คุณเคยทำธุรกิจไปอย่างไรเป้าหมายไหม? ทำไปเรื่อยๆ รายได้เติบโตขึ้นก็ดีใจ รายได้ลดลงก็เสียใจแต่ธุรกิจก็ยังไปต่อได้ คำถาม คือ ธุรกิจโตแค่ไหนที่เราจะถือว่าปีนั้นประสบความสำเร็จหรือทำได้ตามเป้าหมาย หรือรายได้ลดลงแค่ไหนที่ถือว่าธุรกิจอยู่ในภาวะเสี่ยง
คำถามเหล่านี้สามารถตอบได้ด้วยการกำหนดตัวเลขหนึ่งขึ้นมาเพื่อเป็นเป้าหมายที่จะต้องบรรลุให้ได้ในปีนั้น เช่น รายได้ปีนี้ต้องมากกว่าปีที่แล้ว 200% ถ้าเราทำได้ก็ถือว่าบรรลุเป้าหมายขององค์กรและยังสามารถใช้เป็น KPI ของฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับการสร้างรายได้ได้ เช่น แผนกขาย แผนกหาลูกค้า เป็นต้น ที่เราพูดกันไปข้างต้นไม่ได้มีแค่มิติในมุมของรายได้ แต่ยังสามารถประยุกต์ใช้กับรายจ่ายได้เช่นกัน รายจ่ายปีนี้ต้องน้อยกว่าปีที่แล้ว หรือให้เพิ่มขึ้นได้ตามสัดส่วนของยอดขาย ถ้ารายจ่ายที่เกิดขึ้นจริงเกินกว่าเกณฑ์ที่กำหนด ถือว่าแผนกที่เกี่ยวข้องไม่สามารถบรรลุเป้าหมายด้านรายจ่ายนั้นๆ ได้ เช่น แผนกการตลาด แผนกผลิต เป็นต้น สิ่งที่พูดมาข้างต้นคือส่วนหนึ่งของการทำงบประมาณ หรือที่เราเรียกว่าการทำ Budgeting นั่นเอง เชื่อว่าพอเฉลยมาถึงจุดนี้ทุกคนก็น่าจะร้อง อ๋อ มากขึ้น
การจัดทำงบประมาณ (ฺBudgeting) คืออะไร?
การจัดทำงบประมาณ (ฺBudgeting) คือ การวางแผนรายได้-รายจ่ายล่วงหน้าเป็นตัวเลข ไม่ว่าจะอยู่ในรูปของตัวเงินหรือปริมาณ เช่น กำหนดเป็นจำนวนเงินบาท ปริมาณชิ้นที่ขายได้ หรือจำนวนครั้งที่ใช้ เป็นต้น ซึ่งตัวเลขจะถูกกำหนดตามรอบที่ใช้วัดผล เช่น เป็นรายเดือน รายไตรมาส รายครึ่งหรือ หรือรายปีก็ได้
ไม่ว่าจะวัดผลเป็นรายใดก็ตาม เมื่อครบกำหนดรอบการวัดผล ผู้บริหารจะต้องนำตัวเลขที่เกิดขึ้นจริงมาเทียบกับงบประมาณที่วางแผนไว้ว่าเป็นไปตามแผนที่วางไว้หรือไม่ ซึ่งอาจจะดีหรือแย่กว่าที่ประมาณการไว้ก็ได้ แต่ตัวเลขที่แตกต่างจากผลที่วางไว้ จะต้องหาสาเหตุให้ได้ว่าเกิดจากปัจจัยใดเพื่อวิเคราะห์สาเหตุและใช้ช่วยวางแผนในการจัดทำงบประมาณในครั้งถัดไปได้
3 ขั้นตอนพื้นฐานในการจัดทำงบประมาณ
1. กำหนดตัวเลขที่อยากได้และเป็นไปได้
เริ่มจากกำหนดเป้าหมาย และกลยุทธ์ของกิจการก่อนว่าอยากไปไกลแค่ไหน เร็วแค่ไหน ด้วยวิธีอะไร เช่น ฝั่งรายได้ ถ้าอยากเติบโตเร็ว ต้องกำหนดเป้าที่ท้าทาย เช่น ยอดขายเพิ่มขึ้น 200-300% พร้อมกำหนดวิธีการที่จะทำให้ยอดขายเป็นไปตามที่กำหนดได้จริง
2. รู้ว่าอะไรที่ขับเคลื่อน (Driver) รายได้และรายจ่าย
เช่น ยอดขายอาจถูกขับเคลื่อนด้วยจำนวนชิ้นของสินค้าที่ขายได้ หรือจำนวนตัวแทนจำหน่ายที่หาได้ในแต่ละปี ส่วนค่าใช้จ่ายอาจกำหนดจากจำนวนวัตถุดิบที่ควรใช้ในการผลิตสินค้า 1 ชิ้น หรือจำนวนต้นทุนค่ายิงโฆษณาต่อลูกค้า 1 คนที่หาได้ เป็นต้น
สิ่งที่ควรรู้ คือ ตัวขับเคลื่อน(driver)รายได้และรายจ่ายของแต่ละประเภทธุรกิจมีไม่เหมือนกัน ไม่สามารถเลียนแบบของคนอื่นได้ แต่โดยทั่วไปในอุตสาหกรรมเดียวกันจะใช้ตัวขับเคลื่อนคล้ายๆ กัน เช่น ธุรกิจโรงแรมตัวขับเคลื่อนรายได้ คือ จำนวนห้องที่ลูกค้าใช้บริการ แต่ในธุรกิจขายสินค้า จะใช้จำนวนสินค้าที่ขายได้ เป็นต้น
3. ทบทวนภาพรวม
เมื่อกำหนดตัวเลขประมาณการของรายได้และรายจ่ายเสร็จแล้ว ให้ทำการทบทวนว่ารายได้ที่กำหนดสอดคล้องกับรายจ่ายที่กำหนดหรือไม่ บางครั้งอาจพบว่าตั้งเป้ายอดขายจากจำนวนชิ้นที่ขายได้สูงขึ้นมาก แต่รายจ่ายด้านการขายและการตลาดเท่าเดิมหรือลดลง ทำให้เราอาจพบความไม่สอดคล้องระหว่างรายได้และรายจ่ายในบางกรณีได้
จริงๆ แล้วขั้นตอนการจัดทำงบประมาณแบบสมบูรณ์มีรายละเอียดที่เยอะกว่านี้มาก แต่ในซีรีย์บทความนี้เราเน้นเรื่องที่เป็นพื้นฐานสำหรับผู้ประกอบการมือใหม่ให้สามารถนำไปใช้ได้โดยง่ายและเข้าใจเร็วที่สุด จึงไม่ได้อธิบายขั้นตอนการจัดทำแบบละเอียดนั่นเอง
ตัวอย่างงบประมาณการในระยะเวลา 1 ปี
ในฝั่งรายได้ อาจจะไม่ค่อยมีความซับซ้อน เพราะมักมีรายได้หลักของกิจการประเภทเดียว ทำให้การประมาณการจะง่าย เช่น กำหนดเป็นยอดรายได้ที่ต้องการ หรือ% ที่เพิ่มขึ้นของแต่ละไตรมาส เป็นต้น สำหรับส่วนของรายจ่าย มักจะไม่สามารถกำหนดยอดประมาณการเป็นก้อนเดียวได้ เพราะรายจ่ายมีหลายประเภท และแต่ละประเภทจะมีตัวขับเคลื่อน(driver) ที่แตกต่างกัน
- หากผลต่างใน รายได้ เป็นบวก = ธุรกิจมีผลการดำเนินงานดีกว่าที่คาดการณ์ไว้
- หากผลต่างใน รายจ่าย เป็นบวก = ใช้จ่ายที่เกินกว่าที่วางแผนไว้
การจัดทำงบประมาณ (ฺBudgeting) คือ การวางแผนรายได้-รายจ่ายล่วงหน้าเป็นตัวเลขสำหรับรอบระยะเวลาใดเวลาหนึ่ง เช่น ตัวเลขสำหรับรายได้ รายจ่ายที่ต้องทำได้ภายใน 3 เดือน 6 เดือน หรือ 12 เดือน การวางแผนตัวเลขล่วงหน้า จะช่วยให้การทำธุรกิจสนุก เพราะมีเป้าหมาย และจะหาวิธีเพื่อทำให้เป้าหมายนั้นบรรลุให้ได้ สุดท้ายเมื่อครบกำหนดรอบการวัดผล ผู้บริหารจะต้องนำตัวเลขที่เกิดขึ้นจริงมาเทียบกับตัวเลขที่วางแผนว่าเป็นไปตามแผนที่วางไว้หรือไม่ พร้อมหาสาเหตุว่าอะไรเป็นปัจจัยเชิงบวกและเชิงลบของตัวเลขเหล่านั้น เพื่อใช้ในการวางแผนงบประมาณในครั้งถัดไป
สำหรับในตอนถัดไป เราจะคุยกันในเรื่องการใช้เงินให้ถูกประเภท เช่น เงินกู้ที่มาระยะสั้นเพียง 3 เดือน แต่บริษัทนำไปลงทุนก่อสร้างสินทรัพย์ที่ใช้เวลานาน 1 ปี หรือเงินที่กู้มาระยะยาวแต่ใช้สำหรับใช้จ่ายในระยะสั้น ดีหรือไม่ดี และจะส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของธุรกิจอย่างไรบ้าง เราจะมาไขคำตอบกันในตอนหน้า
โปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK ช่วยผู้ประกอบการจัดการบัญชีอย่างเป็นระบบ รองรับการเติบโต ช่วยให้ธุรกิจก้าวไปสู่ความสำเร็จ
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
