บิลเงินสดคืออะไร อธิบายง่าย ๆ สำหรับผู้เริ่มต้นธุรกิจ

สำหรับผู้เริ่มต้นธุรกิจ บิลเงินสด ถือเป็นเอกสารสำคัญที่ช่วยบันทึกการขายสินค้าและการจ่ายเงินที่เกิดขึ้นแบบเรียลไทม์ การมีบิลเงินสดที่ชัดเจนช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการรายรับและรายจ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้ตรวจสอบยอดขายและคำนวณกำไรขาดทุนได้ง่าย นอกจากนี้ ยังเป็นหลักฐานยืนยันการทำธุรกรรมที่เกิดขึ้นจริงทำให้มีความน่าเชื่อถือ ผู้เริ่มต้นธุรกิจจึงควรให้ความสำคัญกับการออกบิลเงินสดเพื่อการจัดการที่โปร่งใสและมีประสิทธิภาพ

บิลเงินสดคืออะไร? ทำความเข้าใจผ่านตัวอย่างบิลเงินสด

เคยสงสัยไหมครับว่าทำไมบางร้านค้าให้บิลเงินสด บางร้านค้าให้ใบเสร็จรับเงิน หากดูตัวอย่างบิลเงินสดและใบเสร็จรับเงิน จะเห็นว่าเอกสารทั้งสองมีความคล้ายคลึงกัน ในมุมของคนทำบัญชี บิลเงินสดและใบเสร็จรับเงิน ถือว่าเป็นเอกสารรับเงินที่เป็นสามารถใช้ยืนยันว่าผู้ขายสินค้าและบริการได้รับเงินจากลูกค้าเรียบร้อยได้เช่นเดียวกัน

บิลเงินสด แตกต่างจากใบเสร็จรับเงินอย่างไร

จากที่อธิบายขั้นต้น เอกสารทั้ง 2 ชนิด เป็นเหมือนเอกสารที่ใช้ยืนยันการรับเงินจากลูกค้าที่มาซื้อสินค้าและบริการเหมือนกัน แต่ก็มีความแตกต่างกันเพียงเล็กน้อย คือ

บิลเงินสด : จะมีการออกเมื่อลูกค้ามีการชำระค่าสินค้าและบริการให้กับร้านค้าทันที (ดูภาพประกอบตัวอย่างบิลเงินสดด้านล่าง)

ใบเสร็จรับเงิน : จะมีการออกเมื่อลูกค้ามีการชำระค่าสินค้าและบริการให้กับร้านค้า หรือออกเมื่อลูกค้ามีการชำระค่าสินค้าและบริการตามใบแจ้งหนี้ ทั้งนี้ทุกคนสามารถคลิกอ่านเนื้อหาเกี่ยวกับใบเสร็จรับเงินได้ในบทความ ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) คืออะไร ได้เลยครับ

ตัวอย่างบิลเงินสด

ตัวอย่างบิลเงินสด

จากตัวอย่างบิลเงินสด  จะเห็นว่าบิลเงินสดประกอบไปด้วยข้อมูลหลายส่วน เพื่อเพิ่มความชัดเจน แม่นยำในการบันทึก

บิลเงินสด ประกอบด้วย

1. เล่มที่ เลขที่
2. ชื่อที่อยู่ของร้านค้า หรือกิจการ
3. ชื่อที่อยู่ของผู้ซื้อสินค้าและบริการ พร้อมเลขที่บัตรประชาชน และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร
4. รายการสินค้าและบริการ พร้อมจำนวน ราคาต่อหน่วย และราคารวมต่อสินค้าและบริการ
5. ค่าสินค้าและบริการทั้งหมด
6. ลายมือชื่อผู้รับเงิน

ซึ่งเวลาที่เราได้รับบิลเงินสดมักเจอกับการกรอกบิลเงินสดที่ไม่ครบของร้านค้า การกรอกข้อมูลไม่ครบจะทำให้บิลเงินสดนี้ไม่สามารถนำมาใช้เป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทได้ หรือเรียกว่าทางกรมสรรพากรไม่รองรับก็ได้ครับ

สามารถนำบิลเงินสดเอามาเป็นเอกสารแสดงค่าใช้จ่ายได้บริษัทหรือไม่? ต้องบอกว่า ได้ หากมีข้อมูลตามตัวอย่างบิลเงินสดดังนี้

ตัวอย่างบิลเงินสดที่กรมสรรพากรยอมรับและให้นับเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทได้

1. บิลเงินสดที่มีการกรอกเอกสารครบถ้วนตามตัวอย่างบิลเงินสดข้างบน
2. บิลเงินสดที่มีการแนบสำเนาบัตรประชาชน พร้อมเซ็นต์รับรอง เมื่อผู้ออกบิลเงินสดเป็นบุคคลธรรมดา
3. ออกเอกสาร “ใบสำคัญรับเงิน” หรือ “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” แทน เมื่อทางร้านค้าไม่มีการออกบิลเงินสด หรือใบเสร็จรับเงินได้

เอกสารที่สามารถใช้แทนบิลเงินสด หรือใบเสร็จรับเงิน

เอกสารที่สามารถใช้แทนบิลเงินสดหรือใบเสร็จรับเงินได้ มี 2 เอกสาร คือ

1. ใบสำคัญรับเงิน เป็นเอกสารที่ผู้ซื้อออก เมื่อผู้ขายไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้ได้ โดยผู้ขายจะต้องลงลายมือชื่อ และแนบสำเนาบัตรประชาชนร่วมด้วย

2. ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน เป็นเอกสารที่ผู้ซื้อออกเมื่อซื้อสินค้าและบริการเบ็ดเตล็ด ที่มียอดเงินไม่มาก เมื่อทางผู้ขายไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้ได้ ผู้ซื้อสามารถนำเอกสารนี้ไปให้พนักงานของกิจการนั้นลงลายมือชื่อแทนได้ครับ

ตัวอย่างเอกสารที่ใช้แทนบิลเงินสด หรือใบเสร็จรับเงิน

การใช้บิลเงินสดเพื่อเป็นหลักฐานของค่าใช้จ่าย จำเป็นต้องมีข้อมูลครบถ้วนตามตัวอย่างบิลเงินสดด้านบน ซึ่งเป็นข้อมูลที่สรรพากรกำหนด หรือออกเอกสารเพิ่มเติมกรณีที่บิลเงินสดนั้นระบุข้อมูลไม่ครบถ้วนครับ ทั้งนี้จะดีกว่าถ้าผู้ซื้อสามารถขอใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายสินค้าและบริการได้ หรือหากคุณเป็นผู้ขายสินค้าและบริการเอง จะออกใบเสร็จรับเงินผ่านโปรแกรม PEAK ก็จะช่วยให้ผู้ขายสินค้าและบริการออกใบเสร็จรับเงินได้ง่าย สะดวก และรวดเร็วไม่แพ้การออกบิลเงินสดเลย แล้วยังสามารถออกเอกสารบัญชีอื่นๆ เช่น ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ บันทึกข้อมูลการเงินในธุรกิจ บันทึกข้อมูลคู่ค้าในระบบ เพื่อความสะดวกในการออกเอกสารอื่นๆก็สามารถทำได้ครับ

ผู้ประกอบการรายใดสนใจ สามารถสมัครเพื่อใช้งานโปรแกรม PEAK ได้ที่ https://peakaccount.com