คำถามที่พบบ่อย (FAQs)
ไม่จำเป็นต้องใช้ใบเสนอราคาทุกครั้ง และใบเสนอราคานำมาใช้ในกรณีโดยแยกเป็นฝั่งผู้ซื้อและฝั่งผู้ขายดังนี้
ฝั่งผู้ขาย
- เพิ่มโอกาสในการขาย ใบเสนอราคาดึงดูดความสนใจจากลูกค้า และช่วยกระตุ้นให้ลูกค้าตัดสินใจได้เร็วขึ้น
- สร้างความน่าเชื่อถือ ความโปร่งใส และการพร้อมให้บริการ
- ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย เพราะไม่ต้องเสียเวลาในการอธิบายรายละเอียดสินค้าหรือบริการซ้ำ
- ลดความเสี่ยงจากข้อพิพาทระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย ที่เกิดขึ้นจากความคาดเคลื่อนหรือไม่เข้าใจในรายละเอียดของสินค้าหรือบริการ
ฝั่งผู้ซื้อ
- ต้องการทราบข้อมูลหรือข้อเสนอและราคาของสินค้าหรือการบริการอย่างละเอียด
- ต้องการเปรียบเทียบข้อมูลหรือข้อเสนอและราคากับผู้ขายรายอื่น ๆ
- เพื่อการประสานงานภายในตามนโยบายหรือข้อกำหนดขององค์กร เช่น องค์กรมีข้อกำหนดว่าต้องมีการขอใบเสนอราคาก่อนทำการจัดซื้อจัดจ้าง เพื่อความโปร่งใสหรือเพื่อวางแผนและจัดสรรงบประมาณ เป็นต้น
วิธีการสร้างใบเสนอราคาด้วยที่โปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK
การสร้างใบเสนอราคาด้วยโปรแกรมบัญชี PEAK นั้นง่ายมาก สามารถอ่านรายละเอียดการสร้างใบเสนอราคาเพิ่มเติมได้ที่นี่
บุคคลธรรมดาสามารถออกใบเสนอราคาได้ เนื่องจากใบเสนอราคาเป็นเครื่องมือสำคัญที่ใช้ในการเสนอขายสินค้าหรือบริการโดยทำหน้าที่ประกาศข้อมูลหรือข้อเสนอและราคา ซึ่งจะช่วยในการสร้างความมั่นใจ ความน่าเชื่อถือ ความพร้อมในการทำธุรกิจของผู้ขาย และช่วยกระตุ้นให้ผู้ซื้อตัดสินใจซื้อได้เร็วขึ้นอีกด้วย
วันที่ครบกำหนดวันหมดอายุบนใบเสนอราคาอาจจะกำหนดหรือไม่กำหนดก็ได้ แต่โดยทั่วไปผู้ขายมักจะกำหนดวันหมดอายุ เพราะราคาสินค้าหรือบริการที่เสนอมีการเปลี่ยนแปลงตามส่วนลด โปรโมชั่น หรือต้นทุนและการกำหนดวันหมดอายุบนใบเสนอราคาช่วยกระตุ้นการตัดสินใจของผู้ซื้อได้ด้วย
ใบเสนอราคาไม่สามารถใช้แทนใบแจ้งหนี้ได้ เพราะทั้ง 2 เอกสารมีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน
ใบเสนอราคา เป็นเอกสารที่ใช้เพื่อเสนอราคาสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้าก่อนที่จะมีการทำธุรกรรมจริง เป็นข้อเสนอทางการค้าที่ยังไม่สร้างหน้าที่ใด ๆ ให้กับทั้งสองฝ่ายจนกว่าจะมีการตอบรับเอกสารนี้
ใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารที่ออกหลังจากที่สินค้าหรือบริการถูกจัดส่งหรือให้บริการแล้ว เพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้า ใบแจ้งหนี้จะระบุรายละเอียดการทำธุรกรรม รวมทั้งจำนวนเงินที่ลูกค้าต้องชำระ
ดังนั้น ใบเสนอราคาจึงเป็นเพียงการเสนอขาย ส่วนใบแจ้งหนี้เป็นการยืนยันการขายและเรียกเก็บเงิน ทำให้ไม่สามารถใช้แทนกันได้
วิธีการสร้างใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK