอำนาจกำหนดให้ผู้ประกอบการเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้เกิน 5 ปี แต่ต้องไม่เกิน 7 ปีได้

2. มาตรา 87/3 แห่งประมวลรัษฎากร

มาตรา 87/3 แห่งประมวลรัษฎากร กำหนดให้ผู้ประกอบการเก็บเอกสารรายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษีพร้อมทั้งเอกสารประกอบการลงรายงาน ประกอบการลงรายงาน ณ สถานประกอบการที่จัดทำรายงานหรือสถานที่อื่นตามที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนดเป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันที่ได้ยื่นแบบแสดงรายการภาษีหรือวันทำรายงาน

PEAK เป็นโปรแกรมบัญชีออนไลน์ ช่วยให้คุณจัดการเรื่องเอกสารทางบัญชีและภาษีได้เป็นอย่างดีตั้งแต่ขั้นตอนการจัดเตรียมเอกสารจนถึงการออกรายงานทางบัญชีและภาษี

สมัครใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี คลิก peakaccount.com
หรือสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมทาง inbox ของ Facebook PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์

อ้างอิง พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543
     มาตรา 87/3 แห่งประมวลรัษฎากรและประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับ ภาษีมูลค่าเพิ่มฉบับที่ 89