เรื่องสำคัญ ในการจัดทำงบการเงิน

งบการเงินของกิจการมีความสำคัญต่อผู้มีส่วนได้เสียของกิจการ ได้แก่ ผู้ถือหุ้น ผู้ให้กู้ นักลงทุน รวมถึงหน่วยงานภาครัฐ ได้แก่ กรมสรรพากร กรมพัฒนาธุรกิจการค้า จึงมีข้อควรระวังที่นักบัญชีและผู้ประกอบการต้องให้ความใส่ใจในการจัดทำงบการเงินให้ถูกต้อง เป็นที่น่าเชื่อถือ ซึ่งข้อควรระวังในการจัดทำงบการเงินมีอะไรบ้างนั้น จะนำเสนอในบทความนี้

งบการเงินคืออะไร

งบการเงินเป็นรายงานทางบัญชีที่แสดงผลประกอบการและสถานะในการดำเนินงานของบริษัทในแต่ละรอบระยะเวลาบัญชี

ส่วนประกอบของงบการเงิน

งบการเงินนั้นมีส่วนประกอบที่สำคัญดังต่อไปนี้ 

1. งบแสดงฐานะการเงินหรืองบดุล

เป็นงบที่แสดงสถานะทางการเงินของกิจการ ณ วันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี ประกอบด้วยสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ 

2. งบกำไรขาดทุน

เป็นงบที่แสดงผลประกอบการของกิจการในรอบระยะเวลาหนึ่งๆ เช่น ทุกรอบปี หรือรอบไตรมาส เป็นต้น งบกำไรขาดทุนประกอบด้วยรายได้ ต้นทุนและค่าใช้จ่าย กำไร (ขาดทุน) ภาษีเงินได้นิติบุคคล

3. งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น

เป็นงบที่แสดงให้เห็นการเปลี่ยนแปลงของเงินทุนของกิจการตั้งแต่ต้นปีถึงปลายปี ประกอบด้วยทุนจดทะเบียน ทุนที่ออกและชำระแล้ว กำไรสะสม 

4. หมายเหตุประกอบงบการเงิน

เป็นข้อมูลเพิ่มเติมที่แสดงให้ผู้อ่านงบการเงินเห็นรายละเอียดของรายการในงบการเงิน นอกจากนี้ยังประกอบด้วยข้อมูลทั่วไปของกิจการ เกณฑ์การจัดทำงบการเงิน นโยบายการบัญชีที่กิจการใช้ เป็นต้น

ข้อควรระวังในการจัดทำงบการเงิน

ในการจัดทำงบการเงินให้มีความถูกต้อง ไม่มีข้อผิดพลาด มีข้อควรระวังสำหรับรายการที่สำคัญด้านสินทรัพย์และด้านผลการดำเนินงานดังต่อไปนี้

ด้านสินทรัพย์

ในการจัดทำงบการเงินมีข้อควรระวังสำหรับรายการทางด้านสินทรัพย์ ในที่นี้จะขอยกประเด็นที่สำคัญ 2 ประการดังนี้

1. ลูกหนี้ค้างนาน

ข้อควรระวัง กิจการที่มีรายการลูกหนี้ค้างนาน ตัวเลขลูกหนี้ในงบการเงินจะไม่สะท้อนมูลค่าที่แท้จริงที่กิจการได้รับชำระ สิ่งที่ต้องระวังในการจัดทำงบการเงิน ก็คือ กิจการมีการประมาณการค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญไว้เพียงพอหรือไม่ รวมทั้งวิธีการประมาณการมีความเหมาะสมหรือไม่ 

สิ่งที่พึงปฏิบัติ การประมาณการค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญอย่างเพียงพอและเหมาะสม บัญชีค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญเป็นบัญชีปรับมูลค่าของลูกหนี้ที่มีอยู่เพื่อแสดงมูลค่าสุทธิที่ใกล้เคียงกับมูลค่าที่คาดว่าจะได้รับชำระ

ในการประมาณการค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ เป็นการประมาณจำนวนหนี้ที่คาดว่าจะเก็บไม่ได้ ซึ่งคำนวณเป็นร้อยละของยอดขายหรือร้อยละของลูกหนี้ โดยเป็นการวิเคราะห์จากประสบการณ์ที่ผ่านมาเกี่ยวกับจำนวนลูกหนี้ที่ยังเก็บไม่ได้ ในการดำเนินธุรกิจแม้ลูกหนี้โดยส่วนใหญ่จะชำระหนี้เมื่อถึงกำหนด แต่ก็มีลูกหนี้ที่ไม่ชำระหนี้ และในทางปฏิบัติจะไม่สามารถระบุได้แน่ชัดว่าลูกหนี้รายใดจะไม่ชำระหนี้จนกว่าจะถึงกำหนดชำระ หรือได้มีการทวงถามจนถึงที่สุดแล้ว ทำให้มูลค่าของลูกหนี้ที่จะแสดงในงบการเงินมีจำนวนสูงกว่าความเป็นจริง ดังนั้นการประมาณการจำนวนหนี้ที่คาดว่าจะเรียกเก็บไม่ได้ขึ้นจำนวนหนึ่ง โดยกันไว้เป็นค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญซึ่งมีลักษณะเป็นบัญชีปรับมูลค่านำไปลดบัญชีลูกหนี้ทำให้กิจการทราบมูลค่าของลูกหนี้ที่แสดงมูลค่าสุทธิที่ใกล้เคียงกับมูลค่าตามความเป็นจริง

2. ตัวเลขสินค้าคงเหลือในงบการเงินไม่ตรงกับสินค้าคงเหลือที่มีอยู่จริง

ข้อควรระวัง ตัวเลขสินค้าคงเหลือที่แสดงในงบการเงินไม่ตรงกับตัวเลขสินค้าคงเหลือที่มีอยู่จริง หรือที่เรียกว่า Stock Diff ซึ่งสาเหตุที่ทำให้เกิด Stock Diff ส่วนใหญ่เกิดจาก

1. กิจการไม่มีแนวปฏิบัติในการจัดการสินค้าคงเหลือ ทำให้พนักงานขาดมาตรฐานในการปฏิบัติงาน เกิดสภาวะต่างคนต่างทำ การจัดเก็บสินค้าไม่เป็นที่เป็นทางทำให้หาสินค้าไม่เจอ 

2. Human Error หรือความผิดพลาดที่เกิดจากการปฏิบัติงานของพนักงาน

Human Error ที่ทำให้เกิด Stock Diff ได้แก่ การนับสินค้าคงเหลือผิด การบันทึกข้อมูลสินค้าคงเหลือผิด พนักงานคลังสินค้ารับของเข้าคลังสินค้าแล้วไม่บันทึกตัวเลขในระบบ พนักงานคลังสินค้าเบิกสินค้าออกไปแล้วแต่ยังไม่ตัดสต็อกออกจากระบบ เป็นต้น

3. พื้นที่คลังสินค้าไม่เพียงพอและขาดการกำหนดแผนผังคลังสินค้า

สาเหตุสำคัญอีกประการหนึ่งที่ทำให้เกิด Stock Diff คือ พื้นที่คลังสินค้าไม่เพียงพอในการจัดเก็บสินค้า ทำให้พนักงานคลังสินค้านำสินค้าไปจัดเก็บใน Location ไม่ตรงกับที่ระบุไว้ในระบบ สินค้าจึงถูกวางไว้ไม่ ถูกที่ นอกจากนี้การขาดการจัดแผนผังคลังสินค้า ทำให้สถานที่จัดเก็บสินค้าไม่เหมาะสมกับปริมาณสินค้าที่จะจัดเก็บ กิจการจึงไม่สามารถระบุ Location ที่แน่นอนของสินค้าได้ 

สิ่งที่พึงปฏิบัติ 

1. กำหนดแนวการปฏิบัติงานสำหรับระบบสินค้าคงเหลือ เพื่อให้การทำงานเป็นมาตรฐานเดียวกัน ควรระบุขั้นตอนการทำงานและมีการตรวจสอบการทำงานโดยผู้บังคับบัญชา นอกจากควรจัดทำเป็นคู่มือการปฏิบัติงาน

2. จัดฝึกอบรมพนักงานให้เข้าใจขั้นตอนการทำงานตามแนวปฏิบัติงานของระบบสินค้าคงเหลือและปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงให้พนักงานตระหนักถึงผลกระทบที่จะเกิดขึ้นต่อกิจการและลูกค้าถ้าพนักงานไม่ปฏิบัติตามแนวปฏิบัติงาน

3. กำหนดให้มีการตรวจนับสินค้าคงเหลืออย่างสม่ำเสมอ 

กิจการควรกำหนดให้มีการตรวจนับสินค้าคงเหลืออย่างสม่ำเสมอ นอกจากการตรวจนับสินค้าคงเหลือปีละครั้ง กิจการควรกำหนดให้มีการตรวจนับสินค้าคงเหลือแบบ Cycle Count (แบบวนรอบ) ซึ่งเป็นการตรวจนับสินค้าบ่อยๆ เช่น กำหนดตรวจนับสินค้าที่ขายดีของกิจการสัปดาห์ละครั้ง ตรวจนับสินค้าที่ขายไม่ค่อยดีเดือนละครั้ง ซึ่งจะช่วยแก้ปัญหาสินค้าที่ Diff ได้เพราะจะทราบสถานะที่เป็นปัจจุบันของสินค้าได้ดีกว่าการตรวจนับปีละครั้ง และช่วยกิจการในการวางแผนสั่งซื้อสินค้า ซึ่งจะช่วยกำหนดระดับของสินค้าที่เหมาะสม(Max-Min) ระดับสินค้าคงคลังสำรอง (Safety Stock) ระดับการสั่งซื้อใหม่ (Reorder Point)  

นอกจากนี้ควรกำหนดหน้าที่ของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ผู้รับผิดชอบ ผู้มีอำนาจอนุมัติในการตรวจนับสินค้า ขั้นตอนในการปรับตัวเลขสต็อกเมื่อมี Stock Diff 

4. การจัดแผนผังคลังสินค้า โดยผู้จัดการคลังสินค้าควรทำการวิเคราะห์ประเภทของสินค้าคงคลัง จำนวนสินค้าเข้า-ออกในแต่ละวัน การจัดพื้นที่ในการวางสินค้าให้เหมาะสม จะช่วยให้การจัดวางสินค้าเป็นระเบียบสามารถกำหนด location ของสินค้าได้แน่นอน พนักงานคลังสินค้าสามารถจัดเก็บ ค้นหา ตรวจนับสินค้าได้ง่าย 

ด้านผลการดำเนินงาน

ในการจัดทำงบการเงินมีข้อควรระวังสำหรับรายการด้านรายได้และค่าใช้จ่าย ในที่นี้จะขอยกประเด็นที่สำคัญ ดังนี้

ด้านรายได้

ประเด็นที่เกี่ยวข้องกับรายได้มี 3 ประเด็นดังนี้ 

1. การบันทึกรายได้ให้ตรงตามงวดเวลาที่เกิดรายการ

ข้อควรระวัง กรณีที่กิจการส่งมอบสินค้าให้ลูกค้าในงวดปัจจุบัน โดยตามหลักฐานใบส่งของระบุวันที่ส่งของและวันที่ลูกค้าลงลายมือชื่อรับสินค้าในงวดปัจจุบัน แต่บันทึกบัญชีรับรู้รายได้ในปีถัดไป ทำให้รายได้ของปีปัจจุบันต่ำไปและรายได้ของปีถัดมาสูงไป 

สิ่งที่พึงปฏิบัติ นักบัญชีควรตรวจสอบรายการส่งมอบสินค้าโดยเฉพาะในช่วงสิ้นปีเพื่อให้บันทึกรายได้กิจการได้ครบถ้วนถูกต้องตามงวดเวลาที่เหมาะสม

2. การบันทึกรายได้ให้สอดคล้องกับสภาพข้อเท็จจริง

ข้อควรระวัง กรณีที่กิจการจัดทำเอกสารใบส่งของ ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี และบันทึกรายได้โดยยังไม่มีการส่งสินค้าหรือการให้บริการเกิดขึ้น 

สิ่งที่พึงปฏิบัติ นักบัญชีควรตรวจสอบกับหน่วยงานที่มีหน้าที่ส่งสินค้าหรือให้บริการว่ามีการส่งสินค้าหรือให้บริการเกิดขึ้นหรือยัง มิใช่บันทึกรายการตามเอกสารที่ได้รับเท่านั้น

3. การบันทึกรายได้จากการขายสินค้าส่งออกให้เป็นไปตามเงื่อนไขในการส่งมอบสินค้า

ข้อควรระวัง ในการรับรู้รายได้สำหรับการขายสินค้าส่งออกสำหรับกิจการขายสินค้าส่งออก กิจการจะว่าจ้างบริษัทเดินเรือเพื่อดำเนินการส่งออกและเคลียร์เอกสารต่างๆ ซึ่งมีเงื่อนไขในการส่งมอบสินค้า (INCOTERM) ได้แก่ CIF, CFR, FOB เป็นต้น 

สิ่งที่พึงปฏิบัติ นักบัญชีควรรับรู้รายได้และบันทึกตัดสต็อกสินค้าออกจากบัญชีเมื่อกิจการปราศจากความเสี่ยงและผลตอบแทนในตัวสินค้านั้นแล้ว โดยความเสี่ยงและผลตอบแทนได้ถูกโอนไปยังผู้ซื้อตาม INCOTERM ที่ระบุไว้ในสัญญา มิใช่การบันทึกรายได้ตามวันที่ในเอกสารใบขนขาออก

ด้านค่าใช้จ่าย

ประเด็นที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายมี 2 ประเด็นดังนี้ 

1. การบันทึกค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับสินทรัพย์ (ที่ดิน อาคารและอุปกรณ์)

แบ่งออกได้เป็น 3 กรณีดังนี้

1. กรณีค่าซ่อมแซมและบำรุงรักษา

ข้อควรระวัง กิจการควรบันทึกค่าซ่อมแซมและบำรุงรักษาเป็นสินทรัพย์ของกิจการ หรือบันทึก

เป็นค่าใช้จ่าย

สิ่งที่พึงปฏิบัติ ในทางบัญชี การซ่อมแซมและบำรุงรักษาเพื่อให้ทรัพย์สินใช้ได้ตามปกติที่เกิดขึ้นประจำปี ซึ่งองค์ประกอบหลักๆ ได้แก่ ค่าแรงงาน ค่าวัสดุสิ้นเปลือง รวมถึงค่าชิ้นส่วนอะไหล่ขนาดเล็ก เป็นต้น ให้บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายประจำปี

ในทางภาษี การซ่อมแซมให้คงสภาพเดิมเพื่อให้ใช้งานได้ตามปกติ ให้กิจการรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายในทางภาษีได้

2. กรณีการเปลี่ยนแทนส่วนประกอบของสินทรัพย์ตามระยะเวลาที่กำหนด

ข้อควรระวัง กิจการควรบันทึกต้นทุนการเปลี่ยนแทนส่วนประกอบของสินทรัพย์เป็นสินทรัพย์หรือค่าใช้จ่าย

สิ่งที่พึงปฏิบัติ  ในทางบัญชีหากสินทรัพย์ที่นำมาเปลี่ยนแทนมีอายุการให้ประโยชน์แก่กิจการมากกว่า 1 ปีให้รับรู้ส่วนของต้นทุนที่เพิ่มขึ้นเป็นส่วนหนึ่งของสินทรัพย์ และให้ตัดรายการสินทรัพย์เดิมที่ถูกเปลี่ยนแทนด้วยมูลค่าตามบัญชีที่ยังเหลืออยู่ออก

ในทางภาษี หลักในการพิจารณากรณีเปลี่ยนแทนที่อาจเข้าเงื่อนไขมี 3 กรณีดังต่อไปนี้

2.1 การเปลี่ยนแปลงซึ่งทำให้ดีขึ้นกว่าเดิมหรือทำให้ได้รับประโยชน์มากกว่าเดิมให้ถือเป็นต้นทุนของสินทรัพย์และคิดค่าเสื่อมราคา

2.2 รายจ่ายอันมีลักษณะเป็นการลงทุนหรือรายจ่ายในการต่อเติม เปลี่ยนแปลง ขยายออกหรือทำให้ดีขึ้นซึ่งทรัพย์สินถือเป็นรายจ่ายลงทุน 

2.3 รายจ่ายค่าซ่อมแซมอาคาร ซึ่งเป็นการซ่อมแซมสถานที่บริการให้ดีขึ้นไม่ใช่รายจ่ายในการซ่อมแซมให้คงสภาพเดิม ถือเป็นรายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65ตรี (5)

3. การตรวจสอบสภาพสินทรัพย์ตามกำหนดระยะเวลา 

ข้อควรระวัง การบันทึกรายการต้นทุนการตรวจสอบสภาพสินทรัพย์เป็นค่าใช้จ่ายหรือสินทรัพย์

สิ่งที่พึงปฏิบัติ ในทางบัญชี การรับรู้ต้นทุนการตรวจสอบสภาพสินทรัพย์ครั้งใหญ่ในแต่ละครั้งตามกำหนดระยะเวลา เพื่อให้สินทรัพย์สามารถใช้งานได้อย่างต่อเนื่อง ไม่ว่าจะมีการเปลี่ยนแทนชิ้นส่วนใดหรือไม่     ให้บันทึกเป็นมูลค่าสินทรัพย์

ในทางภาษี ถ้าเป็นการตรวจสอบสภาพการใช้งานโดยทั่วไป ถือเป็นค่าใช้จ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษี แต่ถ้ามีการเปลี่ยนแทนที่เกี่ยวข้องกับทรัพย์สินหรือทำให้ทรัพย์สินมีสภาพที่ดีขึ้นกว่าเดิมให้ใช้การพิจารณาตามกรณีการเปลี่ยนแทนสินทรัพย์ในข้อ 2 

2. กิจการมีรายจ่ายส่วนตัวปะปนอยู่ในรายจ่ายของกิจการเป็นจำนวนมาก

ข้อควรระวัง กิจการ SMEs มักจะมีรายจ่ายส่วนตัวของเจ้าของกิจการรวมอยู่ในรายจ่ายของกิจการ เพราะไม่ได้มีการแยกบัญชีส่วนตัวออกจากบัญชีของกิจการ ทำให้เจ้าของกิจการมาเบิกรายจ่ายส่วนตัวจากบัญชีของกิจการ ซึ่งเป็นข้อควรระวังเพราะค่าใช้จ่ายในงบการเงินมิได้สะท้อนค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการซึ่งมีผลต่อตัวเลขผลประกอบการของกิจการด้วย

สิ่งที่พึงปฏิบัติ กิจการควรแยกบัญชีเงินฝากธนาคารระหว่างบัญชีส่วนตัวและบัญชีของธุรกิจ บัญชีบัตรเครดิต บัตรเดบิตและการใช้วงเงินต่างๆ ระหว่างบัญชีที่ใช้ซื้อสินค้ากับบัญชีสำหรับใช้จ่ายส่วนตัวของเจ้าของกิจการ รวมทั้งการกำหนดให้มีการจ่ายเงินเดือนให้แก่เจ้าของกิจการในจำนวนที่เหมาะสม

การบริหารจัดการด้านสินทรัพย์ การรับรู้รายได้ให้เหมาะสมตามงวดเวลาและเงื่อนไข สอดคล้องกับข้อเท็จจริง การบันทึกค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับสินทรัพย์ให้ถูกต้องรวมถึงการแยกบัญชีส่วนตัวของผู้ประกอบการออกจากบัญชีของกิจการ ดังที่กล่าวมาจะช่วยให้กิจการจัดทำงบการเงินได้อย่างถูกต้อง

ติดตามความรู้ภาษีและบัญชีจากโปรแกรมบัญชี PEAK ได้ที่ peakaccount.com

PEAK โปรแกรมบัญชีที่ช่วยให้งานบัญชีภาษีง่ายสำหรับทุกคน มีระบบจัดการธุรกิจแบบออนไลน์ได้ทุกที่ทุกเวลา ช่วยคุณจัดการเรื่องภาษีอย่างเป็นระบบสมัครใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี คลิก peakaccount.com หรือสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมทาง inbox ของ Facebook PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์

อ้างอิง:                                                             

งบการเงินบอกอะไรของบริษัทบ้าง – PEAK Blog (peakaccount.com)

การบันทึกรายได้กับหลักเกณฑ์สำคัญที่ช่วยให้กิจการเติบโต – PEAK Blog (peakaccount.com)

3 สาเหตุหลักที่ทำให้ “สินค้าคงคลังไม่ตรง” หรือ “สต๊อกดิฟ” – Supply Chain Guru

4 วิธีแก้ไขปัญหาสินค้าคงคลังไม่ตรง (สต๊อกดิฟ) – Supply Chain Guru