ทำความรู้จัก “ใบส่งของ”

ใบส่งของ (Delivery Note) คืออะไร? ตัวอย่างใบส่งของต้องมีอะไรบ้าง

สำหรับคนทำธุรกิจที่มีการซื้อขายสินค้า คงคุ้นเคยกับใบส่งของหรือใบส่งสินค้ากันเป็นอย่างดีอย่างแน่นอน เพราะเป็นเอกสารที่เราต้องเซ็นรับ และใช้ตรวจสอบรายละเอียดต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นรายละเอียดในส่วนของสินค้า จำนวน รายการสั่งซื้อ รวมไปถึงค่าใช้จ่ายของรายการสินค้าทั้งหมด แต่กับบางคนอาจไม่คุ้นเคยเท่าไหร่ เพราะในบางธุรกิจก็เลือกใช้ใบส่งของกับใบแจ้งหนี้ (ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้) รวมเป็นใบเดียวกันครับ แล้วเราจะรู้ได้อย่างไรว่าในใบส่งของนั้นจะต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง แล้วตัวอย่างใบส่งของนั้นจะต้องมีส่วนประกอบของอะไรบ้าง วันนี้ PEAK จะขอพาทุกคนไปทำความรู้จักและทำความเข้าใจในส่วนนี้กันครับ

ใบส่งของคืออะไร?

ใบส่งของ หรือ Delivery Note มีลักษณะการใช้งานตรงกับชื่อเลยครับ คือเป็นเอกสารที่มีการออกเมื่อเรามีการส่งสินค้าและบริการให้กับลูกค้า หรือเราเองจะได้รับเอกสารนี้ต่อเมื่อมีการส่งของจากบริษัทอื่นมาหาเรา ซึ่งเอกสารนี้จะเป็นหลักฐานยืนยันการรับของและการบริการต่างๆ ว่าผู้รับได้รับของหรือได้รับการบริการนั้นแล้ว และสินค้าหรือการบริการที่ได้รับนั้นก็มีความถูกต้อง ทั้งรายการของที่ส่ง รายการที่ได้รับบริการ ราคาที่จ่าย และจำนวนที่ได้รับตรงกับคำเสนอซื้อครับ แล้วในใบส่งของจะต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง

ตัวอย่างใบส่งของ

จากตัวอย่างใบส่งของข้างต้นนั้น เราจะเห็นว่าในตัวอย่างใบส่งของมีส่วนสำคัญอยู่ 2 ส่วนครับ นั่นก็คือ

1. ส่วนของรายละเอียดสินค้าและบริการครับ ในส่วนนี้จะเป็นส่วนแรกที่เราจะเห็นได้จากตัวอย่างใบส่งของ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลของผู้รับ, ข้อมูลของผู้ส่ง, รายการสินค้าและบริการ, จำนวนสินค้า, ราคาสินค้า รวมไปถึงวันที่มีการส่งของ และรายละเอียดต่างๆ รวมไปถึงเงื่อนไขในการรับสินค้าที่ทางบริษัทที่จัดทำเอกสารกำหนดเอาไว้ครับ

2. ส่วนของหลักฐานการรับสินค้าและบริการ ส่วนนี้จะประกอบไปด้วย ลายเซ็นของผู้รับสินค้า รวมไปถึงวันที่รับสินค้าและบริการนั้นครับ ซึ่งส่วนนี้จะเป็นส่วนสำคัญที่ใช้เป็นหลักฐานยืนยันการได้รับสินค้าและบริการที่ถูกต้องจากบริษัทที่มีการส่งสินค้าหรือบริษัทที่ให้บริการครับ ซึ่งเราสามารถดูรายละเอียดของข้อมูลที่จะต้องใส่ในใบส่งของจากตัวอย่างใบส่งของด้านบนได้ครับ

ธุรกิจประเภทไหนที่ควรมีใบส่งของ

ต้องบอกว่าในทุกวันนี้ แทบทุกธุรกิจที่มีการซื้อขายสินค้าและบริการเลยครับที่จะต้องมีการจัดทำใบส่งของ ไม่ว่าจะเป็นผู้รับเหมาก่อสร้าง ธุรกิจส่งออก ร้านค้าปลีก-ค้าส่งที่มีการส่งสินค้าให้กับลูกค้า หรือธุรกิจอื่นๆ ที่มีการรับเงินจากสินค้าและบริการในหลากหลายรูปแบบ

แม้ในการทำธุรกิจจะไม่มีกฎหมายบังคับให้กิจการออกใบส่งของ หรือใบส่งสินค้าและบริการ แต่ใบส่งของนั้นสามารถใช้เป็นหลักฐานสำคัญทางกฎหมายได้ครับ ว่าบริษัทของเรามีการส่งสินค้าและบริการจริง แล้วบริษัทคู่ค้าก็มีการยืนยัน รับรองด้วยลายเซ็น หรือลายมือชื่อ ว่าได้รับสินค้าและบริการจากเราจริงเหมือนกัน แบบนี้หากมีปัญหาอะไรกิจการของเราก็สามารถนำหลักฐานมายืนยันได้ว่าตัวกิจการมีการรับผิดชอบในส่วนของผู้ส่ง หรือผู้ขายสินค้าและบริการแล้วครับ แต่ถ้าใครสงสัยเกี่ยวกับรายละเอียดในใบส่งของนั้น ก็สามารถเลื่อนขึ้นไปดูตัวอย่างใบส่งของด้านบนได้เลยครับ

เห็นไหมครับว่าใบส่งของหรือใบส่งสินค้านั้นก็เป็นเอกสารหนึ่งที่สำคัญกับกิจการไม่แพ้กับเอกสารอื่นๆ เลย ถ้าใครไม่แน่ใจว่าควรจะจัดการเกี่ยวกับใบส่งของยังไง PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ก็มีช่องทางในการสร้างใบส่งของด้วยวิธีง่ายๆ และเมื่อมีการรับของหรือจ่ายเงินแล้ว เพียงแค่คลิก ยืนยัน ก็จะได้เอกสารใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี ใบวางบิล และเอกสารที่เกี่ยวข้อง ที่สั่งง่าย สะดวก รวดเร็วด้วยล่ะครับ 

สมัครใช้งานโปรแกรม PEAK ฟรี คลิก https://peakaccount.com