“ปิดงบการเงิน” เรื่องสำคัญของธุรกิจ

การปิดงบการเงินสำคัญไฉน?

การปิดงบการเงิน เป็นหนึ่งในหน้าที่ของเหล่านิติบุคคลทั้งหลายต้องปฏิบัติ เพื่อจัดส่งงบการเงินให้แก่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าและสรรพากร โดยปกติแล้ว นิติบุคคลอย่างบริษัทจำกัด หรือห้างหุ้นส่วนจำกัดนั้น จะต้องปิดงบการเงินอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง และควรที่จะต้องมีการจัดหาผู้ทำบัญชีและผู้ตรวจสอบบัญชีเพื่อจัดส่งงบการเงินตามกำหนด ถ้าหากนิติบุคคลนั้นๆ ไม่ทำการส่งงบการเงิน ก็จะต้องมีโทษปรับตามกฎหมาย

ซึ่งการจัดทำงบการเงินนั้นเป็นปัญหาที่หลายๆ บริษัทมักจะพบเจอ โดยเฉพาะบริษัทที่ไม่มีเจ้าหน้าที่บัญชีประจำบริษัท แต่สำหรับบริษัทขนาดใหญ่ที่มีเจ้าหน้าที่บัญชีคอยจัดการเกี่ยวกับการปิดงบการเงินนั้น ก็จะเป็นเรื่องง่าย เพราะมีการจัดทำบัญชีอยู่แล้วทุกเดือน แล้วถ้าเป็นบริษัทขนาดเล็กล่ะ เราจะมีวิธีจัดการอย่างไรบ้าง บทความนี้ก็จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าการปิดงบการเงินคืออะไร และทำความเข้าใจเกี่ยวกับการบันทึกบัญชี และจัดทำงบทางการเงินได้ง่ายขึ้นกว่าเดิม

ปิดงบการเงินคืออะไร

ก่อนจะไปรู้จักว่า “ปิดงบการเงิน” คืออะไร ก็ต้องไปทำความเข้าใจกันก่อนครับ ว่างบการเงินคืออะไร?

“งบการเงิน” คือรายงานทางการเงินและบัญชีเพื่อให้ทราบถึงคุณภาพของการบริหารงาน ผลดำเนินกิจการ ฐานะทางการเงินของบริษัท ศึกษาข้อมูลและผลกระทบทางเศรษฐกิจและการบัญชีขององค์กร เป็นต้น

ซึ่ง “การปิดงบการเงิน” คือการจัดการกับงบการเงินเมื่อถึงกำหนดสิ้นรอบบัญชี โดยจะต้องจัดทำและส่งงบการเงินไปยังกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากรตามกำหนด ซึ่งการยื่นงบการเงินประจำปีสามารถยื่นผ่านทางระบบอิเล็กทรอนิกส์ ยื่นด้วยตัวเอง หรือจัดส่งทางไปรษณีย์ก็ได้เช่นกัน

ขั้นตอนปิดงบการเงิน สำหรับธุรกิจที่ไม่เคยบันทึกบัญชีเลยทั้งปี มีดังนี้

อันดับแรก สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการรวบรวมเอกสารทางการเงิน โดยเฉพาะเอกสารรายการค้า ทั้งบิลขายและบิลซื้อ ซึ่งการจัดเรียงเอกสารนั้นจะแตกต่างกัน การจัดเรียงบิลขายของบริษัท ให้จัดเรียงตามลำดับของเลขที่เอกสาร เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบรายการต่างๆ และการจัดเรียงบิลซื้อ ให้จัดเรียงตามประเภทของบิล เช่น บิลสำหรับซื้อสินค้า บิลชำระค่าสาธารณูปโภค บิลค่าน้ำมัน ไปจนถึงบิลค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด

อันดับที่สอง กรณีที่เป็นบริษัทที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือ VAT นั้น จะต้องมีรายงานภาษีซื้อ-ภาษีขายให้ครบถ้วน กล่าวคือต้องมีการนำเอกสารบิลซื้อและบิลขายมาแนบพร้อมกับรายงานภาษีซื้อ-ภาษีขาย เพื่อยื่นเอกสารต่างๆ ให้ครบตามที่กำหนดเอาไว้

อันดับที่สาม ห้ามลืมที่จะตรวจสอบรายการเดินบัญชี หรือ Bank Statement ของบริษัท ว่ามีเอกสารครบถ้วนหรือไม่ ถ้าหากขาดเอกสารของเดือนไหน อย่าลืมที่จะขอรายการเดินบัญชีจากธนาคารมาด้วย

อันดับที่สี่ เมื่อมีเอกสารพร้อมแล้ว สิ่งต่อไปที่ไม่ควรลืมเลยคือการติดต่อสำนักงานบัญชีที่มีความน่าเชื่อถือเพื่อให้จัดทำบัญชีงบการเงินให้ และควรพิจารณาถึงความเรียบร้อยของเอกสารที่ครบ ดูง่าย และมีความเป็นระเบียบ

อันดับที่ห้า เมื่อจัดทำงบการเงินเสร็จเรียบร้อยแล้ว อย่าลืมที่จะขอข้อมูลจากสำนักงานบัญชีนั้นๆ มาประกอบ ไม่ว่าจะเป็นสมุดรายวันแยกประเภท (G/L) ทะเบียนทรัพย์สิน สมุดรายวันรับ สมุดรายวันจ่าย สมุดรายวันทั่วไป เพื่อเก็บไว้เป็นข้อมูลสำหรับองค์กรของคุณ 

และที่สำคัญที่สุด คือ อย่าลืมที่จะส่งงบการเงินที่ทำการปิดงบการเงินเรียบร้อยแล้วให้แก่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากรภายใน 150 วัน รับจากวันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี เพื่อป้องกันการโดนปรับตามกฎหมาย สำหรับบริษัทไหนที่ไม่สามารถเดินทางไปยื่นงบการเงินได้ด้วยตนเอง ก็สามารถศึกษารายละเอียดเกี่ยวกับการยื่นงบการเงินออนไลน์ได้ที่ DBD e-Filing ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า และจะได้รับการขยายระยะเวลาในการยื่นงบการเงินอีกด้วย ทั้งนี้ เพื่อช่วยเพิ่มระยะเวลาในการจัดทำงบการเงิน และช่วยให้การทำงานนั้นเป็นไปได้อย่างสะดวกมากยิ่งขึ้นอีกด้วย