ประเด็นสำคัญ :
- บัญชีรายรับรายจ่าย คือ กระบวนการบันทึกข้อมูลรายรับและรายจ่ายสำหรับกิจการที่มีการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ซึ่งจะช่วยให้เจ้าของธุรกิจได้ทราบถึงผลประกอบการระหว่างรายได้และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นอย่างถูกต้อง ดังนั้นเจ้าของกิจการต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นพ่อค้าแม่ค้าออนไลน์หรือผู้ประกอบการที่มีหน้าร้านเป็นของตัวเองก็ควรมีการทำบัญชีรายรับรายจ่ายที่ถูกต้องตั้งแต่แรก
- ในบทความนี้ จะนำเสนอแนวทางการเริ่มต้นการทำบัญชีรายรับรายจ่าย ตัวอย่างแบบฟอร์มที่ใช้บันทึกรายรับรายจ่าย เพื่อเป็นแนวทางสำหรับพ่อค้าแม่ค้ามือใหม่ที่อยากเริ่มต้นกิจการของตัวเอง
บัญชีรายรับรายจ่ายคืออะไร?
บัญชีรายรับรายจ่าย คือ กระบวนการบันทึกข้อมูลรายรับและรายจ่ายสำหรับกิจการที่มีการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา โดยมีองค์ประกอบที่สำคัญ 2 ส่วนด้วยกัน ได้แก่
- รายรับ คือ รายได้และผลประโยชน์ที่ได้รับจากการทำธุรกิจ
- รายจ่าย คือ เงินที่จ่ายออกไปเพื่อให้ได้ผลตอบแทนกลับมาในกิจการ
เหตุผลที่ร้านค้าควรทำบัญชีรายรับรายจ่าย
การเปิดร้านค้าเป็นของตนเองไม่ว่าจะร้านค้าที่มีหน้าร้านหรือการเปิดร้านค้าออนไลน์ การจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นสิ่งสำคัญ เพราะจะทำให้เห็นผลประกอบการระหว่างรายได้และค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เกิดขึ้นอย่างถูกต้อง
เมื่อทางร้านค้าเห็นตัวเลขบัญชีที่เกิดขึ้นจะทำให้วางแผนธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพได้ว่าค่าใช้จ่ายใดควรลดลงเพื่อประหยัดต้นทุน สร้างผลกำไรสูงขึ้น หรือควรไปลงทุนกับสินค้าใดจึงจะได้กำไรเพิ่มขึ้น เป็นต้น
การทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้ามีประโยชน์อย่างไร?
เมื่อร้านค้ามีการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายอย่างถูกต้อง จะส่งผลดีต่อการดำเนินธุรกิจในหลายๆ ประการ ดังนี้
- ช่วยให้ทราบถึงผลการดำเนินงานและสถานะทางการเงินของกิจการ ร้านค้าของเราได้กำไรหรือขาดทุน ตลอดจนมีสภาพคล่องทางการเงินเป็นอย่างไร จะสามารถตรวจสอบได้หากเรามีการบันทึกรายรับรายจ่ายอย่างครบถ้วน และมีการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ
- ใช้กำหนดทิศทางแผนการดำเนินงาน เมื่อกิจการได้ข้อมูลที่ถูกต้องจากการทำบันทึกรายรับรายจ่ายแล้ว ก็จะสามารถนำข้อมูลดังกล่าวไปวางแผนได้ว่าจะดำเนินธุรกิจต่อไปในทิศทางใด มีสิ่งใดที่ต้องพัฒนาเพิ่มเติมเพื่อต่อยอดขยายธุรกิจต่อไปในอนาคตได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- เพื่อการวางแผนภาษีที่ถูกต้อง หลังจากที่ทราบว่าในแต่ละเดือน ร้านค้ามีรายได้และรายจ่ายมากน้อยเพียงใด ก็จะสามารถทำให้รู้ได้ว่าร้านค้าเข้าข่ายที่จะต้องเสียภาษีประเภทใดบ้าง และสามารถบริหารจัดการเรื่องภาษีได้อย่างเหมาะสม
- ใช้เป็นหลักฐานประกอบการพิจารณายื่นขอกู้เงินจากสถาบันการเงิน ในกรณีที่ร้านค้าต้องการหาแหล่งเงินทุนเพื่อใช้ในการขยายกิจการ จำเป็นที่จะต้องมีข้อมูลรายรับรายจ่ายที่ถูกต้อง ครบถ้วน เพราะข้อมูลเหล่านี้จะส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของกิจการ ดังนั้นจึงควรเริ่มจัดทำบัญชีรายรับ รายจ่ายร้านค้าอย่างละเอียดตั้งแต่แรก
ควรเริ่มต้นทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าอย่างไร?
สิ่งแรกที่ต้องมีในการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า ก็คือ “แบบฟอร์มรายงานเงินสดรับ-จ่าย” ซึ่งเป็นแบบฟอร์มตามรูปแบบที่กรมสรรพากรกำหนด ซึ่งการจัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายตามข้อกำหนดของกรมสรรพากรนั้นประกอบไปด้วย
- จัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายเป็นภาษาไทย หากมีการจัดทำรายงานเงินสดเป็นภาษาต่างประเทศจะต้องมีภาษาไทยกำกับด้วย
- ต้องบันทึกรายการภายใน 3 วันทำการ โดยนับตั้งแต่วันที่รับ/จ่ายเงิน
- บันทึกรายรับรายจ่ายให้ครบถ้วน โดยต้องมีเอกสารหรือหลักฐานประกอบ เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี หรือบิลเงินสดที่ถูกต้องตามแบบที่กรมสรรพากรกำหนด
- รายจ่ายที่นำมาลงในรายงานได้ ต้องเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการประกอบกิจการ
- สรุปยอดรายรับ รายจ่ายเป็นรายเดือน เพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบการยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา
“ออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปได้ง่ายๆ ด้วยระบบ PEAK“
รายละเอียดในแบบฟอร์มรายงานเงินสดรายรับ-รายจ่าย
แบบฟอร์มรายงานเงินสดรับ-จ่าย ประกอบไปด้วยรายละเอียดที่สำคัญ ดังนี้
- ช่องวันเดือนปี สำหรับการระบุวันที่ในการทำรายรับรายจ่ายนั้นๆ
- ช่องรายการ สำหรับกรอกรายละเอียดการรับ-จ่ายในแต่ละวัน
- ช่องรายรับสำหรับบันทึกจำนวนเงินที่รับมาในแต่ละวัน
- ช่องรายจ่าย สำหรับบันทึกจำนวนเงินที่จ่ายออกไปในแต่ละวัน ซึ่งแบ่งออกเป็นค่าใช้จ่ายในการซื้อสินค้า เช่น วัตถุดิบ หรือสินค้าที่จะนำมาขาย และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่นอกเหนือจากสินค้าที่ซื้อมาผลิตหรือขาย เช่น ค่าขนส่ง เป็นต้น
- ยอดรวม เป็นยอดรวมที่จะสรุปรายเดือนว่าสรุปแล้วได้กำไรหรือขาดทุน
ตัวอย่างการใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าแพลตฟอร์มต่างๆ
การทำบัญชีรายรับรายจ่ายสำหรับการขายผ่านช่องทาง e-Commerce
e-Commerce คือ การขายสินค้าหรือบริการผ่านทางอินเทอร์เน็ต ไม่ว่าจะเป็นการขายผ่านเว็บไซต์ แพลตฟอร์ม หรือแอปพลิเคชันต่างๆ ซึ่งการใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่ดีจะช่วยสร้างความสะดวกให้ผู้ประกอบการธุรกิจ e-Commerce หลายๆ ประการ เช่น
- รองรับการทำใบกำกับภาษีในระบบ e-Tax Invoice ลดภาระการพิมพ์และจัดส่งเอกสารในรูปแบบกระดาษ เป็นการช่วยลดต้นทุนแฝงธุรกิจได้
- สามารถบันทึกบัญชีอัตโนมัติได้โดยไม่ต้องนำเข้าไฟล์อีกครั้ง เป็นการช่วยลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน
- ทุกครั้งที่มีการขาย ระบบบัญชีควรเชื่อมข้อมูลกับคลังสินค้า เพื่อตัดสต็อกได้โดยอัตโนมัติ
“ข้อมูลเยอะมาก นักบัญชีทำไม่ทัน ลองเชื่อมระบบดู”
การทำบัญชีรายรับรายจ่ายสำหรับการขายผ่านช่องทาง Marketplace
Marketplace ก็คือ แพลตฟอร์มที่เป็นสื่อกลางในการติดต่อซื้อขายแลกเปลี่ยนสินค้าจำนวนมาก ที่ผู้ซื้อและผู้ขายจะได้มาเจอกัน ตัวอย่าง Marketplace ยอดนิยมที่เรารู้จักคุ้นเคยกันเป็นอย่างดี ก็คือ Shopee Lazada
โดย PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ให้คนขายของออนไลน์ออกใบเสร็จรับเงินได้ง่ายๆ จัดการงานบัญชีได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ออกใบเสร็จได้ทีละหลายรายการ
- ได้เอกสารที่ออกจากวันที่ซื้อขายจริง
- Import ข้อมูล ได้จาก Shopee และ Lazada
- บันทึกบัญชีอัตโนมัติ ตรวจสอบยอดรายได้ ค่าใช้จ่ายได้สะดวก รวดเร็ว
การทำบัญชีรายรับรายจ่ายสำหรับการขายผ่านช่องทาง Social Commerce
Social Commerce เป็นการซื้อขายสินค้า-บริการผ่านโซเชียลมีเดียต่างๆ เช่น Facebook, Instagram และ LINE Shopping เป็นต้น การขายในลักษณะนี้ลูกค้าจะได้ปฏิสัมพันธ์กับทางร้านค้าโดยตรง ทำให้ธุรกิจสามารถทราบความต้องการ และเก็บข้อมูลลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์มีการเชื่อมต่อหลากหลายโปรแกรมพันธมิตร เพื่อจัดการงานขายได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นการจัดการรายการสั่งซื้อ การบันทึกบัญชี หรือการจัดการสต็อกสินค้า เป็นต้น
ต้องการนักบัญชีช่วยทำรายรับรายจ่ายส่งกรมสรรพากร?
สำหรับร้านค้าที่ต้องการนักบัญชีเข้ามาช่วยทำรายรับรายจ่ายส่งกรมสรรพากร PEAK ให้บริการรับทำบัญชีที่แตกต่าง เน้นการทำงานร่วมกับผู้ประกอบการ เพื่อให้ธุรกิจมีบัญชีที่เป็นระบบ สามารถใช้ข้อมูลงบการเงินเพื่อการตัดสินใจได้ และประสบความสำเร็จในระยะยาว เราดูแลงานจดทะเบียนบริษัท งานจัดการภาษี และการทำบัญชีที่ถูกต้อง เพื่อเป็นรากฐาน สำหรับการเติบโตของธุรกิจคุณ พร้อมทั้งช่วยให้คุณเข้าถึงสินเชื่อและแหล่งเงินทุนได้ง่ายมากยิ่งขึ้น
“ให้คุณได้โฟกัสกับธุรกิจของคุณ แล้วให้เราดูแลเรื่องบัญชี“
สรุป
การทำบัญชีรายรับรายจ่ายมีความสำคัญกับธุรกิจร้านค้า ทั้งในระยะสั้นและระยะยาว ช่วยให้ได้เห็นสถานะทางการเงิน ซึ่งจะนำไปสู่การต่อยอดธุรกิจในระยะยาว หรือแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างทันท่วงที ดังนั้นการทำบัญชีรายรับรายจ่ายจึงเป็นสิ่งที่ร้านค้าไม่ควรละเลย
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท คลิก https://peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม
