ทำธุรกิจมาตั้งนาน แต่ยังงงว่าสมุดรายวันกับสมุดแยกประเภทต่างกันยังไง แล้วต้องทำเล่มไหนบ้าง — บทความนี้พาทำความรู้จักสมุดบัญชีทุกประเภท พร้อมตัวอย่างสั้นให้เห็นภาพ และตารางเทียบให้เข้าใจความต่างแบบกระชับ
สมุดบัญชีคืออะไร มีกี่ประเภท
สมุดบัญชี คือบันทึกทางการเงินที่กิจการจัดทำขึ้นเพื่อจดรายการค้าทุกรายการอย่างเป็นระบบ
กฎหมายกำหนดให้ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน ห้างหุ้นส่วนจำกัด และบริษัทจำกัด ต้องจัดทำสมุดบัญชีตามที่อธิบดีกำหนด (ตาม พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543)
สมุดบัญชีแบ่งเป็น 2 ประเภทหลัก
- สมุดรายวัน (Journal) — สมุดที่บันทึก “รายการค้า” ตามลำดับวันที่เกิดขึ้น
- สมุดบัญชีแยกประเภท (Ledger) — สมุดที่รวบรวมรายการจากสมุดรายวันมาจัดกลุ่มตามชื่อบัญชี เช่น เงินสด ลูกหนี้ เจ้าหนี้
ทั้งสองทำงานต่อเนื่องกัน ข้อมูลจากสมุดรายวันจะถูกผ่านรายการไปยังสมุดแยกประเภท เพื่อให้รู้ยอดคงเหลือของแต่ละบัญชี
สมุดรายวัน (Journal) คืออะไร
สมุดรายวัน คือสมุดบัญชีเล่มแรกที่กิจการเปิดใช้ ทำหน้าที่จดทุกรายการที่เกิดขึ้นเรียงตามวันที่ พร้อมระบุว่ารายการนั้น “เดบิต” บัญชีไหน และ “เครดิต” บัญชีไหน
สมุดรายวันแบ่งเป็น 2 กลุ่ม คือ สมุดรายวันทั่วไป กับ สมุดรายวันเฉพาะ
สมุดรายวันทั่วไป (General Journal)
สมุดรายวันทั่วไป คือสมุดรายวันที่ใช้จดรายการทุกประเภทที่ไม่ได้ถูกแยกไปลงในสมุดรายวันเฉพาะ เช่น การปรับปรุงรายการ การแก้ไขข้อผิดพลาด หรือรายการที่เกิดขึ้นไม่บ่อย
ตัวอย่างสั้น สมมติว่าบริษัท ก จำกัด (ชื่อสมมุติ) ซื้ออุปกรณ์สำนักงานราคา 5,000 บาท จ่ายเงินสด
| รายการ | Dr (เดบิต) | Cr (เครดิต) |
|---|---|---|
| อุปกรณ์สำนักงาน | 5,000 | — |
| เงินสด | — | 5,000 |
จากตัวอย่าง เราบันทึกเดบิตอุปกรณ์สำนักงาน (สินทรัพย์เพิ่ม) และเครดิตเงินสด (สินทรัพย์ลด) ในสมุดรายวันทั่วไป
สมุดรายวันเฉพาะ
สมุดรายวันเฉพาะ คือสมุดที่แยกออกมารองรับรายการที่เกิดขึ้นบ่อยและมีปริมาณมาก เพื่อให้จัดการสะดวกขึ้น
สมุดรายวันเฉพาะที่พบบ่อยมี 4 เล่ม
- สมุดรายวันซื้อ จดรายการซื้อสินค้าเป็นเชื่อ
- สมุดรายวันขาย จดรายการขายสินค้าเป็นเชื่อ
- สมุดรายวันรับเงิน จดเงินสดหรือเงินโอนที่ได้รับเข้ากิจการ
- สมุดรายวันจ่ายเงิน จดเงินสดหรือเงินโอนที่จ่ายออกจากกิจการ
กิจการที่ซื้อขายเป็นเชื่อบ่อย การแยกสมุดรายวันซื้อและสมุดรายวันขายออกมาช่วยลดความซับซ้อนได้มาก
ตัวอย่างเช่น ร้านค้าส่งที่ออกใบแจ้งหนี้ 50 รายการต่อเดือน ถ้ารวมไว้ในสมุดรายวันทั่วไปเล่มเดียวจะค้นหายาก แต่ถ้าแยกสมุดรายวันขายออกมาจะค้นเจอทันที สมุดรายวันเฉพาะจึงช่วยประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาด
สมุดบัญชีแยกประเภท (Ledger) คืออะไร
สมุดบัญชีแยกประเภท คือสมุดที่รวบรวมรายการจากสมุดรายวันมาจัดกลุ่มตาม “ชื่อบัญชี” เช่น บัญชีเงินสด บัญชีลูกหนี้การค้า บัญชีรายได้ค่าบริการ
ข้อดีคือดูยอดสะสมของแต่ละบัญชีได้ทันที ไม่ต้องไล่ดูสมุดรายวันทุกเล่ม
พูดง่าย ๆ ว่า สมุดรายวันบันทึก “เรื่องอะไรเกิดขึ้น” ส่วนสมุดแยกประเภทตอบ “ตอนนี้แต่ละบัญชีเหลือเท่าไร”
บัญชีแยกประเภททั่วไป กับ แยกประเภทย่อย
สมุดบัญชีแยกประเภทแบ่งออกเป็น 2 ระดับ
บัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger) คือสมุดที่รวมบัญชีหลักทุกประเภทไว้ที่เดียว เช่น เงินสด ลูกหนี้รวม เจ้าหนี้รวม รายได้ ค่าใช้จ่าย ข้อมูลจากสมุดเล่มนี้เองที่นำไปจัดทำงบทดลองและงบการเงินของกิจการ กิจการทุกแห่งที่ต้องจัดทำบัญชีจะมีบัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นสมุดหลัก
บัญชีแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger) คือสมุดที่แยกรายละเอียดของบัญชีหลักบางตัวออกมา เช่น “ลูกหนี้การค้า” ในบัญชีแยกประเภททั่วไปจะแสดงเป็นยอดรวม แต่ในบัญชีแยกประเภทย่อยจะแยกรายชื่อลูกหนี้แต่ละราย ทำให้ติดตามหนี้ได้ง่ายขึ้น
สมุดรายวัน กับ สมุดแยกประเภท ต่างกันอย่างไร
ผู้ที่เริ่มศึกษาบัญชีมักสับสนว่าสมุดรายวันกับสมุดแยกประเภทต่างกันตรงไหน ตารางนี้สรุปให้เห็นชัด
| หัวข้อ | สมุดรายวัน (Journal) | สมุดแยกประเภท (Ledger) |
|---|---|---|
| บันทึกอะไร | รายการค้าที่เกิดขึ้น (เรียงตามวันที่) | ยอดคงเหลือแต่ละบัญชี (จัดตามชื่อบัญชี) |
| จัดเรียง | ตามลำดับเวลา | ตามชื่อบัญชี |
| ลำดับการทำงาน | บันทึกก่อน | รับข้อมูลจากสมุดรายวันอีกทีหนึ่ง |
| ใช้ตอบคำถามอะไร | “วันนี้เกิดรายการอะไรบ้าง” | “ตอนนี้เงินสดเหลือเท่าไร” “ลูกหนี้ค้างเท่าไร” |
| ตัวอย่าง | สมุดรายวันทั่วไป สมุดรายวันซื้อ | บัญชีแยกประเภททั่วไป บัญชีแยกประเภทย่อย |
สมุดบัญชีอยู่ตรงไหนในวงจรบัญชี
สมุดบัญชีเป็นส่วนหนึ่งของวงจรบัญชี (Accounting Cycle) ซึ่งเป็นขั้นตอนตั้งแต่เกิดรายการค้าจนถึงปิดบัญชี สรุปให้เห็นภาพ
- เกิดรายการค้า เช่น ซื้อสินค้า ขายของ จ่ายเงิน
- บันทึกในสมุดรายวัน ← สมุดบัญชีเล่มแรก
- ผ่านรายการไปสมุดแยกประเภท ← สมุดบัญชีเล่มที่สอง
- จัดทำงบทดลอง เพื่อตรวจสอบว่าเดบิตเท่ากับเครดิต
- จัดทำงบการเงิน เช่น งบกำไรขาดทุน งบแสดงฐานะการเงิน
จะเห็นว่าสมุดรายวันและสมุดแยกประเภทอยู่ในขั้นตอนที่ 2 และ 3 ซึ่งเป็นรากฐานของข้อมูลทางบัญชีทั้งหมด ถ้าบันทึกผิดตั้งแต่จุดนี้ ข้อมูลที่ส่งต่อไปจะผิดทั้งสาย
สรุป: สมุดบัญชี 2 ประเภทที่ต้องรู้จัก
- สมุดบัญชีแบ่งเป็น “สมุดรายวัน” (บันทึกรายการตามวันที่) กับ “สมุดแยกประเภท” (รวบรวมยอดตามชื่อบัญชี)
- สมุดรายวันมีทั้งแบบทั่วไปและแบบเฉพาะ สมุดแยกประเภทมีทั้งแบบทั่วไปและแบบย่อย
- ทั้งสองทำงานเชื่อมกัน เป็นรากฐานของงบการเงินทั้งหมด
จัดการสมุดบัญชีให้เป็นระบบด้วย PEAK
ถ้าไม่อยากจดสมุดรายวันและสมุดแยกประเภทด้วยมือ PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ช่วยสร้างให้อัตโนมัติ
แค่บันทึกรายการซื้อขายเข้าระบบ PEAK จะจัดหมวดหมู่ ผ่านรายการ และสรุปยอดให้ทั้งหมด พร้อม AI ช่วยตรวจสอบรายการที่อาจบันทึกผิด
คำถามที่พบบ่อย เกี่ยวกับสมุดบัญชี
สมุดบัญชีมีกี่ประเภท อะไรบ้าง
สมุดบัญชีมี 2 ประเภทหลัก ได้แก่ สมุดรายวัน ที่บันทึกรายการค้าเรียงตามวันที่ และสมุดบัญชีแยกประเภท ที่จัดกลุ่มรายการตามชื่อบัญชี โดยทั้งสองประเภทยังแยกย่อยลงไปอีก สมุดรายวันมีแบบทั่วไปกับเฉพาะ ส่วนสมุดแยกประเภทมีแบบทั่วไปกับแบบย่อย
สมุดรายวัน กับ สมุดแยกประเภท ต่างกันตรงไหน
สมุดรายวันทำหน้าที่ “จดบันทึก” ทุกรายการที่เกิดขึ้นตามลำดับเวลา ส่วนสมุดแยกประเภททำหน้าที่ “รวบรวม” รายการเหล่านั้นมาจัดกลุ่มตามชื่อบัญชี เพื่อให้ดูยอดคงเหลือแต่ละบัญชีได้ง่าย สมุดรายวันจึงบันทึกก่อน แล้วสมุดแยกประเภทรับข้อมูลไปอีกทีหนึ่ง
ผู้ประกอบการต้องจัดทำสมุดบัญชีเองไหม
กฎหมายกำหนดให้ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนและบริษัทจำกัดต้องจัดทำสมุดบัญชี ส่วนบุคคลธรรมดาที่ยังไม่ได้จดทะเบียนนิติบุคคลไม่บังคับ แต่การจัดทำบัญชีช่วยให้เห็นตัวเลขชัดเจนและวางแผนภาษีได้ดีขึ้น ปัจจุบันโปรแกรมบัญชีอย่าง PEAK สร้างสมุดรายวันและสมุดแยกประเภทให้อัตโนมัติ ไม่ต้องเขียนด้วยมือเหมือนสมัยก่อน
บัญชีแยกประเภททั่วไป กับ แยกประเภทย่อย ต่างกันอย่างไร
บัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger) รวมทุกบัญชีหลักไว้ที่เดียวแสดงเป็นยอดรวม ส่วนแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger) แยกรายละเอียดของบัญชีหลักบางตัวออกมา เช่น แยกรายชื่อลูกหนี้แต่ละราย ทำให้ติดตามรายละเอียดได้ลึกขึ้นโดยไม่ต้องรื้อบัญชีหลัก
สมุดบัญชีเกี่ยวข้องกับงบทดลองยังไง
งบทดลอง คือรายงานที่สรุปยอดคงเหลือจากสมุดบัญชีแยกประเภททั้งหมดมาเทียบกัน เพื่อตรวจว่ายอดเดบิตรวมเท่ากับเครดิตรวมหรือไม่ ถ้าข้อมูลในสมุดรายวันและสมุดแยกประเภทถูกต้อง งบทดลองก็จะลงตัว
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
About Author
