ใบเสนอราคาไม่สามารถใช้แทนใบแจ้งหนี้ได้ เพราะทั้ง 2 เอกสารมีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน
ใบเสนอราคา เป็นเอกสารที่ใช้เพื่อเสนอราคาสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้าก่อนที่จะมีการทำธุรกรรมจริง เป็นข้อเสนอทางการค้าที่ยังไม่สร้างหน้าที่ใด ๆ ให้กับทั้งสองฝ่ายจนกว่าจะมีการตอบรับเอกสารนี้
ใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารที่ออกหลังจากที่สินค้าหรือบริการถูกจัดส่งหรือให้บริการแล้ว เพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้า ใบแจ้งหนี้จะระบุรายละเอียดการทำธุรกรรม รวมทั้งจำนวนเงินที่ลูกค้าต้องชำระ
ดังนั้น ใบเสนอราคาจึงเป็นเพียงการเสนอขาย ส่วนใบแจ้งหนี้เป็นการยืนยันการขายและเรียกเก็บเงิน ทำให้ไม่สามารถใช้แทนกันได้
วิธีการสร้างใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK