ผู้ประกอบการส่วนใหญ่คิดและสรุปข้อมูลทางการเงินไว้ในหัวตัวเอง เพราะคิดว่าง่ายในการทำความเข้าใจ แต่เมื่อไม่มีระบบทางการเงิน หรือระบบบัญชีที่ดีก็อาจทำให้เป้าหมายของธุรกิจที่ตั้งไว้เปลี่ยนไป หรือเอกสารต่างๆหายไปก็ได้นะครับ การจัดการทางการเงินที่ดีของคุณจะช่วยให้คุณสร้างและรักษาเงินไว้ได้ ช่วยให้คุณรับมือกับช่วงที่ดีและไม่ดีได้ หรือแม้แต่ช่วยให้คุณเพิ่มกำไรในธุรกิจ และยังจะช่วยลดปัญหาที่เกิดขึ้นกับสรรพากรได้อีกด้วย มาดูกันดีกว่าครับว่า 5 เทคนิคการบันทึกบัญชีของเจ้าของธุรกิจ จากหนังสือ Five Bookkeeping Tips for Business Owners โดย Eileen P.Gunn นี้ จะมีอะไรบ้าง
1. วางแผนสำหรับค่าใช้จ่ายที่ใหญ่ๆ
ประโยชน์ คือ คุณจะได้ไม่เสียโอกาสทางธุรกิจ หรือต้องไปกู้ยืมเงินเมื่อต้องใช้จ่ายในสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้
สิ่งที่ต้องทำ คือ จดเหตุการณ์ต่างๆที่อาจจะต้องจ่ายเงินเยอะๆไว้ในปฏิทินล่วงหน้า สัก 3-5 ปี เช่น ค่าอัพเกรดคอมพิวเตอร์ ซื้ออุปกรณ์เครื่องจักรใหม่ รับรู้ถึงขาขึ้นหรือขาลงของธุรกิจเพื่อเตรียมเงินไว้ใช้ เพื่อป้องกันไม่ให้เอาเงินออกจากบริษัทในตอนที่มีเงินเยอะ และไม่เหลือเงินไว้ใช้ในช่วงที่จำเป็น
2. ติดตามค่าใช้จ่าย
ประโยชน์ คือ ลดการลืมค่าใช้จ่ายบางรายการ เช่น ค่าเสื่อมราคา หรือค่าใช้จ่ายบางอย่างได้
สิ่งที่ต้องทำ คือ เปลี่ยนมาใช้บัตรเครดิตเดียวสำหรับการใช้จ่ายสิ่งต่างๆของกิจการ เพราะทุกๆเดือนรายจ่ายของคุณจะถูกบันทึกให้และส่งรายการค่าใช้จ่ายให้คุณอัตโนมัติ ลดการลืมบันทึกเอกสารหรือกรณีที่เอกสารหาย แล้วคุณควรพยายามจดบันทึกทุกรายการที่ใช้จ่ายไปสำหรับธุรกิจ ทำให้เป็นประจำ เพราะคุณจะเห็นถึงผลลัพธ์อย่างไม่น่าเชื่อ
3. บันทึกรายรับให้ได้ดีๆ
ประโยชน์ คือ ลดการจ่ายภาษีที่ไม่ใช่รายได้ของคุณ
สิ่งที่ต้องทำ คือ การแยกบัญชีระหว่างเงินส่วนตัวและเงินของกิจการ
บัญชีของกิจการควรเป็นบัญชีที่รับหรือจ่ายเงินของกิจการเพียงอย่างเดียว ถ้าเป็นไปได้ควรมีอีกบัญชีที่เป็นบัญชีสำหรับรับเงิน และอักบัญชีสำหรับจ่ายเงิน วิธีการนี้จะช่วยลดความเสี่ยงจากการประเมินของสรรพากรได้ และถ้าเป็นไปได้คุณควรให้ลูกค้าจ่ายเงินผ่านทางธนาคารหรือบัตรเครดิตทุกครั้ง ดีกว่าการที่รับเงินสด และคุณต้องนำเงินสดไปฝากธนาคารเอง เพราะหากคุณนำเงินเข้าฝากธนาคารไม่ครบ จะกลายเป็นว่าเงินในบัญชีของกิจการที่มีจริงไม่เท่ากับเงินที่มีบันทึกในบัญชีครับ
4. กันเงินไว้สำหรับจ่ายภาษี
ประโยชน์ คือ คุณจะมีเงินสำหรับจ่ายภาษีได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องเจอกับเบี้ยปรับเงินเพิ่มจากการจ่ายล่าช้า
สิ่งที่ต้องทำ คือเตรียมเงินจำนวนเล็กๆน้อยๆทุกครั้งที่คุณมีรายได้ ถ้าจะให้ตัวเลขคร่าวๆสำหรับสำรองเงินภาษีไว้ เราคิดว่าคุณควรจะกันเงินประมาณ 5% ไว้เพื่อเป็นเงินสำรองเพื่อเสียภาษี เพราะคุณรู้ไหม? ว่าเงินเพิ่มของสรรพากรนั้นสูงถึง 1.5% ต่อเดือน นั้นหมายถึง 18% ต่อปีเลยทีเดียว ดังนั้นการเก็บเงินบางส่วนไว้สำหรับจ่ายภาษีจึงเป็นเรื่องสำคัญ
5. ตามใบแจ้งหนี้ของคุณให้ดีๆ
ประโยชน์ คือ เพิ่มสภาพคล่องให้กับธุรกิจ เพราะการที่ลูกค้าจ่ายเงินล่าช้าหรือเบี้ยวเงิน อาจทำให้คุณขาดสภาพคล่องได้
สิ่งที่ต้องทำ คือ จัดตั้งคนๆหนึ่งที่รับผิดชอบในการดูแลเรื่องการชำระเงินของลูกค้า โดยชวนกำหนดวันทีชำระชัดเจนในเอกสาร รวมทั้งกำหนดค่าปรับกรณีชำระล่าช้าก็จะช่วยให้ลูกค้าชำระได้ตรงเวลาขึ้นครับ
ข้อมูลทางบัญชีมีความสำคัญอย่างยิ่งในการบริหารธุรกิจ เพราะบัญชีไม่ใช่แค่เรื่องการนำส่งภาษี แต่เป็นการตามดูประสิทธิภาพและประสิทธิผลการทำงานของดำเนินงานของธุรกิจคุณ ดังนั้นการเลือกสำนักงานบัญขีที่เหมาะสมจึงสำคัญอย่างมากต่อความสำเร็จของธุรกิจ ผู้ประกอบการควรเลือกบริการรับทำบัญชีจากสำนักงานบัญชีที่สามารถให้ความเห็นและคำแนะนำในการใช้ข้อมูลทางบัญชีในการบริหารทางธุรกิจได้นอกเหนือจากบริการด้านภาษี ซึ่ง PEAK สำนักงานพันธมิตรทั่วประเทศกว่า 150 สำนักงาน เราสามารถแนะนำสำนักงานบัญชีที่อยู่ในเขตพื้นที่ของคุณ และเชี่ยวชาญในธุรกิจที่หลากหลายประเภท พร้อมทั้งบริการปิดงบ ยื่นภาษี ดูแลครบวงจร
สนใจบริการทำบัญชีกับ PEAK และสำนักงานบัญชีพันธมิตรกว่า 150 สำนักงานทั่วประเทศ
คลิก peakaccount.com หรือสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมทาง inbox ของ Facebook PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์
