ใบสำคัญรับเงิน คืออะไร ต่างจากใบสำคัญจ่ายยังไง พร้อมตัวอย่าง

จ่ายเงินซื้อของแล้วไม่ได้ใบเสร็จ เจอเหตุการณ์นี้บ่อยไหม? ใบสำคัญรับเงิน (Receipt Voucher) คือเอกสารที่ช่วยยืนยันว่าคุณจ่ายเงินไปจริง แม้ผู้ขายจะออกใบเสร็จให้ไม่ได้ก็ตาม เอกสารตัวนี้สำคัญมาก เพราะถ้าไม่มีหลักฐานการจ่ายเลย สรรพากรอาจมองว่าเป็น “รายจ่ายต้องห้าม” ที่นำมาหักภาษีไม่ได้

บทความนี้จะอธิบายให้เข้าใจง่ายว่าใบสำคัญรับเงิน ใบสำคัญจ่าย ใบเสร็จรับเงิน และใบรับรองแทนใบเสร็จ ต่างกันยังไง พร้อมตัวอย่างวิธีกรอกที่ใช้ได้จริง

ใบสำคัญรับเงิน คืออะไร

ใบสำคัญรับเงิน คือเอกสารที่กิจการจัดทำขึ้นเอง เพื่อใช้เป็นหลักฐานยืนยันว่าได้จ่ายเงินค่าสินค้าหรือบริการให้บุคคลธรรมดาไปแล้ว โดยผู้รับเงินต้องยินยอมลงลายเซ็นในเอกสาร พร้อมแนบสำเนาบัตรประชาชนประกอบ

พูดง่ายๆ คือ เมื่อคุณจ่ายเงินให้ใครสักคน แต่เขาออกใบเสร็จให้ไม่ได้ (เช่น ร้านค้าเล็กๆ ช่างซ่อม ฟรีแลนซ์) ถ้าเขายินยอมเซ็นชื่อรับเงินให้ คุณก็ใช้ใบสำคัญรับเงินเป็นหลักฐานแทนได้

ตามแนวทางของกรมสรรพากร กิจการใช้เอกสารนี้เป็นหลักฐานค่าใช้จ่ายได้ แต่ต้องมีเอกสารประกอบครบ เช่น สำเนาบัตรประชาชนของผู้รับเงิน สลิปโอนเงิน หรือภาพถ่ายสินค้าและบริการ และค่าใช้จ่ายนั้นต้องไม่ใช่รายจ่ายต้องห้ามตามประมวลรัษฎากร

ใบสำคัญรับเงิน ใช้เมื่อไหร่

ใบสำคัญรับเงินเหมาะกับสถานการณ์ที่ผู้ขายเป็นบุคคลธรรมดาและไม่มีระบบออกใบเสร็จ ตัวอย่างที่พบบ่อยในธุรกิจ SME เช่น

• จ้างช่างมาซ่อมแอร์ที่ออฟฟิศ 3,500 บาท ช่างออกใบเสร็จไม่ได้ แต่ยอมเซ็นรับเงิน
• ซื้อวัตถุดิบจากเกษตรกรในตลาด 8,000 บาท ไม่มีบิล
• จ้างฟรีแลนซ์ออกแบบกราฟิก 15,000 บาท ฟรีแลนซ์ไม่มีใบเสร็จให้

ทั้ง 3 กรณีนี้ ถ้าผู้รับเงินยอมเซ็นชื่อ คุณจัดทำใบสำคัญรับเงินได้เลย

สิ่งสำคัญคือ ถ้ารายจ่ายนั้นมีภาระภาษี ก็ยังต้องทำตามปกติ เช่น จ้างบริการ 10,000 บาท ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย 3% เท่ากับ 300 บาท จ่ายจริง 9,700 บาท แล้วนำส่งภาษีที่หักไว้ให้สรรพากรภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป

ใบสำคัญรับเงิน ใบสำคัญจ่าย ใบเสร็จ ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ต่างกันยังไง

หลายคนสับสนระหว่างเอกสาร 3-4 ตัวนี้ มาดูตารางเปรียบเทียบให้ชัดเจน

เอกสาร	ใครเป็นคนออก	ใช้เมื่อไหร่	ผู้รับเงินต้องเซ็นไหม
ใบเสร็จรับเงิน	ผู้ขาย (ผู้รับเงิน)	ผู้ขายออกให้ทุกครั้งที่รับเงิน (ตามมาตรา 105)	ไม่จำเป็น
ใบสำคัญรับเงิน	กิจการผู้ซื้อ	ผู้ขายออกใบเสร็จไม่ได้ แต่ยินยอมเซ็นรับเงิน	ต้องเซ็น
ใบรับรองแทนใบเสร็จ	กิจการผู้ซื้อ	ผู้ขายไม่ยินยอมเซ็นเลย → พนักงานกิจการเซ็นรับรองเอง	ไม่ต้อง (พนักงานเซ็นแทน)
ใบสำคัญจ่าย	กิจการผู้ซื้อ	ใช้ภายในกิจการ แนบคู่กับใบเสร็จหรือใบกำกับภาษีที่ชื่อไม่ตรง เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ	แล้วแต่กรณี

ง่ายๆ คือ ดูที่ “ผู้ขายยินยอมเซ็นไหม” เป็นตัวตัดสิน ถ้ายินยอม ใช้ใบสำคัญรับเงิน ถ้าไม่ยินยอมเลย ใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จ

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน คืออะไร

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินเป็นทางเลือกสุดท้าย เมื่อจ่ายเงินไปแล้วแต่ขอใบเสร็จไม่ได้ และผู้ขายไม่ยินยอมเซ็นรับเงินในเอกสารใดๆ ให้เลย

กรณีนี้กรมสรรพากรอนุญาตให้พนักงานของกิจการที่เป็นคนจ่ายเงิน เซ็นรับรองว่าจ่ายจริงด้วยตัวเอง เหมาะกับค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดที่ยอดไม่สูงมาก เช่น ค่ามอเตอร์ไซค์รับจ้าง 50 บาท ค่าแท็กซี่ 200 บาท หรือซื้อของในตลาดสด 500 บาท

ข้อมูลที่ต้องระบุในใบรับรองแทนใบเสร็จ ได้แก่ วันที่จ่ายเงิน รายละเอียดค่าใช้จ่าย จำนวนเงิน ลายเซ็นพนักงานผู้จ่ายเงิน และลายเซ็นผู้อนุมัติ พร้อมข้อความรับรองว่า “รายจ่ายนี้ไม่สามารถเรียกใบเสร็จจากผู้รับได้ และได้จ่ายไปเพื่อกิจการจริง”

ตัวอย่างใบสำคัญรับเงิน พร้อมวิธีกรอก

เอกสารที่สมบูรณ์ต้องมีข้อมูลครบถ้วนพอให้สรรพากรตรวจแล้วยอมรับได้ทันที ตัวอย่างด้านล่างนี้แสดงองค์ประกอบทั้งหมดที่ต้องมี

ข้อมูลผู้ขายและผู้รับ

ส่วนบนของเอกสารต้องระบุข้อมูลทั้งสองฝ่าย ได้แก่ ชื่อบริษัท ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี

นอกจากนี้ต้องระบุเลขที่เอกสาร วันที่ออก และเลขที่อ้างอิง (ถ้ามี) ให้ชัดเจน ข้อมูลเหล่านี้สำคัญเพราะใช้อ้างอิงเมื่อสรรพากรเรียกตรวจสอบในภายหลัง

รายละเอียดการจ่ายเงิน

ระบุรายการแยกชัดเจน ไม่รวมทุกอย่างเป็นยอดเดียว

ตัวอย่าง: บริษัท ก จำกัด (ชื่อสมมุติ) ซื้อเก้าอี้สำนักงานจากบริษัท ข จำกัด (ชื่อสมมุติ) วันที่ 23 มิถุนายน 2026

คำอธิบาย	จำนวน	ราคา	ส่วนลด	VAT	มูลค่าก่อนภาษี
เก้าอี้สำนักงาน	10	3,200	0	7%	32,000

มูลค่าที่คำนวณภาษี 7%: 32,000 บาท ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7%: 2,240 บาท จำนวนเงินทั้งสิ้น: 34,240 บาท (สามหมื่นสี่พันสองร้อยสี่สิบบาทถ้วน)

การชำระเงินและลายเซ็น

ระบุวันที่ชำระ ช่องทาง (โอนธนาคาร เงินสด) และจำนวนเงินที่จ่ายจริง ส่วนล่างของเอกสารต้องมีช่องลงนาม ได้แก่ ผู้ออกเอกสาร ผู้อนุมัติเอกสาร และผู้รับเอกสาร พร้อมตราประทับ (ถ้ามี)

สิ่งสำคัญที่สุดคือลายเซ็นผู้รับเงิน เพราะเป็นหลักฐานยืนยันว่าผู้ขายรับเงินจริง ถ้าขาดลายเซ็นนี้ เอกสารจะไม่มีน้ำหนักเพียงพอ

ตัวอย่างใบสำคัญจ่าย พร้อมวิธีกรอก

ใบสำคัญจ่ายต่างจากใบสำคัญรับเงินตรงที่ใช้ภายในกิจการเพื่ออนุมัติการจ่ายเงิน โดยเฉพาะกรณีที่ได้รับบิลหรือใบเสร็จมา แต่ชื่อไม่ตรงกับกิจการ หรือต้องการเอกสารภายในควบคุมการเบิกจ่าย

ข้อมูลผู้ซื้อและผู้ขาย

ส่วนบนของเอกสารต้องระบุข้อมูลกิจการผู้ซื้อ (ผู้จ่ายเงิน) ได้แก่ ชื่อบริษัท ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี พร้อมเลขที่เอกสารและวันที่ออก

ถัดมาคือข้อมูลผู้ขาย (ผู้รับเงิน) ระบุชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีเช่นกัน

รายละเอียดค่าใช้จ่าย

ระบุรายการแยกชัดเจน พร้อมจำนวน ราคา และภาษี

ตัวอย่าง: บริษัท ก จำกัด (ชื่อสมมุติ) จ่ายค่าน้ำมันรถกิจการ วันที่ 23 มิถุนายน 2026

คำอธิบาย	จำนวน	ราคา	ส่วนลด	VAT	มูลค่าก่อนภาษี
ค่าน้ำมันรถทะเบียน กข-1234	1	1,500	0	7%	1,500

มูลค่าที่คำนวณภาษี 7%: 1,500 บาท ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7%: 105 บาท จำนวนเงินทั้งสิ้น: 1,605 บาท (หนึ่งพันหกร้อยห้าบาทถ้วน)

การชำระเงินและลายเซ็น

ระบุวันที่ชำระ ช่องทาง (เงินสด โอนธนาคาร) และจำนวนเงินที่จ่ายจริง พร้อมช่องลงนามผู้ออกเอกสารและผู้อนุมัติ

สิ่งที่ควรแนบกับใบสำคัญจ่ายทุกครั้ง คือหลักฐานที่พิสูจน์ว่ากิจการจ่ายเงินจริง ไม่ว่าจะเป็นสลิปโอนเงินจากธนาคาร สำเนาเช็ค หรือใบเสร็จจากปั๊มน้ำมัน ยิ่งแนบหลักฐานมากเท่าไหร่ เอกสารก็ยิ่งน่าเชื่อถือ

จัดการเอกสารบัญชีด้วย PEAK

เอกสารบัญชีหลายประเภทอาจทำให้สับสน โดยเฉพาะถ้ายังจัดเก็บเป็นกระดาษ PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ช่วยให้คุณจัดการเอกสารเหล่านี้ง่ายขึ้น

PEAK รองรับการพิมพ์ใบสำคัญจ่ายได้โดยตรง แค่บันทึกรายการในระบบ ก็สั่งพิมพ์ใบสำคัญจ่ายที่มีข้อมูลครบถ้วนได้ทันที ไม่ต้องทำแบบฟอร์มเอง

นอกจากนี้ ฟีเจอร์ SMART Key ยังช่วยสแกนเอกสารด้วย AI แล้วบันทึกข้อมูลเข้าระบบบัญชีอัตโนมัติ ลดงานคีย์ข้อมูลซ้ำๆ ได้มาก

สรุป: เอกสารไหนใช้เมื่อไหร่

เลือกเอกสารให้ถูกตัวตามสถานการณ์ ดังนี้

• มีใบเสร็จจากผู้ขาย → ใช้ใบเสร็จรับเงินปกติ
• ไม่มีใบเสร็จ แต่ผู้ขายยอมเซ็นรับเงิน → ใช้ใบสำคัญรับเงิน พร้อมแนบสำเนาบัตรประชาชนผู้ขาย
• ไม่มีใบเสร็จ และผู้ขายไม่ยอมเซ็นเลย → ใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จ ให้พนักงานกิจการเซ็นรับรอง
• ได้บิลมาแต่ชื่อไม่ตรง → ทำใบสำคัญจ่ายแนบคู่กับบิล

อย่าลืมแนบหลักฐานเพิ่มเติม เช่น สลิปโอนเงิน สัญญา หรือภาพถ่ายสินค้า เพื่อให้เอกสารน่าเชื่อถือมากขึ้นเมื่อถูกตรวจสอบ

พร้อมจัดการเอกสารบัญชีให้เป็นระบบ?

ทดลองใช้ PEAK ฟรี 30 วัน บันทึกบัญชี ออกเอกสาร และจัดเก็บไฟล์ได้ครบจบในที่เดียว

---

คำถามที่พบบ่อย เกี่ยวกับใบสำคัญรับเงิน

ใบสำคัญรับเงิน ต้องมีลายเซ็นไหม

ต้องมี ลายเซ็นผู้รับเงินเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของใบสำคัญรับเงิน เพราะเป็นหลักฐานว่าผู้ขายยืนยันว่าได้รับเงินจริง ถ้าไม่มีลายเซ็นผู้รับเงิน เอกสารจะขาดความน่าเชื่อถือ และอาจถูกสรรพากรมองว่าพิสูจน์ผู้รับไม่ได้ ซึ่งจะกลายเป็นรายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี (18)

ใบสำคัญรับเงิน เก็บกี่ปี

ต้องเก็บเอกสารบัญชีไว้อย่างน้อย 5 ปี นับจากวันที่ออกเอกสาร ตามที่ประมวลรัษฎากรกำหนด เพื่อรองรับกรณีที่สรรพากรเรียกตรวจสอบย้อนหลัง

ไม่มีใบเสร็จ ใช้ใบสำคัญจ่ายแทนได้ไหม

ใบสำคัญจ่ายอย่างเดียวไม่เพียงพอ เพราะใบสำคัญจ่ายเป็นเอกสารภายในที่กิจการจัดทำเอง ต้องมีหลักฐานสนับสนุน เช่น ใบสำคัญรับเงินที่ผู้ขายเซ็นรับ หรือใบรับรองแทนใบเสร็จ แนบประกอบด้วย ยิ่งมีสลิปโอนเงินหรือสัญญาแนบด้วย ก็ยิ่งมีน้ำหนักมากขึ้น

จ้างวิทยากร ใช้ใบสำคัญรับเงินได้ไหม

ได้ ถ้าวิทยากรเป็นบุคคลธรรมดาที่ไม่มีใบเสร็จให้ ก็ใช้ใบสำคัญรับเงินได้ โดยให้วิทยากรเซ็นรับเงินพร้อมแนบสำเนาบัตรประชาชน ระบุรายการ เช่น “ค่าวิทยากรบรรยายหัวข้อ [ชื่อหัวข้อ] วันที่ [xx] จำนวน [xx] บาท” อย่าลืมว่าค่าวิทยากรต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายด้วย (โดยทั่วไป 3% สำหรับค่าบริการวิชาชีพอิสระ)

---

ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine