ส่งของแล้วแต่ลูกค้ายังไม่จ่ายเงิน ออกใบแจ้งหนี้ก็ข้อมูลไม่ครบ ลูกค้าเลื่อนวันชำระ กระทบ Cash Flow ของบริษัท ปัญหาเหล่านี้เกิดขึ้นเพราะหลายกิจการยังไม่เข้าใจว่าใบแจ้งหนี้ต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง และต่างจากใบวางบิลกับใบเสร็จรับเงินอย่างไร
ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คืออะไร
ใบแจ้งหนี้ คือ เอกสารทางบัญชีที่ผู้ขายออกให้ผู้ซื้อหลังจากส่งมอบสินค้าหรือบริการเสร็จ เพื่อเรียกเก็บเงินตามจำนวนและกำหนดเวลา (Credit Term) ที่ตกลงกันไว้ ใช้มากในการซื้อขายระหว่างธุรกิจ (B2B) ในทางปฏิบัติหัวเอกสารมักเขียนว่า “ใบแจ้งหนี้ / Invoice” ไว้ด้วยกัน เพื่อให้ทั้งฝ่ายบัญชีไทยและคู่ค้าต่างชาติเข้าใจตรงกัน
ตัวอย่างเช่น บริษัท ตัวอย่าง จำกัด (ชื่อสมมุติ) ขายเก้าอี้สำนักงาน 10 ตัว ราคาตัวละ 3,200 บาท ให้บริษัท ข จำกัด (ชื่อสมมุติ) ตกลงเครดิต 7 วัน บริษัทก็ต้องออกใบแจ้งหนี้ทันทีที่ส่งของ ระบุว่าต้องชำระภายในวันที่เท่าไร ผู้ซื้อจึงจะรู้ว่าต้องโอนเงินวันไหน และบริษัทก็มีเอกสารไว้ทวงถามได้หากลูกค้าจ่ายช้า
ทำไมใบแจ้งหนี้ถึงสำคัญต่อธุรกิจ
ใบแจ้งหนี้ไม่ได้เป็นแค่กระดาษแจ้งหนี้ แต่มีบทบาทสำคัญต่อธุรกิจ 3 ด้าน
หลักฐานทางการเงิน — ยืนยันว่ามีการส่งมอบสินค้าหรือบริการแล้ว ใช้อ้างอิงได้ทันทีหากเกิดข้อพิพาทกับลูกค้า และเป็นเอกสารประกอบการลงบัญชีลูกหนี้ที่ถูกต้อง
การวางแผนการเงิน — ช่วยให้ธุรกิจรู้ว่าจะมีเงินเข้ามาในช่วงเวลาใดจากเครดิตเทอมที่ระบุไว้ ทำให้วางแผน Cash Flow ได้แม่นยำ
ความน่าเชื่อถือ — เอกสารที่มีข้อมูลถูกต้องครบถ้วน ช่วยลดปัญหาการโต้แย้งและทำให้ลูกค้าชำระเงินได้รวดเร็วขึ้น
องค์ประกอบและตัวอย่างใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้อง
ใบแจ้งหนี้ที่สมบูรณ์ต้องมีข้อมูลครบถ้วนพอให้ลูกค้าอ่านจบแล้วรู้ทันทีว่าต้องจ่ายเท่าไร เมื่อไร ผ่านช่องทางไหน
ข้อมูลผู้ขายและผู้ซื้อ
ส่วนบนของเอกสารต้องระบุข้อมูลทั้งสองฝ่าย ได้แก่ ชื่อบริษัท ที่อยู่ เบอร์โทร อีเมล และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก นอกจากนี้ต้องระบุเลขที่เอกสาร วันที่ออก เครดิตเทอม และวันครบกำหนดชำระ (Due Date)
จากตัวอย่าง ผู้ขายคือ บริษัท ตัวอย่าง จำกัด (ชื่อสมมุติ) ออกใบแจ้งหนี้ให้บริษัท ข จำกัด (ชื่อสมมุติ) เครดิต 7 วัน อ้างอิงจากใบเสนอราคาที่ลูกค้าตอบรับ
รายละเอียดสินค้าหรือบริการ
ระบุรายการแยกทีละรายการ ไม่รวมทุกอย่างเป็นยอดเดียว
| คำอธิบาย | จำนวน | ราคา | ส่วนลด | VAT | มูลค่าก่อนภาษี |
|---|---|---|---|---|---|
| เก้าอี้สำนักงาน (P00006) | 10 | 3,200 | 0 | 7% | 32,000 |
มูลค่าก่อนภาษี 32,000 บาท ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% จำนวน 2,240 บาท รวมทั้งสิ้น 34,240 บาท
จำนวนเงินและวิธีชำระ
แสดงจำนวนเงินทั้งตัวเลขและตัวอักษร ถ้าจด VAT ต้องแยกแสดง VAT 7% พร้อมระบุยอดหัก ณ ที่จ่าย (ถ้ามี) และช่องทางชำระเงิน เช่น เลขบัญชีธนาคาร
ลายเซ็นและการอนุมัติ
ควรมีช่องลงนามทั้งฝ่ายผู้ออกเอกสาร (ผู้ขาย) และฝ่ายผู้รับเอกสาร (ลูกค้า) พร้อมวันที่ลงนาม กฎหมายไม่ได้บังคับว่าต้องมีลายเซ็น แต่การลงนามช่วยยืนยันว่าทั้งสองฝ่ายรับทราบยอดหนี้และกำหนดชำระแล้ว
ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล และใบเสร็จรับเงิน ต่างกันอย่างไร
ทั้งสามใบเป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการซื้อขาย แต่ออกคนละช่วงเวลาและมีหน้าที่ต่างกัน
ใบวางบิล คืออะไร
ใบวางบิล (Billing Note) คือเอกสารที่รวบรวมใบแจ้งหนี้หลายใบในช่วงเวลาหนึ่งมาแสดงยอดรวม เพื่อให้ฝ่ายการเงินของผู้ซื้อเตรียมจ่ายได้ถูกต้องตามรอบ เปรียบเหมือนใบปะหน้าที่สรุปว่าทั้งเดือนมีหนี้อะไรบ้าง ใบวางบิลไม่ใช่เอกสารบันทึกบัญชีและไม่ใช้ยื่นภาษีได้โดยตรง
ใบเสร็จรับเงิน คืออะไร
ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) คือเอกสารที่ออกหลังจากได้รับเงินจากลูกค้าเรียบร้อยแล้ว เพื่อยืนยันว่าชำระครบถ้วน ต่างจากใบแจ้งหนี้ตรงที่ออกหลังรับเงิน ไม่ใช่ก่อน
ตารางเปรียบเทียบ
| ใบแจ้งหนี้ (Invoice) | ใบวางบิล (Billing Note) | ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) | |
|---|---|---|---|
| ออกเมื่อไร | ทันทีที่ส่งสินค้า/บริการเสร็จ | รวบรวมใบแจ้งหนี้มานัดชำระตามรอบ | หลังจากรับเงินจากลูกค้าแล้ว |
| หน้าที่ | แจ้งยอดค้างชำระรายครั้ง | สรุปยอดรวม กำหนดวันชำระ | ยืนยันการรับชำระเงินครบถ้วน |
| ใช้ยื่นภาษีได้ไหม | ได้ (ถ้าออกพร้อมใบกำกับภาษี) | ไม่ได้ | ได้ (ถ้าออกพร้อมใบกำกับภาษี) |
| บันทึกบัญชี | ตั้งลูกหนี้ทันทีที่ออก | ไม่บันทึก | บันทึกรับเงินสด/ตัดลูกหนี้ |
เอกสารใดต้องออกก่อนกัน
ต้องออกตามลำดับเสมอ ข้ามขั้นตอนไม่ได้ เริ่มจากส่งสินค้าเสร็จ → ออกใบแจ้งหนี้ → ครบรอบเครดิต → ออกใบวางบิลสรุป → ลูกค้าชำระเงิน → ออกใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ต้องออกก่อนเสมอ เพราะต้องมีการตั้งยอดหนี้รายครั้งก่อน จึงจะออกใบวางบิลรวบรวมได้
ประเภทของใบแจ้งหนี้ที่ควรรู้
นอกจากใบแจ้งหนี้ทั่วไป ยังมีประเภทพิเศษที่ใช้ในบริบทต่างกัน
Tax Invoice (ใบกำกับภาษี) คืออะไร
Tax Invoice คือใบแจ้งหนี้ที่ออกได้เฉพาะผู้ประกอบการที่จดทะเบียน VAT เท่านั้น ต้องมีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของทั้งสองฝ่าย และระบุ VAT 7% แยกชัดเจน ผู้ซื้อจึงจะนำ VAT ไปขอหักภาษีซื้อได้ ตามกฎหมาย ถ้ายอดขายเกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี ต้องจด VAT และออก Tax Invoice ทุกครั้งที่ขาย
Proforma Invoice คืออะไร
Proforma Invoice คือใบแจ้งราคาเบื้องต้นก่อนการส่งมอบสินค้าจริง ใช้บอกลูกค้าว่าจะต้องจ่ายเท่าไร เพื่อให้ยืนยันคำสั่งซื้อหรือขอ L/C (Letter of Credit) จากธนาคาร ไม่ใช่เอกสารแจ้งหนี้จริง จึงยังไม่ต้องบันทึกบัญชี ใช้บ่อยในธุรกิจส่งออก
Commercial Invoice คืออะไร
Commercial Invoice คือใบแจ้งหนี้ที่ใช้ในการค้าระหว่างประเทศ ต้องแนบไปกับสินค้าเพื่อผ่านพิธีการศุลกากร ระบุรายละเอียดสินค้า ได้แก่ ประเทศต้นทาง สกุลเงิน น้ำหนัก และเงื่อนไขการส่งมอบ (Incoterms) เช่น FOB, CIF ต่างจากใบแจ้งหนี้ทั่วไปตรงที่ต้องเป็นภาษาอังกฤษ
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเมื่อออกใบแจ้งหนี้
- เลขที่ใบแจ้งหนี้ซ้ำกัน — สร้างความสับสนเมื่อลูกค้าอ้างอิงเพื่อชำระเงิน ควรตั้งระบบเลขที่ต่อเนื่อง
- ไม่ระบุ Due Date ชัดเจน — เขียนว่า “เครดิต 30 วัน” แทนที่จะระบุวันที่จริง ทำให้เกิดข้อโต้แย้งเรื่องวันนับ ควรระบุเป็น “ชำระภายในวันที่ XX/XX/XXXX”
- ชื่อและเลขผู้เสียภาษีไม่ตรง — ถ้าผู้ซื้อต้องการใบกำกับภาษีไปขอหักภาษี ข้อมูลผิดแม้แต่นิดเดียวทำให้ใช้ไม่ได้
- ออกช้าหลังส่งมอบงาน — ยิ่งออกช้า ลูกค้ายิ่งได้เวลาชำระนานขึ้น ทำให้เงินเข้าบริษัทช้าตามไปด้วย
ต้องเก็บใบแจ้งหนี้ไว้กี่ปี
ตามกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่ม (กรมสรรพากร มาตรา 87/3) ต้องเก็บเอกสารประกอบรายงานภาษีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับจากวันที่ยื่นแบบภาษี ดังนั้นควรเก็บใบแจ้งหนี้ทั้งหมดไว้อย่างน้อย 5 ปี ทั้งแบบกระดาษและไฟล์ดิจิทัล เพื่อรองรับกรณีสรรพากรตรวจสอบ
ข้อมูล ณ วันที่ 19 กรกฎาคม 2569 กรณีเฉพาะแนะนำปรึกษานักบัญชีหรือกรมสรรพากร
สรุป
ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คือเอกสารที่ผู้ขายออกให้ผู้ซื้อหลังส่งมอบงาน เพื่อแจ้งยอดและกำหนดวันชำระ ต่างจากใบวางบิลที่ใช้สรุปยอดรวมตามรอบ และใบเสร็จรับเงินที่ออกหลังรับเงินแล้ว ทั้งสามใบต้องออกตามลำดับ ข้อมูลที่ต้องมีครบคือ เลขที่เอกสาร วันที่ ข้อมูลทั้งสองฝ่าย รายการสินค้า ยอดเงิน และ Due Date เก็บเอกสารไว้อย่างน้อย 5 ปี
ออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ ไม่ต้องทำซ้ำ ด้วย PEAK
PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ช่วยออกใบแจ้งหนี้ได้ในไม่กี่คลิก ระบบบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ ติดตามสถานะการชำระเงินแบบ real-time และส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าได้โดยตรง รองรับทั้งใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) ในระบบเดียว
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้
ใบแจ้งหนี้ กับ ใบเสร็จรับเงิน ต่างกันอย่างไร
ใบแจ้งหนี้ออกก่อนรับเงิน เพื่อแจ้งยอดที่ต้องชำระ ส่วนใบเสร็จรับเงินออกหลังรับเงินแล้ว เพื่อยืนยันว่าชำระครบถ้วน ลำดับคือ ใบแจ้งหนี้ → ลูกค้าชำระ → ใบเสร็จ
ใบแจ้งหนี้ กับ ใบกำกับภาษี เหมือนกันไหม
ไม่เหมือนกัน ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คือเอกสารแจ้งหนี้ทั่วไป ใครก็ออกได้ แต่ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) ออกได้เฉพาะผู้ประกอบการที่จด VAT เท่านั้น ธุรกิจที่จด VAT มักออกทั้งสองใบรวมกันในเอกสารชุดเดียว
ออกใบแจ้งหนี้ล่าช้าได้ไหม
ออกช้าได้ แต่ไม่ควร เพราะใบแจ้งหนี้เป็นจุดเริ่มนับ Credit Term ถ้าส่งของวันที่ 1 แต่ออกใบแจ้งหนี้วันที่ 15 ลูกค้าจะนับเครดิต 30 วัน จากวันที่ 15 แทน เท่ากับเสียเวลารอเงิน 2 สัปดาห์ฟรี วิธีแก้คือตั้งระบบออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติทันทีที่บันทึกส่งของ
Invoice แปลว่าอะไร ภาษาไทยเรียกว่าอะไร
Invoice แปลว่า ใบแจ้งหนี้ หรือใบเรียกเก็บเงิน ในภาษาไทยอาจเรียกว่า “ใบแจ้งหนี้” หรือ “อินวอยซ์” ก็ได้ ส่วนใบวางบิลภาษาอังกฤษเรียกว่า Billing Note หรือ Statement บางบริษัทใช้คำว่า Sales Invoice สำหรับกรณีขายปลีกที่จ่ายทันที
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
About Author
