ใบวางบิล คืออะไร? ต้องรู้ก่อนออกให้ลูกค้า

การซื้อขายสินค้าหรือบริการกับธุรกิจ มักมีเอกสารที่เกี่ยวข้องมากมายในขั้นตอนตั้งแต่การเริ่มต้นพูดคุยจนถึงการชำระเงิน ซึ่ง ใบวางบิล ก็เป็นเอกสารที่อยู่ในขั้นตอนนี้เช่นเดียวกัน โดยจะเป็นเอกสารที่อยู่ในขั้นตอนท้ายก่อนการชำระเงิน ซึ่งใบวางบิลนั้นเป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการต้องให้ความสำคัญ เพราะหากทำผิดอาจกระทบต่อรอบการชำระเงิน ทำให้กระทบกับการบริหารจัดการบัญชีได้ ในบทความนี้เราจึงมาแนะนำให้รู้จักกับเอกสารนี้ให้มากขึ้นเพื่อลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดในอนาคต

ใบวางบิลคืออะไร?

ใบวางบิล (Billing Note) คือเอกสารเรียกเก็บเงินจากผู้ซื้อเมื่อถึงกำหนดวันชำระเงินค่าใช้จ่ายตามที่ได้ตกลงกันไว้ ซึ่งเป็นเอกสารที่จำเป็นในขั้นตอนการทำธุรกรรม ไม่ว่าจะระหว่างกิจการแบบใดก็ตาม ทั้งนี้หลายบริษัทมักเลือกที่จะออกใบวางบิล และ ใบแจ้งหนี้ เป็นใบเดียวกันเพราะความสะดวกรวดเร็ว แต่อันที่จริงแล้วการใช้ร่วมกันอาจทำให้เกิดความไม่ชัดเจน การออกเอกสารตามขั้นตอนจึงเป็นตัวเลือกที่ดีมากกว่าสำหรับผู้ประกอบการ นอกจากนี้หลังจากออกใบวางบิล และลูกค้าทำการชำระเรียบร้อย อย่าลืมขอใบเสร็จรับเงินเพื่อเป็นหลักฐานในการรับเงิน

ต้องออกใบวางบิลเมื่อไหร่ และใครเป็นผู้ออก?

ใบวางบิลจะออกเมื่อถึงครบกำหนดการจ่ายเงินตามรอบบิลที่ได้ตกลงกันไว้ระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย เพื่อเป็นการแจ้งยอดชำระทั้งหมด และเป็นการแจ้งเตือนถึงรอบกำหนดการชำระเงิน โดยเอกสารนี้ผู้ขายต้องเป็นผู้ออกและส่งแจ้งยอดชำระให้แก่ผู้ซื้อ

เหตุผลที่ต้องออกใบวางบิล?

เพื่อเป็นการรวมยอดการชำระทั้งหมด และเป็นการแจ้งผู้ซื้อเมื่อถึงรอบกำหนดการชำระค่าใช้จ่ายตามที่ได้ตกลงกัน และมีระบุไว้ในใบแจ้งหนี้อย่างชัดเจน เป็นหนึ่งในขั้นตอนสำคัญของการทำธุรกรรมการซื้อขาย ซึ่งปกติมักจะเกิดขึ้นกับการซื้อขายกับธุรกิจด้วยกันเอง ที่มักมีรอบการจ่ายเงินในแต่ละเดือนกำหนดไว้อย่างชัดเจน ถึงแม้ใบวางบิลและใบแจ้งหนี้สามารถเป็นเอกสารใบเดียวกันได้ แต่เรายังขอแนะนำให้ผู้ประกอบการเลือกออกเอกสารทั้งสองแยกกันเพื่อให้สามารถเก็บข้อมูลหรือหลักฐานต่าง ๆ ได้อย่างชัดเจน

ใบวางบิลต่างกับใบแจ้งหนี้อย่างไร?

ผู้ประกอบการบางท่านอาจสงสัยระหว่างใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้นั้นมีความแตกต่างกันอย่างไร เพราะในเมื่อหลายครั้งก็มักจะใช้เป็นเอกสารใบเดียวรวมกันไปเลยในการซื้อขาย ซึ่งตามจริงแล้ว ระหว่างเอกสารทั้งสองรูปแบบนี้มีความแตกต่างกันพอสมควรในส่วนของวัตถุประสงค์การใช้งานดังนี้

ใบวางบิล

อย่างที่เราได้แนะนำกันไปก่อนหน้านี้ว่าใบวางบิล เป็นเอกสารที่มีวัตถุประสงค์หลักเพื่อเรียกเก็บเงินจากผู้ซื้อเมื่อถึงครบกำหนดรอบจ่ายที่ผู้ซื้อและผู้ขายได้ทำการตกลงกันไว้เรียบร้อยแล้วตามในใบแจ้งหนี้ โดยข้อมูลในเอกสารใบวางบิลจะเป็นการรวมยอดคงค้างทั้งหมด ซึ่งอาจมีค่าใช้จ่ายอื่น นอกเหนือจากใบแจ้งหนี้เพิ่มเติม เช่น การซื้อสินค้าหรือบริการหลายประเภท และมีการแยกใบแจ้งหนี้กัน เมื่อออกใบวางบิลตามวันที่กำหนดชำระก็สามารถรวมยอดใบแจ้งหนี้ทั้งหมดในเดือนนั้น ๆ ได้

ใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้ คือ เอกสารที่จะออกให้แก่ผู้ซื้อหลังจากที่มีการซื้อขายหรือให้บริการเสร็จสิ้นแล้ว ซึ่งเป็นเอกสารที่ชี้แจงรายละเอียดข้อมูลค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เช่น ค่าสินค้า ค่าการให้บริการ หรือค่าการจัดการอื่น ๆ จะต้องชี้แจงในใบแจ้งหนี้ทั้งหมด รวมไปถึงวันกำหนดการชำระค่าใช้จ่ายดังกล่าวด้วย ซึ่งเมื่อถึงกำหนด ผู้ประกอบการต้องทำการออกใบวางบิลเพิ่มเติมให้แก่ทางผู้ซื้อนั่นเอง

จะเห็นได้ค่อนข้างชัดเจนว่าระหว่างใบวางบิล และใบแจ้งหนี้นั้นมีความแตกต่างกันในส่วนของวัตถุประสงค์เป็นหลัก โดยใบแจ้งหนี้นั้นจะเป็นเอกสารที่ต้องออกให้แก่คู่ค้าก่อน หลังจากนั้นเมื่อครบกำหนดตามในใบแจ้งหนี้จึงค่อยทำการออกใบวางบิลตามทีหลัง

ข้อมูลที่ต้องมีในใบวางบิล

ข้อมูลในเอกสารใบวางบิลมีความสำคัญอย่างมาก และจำเป็นต้องระบุทุกส่วนให้ถูกต้องชัดเจนตามที่ตกลงกันระหว่างคู่ค้าเพื่อลดปัญหาที่อาจเกิดขึ้น โดยข้อมูลที่ต้องมีในใบวางบิลประกอบไปด้วย 3 ส่วนหลักดังนี้

1. ส่วนหัวของเอกสาร

ส่วนบนสุดของเอกสาร จะเป็นส่วนที่ระบุถึงข้อมูลของผู้ซื้อและผู้ขาย ช่องทางการติดต่อ รวมไปถึงข้อมูลเกี่ยวข้องของเอกสาร

• ระบุ “ใบวางบิล” ที่ด้านบนของเอกสาร
• ชื่อที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ของผู้ซื้อและผู้ขาย
• เลขที่เอกสาร วันที่ออกเอกสาร และวันครบกำหนดชำระเงิน
• ช่องทางการติดต่อ

2. ส่วนข้อมูลการซื้อขาย

ถัดลงมาจากส่วนหัวเอกสารจะเป็นส่วนของการชี้แจงรายละเอียดยอดการชำระสินค้าหรือบริการของใบวางบิล โดยจะระบุรายละเอียดสินค้า ยอดชำระ ภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือส่วนลดต่าง ๆ และทำการสรุปเป็นตัวเลขของยอดการชำระทั้งหมด

• รายละเอียดสินค้า จำนวน ราคา ส่วนลด และภาษีมูลค่าเพิ่ม
• สรุปยอดรวมที่ต้องชำระทั้งหมด

3. ส่วนท้ายเอกสาร

นับเป็นส่วนที่สำคัญเช่นกัน เพราะจะเป็นส่วนให้ผู้ซื้อและผู้ขายลงนามยืนยันความถูกต้องและรับรองการวางบิล และเป็นการลงนามรับทราบ นอกจากนี้ยังเป็นส่วนของเอกสารที่ระบุช่องทางการชำระเงิน ตราประทับบริษัท หรือหมายเหตุอื่น ๆ เพิ่มเติม

• ช่องสำหรับลงตราประทับ และเซ็นต์ชื่อของทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย
• ช่องทางการชำระเงิน
• หมายเหตุ

ข้อควรระวังในการออกใบวางบิล

ในการออกใบวางบิลนั้น สิ่งที่สำคัญที่สุดคือความถูกต้องของเอกสารตั้งแต่ส่วนหัวเอกสารไปจนถึงส่วนสุดท้าย ที่ข้อความ ข้อกำหนดต่าง ๆ นั้นต้องถูกต้อง 100% ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลของลูกค้า วันครบกำหนดการชำระเงิน จำนวนยอดชำระทั้งหมด

เพราะหากข้อมูลผิดและต้องนำเอกสารกลับมาแก้เพื่อส่งให้ลูกค้าใหม่ อาจทำให้เลยวันครบกำหนดชำระของลูกค้าทำให้เราอาจต้องเลื่อนการชำระไปในรอบถัดไปแทน ซึ่งตรงส่วนนี้อาจกระทบกับการวางแผนการเงินของกิจการของเราได้ ดังนั้นแนะนำให้ตรวจสอบเอกสารให้เรียบร้อยทั้งหมด และอาจส่งใบวางบิลให้ล่วงหน้าก่อนวันครบกำหนดชำระจริงเล็กน้อย เผื่อหากเกิดข้อผิดพลาดยังสามารถแก้ไขได้ทันตามรอบการชำระเงินของลูกค้า ก็สามารถช่วยลดโอกาสเกิดปัญหาใหญ่ตามมาได้ส่วนหนึ่ง

ออกใบวางบิลในไม่กี่คลิก ด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์

ผู้ประกอบการบางท่านที่มีลูกค้าเยอะ ต้องออกใบวางบิลหลายฉบับในเดือนเดียว อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในเอกสารจนนำไปสู่ปัญหาด้านการเงินของกิจการได้ ดังนั้นเพื่อลดข้อผิดพลาด การใช้โปรแกรมบัญชีที่ปัจจุบันสามารถช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถออกเอกสารได้ง่ายขึ้นเพียงไม่กี่คลิก ทั้งยังช่วยในเรื่องการจัดเก็บข้อมูลที่เชื่อมกับระบบบัญชีได้เลยเช่นกัน นับว่าเป็นตัวช่วยให้ผู้ประกอบการโดยเฉพาะ SME ที่อาจยังมีพนักงานบัญชีไม่เยอะ และต้องจัดการงานบัญชีทั้งหมด อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้

โปรแกรมบัญชี PEAK ตัวช่วยจัดการระบบบัญชีสำหรับผู้ประกอบการ

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK พร้อมเป็นเครื่องมือช่วยให้ระบบบัญชีของกิจการเป็นระบบมากยิ่งขึ้น ตั้งแต่การออกเอกสารใบวางบิล ไปจนถึงการลงบันทึกบัญชี และการจัดการด้านภาษี ด้วยฟีเจอร์ที่ครอบคลุมครบวงจร ออกแบบโดยนักบัญชีที่เข้าใจการทำงานบัญชีจริง ปรับใช้ในองค์กรได้ง่าย มีคู่มือการใช้งานออนไลน์ เริ่มใช้งานเลยวันนี้ เพื่อการจัดการบัญชีที่มีประสิทธิภาพ พร้อมพาองค์กรสู่การเติบโต

---

ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine