จากสถานการณ์โควิด-19 ทำให้หน่วยงานทั้งภาครัฐและเอกชนมีการปรับเปลี่ยนนโยบายให้เข้ากับวิถีใหม่โดยการให้พนักงานทำงานแบบ Work from Home ขณะเดียวกันนักบัญชีทั้งที่เป็นพนักงานประจำหรือฟรีแลนซ์ สามารถปรับตัวให้ทำงานที่บ้านได้เช่นกัน
ข้อดีจากการทำงาน Work from Home สำหรับนักบัญชี
1. เกิดความพึงพอใจในการทำงาน ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
จากการสำรวจของ Morar Consulting ในปี 2017 พบว่า 30% ของคนทำงานในสหรัฐอเมริกาที่นายจ้างให้ทำงานแบบ Work from Home อย่างน้อยสัปดาห์ละ 1 วัน มีความพึงพอใจในการทำงานสูงกว่าพนักงานที่ไม่ได้ทำ Work from Home
ผลสำรวจของ Flexjobs พบว่า Work from Home ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพขึ้นถึง 65%
2. ช่วยลดค้นทุนของสำนักงาน
แนวทางการทำงานแบบ Work from Home ช่วยลดต้นทุนขององค์กรหรือสำนักงานบัญชี ได้แก่ ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าบำรุงรักษา เป็นต้น
3. ช่วยลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทาง
การทำงาน Work from Home ช่วยประหยัดค่าเดินทางทั้งค่าโดยสารรถสาธารณะ ค่าน้ำมัน รวมไปถึงนักบัญชียังมีเวลามากขึ้น เพราะใช้เวลาในการเดินทางไปกลับที่ทำงาน
4. ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการแต่งตัวซื้อเสื้อผ้าและสามารถแต่งกายได้อิสระ
นักบัญชีไม่ต้องแต่งกายอย่างเป็นทางการสามารถแต่งกายชุดลำลองได้ ช่วยลดค่าใช้จ่ายซื้อเสื้อผ้า
แนวทางการทำงานแบบ Work from Home ของคนทำงานบัญชี
สำนักงานบัญชีหลายแห่งที่ไม่ได้ใช้โปรแกรมบัญชีประเภท On Cloud ดูเหมือนจะมีปัญหาในการปรับตัวอย่างมากเพื่อทำงานแบบ Work from Home อีกทั้งต้องใช้เอกสารในรูปแบบกระดาษเป็นส่วนใหญ่ แต่ในสถานการณ์ที่เกิดโควิด-19 ถึงเวลาที่นักบัญชีต้องปฏิวัติรูปแบบการทำงานใหม่เพื่อให้เข้ากับยุค New Normal
ในการทำงานแบบ Work from Home สำหรับนักบัญชี มีแนวทางเสนอแนะดังนี้
1. การใช้เทคโนโลยีออนไลน์เข้ามาช่วยในการทำงาน
นักบัญชีส่วนใหญ่ใช้โปรแกรมบัญชีเป็นหลักในการทำงานกันอยู่แล้ว การใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์หรือ On Cloud เป็นสิ่งที่ตอบโจทย์กับการปรับตัวสู่วิถีชีวิตใหม่ ช่วยให้การทำบัญชีมีความสะดวกรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ปัจจุบันมีโปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่มีความทันสมัย ที่ช่วยสร้างเอกสารทางบัญชี ได้แก่ ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ทางออนไลน์ ได้
นักบัญชีสามารถดึงข้อมูลเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของคู่ค้าหรือลูกค้าได้ การอัพเดตภาพเอกสารลงในโปรแกรมบัญชีและการกระทบยอดบัญชีเงินฝากธนาคารได้โดยอัตโนมัติ การเรียกเก็บเงินผ่าน QR CODE การบันทึกค่าใช้จ่ายผ่าน Application Line เป็นต้น ช่วยให้ผู้ประกอบการและนักบัญชีสามารถทำงานร่วมกันโดยใช้ฐานข้อมูลเดียวกันได้ โดยผู้ประกอบการสามารถเรียกดูรายงานทางบัญชีและภาษีได้ทางออนไลน์ทุกที่ทุกเวลาที่ต้องการ
นอกจากนี้ยังมีโปรแกรมหรือแอพพลิเคชั่นที่ช่วยสนับสนุนการทำงาน Work for Home ได้แก่ โปรแกรมการประชุมออนไลน์ เช่น Zoom, Google Meet, Microsoft Team เป็นต้น , โปรแกรม Remote Computer ได้แก่ TeamViewers, AnyDesk ,แอปพลิเคชันที่ช่วยสแกนเอกสารทางบัญชีและการเงิน เช่น Cam Scanner, โปรแกรม Office Online เช่น Google Sheet, Microsoft 365, โปรแกรมการจัดการไฟล์ออนไลน์ เช่น Google Drive, One Drive เป็นต้น ซึ่งนักบัญชีควรศึกษาและเรียนรู้การนำโปรแกรมหรือแอพพลิเคชั่นเหล่านี้เพื่อมาใช้สนับสนุนการทำงานให้เกิดประสิทธิภาพมากขึ้น
2. การปรับเปลี่ยนวิธีสื่อสารกับลูกค้าให้เข้ากับวิถีใหม่แบบ New Normal
เพื่อให้การสื่อสารระหว่างนักบัญชีกับผู้ประกอบการยังคงมีความต่อเนื่องสม่ำเสมอ นักบัญชีควรหาแนวทางในการสื่อสารกับลูกค้า โดยการอัพเดตสถานะการทำงานเป็นรายสัปดาห์หรือรายเดือน การอัพเดตการบันทึกบัญชีหรือการนำส่งภาษีเพื่อให้ลูกค้าตรวจสอบ การชี้แจงประเด็นทางบัญชีและภาษีที่เกิดขึ้นอย่างเป็นระบบ มีการติดตามผลอย่างต่อเนื่อง การจัดประชุมออนไลน์ประจำเดือน เพื่อรายงานผลการดำเนินงาน เป็นต้น
3. การลดการเก็บเอกสารโดยใช้หลักการทำสำนักงานไร้กระดาษ (Paperless Office)
การจัดเก็บเอกสารไว้บน Cloud หรือการนำโปรแกรมการจัดการระบบเอกสารเข้ามาใช้เป็นวิถีใหม่ที่นอกจากจะเป็นการคำนึงถึงเรื่องสุขภาพอนามัยแล้วยังเป็นการลดการใช้กระดาษและจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลสำหรบนักบัญชี โดยเลือกเก็บเอกสารไว้นโปรแกรมบัญชีออนไลน์หรือใน Share Drive ต่างๆ โดยการสแกนเอกสารที่ได้รับจากลูกค้าไว้ในระบบและจัดเก็บให้เป็นระเบียบเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาและควรคำนึงเรื่องความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลเอกสารที่เก็บไว้ซึ่งเป็นความลับของลูกค้าโดยต้องมีการกำหนดรหัสผ่านเข้าใช้งาน เพื่อให้เกิดความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูล และควรคำนึงการทำสำรองข้อมูลอย่างเป็นระบบเพื่อป้องกันข้อมูลสูญหาย
4. การกำหนดแนวทางการบริหารงานและการทำงานของทีมงาน
การ Work from Home เป็นการทำงานแบบ Remote ซึ่งผู้บริหารองค์กรหรือสำนักงานบัญชีจะต้องปรับเปลี่ยนเป้าหมายและการวัดผลงานเป็นการวัดผลสำเร็จของงานแทนการกำหนดวันที่ต้องทำงานให้แล้วเสร็จ และต้องชี้แจงทำความเข้าใจกับทีมงานว่าการทำงานแบบ Work from Hone ก็คือการทำงานในช่วง Office Hour เพียงแต่เปลี่ยนสถานที่ทำงานไปอยู่ที่บ้าน จึงควรกำหนดให้มีการรายงานตัวทุกเช้าและส่งรายงานการทำงานในช่วงเย็น นอกจากนี้ควรมีการจัดประชุมออนไลน์ เพื่อติดตามความคืบหน้าของงานและสร้างบรรยากาศในการทำงานร่วมกัน รวมทั้งให้มีการติดต่อกลับของทีมงานภายในระยะเวลาที่กำหนดเมื่อได้รับการติดต่อจากหัวหน้างาน ลูกค้าหรือทีมงานคนอื่นๆเสมือนการนั่งทำงานอยู่ใน Office
PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่ตอบโจทย์การทำงานแบบ Work from Home ช่วยให้นักบัญชีหรือสำนักงานบัญชีทำงานได้สะดวกรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ เข้าใจผู้ประกอบการในความต้องการเข้าถึงข้อมูลทางบัญชีและภาษีได้ทุกที่ทุกเวลา
สมัครใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี คลิก peakaccount.com
หรือสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมทาง inbox ของ Facebook PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์
