ความแตกต่างระหว่าง เกณฑ์คงค้าง VS เกณฑ์เงินสด

เกณฑ์เงินสด

รายได้ตามเกณฑ์เงินสด หมายถึง รายได้ที่ธุรกิจจะรับรู้ก็ต่อเมื่อได้รับเงินจริง ๆ เท่านั้น ซึ่งหมายความว่าหากมีการขายสินค้าแบบเงินเชื่อหรือให้บริการแล้วแต่ยังไม่ได้รับเงิน ธุรกิจก็จะไม่นับเป็นรายได้ทันที

ในส่วนของค่าใช้จ่ายก็เช่นกัน ค่าใช้จ่ายจะถูกบันทึกเมื่อมีการจ่ายเงินจริง ดังนั้น ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นแต่ยังไม่ได้จ่ายเงิน เช่น การซื้อสินค้าแบบเงินเชื่อ ก็จะไม่นับเป็นค่าใช้จ่ายจนกว่าจะมีการชำระเงิน

พูดง่าย ๆ ก็คือ ธุรกิจที่ใช้เกณฑ์เงินสดจะรับรู้รายได้และค่าใช้จ่ายเฉพาะเมื่อมีเงินเข้าและออกจริงเท่านั้น

ตัวอย่างเช่น เราจ่ายค่าเช่าบ้านปีละ 12,000 บาท ทันทีที่เราจ่ายเงินไปเราก็จะบันทึกเป็นค่าเช่า 12,000 บาททันที โดยไม่ต้องสนใจว่า ค่าเช่าที่จ่ายไปนั้นสำหรับการเช่า 1 ปี

เกณฑ์คงค้าง

หรือ เราจะเรียกอีกชื่อว่าเกณฑ์สิทธิ หรือหลายๆคนเรียกด้วยภาษาพูดว่าเกณฑ์บัญชี นั้น คือ เป็นวิธีทางบัญชีที่ใช้บันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายตามช่วงเวลาที่เกิดขึ้นจริง ไม่ขึ้นอยู่กับว่าได้รับหรือจ่ายเงินแล้วหรือยัง

• รายได้ จะถูกบันทึกเมื่อมีการส่งมอบสินค้า หรือให้บริการสำเร็จ แม้ว่าจะยังไม่ได้รับเงิน เช่น หากธุรกิจให้บริการลูกค้าไปแล้วแต่ยังไม่ได้รับเงิน รายได้ก็ต้องถูกบันทึกในงวดนั้น
• ค่าใช้จ่าย จะถูกบันทึกเมื่อธุรกิจได้รับสินค้าหรือบริการ แม้ว่ายังไม่ได้จ่ายเงิน เช่น ถ้าธุรกิจใช้บริการจากซัพพลายเออร์แล้วแต่ยังไม่ได้จ่ายเงิน ค่าใช้จ่ายนั้นก็ยังต้องถูกบันทึกในงวดที่ใช้บริการ

ตัวอย่างเช่น ค่าเช่าบ้านปีละ 12,000 บาท ทันที่เราจ่ายเงินออกไป เราจะต้องทยอยรับรู้ค่าเช่าทีละเดือน เช่น เดือนแรก เราจะบันทึกเป็นค่าเช่า 1,000 บาท และเงินจ่ายล่วงหน้าค่าเช่า 11,000 บาท

วันนี้คุณในฐานะเจ้าของธุรกิจกำลังดูรายงานทางการเงินด้วยเกณฑ์ไหนอยู่ ระหว่างเกณฑ์เงินสด และเกณฑ์คงค้าง

โดยหลายๆท่านส่วนใหญ่ อาจะเริ่มต้นด้วยการใช้เกณฑ์เงินสดในการทำรายงานทางการเงิน ดูผลประกอบการ และตัดสินใจทางธุรกิจ เพราะเป็นวิธีที่เข้าใจง่ายกว่า และไม่ซับซ้อนในการสรุปรายงาน

แต่ด้วยมุมมองที่จำกัดของเกณฑ์เงินสด กิจการจะไม่ได้รับรู้ว่าสถานะปัจจุบันกิจการมีรายการดังต่อไปนี้อยู่เท่าใดบ้าง

• ลูกหนี้ รายได้ค้างรับ(รายรับที่เกิดแล้วแต่ยังไม่ได้รับเงิน) คือเราคาดการณ์ว่าจะได้รับชำระเงินก้อนนี้ในอนาคต
• เจ้าหนี้ ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย(รายจ่ายที่เกิดแล้วแต่ยังไม่ได้จ่ายเงิน) คือเราคาดการณ์ว่าจะต้องจ่ายเงินก้อนนี้ในอนาคต
• ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าหรือรายจ่ายที่จ่ายไปแล้วใช้ประโยชน์ได้นาน คือเราได้จ่ายเงินไปก่อนแล้วทำให้ในอนาคตเราไม่ต้องจ่ายอีก เช่นเราจ่ายค่าเซ้งตึกล่วงหน้าไป 20 ปี
• รายได้รับล่วงหน้า เงินมัดจำหรือเงินที่ได้รับมาก่อนแต่เรายังมีภาระต้องส่งมอบสินค้าบริการให้กับลูกค้า เช่นลูกค้ามัดจำค่าสินค้า

การใช้เกณฑ์คงค้างดูรายงานทางการเงิน จะช่วยให้ผลการดำเนินงานของธุรกิจสะท้อนความเป็นจริงของคุณค่าที่สร้างในแต่ละช่วงเวลาได้อย่างเหมาะสมมากกว่า เพราะรับรู้รายได้ และรายจ่ายเมื่อเกิดรายการจริงในงวดนั้นๆ

ตามมาตรฐานการบัญชีกำหนดให้ทุกบริษัทต้องบันทึกบัญชีด้วยเกณฑ์คงค้าง โดยในวันสิ้นงวดจึงจะต้องมีการปรับปรุงบัญชีที่เกี่ยวข้องเพื่อให้มีความถูกต้องตามเกณฑ์คงค้าง ซึ่งจะส่งผลต่อความถูกต้องของผลการดำเนินงานและฐานะทางการเงินของกิจการด้วย

จากตัวอย่างที่ยกมาคงทำให้หลายคนเห็นความแตกต่างของเกณฑ์คงค้าง กับเกณฑ์เงินสดได้ชัดเจนมากขึ้นแล้วนะคะ

เมื่อมีการบันทึกบัญชีตามหลักเกณฑ์ทั้ง 2 ประเภทนี้จะดำเนินการได้อย่างถูกต้องค่ะ

PEAK Account โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่มีฟังก์ชันการทำงานที่การตอบโจทย์ มีระบบบันทึกบัญชีแบบเกณฑ์คงค้าง (Accrual) ได้อัตโนมัติ และรองรับด้วยระบบสร้างเอกสารล่วงหน้า (Recurring) ที่ทำให้นักบัญชีหรือผู้ประกอบการที่ต้องออกเอกสารเป็นประจำทุกเดือน มาทำรายการไว้ล่วงหน้า เช่น สำนักงานบัญชีที่มีค่าบริการบัญชีประจำ ธุรกิจให้เช่าพื้นที่มีสัญญาค่าเช่าต่อเดือนแน่นอน ธุรกิจรับเหมาที่แบ่งรับเงินออกเป็นงวด เป็นต้น ซึ่งรายการที่สร้างจะถูกบันทึกบัญชี และส่งอีเมลให้โดยอัตโนมัติ

ติดตามความรู้จาก โปรแกรมบัญชี PEAK ได้ที่  blog.peakaccount.com/

ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! ครบทุกฟีเจอร์ นาน 30 วัน!

คลิก https://peakaccount.com