ในการขายแบบรับเงินมัดจำ จะมี 3 ขั้นตอนทั้งหมด ดังนี้
1. ออกใบเสนอราคาของค่าสินค้า
2. แจ้งเก็บเงินมัดจำ หรือออกใบเสร็จเงินมัดจำ
3. รับชำระส่วนที่เหลือ ออกใบเสร็จส่วนที่เหลือ
1. ออกใบเสนอราคาของค่าสินค้า
ในขั้นตอนนี้ให้เราออกใบเสนอราคาเหมือนออกใบเสนอราคาขายสินค้าแบบปกติ แต่อาจจะเพิ่มข้อความเงื่อนไขการชำระเงินเข้าไปด้วย เช่น
2. แจ้งเก็บเงินมัดจำ หรือออกใบเสร็จเงินมัดจำ
ขั้นตอนถัดมาคือการเรียกเก็บเงินมัดจำให้เราออกใบแจ้งหนี้ หรือถ้าลูกค้าชำระเงินมัดจำมาเลย หลังจากได้รับใบเสนอราคาก็ให้ออกใบเสร็จเพื่อรับเงินมัดจำ ในกรณีตัวอย่างนี้ขอเป็นออกใบเสร็จ ใบเสร็จจะดึงข้อมูลมาจากใบเสนอราคาให้ทำการแก้ไขตามตัวอย่างด้านล่าง
ในช่องบัญชีให้เลือกรายการ 212104 หรือพิมพ์ “เงินรับล่วงหน้า – เงินมัดจำ” หรือแค่เลือกว่า เงินมัดจำ แล้วใส่ข้อมูลเพิ่มเติม เช่น % ที่ชำระเงิน หรืออ้างอิงรายการที่รับชำระเงินมัดจำ
เมื่อใส่ข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้เราเลือกว่ารับชำระเงินมัดจำที่ไหน และก็อนุมัติรายการไป
3. รับชำระส่วนที่เหลือ ออกใบเสร็จส่วนที่เหลือ
เมื่อเราออกใบแจ้งหนี้ เพื่อรับชำระเงินส่วนที่เหลือ ให้เราทำรายการดังนี้
3.1 เข้าไปที่ใบเสนอราคาเดิม >> เลือกยอมรับ >> กดเลือกออกใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จ จากตัวอย่างเป็นการออกใบแจ้งหนี้
3.2 กดเพิ่มรายการเพื่อเพิ่มรายการ หัก เงินรับล่วงหน้า – เงินมัดจำ ใส่จำนวนเงินติดลบเพื่อเป็นยอดหักออก
3.3 ใส่คำอธิบายเพิ่มเติม เช่น หักเงินมัดจำ 30% อ้างอิงใบเสร็จรับเงินมัดจำเลขที่ XXX เป็นต้น
3.4 สังเกตุยอดสุทธิจะเป็นยอดที่ลูกค้าต้องชำระหักเงินมัดจำแล้ว เมื่อใส่ข้อมูลเรียบร้อยแล้วกดอนุมัติ
