ทำความรู้จัก “สมุดบัญชี”

กิจการที่เป็นนิติบุคคลมีหน้าที่ต้องจัดทำบัญชี ซึ่งในการทำบัญชี กิจการต้องเริ่มจากการบันทึกรายการบัญชีจากเอกสารหลักฐานที่เกิดขึ้น การบันทึกในสมุดบัญชีโดยสมุดบัญชีแบ่งออกเป็น 2 ประเภทดังนี้ คือ

1. สมุดรายวัน

ถือว่าเป็นสมุดขั้นต้นในการบันทึกบัญชี ที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นโดยเป็นการบันทึกตามลำดับก่อนหลังของการเกิดรายการ สมุดรายวันแบ่งออกได้เป็น 2 ชนิด ได้แก่ สมุดรายวันเฉพาะและสมุดรายวันทั่วไป

1.1 สมุดรายวันเฉพาะ (Special Journal)

เป็นสมุดรายวันหรือสมุดขั้นต้นที่บันทึกรายการค้าเฉพาะเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ เหมาะสำหรับกิจการที่มีรายการค้าเป็นจำนวนมาก ซึ่งจัดแบ่งออกได้ 2 ประเภท ได้แก่

1.1.1 สมุดรายวันเฉพาะสำหรับบันทึกรายการเกี่ยวกับสินค้า

ใช้กับกิจการที่ใช้ระบบการบันทึกสินค้าคงเหลือแบบสิ้นงวด (Periodic Inventory System) ประกอบด้วย

ก. สมุดรายวันซื้อ (Purchase Journal) เป็นสมุดรายวันใช้สำหรับบันทึกรายการซื้อสินค้าใช้ในกรณีซื้อเป็นเงินเชื่อเท่านั้น
ข. สมุดรายวันขาย (Sale Journal) เป็นสมุดรายวันใช้สำหรับบันทึกรายการขายสินค้าใช้ในกรณีขายเป็นเงินเชื่อเท่านั้น
ค. สมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด (Purchase Return & Allowance Journal) เป็นสมุดรายวันใช้สำหรับบันทึกรายการส่งคืนสินค้าเนื่องจากสินค้าที่ได้รับชำรุดเสียหาย หรือขนาดของสินค้าไม่ตรงตามที่สั่งซื้อ เป็นต้น ใช้ในกรณีซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อเท่านั้น
ง. สมุดรายวันรับคืนและส่วนลด (Sale Return & Allowance Journal) เป็นสมุดรายวันใช้สำหรับบันทึกรายการรับคืนสินค้าเนื่องจากสินค้าที่ส่งไปชำรุดเสียหายหรือผิดจากขนาดที่ลูกค้าสั่งซิ้อ เป็นต้น กิจการต้องเปลี่ยนสินค้าหรือให้ส่วนลดแก่ลูกค้า ใช้ในกรณีขายสินค้าเป็นเงินเชื่อเท่านั้น

1.1.2 สมุดรายวันเฉพาะสำหรับบันทึกรายการรับจ่ายเงิน

ประกอบด้วย

ก. สมุดรายวันรับ (Cash Receipt Journal) ใช้ในกรณีรับเงินสดหรือเงินฝากธนาคาร
ข. สมุดรายวันจ่ายเงิน (Cash Disbursement Journal) ใช้ในกรณีจ่ายเงินสดหรือเงินฝากธนาคาร

1.2 สมุดรายวันทั่วไป (General Journal)

เป็นการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้น ในกรณีที่กิจการไม่มีสมุดรายวันเฉพาะ สามารถใช้สมุดรายวันทั่วไปบันทึกรายการค้าได้ทุกรายการ ในการบันทึกรายการทางการค้าจำเป็นต้องใช้ผังบัญชี หมายถึงผังที่แสดงรายชื่อบัญชี โดยกำหนดรหัสบัญชีจัดเรียงตามลำดับหมวดหมู่บัญชี ซึ่งแบ่งออกเป็น 5 หมวดหมู่ดังนี้

ก. หมวดสินทรัพย์ กำหนดรหัสบัญชีขึ้นต้นด้วย 1
ข. หมวดหนี้สิน กำหนดรหัสบัญชีขึ้นต้นด้วย 2
ค. หมวดส่วนของเจ้าของ กำหนดรหัสบัญชีขึ้นต้นด้วย 3
ง. หมวดรายได้ กำหนดรหัสบัญชีขึ้นต้นด้วย 4
จ. หมวดค่าใช้จ่าย กำหนดรหัสบัญชีขึ้นต้นด้วย 5

ตัวอย่างสมุดบัญชีรายวัน

ประโยชน์ของสมุดรายวัน

1. ทำให้ทราบรายการทางการค้าที่เกิดขึ้นตามลำดับก่อนหลัง

2. สามารถตรวจสอบรายการค้าย้อนหลังได้ ทำให้ลดข้อผิดพลาดในการบันทึกบัญชี

คลิกที่นี่ เพื่อดูวิธีการดูสมุดบัญชีรายวัน และรายงานสมุดบัญชีรายวัน ในโปรแกรมบัญชี PEAK

2. สมุดบัญชีแยกประเภท

เป็นบัญชีที่สรุปรายการบัญชีที่มาจากสมุดบัญชีรายวัน โดยจะจัดแยกเป็นประเภทและหมวดหมู่ทำให้ เข้าใจง่ายและสะดวกต่อการจัดทำงบการเงินต่อไป

2.1 สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger)

เป็นสมุดบัญชีที่รวบรวมรายการบัญชีตามประเภทของรายการได้แก่ ประเภทสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้และค่าใช้จ่าย ประเภทสินทรัพย์เช่น บัญชีเงินสด เงินฝากธนาคาร ลูกหนี้ สินค้า ที่ดินอาคารและอุปกรณ์ เป็นต้น ประเภทหนิ้สิน เช่น เจ้าหนี้การค้า เจ้าหนี้อื่นๆ เงินกู้ยืมระยะสั้น เป็นต้น

ตัวอย่างบัญชีแยกประเภททั่วไป

บัญชีแยกประเภท ประกอบด้วย

1. วัน เดือน ปี ที่มีการบันทึกรายการ
2. ข้อมูลและรายการบัญชี
3. จำนวนเงินเดบิต
4. วัน เดือน ปี ที่มีกการบันทึกรายการ
5. ข้อมูลและรายการบัญชี
6. จำนวนเงินเครดิต

2.2 สมุดบัญชีแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger)

เป็นสมุดบัญชีที่รวบรวมบัญชีย่อยที่เป็นรายละเอียดของบัญชีแยกประเภททั่วไป ได้แก่บัญชีประเภทย่อยลูกหนี้ บัญชีประเภทย่อยเจ้าหนี้ เป็นต้น ซึ่งแสดงรายละเอียดรายการและแยกเป็นรายบุคคล

ตัวอย่างบัญชีแยกประเภทย่อย

บัญชีแยกประเภทย่อย ประกอบด้วย

1. วัน เดือน ปี ที่มีการบันทึกรายการ
2. ข้อมูลและรายการบัญชี
3. หน้าบัญชีของสมุดบันทึกรายการ
4. จำนวนเงินเดบิต
5. จำนวนเงินเครดิต
6. ผลต่างของยอดเดบิตและเครดิต (นำช่องที่4 ลบกับช่องที่5 กรณีช่องที่4 มากกว่าช่องที่5)
7. ผลต่างของยอดเครดิตและเดบิต (นำช่องที่5 ลบกับช่องที่4 กรณีช่องที่5 มากกว่าช่องที่4)

ประโยชน์ของบัญชีแยกประเภท

1. ช่วยในการตรวจสอบความถูกต้องของการบันทึกบัญชี เพราะการแยกแต่ละรายการทำให้นักบัญชีสามารถตรวจสอบว่าตรงกับหลักฐานทางบัญชี เช่นใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน หรือไม่ ถ้าไม่ตรงกันก็สามารถปรับปรุงแก้ไขการบันทึกบัญชีให้ถูกต้อง รวมทั้งช่วยตรวจสอบข้อผิดพลาดหรือรายการที่ผิดปกติ

2. ทำให้เห็นการเปลี่ยนแปลงเคลื่อนไหว เพิ่มขึ้น(ลดลง) ของรายการบัญชีในแต่ละประเภทรายการ ช่วยผู้ประกอบการในการวิเคราะห์และวางแผนได้

3. ช่วยในการจัดทำงบการเงินของกิจการ ทำให้เห็นที่มาที่ไปของรายได้และค่าใช้จ่าย ช่วยผู้ประกอบการให้เห็นภาพรวมของธุรกิจ จุดที่ธุรกิจต้องปรับปรุง

คลิกที่นี่ เพื่อดูวิธีการดูสมุดบัญชีแยกประเภท และรายงานสมุดบัญชีแยกประเภท ในโปรแกรมบัญชี PEAK

สมัครใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี คลิก peakaccount.com
หรือสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมทาง inbox ของ Facebook PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์