ในการทำธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นกิจการขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่จำเป็นต้องมีเงินสดเพียงพอเพื่อใช้ใน การดำเนินกิจการ กิจการ SMEs หลายๆ กิจการมักประสบปัญหาการขาดเงินที่เพียงพอในการ ดำเนินธุรกิจ การทำความเข้าใจกระแสเงินสดเข้าออกจะทำให้ผู้ประกอบการบริหารจัดการกระแส เงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพและทำให้เกิดสภาพคล่องในการดำเนินกิจการ
ทำไมธุรกิจจึงขาดสภาพคล่อง
สาเหตุที่ทำให้ธุรกิจขาดสภาพคล่องเกิดจาก 4 จม คือ
1. จมอยู่กับลูกหนี้
หมายถึงเมื่อกิจการขายสินค้าไปแล้วยังเก็บค่าสินค้าจากลูกหนี้ไม่ได้
2.จมอยู่กับสินค้า
หมายถึง สต็อกสินค้ามีมาก ขายสินค้าไม่ออก การมีต้นทุนเก็บรักษาที่สูง สินค้าเสื่อมสภาพ สินค้าหมดอายุ ล้าสมัย สูญหาย ทำให้กิจการเสียโอกาสในการนำเงินที่จมอยู่กับสินค้าไปทำประโยชน์ในทางอื่น
3.จมอยู่กับทรัพย์สินที่ไม่ก่อให้เกิดรายได้
ได้แก่ การเสียค่าเช่าราคาแพง หรือเสียค่าใช้จ่ายตกแต่งร้านใหม่ แต่ขายสินค้าไม่ได้มาก
4. จมกับการนำเงินของกิจการไปใช้ส่วนตัว
เกิดจากการที่เจ้าของกิจการไม่แยกบัญชีส่วนตัวกับบัญชีกิจการ และนำเงินของกิจการไปใช้ส่วนตัว
Cash Flow คืออะไร
Cash Flow หรือ กระแสเงินสด เป็นการเคลื่อนไหวเปลี่ยนแปลงของเงินไม่ว่าจะเป็นเงินสดหรือรายการเทียบเท่าเงินสด ของกิจการที่เกิดขึ้นในระหว่างงวด เป็นสิ่งที่บ่งบอกถึงสภาพคล่องของกิจการ ประกอบด้วย กระแสเงินสดเข้าและกระแสเงินสดออกซึ่งเกิดจากกิจกรรมต่างๆ ของธุรกิจ ได้แก่ กิจกรรมการ ดำเนินงาน กิจกรรมการลงทุน กิจกรรมการจัดหาเงิน
เงินสด หมายถึง เงินสดในมือ ได้แก่ ธนบัตร เหรียญกษาปณ์ (ทั้งที่เป็นเงินบาทและสกุลเงิน ต่างประเทศ) รวมทั้งเงินฝากธนาคารที่ต้องจ่ายคืนเมื่อทวงถามทั้งประเภทออมทรัพย์และกระแสรายวัน
รายการเทียบเท่าเงินสด หมายถึง เงินลงทุนระยะสั้นที่มีสภาพคล่องสูงและพร้อมที่จะเปลี่ยนเป็น เงินสดในจำนวนที่ทราบได้แน่นอน ซึ่งมีระยะเวลาครบกำหนดไม่เกิน 3 เดือน ได้แก่ ตั๋วสัญญา ใช้เงินที่สถาบันการเงินเป็นผู้ออก, ตราสารหนี้ ( หุ้นกู้) ที่จะครบกำหนดภายในระยะ 3 เดือน
กิจกรรมที่ก่อให้เกิดการเข้า-ออกของกระแสเงินสด
กิจกรรมที่ก่อให้เกิดการเข้า-ออกของกระแสเงินสด มีดังนี้
1. กิจกรรมการดำเนินงาน เป็นกิจกรรมที่ก่อให้เกิดรายได้หลักของกิจการ ไม่ว่าจะเป็นการขาย หรือการ ให้บริการ
2. กิจกรรมการลงทุน เป็นกิจกรรมที่เกี่ยวกับการได้มาและการจำหน่ายสินทรัพย์ถาวร สินทรัพย์ระยะ ยาว และเงินลงทุนอื่นๆ
3. กิจกรรมการจัดหาเงิน เป็นกิจกรรมที่แสดงถึงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของและการกู้ยืมหรือ จ่ายคืนเงินกู้ยืมที่เป็นหนี้สินระยะยาว
เทคนิคการบริหาร Cash Flow
เพื่อให้ธุรกิจเกิดสภาพคล่อง ลดปัญหาเงินทุนจม ผู้ประกอบการควรกำหนดแนวทางในการบริหาร Cash Flow ดังต่อไปนี้
1. การบริหารจัดการระบบการรับชำระเงิน
โดยทั่วไปกิจการมีการขายสินค้าหรือบริการ และรับชำระเงินเป็นเงินสดหรือเป็นการขายเชื่อ ซึ่งการบริหารจัดการระบบการรับชำระ
เงินเป็นวิธีหนึ่งในการบริหารจัดการ Cash Flow ประกอบด้วย
1.1 การเร่งเก็บเงินให้เร็วขึ้น
กรณีขายสินค้าหรือบริการเป็นเงินสด กิจการที่ต้องการใช้เงินสดทันที หรือประสบปัญหาการขาด สภาพคล่องทางการเงิน สามารถใช้วิธีกระตุ้นให้ลูกค้าจ่ายเงินเร็วขึ้น โดยการให้ส่วนลดเงินสด เพื่อให้ลูกค้าเห็นประโยชน์จากการชำระเงินก่อน การที่ลูกค้าชำระเงินเร็วขึ้นมีผลให้ธุรกิจมี สภาพคล่องมากขึ้น
1.2 การกำหนดนโยบายการให้เครดิตกับลูกค้า
ในการขายสินค้าหรือบริการเป็นเงินเชื่อ ลูกค้าจะนำสินค้าไปใช้ก่อนหรือได้รับบริการก่อน แล้วค่อยชำระเงินในภายหลัง กิจการจึงต้องกำหนดนโยบายการให้เครดิตแก่ลูกค้าด้วยการกำหนด ระยะเวลาการให้สินเชื่อทางการค้าหรือเครดิตเทอม โดยพิจารณาผลประกอบการ ฐานะการเงิน ประวัติการชำระเงิน รวมทั้งขนาดและประเภทกิจการของลูกค้า โดยส่วนใหญ่กิจการ SMEs จะกำหนดเงื่อนไขเครดิตแก่ลูกค้าเป็นระยะเวลา 30 วัน หรือ 60 วัน ซึ่งใกล้เคียงกับคู่แข่งขัน เพื่อป้องกันหนี้ค้างชำระที่ทำให้กิจการเก็บเงินไม่ได้หรือเก็บเงินได้ล่าช้า
1.3 การวิเคราะห์เครดิตลูกหนี้รายตัว
กิจการควรตรวจสอบและวิเคราะห์ข้อมูลของลูกค้า เพื่อเป็นการป้องกันความเสี่ยงจากการเกิดหนี้สูญ ในการขายสินค้าและบริการ กรณีลูกค้าที่เป็นนิติบุคคล กิจการสามารถสืบค้นข้อมูลของนิติบุคคล ได้แก่ สถานะนิติบุคคล,ที่ตั้ง,ประวัติการเปลี่ยนแปลง,ทุนจดทะเบียน เป็นต้น และข้อมูลงบการเงินจากเว็บไซต์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า https://datawarehouse.dbd.go.th สำหรับลูกค้าบุคคลธรรมดา การวิเคราะห์เครดิตทำได้จากการตรวจสอบสำเนาบัตรประชาชน สำเนาทะเบียนบ้าน การตรวจสอบรายชื่อบุคคลล้มละลายจากกรมบังคับคดี รวมไปถึงการพิมพ์ชื่อและนามสกุลของลูกค้าใน google ว่ามีคดีความหรือไม่ หรือการสอบถามเครดิตและประวัติการชำระหนี้จากคู่ค้าของลูกค้า
1.4 การกำหนดนโยบายการติดตามหนี้ค้างชำระ
กิจการควรกำหนดระเบียบปฏิบัติเพื่อเป็นแนวทางที่ชัดเจนและเป็นขั้นตอนสำหรับเจ้าหน้าที่ที่ รับผิดชอบในการติดตามหนี้ค้างชำระจากลูกหนี้ เช่น กำหนดให้พนักงานขายทวงถาม เมื่อพ้น กำหนดการชำระหนี้ไปแล้ว 1 เดือน การส่งจดหมายทวงถามจากฝ่ายบัญชีของกิจการ เมื่อพ้นกำหนดการชำระหนี้ไปแล้ว 3 เดือน การส่งจดหมายจากทนายความไปยังลูกหนี้เมื่อ พ้นกำหนดการชำระหนี้ไปแล้ว 6 เดือน เป็นต้น
2. การบริหารจัดการระบบการจ่ายเงิน
ในการชำระค่าสินค้าและบริการของกิจการ การวางแผนการจ่ายเงินจะช่วยให้เกิดสภาพคล่อง โดยการบริหารจัดการระบบการจ่ายเงินมีดังนี้
2.1 การกำหนดนโยบายการชำระเงิน
กิจการกำหนดนโยบายในการวางบิลและชำระเงินให้แก่ผู้ขายสินค้า ให้แก่กิจการ การกำหนดขั้นตอนการวางบิลและการจ่ายเงิน ได้แก่ การกำหนดวันรับวางบิลและจ่ายเช็คเดือนละสองครั้ง โดยกำหนดวันที่รับวางบิลและจ่ายเช็คที่แน่นอน นอกจากทำให้เกิดความสะดวก ในการทำงานของพนักงานบัญชี/การเงินแล้ว การกำหนดวันจ่ายเช็คที่แน่นอนทำให้กิจการสามารถวางแผน ในการบริหารเงินทุนหมุนเวียนให้เพียงพอต่อการใช้จ่ายอีกด้วย
กิจการสามารถกำหนดวันที่จ่ายเช็คหรือโอนเงินให้แก่ผู้ขายสินค้าให้ห่างจากวันรับวางบิลได้ เพื่อยืดระยะเวลาการชำระเงินและในช่วงนี้ผู้ประกอบการยังสามารถวางแผนหาเงินเข้ามาในกิจการได้
2.2 การจัดทำบัญชีเจ้าหนี้รายตัว
เป็นการสร้างระบบเจ้าหนี้เพื่อช่วยบริหารจัดการการจ่ายชำระหนี้ให้มีประสิทธิภาพ ระบบบัญชี เจ้าหนี้รายตัวจะมีอยู่แล้วในโปรแกรมบัญชี ในบางกิจการระบบจะเชื่อมต่อตั้งแต่การจัดซื้อสินค้า จนถึงการแสดงวันครบกำหนดชำระของเจ้าหนี้แต่ละรายเพื่อให้แผนกบัญชีจัดเตรียมเช็คเพื่อชำระเงิน รวมทั้งเก็บประวัติของเจ้าหนี้รายตัว ช่วยกิจการในการวางแผนการจัดซื้อและการชำระเงินได้ สำหรับกิจการขนาดเล็กที่มีเจ้าหนี้ไม่กี่รายก็สามารถใช้โปรแกรม Excel ในการจัดทำบัญชีเจ้าหนี้รายตัวได้
2.3 การเจรจาต่อรองกับเจ้าหนี้เพื่อขอเครดิตเทอมที่ยาวขึ้น
การที่กิจการได้รับเครดิตเทอมที่นานขึ้นจะช่วยให้มีสภาพคล่องมากขึ้น ถ้ากิจการซื้อสินค้ากับเจ้าหนี้ รายใดอย่างสม่ำเสมอ กิจการควรเจรจาขอเงื่อนไขในการชำระเงินโดยขอเครดิตเทอมที่นานขึ้น เช่น เครดิตเทอมที่ตกลงซื้ออสินค้ากันไว้เป็น 30 วัน กิจการก็ขอเพิ่มเป็น 45 วัน หรือกรณีที่กิจการมีเงินสด คงเหลือเพียงพอในการชำระค่าสินค้าก็อาจเจรจาขอส่วนลด เช่น 2% ในการชำระเป็นเงินสดซึ่งจะเป็น การช่วยลดต้นทุนค่าสินค้าของกิจการ
3. การบริหารจัดการสินค้าคงเหลือ
สินค้าคงเหลือ ได้แก่ วัตถุดิบ งานระหว่างทำ (work in process) สินค้าสำเร็จรูป อะไหล่และ วัสดุซ่อมบำรุง
การบริหารสินค้าคงเหลือ เป็นการวางแผนจัดการสินค้าที่ยังไม่ได้ขาย ดูแลจัดการการไหลเวียน ของสินค้า ตั้งแต่กระบวนการผลิต การจัดเก็บ จนถึงกระบวนการจัดจำหน่าย การบริหารจัดการ สินค้าคงเหลือจะช่วยให้กิจการมีเงินทุนหมุนเวียนมากขึ้น ลดการเสียโอกาสจากเงินทุนจมในสินค้า การบริหารสินค้าคงเหลือ ได้แก่
3.1 การวางแผนการสั่งซื้อวัตถุดิบ
ในการวางแผนการสั่งซื้อวัตถุดิบของกิจการ กิจการสามารถคำนวณปริมาณการสั่งซื้อ ที่ทำให้ประหยัด ต้นทุนการสั่งซื้อและต้นทุนในการเก็บรักษา โดยการวิเคราะห์จุดสั่งซื้อหมายถึงจุดที่เตือนสำหรับ การสั่งซื้อในรอบต่อไป การประเมินระยะเวลาที่ใช้ในการรอสินค้า หมายถึง เวลาทั้งหมดที่ใช้ในการ สั่งซื้อ รอสินค้า จนได้สินค้า หรือเรียกว่าระยะเวลา Lead Time
3.2 การกำหนดปริมาณสินค้าคงเหลือที่เหมาะสม
ปริมาณสินค้าคงเหลือที่เหมาะสม หรือ Safety Stock เป็นการกำหนดจำนวนสินค้าสำรอง เพื่อให้มีสต็อกสินค้าเพียงพอกับความต้องการของลูกค้า โดยใช้วิธีจดบันทึกรายการสินค้าเข้าออก ทำให้ผู้ประกอบการทราบว่าสินค้าใดเป็นสินค้าทำกำไร จะได้ทำสั่งซื้อหรือผลิตให้เพียงพอต่อความ ต้องการของลูกค้า หรือสินค้าใดควรมีการลดราคา สินค้าใดมีการเสื่อมสภาพหรือล้าสมัย
3.3 การเจรจาต่อรองในการขอส่วนลดเมื่อปริมาณสั่งซื้อวัตถุดิบเป็นจำนวนมาก
สำหรับผู้ประกอบการที่มีการซื้อวัตถุดิบอย่างสม่ำเสมอและทราบปริมาณการใช้ที่แน่นอน สามารถเจรจากับผู้ขายทำสัญญาตกลงซื้อวัตถุดิบทั้งปีและขอส่วนลด โดยให้ผู้ขายทยอยส่งของทุกเดือน
3.4 การตรวจนับสินค้าคงเหลือสม่ำเสมอ
กิจการควรมีการตรวจนับสินค้าคงเหลืออย่างน้อยปีละครั้ง หรือมีการสุ่มตรวจสินค้าบางรายการทุกเดือน
เพื่อให้ทราบว่าสินค้าคงเหลือที่บันทึกบัญชีตรงกับปริมาณสินค้าคงเหลือที่มีอยู่จริงหรือไม่ และช่วย ป้องกันการสูญหายของสินค้าจากการทุจริตหรือโจรกรรมได้
นอกจากนี้ในการตรวจนับสินค้าคงเหลือยังทำให้ทราบสินค้าที่เป็น Dead Stock ซึ่งเป็นสินค้าหมดอายุ เสื่อมสภาพหรือสินค้าล้าสมัย
4. การจัดให้มีระบบการควบคุมภายใน
ระบบการควบคุมภายในเป็นการจัดการให้การดำเนินงานขององค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ บรรลุเป้าหมายขององค์กร ช่วยลดการสูญหายของทรัพย์สิน ลดการทุจริต มีการปฏิบัติงาน เป็นไปตามขั้นตอนและนโยบายของกิจการ
ระบบการควบคุมภายในจะช่วยให้การดำเนินการของกิจการ SMEs เกิดสภาพคล่องมากขึ้น
การจัดให้มีระบบการควบคุมภายในสำหรับกิจการ SMEs มีดังต่อไปนี้
4.1 การแยกบัญชีส่วนตัวกับบัญชีของธุรกิจ
บัญชีส่วนตัวของเจ้าของกิจการกับบัญชีของธุรกิจควรแยกออกจากกัน เพื่อให้ผู้ประกอบการทราบถึง ตัวเลขกำไรคงเหลือและกระแสเงินสด สามารถบริหารจัดการรายได้ ค่าใช้จ่ายของกิจการ รวมทั้งสามารถกำหนดค่าตอบแทนของเจ้าของกิจการในรูปของเงินเดือน เพื่อนำมาเป็นค่าใช้จ่ายส่วนตัว
4.2 การบริหารจัดการเงินทุนหมุนเวียน
เงินทุนหมุนเวียนเป็นเงินทุนสำรองสำหรับไว้ใช้จ่ายในกิจการก่อนที่จะได้รับเงินจากค่าขายสินค้าหรือ บริการ กิจการควรกำหนดวงเงินสำหรับเงินทุนหมุนเวียน เนื่องจากจะช่วยให้กิจการทราบถึงเงินสำรอง ที่ต้องมีไว้ เพื่อจะได้บริหารจัดการรายรับจากการขายสินค้าหรือบริการ และบริหารการจัดเก็บเงินจาก ลูกหนี้ให้สมดุลกับต้นทุนสินค้าและรายจ่ายของกิจการ โดยการกำหนดวงเงินสามารถประเมิน ได้จาก ลูกหนี้การค้า เจ้าหนี้การค้า สต็อกสินค้าของกิจการ
5.การจัดทำงบการเงินและรายงานทางการเงิน
การจัดทำงบการเงินและรายงานทางการเงิน ช่วยให้ผู้ประกอบการทราบข้อมูลทางการเงินและสามารถ นำไปใช้วางแผนและบริหารจัดการให้เกิดสภาพคล่องได้ ดังนี้
5.1 งบการเงิน
งบการเงินประกอบด้วย งบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของ ผู้ถือหุ้น จะช่วยให้ผู้ประกอบการทราบฐานะทางการเงิน สภาพคล่องของกิจการ ผลประกอบการ ที่แท้จริง ความสามารถในการทำกำไร ความสามารถในการชำระหนี้ รวมถึงประสิทธิภาพในการบริหาร สินทรัพย์ของกิจการ ช่วยผู้ประกอบการในการวางแผนบริหารจัดการให้เกิดสภาพคล่องทางการเงิน
5.2 รายงานทางการเงิน
ได้แก่
- งบประมาณเงินสด(Cash Budget) เป็นการวางแผนระยะสั้นในการใช้จ่ายเงินของกิจการ โดย การประมาณการเงินสดรับจากการขายหรือการให้บริการและรายจ่ายของกิจการที่เกิดขึ้นเป็น รายสัปดาห์หรือรายเดือน ช่วยกิจการควบคุมค่าใช้จ่ายได้อย่างเหมาะสม และผู้ประกอบการ สามารถรู้ล่วงหน้าเมื่อมีเงินสดขาดมือ และสามารถวางแผนจัดการลงทุนถ้ามีเงินสดคงเหลือเพื่อ นำไปหผลตอบแทนให้กับกิจการได้อย่างเหมาะสม
- งบกระแสเงินสด (Cash Flow Statement) เป็นการจัดทำรายงานกระแสเงินสดเข้าออก แยกตามกิจกรรมต่างๆ ได้แก่ กิจกรรมการดำเนินงาน กิจกรรมการลงทุนและกิจกรรม การจัดหาเงิน ซึ่งจะทำให้เจ้าของกิจการสามารถประเมินผลกระทบจากกิจกรรมเหล่านั้นว่า มีผลกระทบต่อฐานะการเงินของกิจการอย่างไร ทำให้เห็นการเปลี่ยนแปลงกระแสเงินสดของ กิจการในช่วงเวลาหนึ่งว่ามีที่มาและใช้ไปย่างไร ช่วยผู้ประกอบการในการบริหารจัดการ เงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสด รวมทั้งวางแผนทางการเงินในอนาคตของบริษัท
เทคนิคในการจัดการ Cash Flow
ดังที่กล่าวมาเป็นเครื่องมือที่สำคัญที่จะช่วยผู้ประกอบการรักษากระแสเงินสดให้เกิดสภาพคล่องซึ่งเป็น หัวใจสำคัญของธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ
PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ช่วยกิจการจัดทำงบการเงิน ให้ข้อมูลทางการเงินแบบ Real Time มีข้อมูลวิเคราะห์ในรูป Dashboard ช่วยผู้ประกอบการวางแผนและตัดสินใจเพื่อให้เกิดสภาพคล่องในการดำเนินกิจการ
บทความแนะนำ :
https://bit.ly/3KDP7ii
ให้ธุรกิจก้าวไปสู่ความสำเร็จกับโปรแกรมบัญชี PEAK peakaccount.com
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! ครบทุกฟีเจอร์ นาน 30 วัน!
