“การวางระบบบัญชีที่” กับการทำธุรกิจ

ปัจจุบันความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี ส่งผลให้ธุรกิจต้องปรับตัวให้สอดคล้องกับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป เครื่องมือที่สำคัญประการหนึ่งในการดำเนินธุรกิจคือการจัดให้มีระบบบัญชีที่ดี

การวางระบบบัญชี คืออะไร

“การวางระบบบัญชี” หมายถึง การกำหนดนโยบายทางธุรกิจ นโยบายทางการบัญชีและวิธีปฏิบัติทางการบัญชีให้สอดคล้องกับกิจกรรมการปฏิบัติงานของทุกส่วนที่เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอกองค์กร โดยพิจารณาถึงหลักของการควบคุมภายในที่ดีเป็นลักษณะเฉพาะของงองค์กรนั้นๆ การวางระบบบัญชีที่เหมาะสมและสอดคล้องกับสภาพแวดล้อมขององค์กรจะทำให้เกิดระบบบัญชีที่ดีเพื่อสนับสนุนลักษณะเชิงคุณภาพของข้อมูลทางการบัญชีที่ครบถ้วนและเป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจของผู้ใช้งบการเงินทุกกลุ่มตามวัตถุประสงค์พื้นฐานของการบัญชี

องค์ประกอบของการวางระบบบัญชี

ในการวางระบบบัญชีขององค์กร มีองค์ประกอบที่สำคัญด้วยกัน 6 ประการ ดังนี้

1. หลักฐานทางบัญชี

หลักฐานทางบัญชีคือบันทึกหรือเอกสารหลักฐานที่ใช้ในการลงบัญชี ซึ่งแบ่งออกได้เป็น 3 ประเภท

1.1 เอกสารที่หลักฐานทางการจัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก ได้แก่ ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษีซื้อ ใบส่งของ เป็นต้น

1.2 เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี เพื่อออกให้บุคคลภายนอก ได้แก่ ใบสำคัญรับ ใบสำคัญจ่าย ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษีขาย เป็นต้น

1.3 เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี เพื่อใช้ในกิจการของตน ได้แก่ ใบเบิกเงินทดรอง จ่าย ใบเบิกเงินสดย่อย ใบเบิกค่าเดินทาง เป็นต้น

เอกสารประกอบการลงบัญชีดังกล่าวต้องมีชื่อผู้จัดทำเอกสาร ชื่อและเลขที่เอกสาร วันเดือนปีที่ออกเอกสารและจำนวนเงินรวม

โดยผู้วางระบบจะต้องคำนึงถึงการกำหนดรูปแบบและเนื้อหาของเอกสารให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงานของกิจการ และคำนึงถึงกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการประกอบธุรกิจอีกด้วย

2. นโยบายธุรกิจและนโยบายบัญชี

นโยบายธุรกิจเป็นแนวทางปฏิบัติร่วมกันของบุคลากรในองค์กรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กรร่วมกัน นโยบายบัญชีหมายถึงมาตรฐานการรายงานทางบัญชีที่กิจการใช้ เพื่อรับรองฐานะทางการเงินและผลการดำเนินงานขององค์กรว่ามีความถูกต้องตามที่ควรและเป็นไปตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป เช่น นโยบายการตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ, นโยบายการคิดค่าเสื่อมราคา เป็นต้น

มีความสัมพันธ์กับนโยบายทางธุรกิจ นโยบายธุรกิจส่งผล่อการวางระบบบัญชี

3. วิธีปฏิบัติงานทางบัญชี

วิธีปฏิบัติงานคือขั้นตอนการทำงานที่ฝ่ายบริหารกำหนดไว้เป็นมาตรฐานร่วมกันซึ่งครอบคลุมทุกกิจกรรมการดำเนินงานขององค์กร

วิธีปฏิบัติงานทางบัญชี ประกอบด้วยคู่มือการปฏิบัติงานตามระบบบัญชี เอกสารแบบฟอร์มทางบัญชีเช่น ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น แผนผังทางเดินของเอกสาร (Flowchart) วิธีการบันทึกบัญชี

4. เครื่องมือที่ใช้ในการปฏิบัติงาน

เครื่องมือที่ใช้ในการปฏิบัติงานเป็น เครื่องมือที่สนับสนุนกระบวนการทำงาน ได้แก่ โปรแกรมบัญชี ระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ต

5. บุคลากร

บุคลากรคือผู้เกี่ยวข้องกับกระบวนการออกแบบระบบบัญชี ได้แก่

5.1 ฝ่ายบริหาร มีความสำคัญในฐานะที่เป็นผู้กำหนดนโยบายทางบัญชีและให้การสนับสนุนในด้านทรัพยากรเช่น กำหนดงบประมาณ การจัดสรรบุคลากร การจัดหาเครื่องมืออุปกรณ์ เป็นต้น

5.2 นักพัฒนาและวิเคราะห์ระบบ เป็นผู้เชี่ยวชาญในด้านการออกแบบระบบบัญชี มีประสบการณ์และความรู้ในเรื่องมาตรฐานทางบัญชี การตรวจสอบบัญชี การควบคุมภายใน และระเบียบข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง มีความเข้าใจสภาพแวดล้อมและประเภทของธุรกิจ ทั้งต้องมีจรรยาบรรณในการประกอบวิชาชีพ ได้แก่ นักบัญชี ผู้สอบบัญชี รวมทั้งผู้จัดจำหน่ายโปรแกรมบัญชี

6. การควบคุมภายในของระบบบัญชี

การควบคุมภายในของระบบบัญชีเป็นการนำหลักการควบคุมภายในมาใช้ในการวางระบบบัญชี เพื่อให้ระบบบัญชีมีประสิทธิภาพและเป็นไปตามนโยบายของกิจการและตอบสนองต่อการปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบข้อบังคับของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ได้แก่กรมสรรพากร กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กรมสรรพสามิต สำนักงานประกันสังคม เป็นต้น

ลักษณะของการวางระบบบัญชีที่ดี ควรมีอะไรบ้าง

1 ให้ข้อมูลที่ถูกต้องเป็นไปตามนโยบายบัญชี มีความเที่ยงตรงและออกรายงานงบการเงินที่มีถูกต้องน่าเชื่อถือ สามารถนำไปใช้ในการขอสินเชื่อกับสถาบันทางการเงินได้

2 ให้ข้อมูลที่นำไปใช้ในการคำนวณตัวเลขภาษีและใช้ในการจัดทำรายงานทางภาษี เป็นไปตามข้อกฎหมายที่ประมวลรัษฎากรกำหนด

3.ให้ข้อมูลที่เปรียบเทียบงวดเวลาปัจจุบันกับข้อมูลในอดีต เพื่อจัดทำรายงานงบประมาณและรายงานสำหรับผู้บริหารซึ่งนำไปใช้ในการวางแผนขององค์กร

4. ระบบบัญชีที่ดีต้องให้รายงานในปริมาณที่เหมาะสมและทันเวลา ปริมาณรายงานที่มากเกินไปจะทำให้เกิดความสับสนต่อผู้ใช้

5.มีระบบการตรวจสอบที่ป้องกันข้อผิดพลาดในการคำนวณหรือการบันทึกบัญชี

6. ระบบบัญชีที่ดีควรทำให้เกิดระบบการควบคุมภายในที่ดีด้วย ได้แก่ การป้องกันการทุจริต การควบคุมความปลอดภัยของข้อมูลเทคโนโลยีสารสนเทศ การดูแลรักษาทรัพย์สินให้ปลอดภัยจากการถูกขโมยหรือถูกทำลาย

7. ระบบบัญชีที่ดีต้องมีความเหมาะสมกับสภาพการดำเนินงานและขนาดของธุรกิจนั้นและสอดคล้องกับนโยบายการปฏิบัติงานขององค์กร

8. ระบบบัญชีที่ดีต้องมีวิธีปฏิบัติงานที่ชัดเจน เข้าใจง่าย และสื่อสารได้ตรงกันระหว่างผู้ปฏิบัติงาน

ประโยชน์ของการวางระบบบัญชีที่ดี

1. ช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงาน

การวางระบบบัญชีที่ดีจะช่วยประมวลผลข้อมูลทางบัญชีที่มีปริมาณมากให้ถูกต้อง ทันเวลา และมีระบบการตรวจสอบที่มาที่ไปของรายการในงบการเงิน โดยสามารถดูย้อนหลังรายการที่บันทึกบัญชีไปจนถึงไฟล์เอกสารที่เก็บไว้ มีโปรแกรมบัญชีที่เชื่อมโยงกับระบบฐานข้อมูลของภาครัฐ เช่น โปรแกรมบัญชี PEAK ที่สามารถกรอกข้อมูลชื่อที่อยู่ของคู่ค้าหรือลูกค้าให้อัตโนมัติ จากการพิมพ์เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก ระบบจะนำข้อมูลชื่อ ที่อยู่มากรอกให้ทันที

2. ช่วยให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงาน

การวางระบบบัญชีที่ดีช่วยลดความซ้ำซ้อนและขั้นตอนในการทำงาน โดยโปรแกรมบัญชีจะช่วยเตรียมเอกสารทางบัญชีที่ผู้ใช้สามารถปรับแต่งในรูปแบบที่ต้องการได้แก่ ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ใบเสร้จรับเงิน เป็นต้น และการประมวลผลด้วยโปรแกรมทางบัญชีให้ข้อมูลและออกรายงานที่รวดเร็วและทันเวลา นอกจากนี้ยังสามารถสร้างรายงานได้ง่ายและผู้บริหารนำไปใช้ในการตัดสินใจและวางแผนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3. ช่วยให้สามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆได้

การวางระบบบัญชีที่ดีจะช่วยเชื่อมต่อการทำงานของโปรแกรมบัญชีกับโปรแกรมอื่นเช่นโปรแกรมเงินเดือน หรือ โปรแกรม POS (เป็นระบบที่ติดตั้งกับเครื่องคิดเงิน ซึ่งส่วนใหญ่ใช้กับการขายของหน้าร้าน) โดยไม่ต้องคีย์ข้อมูลเริ่มต้นอีก ช่วยประหยัดเวลาและลดขั้นตอนในการทำงาน

4. ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงาน

การวางระบบบัญชีที่ดี ช่วยผู้ประกอบการในการวางแผนการใช้ทรัพยากรบุคคลให้เกิดประโยชน์สูงสุด ระบบบัญชีที่ดีที่ช่วยลดขั้นตอนการทำงาน มีการตรวจสอบความถูกต้องในระบบโดยอัตโนมัติ ทำให้ไม่จำเป็นต้องจ้างพนักงานในทุกขั้นตอนการทำงาน จึงช่วยลดค่าใช้จ่ายประเภทเงินเดือนและสวัสดิการในการจ้างแรงงานของธุรกิจ

5. มีความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูลและสะดวกต่อการเรียกใช้

ระบบบัญชีที่ดีช่วยให้ข้อมูลของธุรกิจถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัย สามารถเข้าถึงข้อมูลได้โดยผู้ที่ได้รับสิทธิในการเข้าถึงเท่านั้น โดยเฉพาะข้อมูลทางการเงินซึ่งเป็นความลับขององค์กร ระบบบัญชีที่ดีจะสะดวกในการเรียกใช้ข้อมูลปัจจุบันมีโปรแกรมบัญชีแบบออนไลน์ซึ่งสามารถเรียกใช้ข้อมูลได้จากการทุกอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อกับอินเตอร์เน็ตได้ ได้แก่ เครื่องพีซี โน๊ตบุ๊ค แล็บท็อป และสมาร์ทโฟน เป็นต้น ไม่ว่าจะเป็นการเรียกใช้ข้อมูลเพื่อใช้ในการทำงานของพนักงานหรือการติดตามรายงานยอดขาย กำไร หรือสินค้าของผู้บริหาร

อย่างไรก็ดีผู้ประกอบการควรพิจารณาให้มีการปรับปรุงระบบบัญชีให้ทันสมัยตามความเหมาะสม และสอดคล้องกับขนาดของธุรกิจและสถานการณ์ทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป เพื่อการเติบโตอย่างยั่งยืนขององค์กรภายใต้สภาวะการแข่งขันที่รุนแรงในปัจจุบัน

สมัครใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี คลิก peakaccount.com
หรือสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมทาง inbox ของ Facebook PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์

อ้างอิง การออกแบบระบบบัญชี(Accounting
System Design) ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ดร.อุเทน เลานำทา มกราคม 2561