ทำความรู้จัก “ใบเสนอราคา”

ไขข้อข้องใจ ใบเสนอราคาคืออะไร พร้อมตัวอย่างใบเสนอราคาที่ไม่ควรมองข้าม

ใบเสนอราคา (Quotation) คืออะไร?

ใบเสนอราคาเป็นเอกสารที่ผู้ขาย (ผู้ประกอบการ) ออกให้กับผู้ที่สนใจ (ลูกค้า) เพื่อแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าและบริการก่อนที่จะตัดสินใจซื้อ ซึ่งข้อมูลที่ควรมีประกอบใบเสนอราคา คือ รายการสินค้าและบริการที่ชัดเจน มีรายละเอียดทั้งเงื่อนไข ค่าใช้จ่าย ครบถ้วน เพื่อให้ผู้สนใจนำข้อมูลไปประกอบการพิจารณาก่อนตัดสินใจซื้อ อีกทั้งยังช่วยส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของธุรกิจอีกด้วย และสำหรับตัวอย่างใบเสนอราคานั้น PEAK นำมาให้ดูด้านล่างแล้วครับ

องค์ประกอบของใบเสนอราคา

หากดูจากตัวอย่างใบเสนอราคาจาก PEAK ด้านล่าง จะเห็นว่าใบเสนอราคาประกอบไปด้วย 3 ส่วนใหญ่ๆ คือ

• ส่วน Header ประกอบด้วย 
  1. โลโก้บริษัท 
  2. ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ของทั้งฝั่งผู้ขายและผู้ซื้อ
  3. เลขที่เอกสาร  วันที่ออกเอกสาร วันที่ใช้ได้ถึง และเลขที่อ้างอิง

• ส่วน Description ประกอบด้วย 
  1. รหัสสินค้า / บริการ
  2. คำอธิบายรายการของสินค้า/บริการ
  3. จำนวน , ราคาต่อหน่วย, มูลค่าก่อนภาษี
  4. หมายเหตุ

• ส่วน Footer ประกอบด้วย 
  1. ช่องผู้อนุมัติ และช่องยอมรับใบเสนอราคา
  2. ช่องทางการชำระเงิน

ตัวอย่างใบเสนอราคาจาก PEAK

• ใบเสนอราคาถือเป็นสัญญามั้ย?
  ถือเป็นสัญญา เนื่องจากในใบเสนอราคาจะแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายและเงื่อนไขต่างๆเกี่ยวกับสินค้าและบริการนั้น และมีในส่วนของยอมรับใบเสนอราคาเพื่อให้ลูกค้าได้ลงชื่อเมื่อลูกค้าตัดสินใจที่จะซื้อ เมื่อลูกค้ามีการลงชื่ออนุมัติแล้ว (ดูได้ที่ตัวอย่างใบเสนอราคาด้านบน) ผู้ประกอบการสามารถเริ่มดำเนินงานได้ทันที (อ้างอิงจากเว็บไซต์กรมสรรพากร)

• ใบเสนอราคาต้องมีลายเซ็นลูกค้ามั้ย?
  • เซ็น + ประทับตรา ดีที่สุด เนื่องจากทางฝั่งผู้ขาย จะได้เก็บไว้เพื่อเป็นหลักฐานในการทำการค้าต่อไป
  • ตอบกลับอีเมลว่าตกลงก็ถือว่ามีการยอมรับใบเสนอราคานั้นแล้ว
  • ตอบกลับไลน์ว่าตกลงก็ถือว่ามีการยอมรับใบเสนอราคานั้นแล้วเช่นกัน

          *สรุปได้ว่าเมื่อลูกค้ามีการตกลงไม่ว่าจะทางใดทางหนึ่ง ก็ถือว่าลูกค้ายอมรับที่จะซื้อสินค้าและบริการแล้ว

• ถ้าลูกค้าขอแก้ไขใบเสนอราคาต้องทำอย่างไร?
  • สามารถแก้ไขใบเสนอราคาเดิม และให้ลูกค้าลงชื่อยอมรับใหม่
  • สามารถออกใบเสนอราคาใหม่ได้เลย แต่อ้างอิงเลขที่ใบเสนอราคาเดิมได้
  • สามารถออกใบเสนอราคาใหม่ได้เลย เปลี่ยนเลขที่ใหม่ ซึ่งไม่เกี่ยวกับใบเสนอราคาใบเดิม

วิธีออกใบเสนอราคาด้วย PEAK

1. เข้าสู่ระบบ เว็บไซต์ peakaccount.com

2. ไปที่เมนูรายรับ >> ใบเสนอราคา >> สร้าง

3. เลือกกดเพิ่มชื่อลูกค้า ผู้จ่ายเงิน, ระบุวันที่ออก, ใช้ได้ถึง และเลขที่เอกสาร
จากนั้น ระบุสินค้าและบริการ พร้อมระบุราคา ตรวจสอบข้อมูลต่างๆให้เรียบร้อย หากข้อมูลถูกต้องแล้ว กดอนุมัติรายการ

4. กดพิมพ์เอกสาร สามารถเลือกได้ว่าจะพิมพ์เอกสารเป็นใบเสนอราคา, ใบส่งของชั่วคราว หรือพิมพ์ซองเอกสาร และสามารถส่งต่อให้คู่ค้าได้ทันที

****จบขั้นตอนการออกใบเสนอราคา****

ขั้นตอนการออกเอกสารหลังมีการอนุมัติใบเสนอราคา

ออกใบเสนอราคา

ใบแจ้งหนี้ (เมื่อลูกค้ามีการยอมรับใบเสนอราคานั้นแล้ว)

• ระบุวันที่จะออกเอกสาร พร้อมระบุเลขที่เอกสาร
• ระบบจะดึงข้อมูลจากใบเสนอราคามาให้ สามารถตรวจสอบข้อมูลรายละเอียดของสินค้า/บริการนั้นจากนั้นกดอนุมัติรายการได้เลย
• พิมพ์เอกสารใบแจ้งหนี้ และส่งเอกสารนั้นให้คู่ค้าได้ทันที โดยสามารถเลือกได้ว่าจะออกใบแจ้งหนี้เพียงอย่างเดียว หรือออกใบกำกับพร้อมใบแจ้งหนี้ (ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี)

รับเงิน (เมื่อลูกค้าชำระเงินมา)

• กดรับชำระเงิน พร้อมระบุจำนวนเงิน วันที่ที่ได้รับเงิน และเลือกช่องทางรับชำระเงิน จากนั้นกดรับชำระเงิน

ออกใบเสร็จรับเงิน

• หากมีการกดรับชำระเงินแล้ว ระบบจะให้ทำการออกใบเสร็จรับเงิน ข้อมูลทั้งหมดจะดึงมาจากที่ลูกค้าได้ทำการกดรับเงินนั้น สามารถเปลี่ยนวันที่ และเลขที่เอกสารได้ พร้อมตรวจสอบรายละเอียดในใบเสร็จรับเงิน หากถูกต้อง ก็สามารถกดอนุมัติรายการได้เลย
• ในหน้าใบเสร็จสามารถเลือกได้ว่าจะออกใบเสร็จรับเงินเพียงอย่างเดียว หรือออกใบกำกับภาษีพร้อมใบเสร็จรับเงิน (ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี)

ติดตามเรื่องราวอื่นๆของ PeakAccount.com ได้ที่
Blog : peakaccount.com/blog
Facebook : Facebook.com/peakengine
Youtube : PEAK