ทําบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้ามือใหม่

ประเด็นสำคัญ :

  • บัญชีรายรับรายจ่าย คือ กระบวนการบันทึกข้อมูลรายรับและรายจ่ายสำหรับกิจการที่มีการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ซึ่งจะช่วยให้เจ้าของธุรกิจได้ทราบถึงผลประกอบการระหว่างรายได้และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นอย่างถูกต้อง ดังนั้นเจ้าของกิจการต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นพ่อค้าแม่ค้าออนไลน์หรือผู้ประกอบการที่มีหน้าร้านเป็นของตัวเองก็ควรมีการทำบัญชีรายรับรายจ่ายที่ถูกต้องตั้งแต่แรก
  • ในบทความนี้ จะนำเสนอแนวทางการเริ่มต้นการทำบัญชีรายรับรายจ่าย ตัวอย่างแบบฟอร์มที่ใช้บันทึกรายรับรายจ่าย เพื่อเป็นแนวทางสำหรับพ่อค้าแม่ค้ามือใหม่ที่อยากเริ่มต้นกิจการของตัวเอง

บัญชีรายรับรายจ่ายคืออะไร?

บัญชีรายรับรายจ่าย คือ กระบวนการบันทึกข้อมูลรายรับและรายจ่ายสำหรับกิจการที่มีการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา โดยมีองค์ประกอบที่สำคัญ 2 ส่วนด้วยกัน ได้แก่

  • รายรับ คือ รายได้และผลประโยชน์ที่ได้รับจากการทำธุรกิจ 
  • รายจ่าย คือ เงินที่จ่ายออกไปเพื่อให้ได้ผลตอบแทนกลับมาในกิจการ

เหตุผลที่ร้านค้าควรทำบัญชีรายรับรายจ่าย

การเปิดร้านค้าเป็นของตนเองไม่ว่าจะร้านค้าที่มีหน้าร้านหรือการเปิดร้านค้าออนไลน์ การจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นสิ่งสำคัญ เพราะจะทำให้เห็นผลประกอบการระหว่างรายได้และค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เกิดขึ้นอย่างถูกต้อง

เมื่อทางร้านค้าเห็นตัวเลขบัญชีที่เกิดขึ้นจะทำให้วางแผนธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพได้ว่าค่าใช้จ่ายใดควรลดลงเพื่อประหยัดต้นทุน สร้างผลกำไรสูงขึ้น หรือควรไปลงทุนกับสินค้าใดจึงจะได้กำไรเพิ่มขึ้น เป็นต้น

การทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้ามีประโยชน์อย่างไร?

เมื่อร้านค้ามีการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายอย่างถูกต้อง จะส่งผลดีต่อการดำเนินธุรกิจในหลายๆ ประการ ดังนี้

  1. ช่วยให้ทราบถึงผลการดำเนินงานและสถานะทางการเงินของกิจการ ร้านค้าของเราได้กำไรหรือขาดทุน ตลอดจนมีสภาพคล่องทางการเงินเป็นอย่างไร จะสามารถตรวจสอบได้หากเรามีการบันทึกรายรับรายจ่ายอย่างครบถ้วน และมีการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ
  2. ใช้กำหนดทิศทางแผนการดำเนินงาน เมื่อกิจการได้ข้อมูลที่ถูกต้องจากการทำบันทึกรายรับรายจ่ายแล้ว ก็จะสามารถนำข้อมูลดังกล่าวไปวางแผนได้ว่าจะดำเนินธุรกิจต่อไปในทิศทางใด มีสิ่งใดที่ต้องพัฒนาเพิ่มเติมเพื่อต่อยอดขยายธุรกิจต่อไปในอนาคตได้อย่างมีประสิทธิภาพ
  3. เพื่อการวางแผนภาษีที่ถูกต้อง หลังจากที่ทราบว่าในแต่ละเดือน ร้านค้ามีรายได้และรายจ่ายมากน้อยเพียงใด ก็จะสามารถทำให้รู้ได้ว่าร้านค้าเข้าข่ายที่จะต้องเสียภาษีประเภทใดบ้าง และสามารถบริหารจัดการเรื่องภาษีได้อย่างเหมาะสม
  4. ใช้เป็นหลักฐานประกอบการพิจารณายื่นขอกู้เงินจากสถาบันการเงิน ในกรณีที่ร้านค้าต้องการหาแหล่งเงินทุนเพื่อใช้ในการขยายกิจการ จำเป็นที่จะต้องมีข้อมูลรายรับรายจ่ายที่ถูกต้อง ครบถ้วน เพราะข้อมูลเหล่านี้จะส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของกิจการ ดังนั้นจึงควรเริ่มจัดทำบัญชีรายรับ รายจ่ายร้านค้าอย่างละเอียดตั้งแต่แรก
ประโยชน์ในการทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า

ควรเริ่มต้นทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าอย่างไร?

สิ่งแรกที่ต้องมีในการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า ก็คือ “แบบฟอร์มรายงานเงินสดรับ-จ่าย” ซึ่งเป็นแบบฟอร์มตามรูปแบบที่กรมสรรพากรกำหนด ซึ่งการจัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายตามข้อกำหนดของกรมสรรพากรนั้นประกอบไปด้วย

  • จัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายเป็นภาษาไทย หากมีการจัดทำรายงานเงินสดเป็นภาษาต่างประเทศจะต้องมีภาษาไทยกำกับด้วย
  • ต้องบันทึกรายการภายใน 3 วันทำการ โดยนับตั้งแต่วันที่รับ/จ่ายเงิน
  • บันทึกรายรับรายจ่ายให้ครบถ้วน โดยต้องมีเอกสารหรือหลักฐานประกอบ เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี หรือบิลเงินสดที่ถูกต้องตามแบบที่กรมสรรพากรกำหนด
  • รายจ่ายที่นำมาลงในรายงานได้ ต้องเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการประกอบกิจการ
  • สรุปยอดรายรับ รายจ่ายเป็นรายเดือน เพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบการยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา

ออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปได้ง่ายๆ ด้วยระบบ PEAK

รายละเอียดในแบบฟอร์มรายงานเงินสดรายรับ-รายจ่าย

แบบฟอร์มรายงานเงินสดรับ-จ่าย ประกอบไปด้วยรายละเอียดที่สำคัญ ดังนี้ 

  • ช่องวันเดือนปี สำหรับการระบุวันที่ในการทำรายรับรายจ่ายนั้นๆ
  • ช่องรายการ สำหรับกรอกรายละเอียดการรับ-จ่ายในแต่ละวัน
  • ช่องรายรับสำหรับบันทึกจำนวนเงินที่รับมาในแต่ละวัน
  • ช่องรายจ่าย สำหรับบันทึกจำนวนเงินที่จ่ายออกไปในแต่ละวัน ซึ่งแบ่งออกเป็นค่าใช้จ่ายในการซื้อสินค้า เช่น วัตถุดิบ หรือสินค้าที่จะนำมาขาย และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่นอกเหนือจากสินค้าที่ซื้อมาผลิตหรือขาย เช่น ค่าขนส่ง เป็นต้น 
  • ยอดรวม เป็นยอดรวมที่จะสรุปรายเดือนว่าสรุปแล้วได้กำไรหรือขาดทุน
ตัวอย่างแบบฟอร์ม รายงานเงินสดรายรับ-รายจ่าย

ตัวอย่างการใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าแพลตฟอร์มต่างๆ

การทำบัญชีรายรับรายจ่ายสำหรับการขายผ่านช่องทาง e-Commerce

e-Commerce คือ การขายสินค้าหรือบริการผ่านทางอินเทอร์เน็ต ไม่ว่าจะเป็นการขายผ่านเว็บไซต์ แพลตฟอร์ม หรือแอปพลิเคชันต่างๆ ซึ่งการใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่ดีจะช่วยสร้างความสะดวกให้ผู้ประกอบการธุรกิจ e-Commerce หลายๆ ประการ เช่น

  • รองรับการทำใบกำกับภาษีในระบบ e-Tax Invoice ลดภาระการพิมพ์และจัดส่งเอกสารในรูปแบบกระดาษ เป็นการช่วยลดต้นทุนแฝงธุรกิจได้
  • สามารถบันทึกบัญชีอัตโนมัติได้โดยไม่ต้องนำเข้าไฟล์อีกครั้ง เป็นการช่วยลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน 
  • ทุกครั้งที่มีการขาย ระบบบัญชีควรเชื่อมข้อมูลกับคลังสินค้า เพื่อตัดสต็อกได้โดยอัตโนมัติ

“ข้อมูลเยอะมาก นักบัญชีทำไม่ทัน ลองเชื่อมระบบดู”

การทำบัญชีรายรับรายจ่ายสำหรับการขายผ่านช่องทาง Marketplace

Marketplace ก็คือ แพลตฟอร์มที่เป็นสื่อกลางในการติดต่อซื้อขายแลกเปลี่ยนสินค้าจำนวนมาก ที่ผู้ซื้อและผู้ขายจะได้มาเจอกัน ตัวอย่าง Marketplace ยอดนิยมที่เรารู้จักคุ้นเคยกันเป็นอย่างดี ก็คือ Shopee Lazada 

โดย PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ให้คนขายของออนไลน์ออกใบเสร็จรับเงินได้ง่ายๆ จัดการงานบัญชีได้อย่างมีประสิทธิภาพ

  • ออกใบเสร็จได้ทีละหลายรายการ
  • ได้เอกสารที่ออกจากวันที่ซื้อขายจริง
  • Import ข้อมูล ได้จาก Shopee และ Lazada
  • บันทึกบัญชีอัตโนมัติ ตรวจสอบยอดรายได้ ค่าใช้จ่ายได้สะดวก รวดเร็ว

การทำบัญชีรายรับรายจ่ายสำหรับการขายผ่านช่องทาง Social Commerce

Social Commerce เป็นการซื้อขายสินค้า-บริการผ่านโซเชียลมีเดียต่างๆ เช่น Facebook, Instagram และ LINE Shopping เป็นต้น การขายในลักษณะนี้ลูกค้าจะได้ปฏิสัมพันธ์กับทางร้านค้าโดยตรง ทำให้ธุรกิจสามารถทราบความต้องการ และเก็บข้อมูลลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว 

PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์มีการเชื่อมต่อหลากหลายโปรแกรมพันธมิตร เพื่อจัดการงานขายได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นการจัดการรายการสั่งซื้อ การบันทึกบัญชี หรือการจัดการสต็อกสินค้า เป็นต้น 

ใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า

ต้องการนักบัญชีช่วยทำรายรับรายจ่ายส่งกรมสรรพากร?

สำหรับร้านค้าที่ต้องการนักบัญชีเข้ามาช่วยทำรายรับรายจ่ายส่งกรมสรรพากร PEAK ให้บริการรับทำบัญชีที่แตกต่าง เน้นการทำงานร่วมกับผู้ประกอบการ เพื่อให้ธุรกิจมีบัญชีที่เป็นระบบ สามารถใช้ข้อมูลงบการเงินเพื่อการตัดสินใจได้ และประสบความสำเร็จในระยะยาว เราดูแลงานจดทะเบียนบริษัท งานจัดการภาษี และการทำบัญชีที่ถูกต้อง เพื่อเป็นรากฐาน สำหรับการเติบโตของธุรกิจคุณ พร้อมทั้งช่วยให้คุณเข้าถึงสินเชื่อและแหล่งเงินทุนได้ง่ายมากยิ่งขึ้น

ให้คุณได้โฟกัสกับธุรกิจของคุณ แล้วให้เราดูแลเรื่องบัญชี

สรุป

การทำบัญชีรายรับรายจ่ายมีความสำคัญกับธุรกิจร้านค้า ทั้งในระยะสั้นและระยะยาว ช่วยให้ได้เห็นสถานะทางการเงิน ซึ่งจะนำไปสู่การต่อยอดธุรกิจในระยะยาว หรือแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างทันท่วงที ดังนั้นการทำบัญชีรายรับรายจ่ายจึงเป็นสิ่งที่ร้านค้าไม่ควรละเลย

PEAK Call Center : 1485

คำถามที่พบบ่อย (FAQs)

ร้านค้าธรรมดา ต้องทำบัญชีไหม ?


การจัดทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายสำหรับร้านค้าเป็นสิ่งที่จำเป็นมาก ไม่เพียงแต่เพื่อปฏิบัติตามกฎหมายที่กำหนดโดยกรมสรรพากรเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ผู้ประกอบการเข้าใจสถานะการเงินของธุรกิจได้อย่างชัดเจน รวมถึงช่วยในการวางแผนและตัดสินใจในการเติบโตของธุรกิจด้วย

ประโยชน์ของการทำบัญชีรายรับรายจ่ายอ่านเพิ่มเติมที่นี่

บุคคลธรรมดากลุ่มใด ที่ต้องทำบัญชีรายรับรายจ่าย ?


บุคคลธรรมดาไม่ต้องทำบัญชีเหมือนบริษัท แต่ถ้ามีเงินได้ 40(5)-(8) ต้องทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายตามรูปแบบที่สรรพากรกำหนด

อ่านรายละเอียดภาษีเงินได้พึงประเมิน 8 ประเภทได้ที่นี่

เริ่มต้นทำบัญชีรายรับรายจ่ายง่ายๆ อย่างไร ?


  1. กรอกข้อมูลให้ครบตามตามแบบฟอร์มของกรมสรรพากรกำหนด(สามารถเพิ่มข้อมูลตามความเหมาะสมได้)
  2. ให้ทำเป็นภาษาไทยถ้าทำเป็นภาษาต่างประเทศให้มีภาษาไทยกำกับ
  3. ให้ลงรายการภายใน 3 วันทำการนับแต่วันที่มีรายรับหรือรายจ่าย

แบบฟอร์มการทำบัญชีรายรับรายจ่ายดูเพิ่มได้ที่นี่

แบบฟอร์มทำบัญชีรายรับรายจ่ายของร้านค้าประกอบด้วยส่วนใดบ้าง ?


ข้อมูลที่ควรระบุลงไปในบัญชีรายรับ รายจ่ายจะประกอบไปด้วย 5 ส่วนดังนี้

  1. วัน/ เดือน/ปี : บันทึกวันที่เกิดรายการรับเงินหรือจ่ายเงิน
  2. รายการ : บันทึกรายละเอียด เช่น ยอดขายสินค้า ค่าซื้อสินค้า ค่าเช่าบ้าน ค่าน้ำ ค่าไฟฟ้า เงินเดือน เป็นต้น
  3. รายรับ : บันทึก “จำนวนเงิน” ที่ได้รับเข้ามาตามรายละเอียดในช่องรายการ
  4. รายจ่ายซื้อสินค้า : บันทึก “จำนวนเงิน” ที่จ่ายซื้อสินค้า กรณีขายเชื่อให้อธิบายเพิ่มในช่องหมายเหตุ
  5. รายจ่ายค่าใช้จ่ายอื่น : ใช้บันทึก “จำนวนเงิน” ที่จ่ายค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจการ

แบบฟอร์มการทำบัญชีรายรับรายจ่ายดูเพิ่มได้ที่นี่