ปัจจุบันโลกเข้าสู่ยุค Digital 4.0 เทคโนโลยีมีการพัฒนาไปอย่างรวดเร็ว อุปกรณ์ต่างๆ สื่อสารและทำงานได้โดยอัตโนมัติซึ่งมี ผลกระทบกับทุกภาคส่วน วงการบัญชีก็เช่นกัน ที่การพัฒนาของโปรแกรม บัญชีมีเทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้นักบัญชีทำงานง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากเทคโนโลยีระบบ Cloud ซึ่งเป็นที่รู้จักกันทั่วไปแล้วยังมีการนำเทคโนโลยี OCR มาใช้ในวงการซอฟต์แวร์บัญชี ซึ่ง OCR จะเข้ามาช่วยงานของนักบัญชีได้อย่างไร บทความนี้มีคำตอบ
OCR คืออะไร
OCR หรือ Optical Character Recognition ภาษาไทยใช้คำว่า การอ่านอักขระด้วยแสง หมายถึงกระบวนการทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้แปลข้อความที่อยู่ในภาพจากการเขียนหรือจากการพิมพ์ ไปเป็นข้อความที่สามารถแก้ไขได้โดยเครื่องคอมพิวเตอร์ การจับภาพอาจทำโดยเครื่องสแกนเนอร์หรือ กล้องดิจิทัล
OCR จึงเป็นระบบการทำงานที่ใช้คอมพิวเตอร์ในการเปลี่ยนลายมือหรือเอกสารรูปภาพที่สแกนลายมือหรือ เอกสารการพิมพ์ให้อยู่ในรูปรหัสตัวอักษรที่ระบบสามารถเข้าใจได้ หรือถ้าอธิบายให้เข้าใจง่ายขึ้น เทคโนโลยี OCR เป็นกระบวนการในการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในรูปแบบ Analog เป็นข้อมูลในรูปแบบ Digital อย่างข้อมูลที่ลักษณะเป็น Code หรือ Serial Number ที่มีทั้งตัวเลขและตัวอักษร เทคโนโลยี OCR จะช่วยให้ผู้ใช้งานเก็บข้อมูลเหล่านี้ในรูปแบบดิจิทัลได้ โดยการประมวลผลจากรูปภาพและ ดึงข้อมูลตัวอักษรมาทำการจำแนกตัวอักษรเก็บไว้ในระบบ จากเดิมที่เมื่อต้องการใช้ข้อมูลจากเอกสาร ต้องใช้วิธีพิมพ์ข้อมูลตามเอกสารต้นฉบับ
หลักการทำงานของOCR
OCR มีกลไกในการทำงานที่ช่วยจำแนกตัวหนังสือหรือตัวอักษรที่มีรูปแบบของ Font แตกต่างกัน ออกไป ดังต่อไปนี้
1. Pattern Recognition
เป็นการตรวจจับตัวอักษรในภาพรวม ระบบสามารถจำแนกตัวอักษรที่เขียนด้วย Font ต่างกัน เช่น อักษร ก ระบบเพียงแค่เปรียบเทียบรูปที่ถูกสแกนเข้ามากับตัวอักษร ก ที่ถูกเก็บไว้ในระบบ เมื่อตัวอักษรถูกเปรียบเทียบและ Matching กัน ระบบจะระบุได้ว่าตัวอักษรนี้คือตัวอักษร ก
2. Feature Detection
หรือที่เรียกว่า ICR (Intelligence Character Recognition) เป็นเทคโนโลยีที่ช่วยจำแนกตัวอักษร ในข้อความได้อย่างละเอียด รวมถึงข้อความที่เป็นการเขียนด้วยลายมือ ระบบก็สามารถจำแนกได้ เช่น ระบบจะจดจำตัวอักษรจากความตรงและความลาดเอียงของเส้นตัวอักษร อย่างตัวอักษร A ระบบจะจดจำตัวอักษรใดก็ตามที่มีลักษณะเป็นเส้นเฉียง 2 เส้นและคั่นด้วยเส้นแนวนอน เมื่อมีการอ่านตัวอักษรลักษณะดังกล่าว ระบบก็จะจำแนกได้ว่าลักษณะตัวอักษรที่เป็นไปตามเกณฑ์นี้ คือตัวอักษร A เป็นต้น
เทคโนโลยี OCR ช่วยนักบัญชีในยุคดิจิทัลได้อย่างไร
เทคโนโลยี OCR ถูกนำมาใช้งานตั้งแต่ปี ค.ศ.1950 ในกิจการไปรษณีย์และสื่อสิ่งพิมพ์ จนกระทั่งปัจจุบันมีการพัฒนา OCR ในรูปแบบของโปรแกรมที่เชื่อมต่อกับโปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่เป็น ระบบ Cloud อย่างโปรแกรม PEAK เป็น Cloud Accounting Software ซึ่งเชื่อมต่อข้อมูลที่บันทึกไว้ จากการที่ OCR แปลงไฟล์รูปภาพที่เป็นเอกสารให้เป็นตัวเลขและตัวอักษร นำไปบันทึกบัญชีได้โดย อัตโนมัติ ดังรูปที่1
การทำงานของเทคโนโลยี OCR ที่เชื่อมต่อกับโปรแกรมบัญชี
ข้อดีของ เทคโนโลยี OCR
เทคโนโลยี OCR มีข้อดีหลายประการที่จะช่วยนักบัญชีในยุคดิจิทัลดังนี้
1. ช่วยลดความผิดพลาดในการบันทึกบัญชี
เทคโนโลยี OCR ช่วยแปลงข้อความในรูปภาพให้เป็นข้อมูลและบันทึกไว้ในระบบโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ภาพถ่ายของใบเสร็จรับเงินจาก Smartphone ในรูปที่2 ระบบ OCR จะช่วยแปลงภาพและแยกข้อมูลสำคัญออกเป็นส่วนๆ ได้แก่ ชื่อผู้ขาย (Vendor) วันที่ (Date) วิธีการจ่ายเงิน (Payment) และจำนวนเงิน (Total) เป็นต้น จากนั้นระบบจะเชื่อมต่อข้อมูล ไปบันทึกบัญชีอัตโนมัติในโปรแกรมบัญชี ส่วนข้อมูลทางบัญชีที่ได้จากวิธีอื่นก็จะถูกแปลงเป็น ข้อมูลในลักษณะเดียวกันเพื่อนำไปบันทึกบัญชีต่อโดยอัตโนมัติ
2. ช่วยประหยัดเวลาในการทำงานของนักบัญชี
เทคโนโลยี OCR ช่วยประหยัดเวลาในการบันทึกบัญชีได้ถึง 75% (อ้างอิงจากบทความ พัฒนาการของระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ที่น่าจับตามอง, นางสาวศิริรัฐ โชติเวชการ กรรมการวิชาชีพบัญชี ด้านการวางระบบบัญชี, Newsletter Issue65, May2018, สภาวิชาชีพบัญชีในพระบรมราชูปถัมภ์ ) เมื่อนักบัญชีใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่สามารถเชื่อมต่อข้อมูลที่ OCR แปลงจากไฟล์รูปภาพเป็น ข้อความเก็บไว้ ระบบจะดึงข้อมูลที่บันทึกไว้ดังกล่าวมาบันทึกบัญชีให้โดยอัตโนมัติ โดยที่นักบัญชี ไม่ต้องบันทึกบัญชีซ้ำอีก สำหรับรายการที่เกิดขึ้นเป็นประจำ ผู้ใช้งานสามารถกำหนดได้ล่วงหน้า ว่าจะบันทึกด้วยรหัสบัญชีใด นอกจากนี้การค้นหาเอกสารยังทำได้ง่ายและสะดวกรวดเร็ว ลดปัญหา เอกสารสูญหายอีกด้วย
3. ช่วยพัฒนาการทำงานของนักบัญชี
การทำงานของนักบัญชี ส่วนใหญ่เป็นการบันทึกบัญชีที่มีปริมาณมากและมีความซ้ำซ้อน เมื่อมีการนำเทคโนโลยี OCR มาใช้ นอกจากจะช่วยลดเวลาและขั้นตอนในการทำงานของนักบัญชี ที่ต้องจัดการกับเอกสารกองโตแล้ว นักบัญชียังสามารถใช้เวลาที่เหลือไปทำงานสำคัญในการ วิเคราะห์ข้อมูลทางด้านบัญชี เพื่อการวางแผนทางด้านการเงินสำหรับผู้บริหาร เป็นการพัฒนา การทำงานไปสู่การเป็นนักบัญชีบริหารได้
4. ลดการใช้กระดาษ
OCR เป็นเทคโนโลยีที่สามารถแปลงภาพให้เป็นข้อมูล เมื่อผู้ใช้งานต้องการเรียกดูข้อมูลที่ถูกบันทึก ไว้ในระบบ ก็สามารถเรียกดูได้โดยไม่ต้องพิมพ์ออกมาในรูปแบบกระดาษ เป็นการลดการใช้กระดาษ ซึ่งนอกจากจะช่วยลดค่าใช้จ่ายวัสดุสำนักงานแล้วยังเป็นการปรับกระบวนการทำงานของนักบัญชีให้เข้าสู่ระบบ Paperless Accounting (งานเอกสารทางบัญชีแบบไร้กระดาษ) ในอนาคต
OCR ช่วยให้การทำงานของนักบัญชีง่ายขึ้น โปรแกรมบัญชีPEAK ใช้เทคโนโลยีOCR ช่วยอ่านข้อมูลจากเอกสารทางบัญชี เพียงอัปโหลดรูปก็สามารถบันทึกบัญชีได้ ตัดปัญหาเรื่องเอกสารหาย หาใบเสร็จไม่เจอ ช่วยรองรับการเติบโตของธุรกิจ ฟีเจอร์นี้เหมาะกับธุรกิจ SMEs ที่ใช้บริการร่วมกับสำนักงานบัญชีและธุรกิจSMEs ที่ต้องการจัดเอกสาร ให้มีความเป็น ระบบระเบียบ เพียงอัปโหลดรูป นักบัญชีก็สามารถเข้าไปทำบัญชีและภาษีได้โดยไม่ต้องกลัว เอกสารหาย PEAK ได้พัฒนาฟีเจอร์ที่เชื่อมต่อกันกับ Application LINEช่วยให้นำเข้าไฟล์รูปภาพ ได้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น ตามลิงก์นี้ http://blogpeakaccount.todsorb.dev/blog/line-connect-peak/
PEAKยังมีระบบใหม่ https://lin.ee/mbYtwT4 ที่พัฒนาลงในApplication LINE ซึ่งรองรับการออกเอกสารทั้งใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบหักภาษี ณ ที่จ่าย มีระบบตอบกลับเป็นหน้าลิงก์เอกสารที่ส่งให้คู่ค้าได้ทันที พร้อมทั้งลงบันทึกบัญชีให้โดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยผู้ประกอบการและนักบัญชีลดต้นทุนในการเก็บเอกสาร ลดเวลาในการทำงานและ ช่วยให้จัดทำบัญชีได้อย่างมีประสิทธิภาพสูง
ติดตามความรู้จาก
โปรแกรมบัญชี PEAK ได้ที่ peakaccount.com
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี
PEAK ฟรี! ครบทุกฟีเจอร์ นาน 30 วัน!
อ้างอิง:
ACS-62-04-038.pdf (tfac.or.th)
เทคโนโลยี OCR คืออะไร และมีขั้นตอนการทำงานอย่างไร? – AI GEN (aigencorp.com)
