เกณฑ์เงินสด
เป็นการบันทึกบัญชีเมื่อได้รับหรือจ่ายเงินสดจริง โดยไม่ได้คำนึงถึงว่ารายได้หรือค่าใช้จ่ายจะอยู่ในรอบระยะเวลาบัญชีใด เรียกได้ว่ารายได้ตามเกณฑ์เงินสดนี้จะไม่รวมรายได้จากการขายเชื่อ หรือการให้บริการแล้วยังไม่ได้รับเงิน สำหรับค่าใช้จ่ายก็จะไม่รวมค่าใช้จ่ายจากการซื้อเชื่อ หรือการรับบริการที่ยังไม่ได้จ่ายชำระเงิน กิจการจะไม่มีการบันทึกรายได้หรือค่าใช้จ่ายจนกว่าจะได้รับเงินหรือจ่ายเงินจริง
ตัวอย่างเช่น เราจ่ายค่าเช่าบ้านปีละ 12,000 บาท ทันทีที่เราจ่ายเงินไปเราก็จะบันทึเป็นค่าเช่า 12,000 บาททันที โดยไม่ต้องสนใจว่า ค่าเช่าที่จ่ายไปนั้นสำหรับการเช่า 1 ปี ซึ่งบัญชีตามเกณฑ์เงินสดนั้น ราชการของไทยจะใช้เป็นเกณฑ์ในการบันทึกบัญชี
เกณฑ์คงค้าง
เกณฑ์คงค้าง หรือ เราจะเรียกอีกชื่อว่าเกณฑ์สิทธินั้น คือ วิธีการทางบัญชีที่ใช้เป็นหลักในการพิจารณาบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายให้อยู่ในงวดต่าง ๆ โดยคำนึงถึงรายได้ที่พึงรับและค่าใช้จ่ายที่พึงจ่าย เพื่อให้แสดงผลการดำเนินงานของแต่ละงวดนั้นอย่างเหมาะสม โดยไม่ว่าได้รับเงินมาแล้วหรือจ่ายเงินไปแล้วหรือไม่ ดังนั้น ตามเกณฑ์คงค้าง รายได้จะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อมีการส่งมอบสินค้าหรือบริการแล้ว ไม่ว่ากิจการจะได้รับเงินแล้วหรือยังไม่ได้รับเงินก็ตาม เช่น การให้บริการแก่ลูกค้าแต่ยังไม่ได้รับเงิน การให้บริการนี้ก็จะต้องบันทึกเป็นรายได้ของกิจการถึงแม้ว่าจะยังไม่ได้รับเงินก็ตาม สำหรับค่าใช้จ่าย ตามเกณฑ์คงค้างค่าใช้จ่ายจะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อมีการใช้ทรัพยากรหรือได้รับบริการจากบุคคลอื่นแล้ว ไม่ว่าจะจ่ายเงินแล้วหรือไม่ก็ตาม
ตัวอย่างเช่น ค่าเช่าบ้านปีละ 12,000 บาท ทันที่เราจ่ายเงินออกไป เราจะต้องทยอยรับรู้ค่าเช่าทีละเดือน เช่น เดือนแรก เราจะบันทึกเป็นค่าเช่า 1,000 บาท และเงินจ่ายล่วงหน้าค่าเช่า 11,000 บาท ซึ่งตามมาตรฐานการบัญชีกำหนดให้ทุกบริษัทต้องบันทึกบัญชีด้วยเกณฑ์คงค้าง
ดังนั้นตามเกณฑ์คงค้าง ในวันสิ้นงวดจึงจะต้องมีการปรับปรุงบัญชีที่เกี่ยวข้องเพื่อให้มีความถูกต้องตามเกณฑ์คงค้าง ซึ่งจะส่งผลต่อความถูกต้องของผลการดำเนินงานและฐานะทางการเงินของกิจการด้วย
ตามหลักการบัญชีที่ยอมรับกันโดยทั่วไป (Generally Accepted Accounting Principles) นั้น กิจการค้าโดยเฉพาะอย่างยิ่งกิจการค้าที่เป็นนิติบุคคลจะใช้เกณฑ์คงค้างในการบันทึกบัญชี ดังนั้นในวันสิ้นงวดบัญชีของกิจการ จึงจะต้องมีการปรับปรุงบัญชีที่บันทึกไว้ตามหลักการบัญชีทั่วไปให้เป็นไปตามเกณฑ์คงค้างด้วย
จากตัวอย่างที่ยกมาคงทำให้หลายคนเห็นความแตกต่างของเกณฑ์คงค้าง กับเกณฑ์เงินสดได้ชัดเจนมากขึ้นค่ะ เมื่อมีการบันทึกบัญชีตามหลักเกณฑ์ทั้ง 2 ประเภทนี้จะดำเนินการได้อย่างถูกต้องค่ะ
PEAK Account โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่มีฟังก์ชันการทำงานที่การตอบโจทย์ มีระบบบันทึกบัญชี Accrual ได้อัตโนมัติ และรองรับด้วยระบบสร้างเอกสารล่วงหน้า (Recurring) ที่ทำให้นักบัญชีหรือผู้ประกอบการที่ต้องออกเอกสารเป็นประจำทุกเดือน มาทำรายการไว้ล่วงหน้า เช่น สำนักงานบัญชีที่มีค่าบริการบัญชีประจำ ธุรกิจให้เช่าพื้นที่มีสัญญาค่าเช่าต่อเดือนแน่นอน ธุรกิจรับเหมาที่แบ่งรับเงินออกเป็นงวด เป็นต้น ซึ่งรายการที่สร้างจะถูกบันทึกบัญชี และส่งอีเมลให้โดยอัตโนมัติ
ติดตามความรู้จาก โปรแกรมบัญชี PEAK ได้ที่ blog.peakaccount.com/
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! ครบทุกฟีเจอร์ นาน 30 วัน!
