เนื่องจากประกาศกรมสรรพากรว่าในการจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ผ่านระบบ e-Tax Invoice by Email ลงวันที่ 1 มีนาคม พ.ศ. 2560 สิ้นสุดลง ทางกรมสรรพากรจึงประกาศเกี่ยวกับการจัดทำ ส่งหรือเก็บรักษาใบกำกับภาษีโดยการประทับรับรองเวลา (Time Stamp)
กรณีที่ผู้ใช้งานได้มีการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์พร้อมส่งเอกสารเรียบร้อย แต่ในภายหลังพบข้อมูลในเอกสารไม่ถูกต้อง ให้ผู้ใช้งานจัดทำใบกำกับภาษีฉบับใหม่ที่ถูกต้องขึ้นมาโดยไม่จำต้องเรียกคืนใบกำกับภาษีฉบับเดิม พร้อมทั้งระบุข้อมูลเพิ่มเติม ดังนี้
1. กำหนดเลขที่ใบกำกับภาษีฉบับใหม่เป็นเลขที่ใหม่ และระบุ วัน เดือน ปี ที่ได้จัดทำใบกำกับภาษีฉบับใหม่
2. จัดทำข้อความที่แสดงว่า เป็นการยกเลิกและออกใบกำกับภาษีฉบับใหม่แทนฉบับเดิมเลขที่ … ลงวันที่ .. หรือข้อความอื่นใดในลักษณะทำนองเดียวกัน และหมายเหตุการยกเลิกใบกำกับภาษีไว้ในรายงานภาษีขายของเดือนภาษีที่จัดทำใบกำกับภาษีฉบับใหม่
โดยประกาศนี้เริ่มใช้ตั้งแต่วันที่ 1 มิถุนายน พ.ศ. 2566
อ้างอิง การจัดทำ ส่งหรือเก็บรักษาใบกำกับภาษีโดยการประทับรับรองเวลา (Time Stamp)
ในการใช้งาน หากผู้ใช้งานตรวจสอบพบว่าข้อมูลในใบกำกับภาษีฉบับเดิมนั้นผิด ผู้ใช้งานสามารถยกเลิกและออกเอกสารใบกำกับภาษีฉบับใหม่แทนฉบับเดิมได้โดยกด “ยกเลิก e-Tax Invoice” (ดังภาพระกอบด้านล่าง) จากนั้นระบบจะแจ้งข้อมูลเกี่ยวกับขั้นตอนการออกให้เบื้องต้น และให้กดยืนยัน
หลังจากนั้นให้ผู้ใช้งานทำการออกใบกำกับภาษีฉบับใหม่ (ตามข้อ 1.) โดยใช้เลขที่ใหม่และอ้างอิงเลขที่ใบกำกับภาษีเดิม (ตามข้อ 2.) แทน โดยวิธีการออกใบกำกับภาษีใบใหม่มีขั้นตอน ดังนี้
ขั้นตอนที่ 1: ไปที่หน้าเอกสารเดิมที่กดยกเลิก e-Tax invoice ไป จากนั้นกดตัวเลือก > คัดลอก
ขั้นตอนที่ 2: ในช่องอ้างอิง ให้ระบุเลขที่เอกสารฉบับเดิม เพื่อที่จะทราบว่าใบกำกับภาษีฉบับนี้เป็นการออกแทนใบกำกับภาษีฉบับเดิม
ขั้นตอนที่ 3: ช่องหมายเหตุ ให้ระบบข้อความตามข้อ 2. ที่สรรพากรกำหนด คือ
- จัดทำข้อความที่แสดงว่า เป็นการยกเลิกและออกใบกำกับภาษีฉบับใหม่แทนฉบับเดิมเลขที่ … ลงวันที่ .. หรือข้อความอื่นใดในลักษณะทำนองเดียวกัน และหมายเหตุการยกเลิกใบกำกับภาษีไว้ในรายงานภาษีขายของเดือนภาษีที่จัดทำใบกำกับภาษีฉบับใหม่
เดิม: ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี เลขที่ IV-2023050007 วันที่ 31/05/2023
ใหม่: ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี เลขที่ IV-2023050008 วันที่ 31/05/2023
หมายเหตุเอกสารระบุ: เป็นการยกเลิกและใบกำกับภาษีฉบับใหม่แทนฉบับเดิมเลขที่ IV-20230500007 ลงวันที่ 31/05/2023 เนื่องจากที่อยู่ผิด
ขั้นตอนที่ 4: ขั้นตอนการดาวน์โหลดไฟล์ PDF/A-3 ของเอกสารใบกำกับภาษีฉบับใหม่เพื่อนำไฟล์ไปส่งอีเมล
- ให้กดคลิกเครื่องหมาย Drop down ปุ่ม พิมพ์ จากนั้นดาวน์โหลด PDF/A-3
ขั้นตอนที่ 5: ในการส่งเอกสาร e-Tax invoice จากเดิมเมื่อกดส่งทางอีเมล ระบบจะขึ้นหัวข้อให้อัตโนมัติแต่เนื่องจากประกาศจากสรรพากร กรณีเป็นการออกใบกำกับภาษีฉบับใหม่ หัวข้อให้ระบุดังนี้
- [วันเดือนปีที่ออกใบกำกับภาษีใหม่][INV][เลขที่ใบกำกับภาษีใหม่][เลขที่ใบกำกับภาษีเดิม]
ทำให้ไม่สามารถส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ผ่านโปรแกรม PEAK ได้
- ผู้ใช้งานจะต้องส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ด้วยตนเองทางอีเมลที่ลงทะเบียนใช้งานระบบ e-Tax invoice by email
รายละเอียดในการระบุอีเมล
ส่ง (To) : ให้ระบุเป็นอีเมลของลูกค้า
สำเนา (Cc) : ให้ระบุอีเมลของ Etda (ต้องระบุทุกครั้ง): [email protected]
หัวข้ออีเมล (Subject) : ให้ระบุ [วันเดือนปีที่ออกใบกำกับภาษีใหม่][INV][เลขที่ใบกำกับภาษีใหม่][เลขที่ใบกำกับภาษีเดิม]
ยกตัวอย่างเช่น ใบกำกับภาษีฉบับใหม่เลขที่ [IV-2023050008]
ออกวันที่ 31 พฤษภาคม พ.ศ. 2565
ใบกำกับภาษีฉบับใหม่เลขที่ [IV-2023050007]
หัวข้ออีเมลจะได้ว่า [31052565][INV][IV-2023050008][IV-2023050007] และทำการแนบไฟล์ใบกำกับภาษี ที่ดาวน์โหลด PDF-A3 จากโปรแกรม
ตัวอย่างอีเมลที่ส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ฉบับใหม่
ข้อจำกัดในการทำใบกำกับภาษีออกแทน
1. ค่อนข้างซับซ้อน อาจทำผิดได้
2. ระบบจะยังไม่มีการล็อกข้อมูลหรือแจ้งเตือนข้อมูลว่าใบกำกับภาษีฉบับใหม่ได้นำส่งแล้ว นอกจากผู้ใช้งานจะทำการตรวจสอบเองที่อีเมล (ข้อจำกัดนี้แก้ไขได้ด้วยการระบุความคิดเห็น (Comment) ใต้เอกสารว่ามีการส่งเรียบร้อย)
– จบขั้นตอนวิธีการออกใบแทน –
